Revisionsrapport Granskning av Enhetlighet i biståndsbedömning för försörjningsstöd Christina Svensson. Arvika kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Enhetlighet i biståndsbedömning för försörjningsstöd Christina Svensson Arvika kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning/bakgrund Metod/genomförande Genomgång av dokument Måldokument Kompetensutveckling Arbetsmiljöarbete Delegation, riktlinjer, rutiner Uppföljning Intervjuer Avdelningschef, enhetsledare Socialsekreterare Sammanfattande bedömning

3 1. Sammanfattning Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag att genomföra en granskning av enhetligheten i biståndsbedömning för försörjningsstöd inom socialtjänsten i Arvika kommun. Granskningen har utgått från ett antal frågeställningar innefattande hur verksamheten bedrivs med utgångspunkt från; Måldokument Delegation/Riktlinjer/Rutiner Interna handläggningsprocessen Uppföljning Verksamhetsutveckling Granskningen visar att Försörjningsstödverksamheten har en klar och tydlig organisation och handläggningsprocess. Socialnämndens mål med verksamheten utgår från de lagar och författningar som finns nationellt men regleras också av kommunala policys. Utifrån detta har socialnämnden fastställt följande mål; Individen i centrum samt Trygghet. Förutsättningar för att nå målen samt spelregler /förhållningssätt och åtagande från verksamheten framgår av dokument. Övergripande verksamhetsmål innefattande arbetsbefrämjande åtgärder i samverkan med andra aktörer innebärande att skapa sysselsättning som ett alternativ till bidragsberoende finns för området och specificeras också särskilt för gruppen ungdomar under 25-år där utgångspunkten är att de inte skall vara långvarigt beroende av försörjningsstöd. Särskilt kvalitetsmål finns för verksamheten innefattande en servicegaranti. Delegation, riktlinjer och rutiner finns för verksamheten. Handläggningsprocessen för försörjningsstöd utförs genom en organisation för mottagning och fortsatt handläggning, särskilda dokument finns samt hemsida för information om försörjningsstöd, ansökningshandlingar, beskrivning av servicegaranti, kundblankett (för att utröna klagomål eller kund- nöjdhet). Datasystemet Procapita används i den interna handläggningsprocessen. 1

4 Uppföljningen sker gentemot klient utifrån den arbetsplan som upprättas i varje enskilt ärende, samt via erhållna kundblanketter enligt särskilda rutiner i kvalitetsplanen för socialförvaltningen. Internt i tjänstemannaorganisationen sker genomgång av ärenden i grupp varje vecka. Nämndens uppföljning sker via budgetutfall under året samt i samband med verksamhetsuppföljning och runt grupper av ärenden, i samband med nämndsammanträden. Verksamhetsutveckling sker internt genom kontinuerliga träffar inom enheten samt via extern handledning och utbildning. Utbildningsplan finns. Nämnas kan att ytterligare sysselsättningsbefrämjande verksamheter skapats i samverkan med andra för att undvika långvarigt beroende av försörjningsstöd för klientgrupper. Förbättringsförslag Från och med innevarande år skall nämnderna i sin budget ta fram särskilda mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Nämnderna skall från och med delårsbokslutet 2005 kunna redovisa hur de har gått tillväga för att redovisa att de har en god ekonomisk hushållning. I IFO enhetens, avdelningschefen samt enhetschefens åtagande nämns b.l.a. ord som inom befintliga resurser, tilldelade resurser skall utnyttjas rationellt, effektivt resursutnyttjande. I föreliggande granskning har inte resultatet av detta särskilt fokuserats. Det kan dock konstateras att någon beskrivning över hur detta uppnåtts inte finns i de dokument och ej heller uppgivits vid de intervjuer som genomförts. Nedan följer en genomgång av hur detta skulle kunna redovisas framöver. Begrepp som diskuteras och kan tänkas redovisas för att beskriva en god ekonomisk hushållning är följande; Produktivitet Hur redovisas utförda prestationer? Redovisas arbetsmängd så att det går att följa över tid? Hur redovisas hur personalen använder sin arbetstid? Kostnaderna för utförda prestationer? Effektivitet Har nämnden utfört uppdraget kostnadseffektivt och med rätt kvalité? Dvs. god ekonomisk hushållning? 2

5 Metoder för kontroll Oberoende källor Hur har uppgifterna tagits fram Kvalité - redovisas kundens syn på utförd tjänst?. 2. Inledning/bakgrund 2.1 Metod/genomförande Genomgång av dokument Intervju med avdelningschef, enhetschef samt fem socialsekreterare vid ekonomienheten. 3. Genomgång av dokument 3.1 Måldokument Verksamhetsplan , budget 2005 beskriver verksamheten. En särskild kvalitetsplan finns för socialförvaltningens verksamhet där utgångspunkter, kvalitetsmål, metoder, planerade aktiviteter framgår. Socialnämndens mål med verksamheten utgår från de lagar och författningar som finns nationellt men regleras också av kommunala policys. Utifrån detta har socialnämnden fastställt följande mål; Individen i centrum samt Trygghet. Förutsättningar för att nå målen samt spelregler /förhållningssätt och åtagande från verksamheten framgår av dokumentet. Övergripande verksamhetsmål innefattande arbetsbefrämjande åtgärder i samverkan med andra aktörer innebärande att skapa sysselsättning som ett alternativ till bidragsberoende finns för området och specificeras också särskilt för gruppen ungdomar under 25-år där utgångspunkten är att de inte skall vara långvarigt beroende av försörjningsstöd. Särskilt kvalitetsmål finns för verksamheten innefattande bl.a. en servicegaranti. Ifo- verksamheten har åtagit sig att erbjuda myndighetsutövning av hög kvalité samt ett professionellt utrednings och stödarbete till enskilda, grupper och samverkansparter. Mötet med Ifo skall präglas av personalens intresse och kompetens. Man skall sträva efter att genomföra uppdraget man fått genom politiska beslut eller delegation, men avgränsa sig till dessa uppdrag. Avdelningschef samt enhetschef åtar sig att inom ramen för sina befattningar leda, styra och utveckla samt följa upp verksamheten. Enhetschefen har under 2004 dessutom fått ett inledande uppdrag att i samarbete med personalen utarbeta en ny gemensam organisation där personalens kompetens tas tillvara och där klienters behov av bistånd till rehabilitering och självförsörjning står i främsta rummet. 3

6 3.2 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingsplan finns för hela Ifo-verksamheten där planerad aktivitet, deltagare och tidsperiod framgår. Planen för ekonomienheten handlar bl.a. om metodhandledning/utveckling samt erfarenhetsutbyte med annan kommun kallad lärande granskning. 3.3 Arbetsmiljöarbete Ett systematiskt arbetsmiljöarbete pågår inom avdelningen där risker, åtgärder, ansvarig och tidpunkt för genomförande framgår. 3.4 Delegation, riktlinjer, rutiner. Delegationsordning för socialförvaltningen senast reviderad föreligger. Lokala riktlinjer och regler för socialbidrag finns förutom de nationella reglerna som ligger till grund för bedömning om rätten till bistånd. Ett utvecklingsarbete pågår för att titta över gällande riktlinjer. Rutiner kring inkommande handlingar, rutiner för överlämning av ärenden, hantering av överklagande, servicegaranti ekonomienheten finns upprättade. Servicegarantin innebär utfästelser till kund om bemötande och tillgänglighet. Informationsblanketter om att söka försörjningsstöd, ansökningshandlingar, kundblankett (klagomål eller kund-nöjdhet) finns tillgängliga för handläggnings processen runt försörjningsstöd. 3.5 Uppföljning I dokumenten framgår inte hur uppföljningen av åtaganden, kvalitet innefattande servicegarantin etc uppfyllts. I verksamhetsberättelsen framgår hur måluppfyllelsen ser ut för avdelningen. 4. Intervjuer 4.1 Avdelningschef, enhetsledare. Verksamhetsansvariga beskriver att arbetet med försörjningsstöd utgår ifrån gällande lagstiftning och lokala riktlinjer. Enheten har en relativt ny chef efter en period av personalomsättning på tjänsten. En ny organisation som innebär delad chef med vuxenenheten håller på att sätta sig. Efter viss personalomsättning även på socialsekreterarsidan har enheten nu alla tjänster besatta. Försörjningsstödet visade på ett nettoöverskott i bokslut 2004 på 600 kr, och uppföljningen hittills 2005 visar på liknande tendens. Inom ramen för budgeten 2005 skall det nedan beskrivna sysselsättningsprojektet finansieras. Handledning, metodutveckling med inriktningen att arbeta lösningsfokuserat pågår. Regelbundna träffar sker internt för att utveckla och följa upp verksamheten. Erfarenhetsutbyte med annan kommun pågår som ett led i den kvalitetsplan som finns inom förvaltningen. 4

7 Enheten har utfärdat en servicegaranti som innebär en utfästelse mot brukaren avseende bemötande och tillgänglighet. Denna utfästelse har man klarat av hittills. Ett antal utvecklingsprojekt pågår gemensamt med annan huvudman(fk, AF samt arbetsmarknadsenhet) för att befrämja sysselsättning för målgruppen. Ett nytt projekt kommer att starta för ungdomar med svårigheter att komma ut på arbetsmarknaden. Regelmässig uppföljning sker av individärenden i samband med genomgång av arbetsplaner. Socialnämnden följer upp kontrollärenden i form av insatser/utförande till olika grupper. Tillgång till delegationslistor finns regelmässigt i samband med sammanträden. Sociala utskottet kan ibland efterfråga uppföljning på individnivå. I samband med delårsbokslut och bokslut sker en regelmässig uppföljning av budgetanpassning samt hur målen nåtts. Verksamhetsberättelsen 2004 beskriver att målet att öka sysselsättningen för gruppen unga 25 år inte nåtts fullt ut.anledningen till detta är bl.a. andra huvudmäns minskade resurser. De åtaganden som finns följs enligt avdelningschefen upp via utvecklingssamtalen. Även åtaganden som innebär att man inte lyckas hålla budget följs regelmässigt upp via prognosarbetet och bokslut. Detta dokumenteras regelmässigt i samband med nämndens hantering. 4.2 Socialsekreterare Socialsekreterarna beskriver den inre organisationen som är uppbyggd utifrån en mottagningsgrupp på två handläggare som inom två veckor kan ta emot den enskilde klienten. Akuta besök finns möjligheter att ta emot, men det sker inte särskilt ofta. Rutiner finns för att kartlägga och utreda biståndsbehovet hos den enskilde. Efter tre månader och om den enskilde inte fått försörjning på annat sätt överflyttas ärenden till nya handläggare. Två handläggare arbetar med hushåll utan barn och två handläggare arbetar med hushåll med barn. Utgångspunkten för denna organisering av arbetet har varit Omvärldsbevakningen av området blir bättre vid specialisering Intresseområden utifrån varje enskild socialsekreterare Arbetsmarknadsfrågan/rehab specialiseras Barninriktning - fokusering av barnperspektivet 5

8 Snabbare handläggning -mottagningsgrupp Kollegialt samarbete; två och två. Enheten har under de senaste åren haft viss personalomsättning och även vakanser vilket en av socialsekreterarna uttrycker inneburit att metodutvecklingsprocessen på enheten fått stå tillbaka. Man har dessutom inte lika mycket chefstid för frågan som tidigare. Man bedömer att arbetet med klienterna både avseende bemötande och tillgänglighet är god. Periodvis har tjänsterna varit högt belastade då man inte hade alla tjänster besatta under en period men nu har man ca 50 ärenden/handläggare och alla tjänster besatta. Man har klarat servicegarantin, med undantag för något längre väntetid än de fjorton dagar som utlovats, under en kort period. Hur brukaren uppfattat verksamheten följs upp kontinuerligt via kundblankett och specifikt samlat en gång/år i oktober. Den interna utvecklingsprocessen bedrivs i form av regelbunden arbetsledning, extern handledning och erfarenhetsutbyte i form av möte med annan kommun samt egen omvärldsbevakning. De gamla socialsekreterarna, de som funnits på enheten under ett flertal år, står också mycket för kontinuitet och erfarenhetsutbyte. Kontinuerlig egen omvärldsbevakning pågår för att hålla sig uppdaterad inom området. Datasystemet Procapita används inom enheten och upplevs som ett positivt stödverktyg i arbetet. Ett utvecklingsarbete pågår för att fördjupa utredningsmetodiken och mötet med klienten utifrån ett lösningsfokuserat perspektiv. Som ett led i detta har ett förslag till utredningsmall framtagits som skall behandlas i gruppen framöver. Enheten kommer att påbörja ett arbete med att ta fram för verksamheten tydliga resultatmål/effektmål. Uppföljning av ärenden sker i relation till den enskilde utifrån de arbetsplaner som finns i varje enskilt ärende. Uppföljning av varje socialsekreterares ärenden sker i mån av behov både enskilt med arbetsledare och när enheten möts. Övrig uppföljning sker enligt socialsekreterarna av enhetschef till avdelningschef och vidare till nämnd. Socialsekreterarna möter sällan socialnämnden. Delegationen som gäller anser man är generös från nämndens sida till socialsekreterargruppen. introduktionsperiod(delegation) av nya sker under tre månader. Man upplever ett stort förtroende från nämnden utifrån de regler som gäller. Om nämnden gör uppföljning på individnivå utifrån delegation känner man inte till. Uppföljning av verksamheten och också enheten sker via planeringsdagar. Bl.a. har kvalitetsarbetet följts upp via en enkät som togs upp då. 6

9 5. Sammanfattande bedömning. IFO verksamheten är starkt lagreglerad via vårdlagarna samt förvaltnings och kommunallag. Socialnämnden är den nämnd som är ytterst ansvarig för att myndighetsutövningen fungerar i kommunen. För denna verksamhet bör uppföljningsbara mål finnas. Att verksamheten håller den kvalité som lagstiftningen föreskriver är av yttersta vikt för att människor som har behov av insatser skall få en så bra service som är möjligt i en kommun. Att arbetet organiseras och bedrivs på ett professionellt sätt med handläggare som har kompetens för uppdraget är ytterst socialnämndens ansvar och utövas via nämnden av tjänstemännen. Ett öppet förhållningssätt bör råda mellan politiker och tjänstemän och mellan tjänstemän för utförande av de viktiga uppgifter som i detta fall individ och familjeomsorgen ansvarar för. För att som tjänsteman kunna utföra sitt uppdrag krävs verktyg i det dagliga arbetet. Teknologi i form av fungerande datasystem, metoder för det sociala arbetet innefattande rutiner och riktlinjer samt tillräckliga resurser som används på ett effektivt sätt och ett reellt inflytande över det dagliga arbetet är en förutsättning för en positiv arbetsmiljö. Delaktighet i uppföljning/ och utveckling av arbetet förutsätter en ledning och styrning från nämnd och via tjänstemän som fungerar. Socialnämnden har utifrån målen beskrivna i verksamhetsplan och i sin vision samt kvalitetsplan slagit fast hur verksamheten utifrån gällande nationell lagstiftning och lokala policys skall fungera och följas upp. Genom åtaganden av avdelningschef och enhetschef garanteras enhetens styrning, ledning utveckling och uppföljning. Sättet att organisera försörjningsstödshanteringen är till för att tillförsäkra den enskilde ett professionellt bemötande och tillgänglighet. Genomgång av dokument och intervjuerna bekräftar att ovanstående processer fungerar. Uppföljningen av delar av enhetens arbete avseende åtaganden dokumenteras inte särskilt. Individuppföljning som sker i de enskildas akter/journaler finns dokumenterade men har inte omfattats av denna granskning. Sammanställning av kund nöjdhet redovisas regelmässigt till socialnämnden. 7