Ansvarsutövande Basgranskning Miljö- och hälsoskyddsnämnden

Transkript

1 PM Ansvarsutövande Basgranskning Miljö- och hälsoskyddsnämnden Katrineholms kommun November 2009 Fredrik Alm

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING BAKGRUND, UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA METOD RESULTATET AV ENKÄTUNDERSÖKNINGEN MÅL OCH RIKTLINJER ANSVAR OCH RAPPORTERING ARBETSSÄTT OCH ARBETSFORMER SAMMANFATTANDE BEDÖMNING...7 (1)

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Nämndernas uppgifter är att utifrån kommunfullmäktiges mål och uppdrag bedriva verksamhet i enlighet med lagstiftning och andra föreskrifter. För att klara detta krävs att nämnden har en fungerande ledning och styrning av sin verksamhet. Granskningen syftar till att ge nämnderna ett stöd i deras uppbyggnad av den interna kontrollen. Kommunens revisorer har i sin plan för 2009 tagit upp granskning av Miljö- och hälsoskyddsnämndens ansvarsutövande och uppdragit till Komrev inom PricewaterhouseCoopers att genomföra granskningen. Revisionsfråga: Har nämnden tillräckliga förutsättningar för sin interna kontroll? Kontrollfrågor: Hur utövar nämnden sin styrning av verksamheten? Uppfattas den som tillräcklig av ledamöter och förvaltningsledning? Hur sker uppföljning till nämnden? Uppfattas den som tillräcklig av ledamöter och förvaltningsledning? Hur ser samspelet nämnd - förvaltning ut? Hur uppfattas samspelet av ledamöter och förvaltningsledning? 1.2 Metod Granskningen har genomförts genom en enkätundersökning som riktats till de ledamöter och ersättare som deltog vid nämndsammanträdet den 22 september Därtill har tjänstemän inom förvaltningsledningen tillfrågats via webbenkät. Valet av tillfrågade tjänstemän har gjorts i samråd med nämndsekreteraren. Enkäten har tagit upp frågor runt tre områden som är viktiga för att möjliggöra en effektiv styrning; mål och riktlinjer, ansvar och rapportering samt arbetssätt och arbetsformer. Enkätresultatet har redovisats för nämnden som då också har kunnat komplettera bilden. Utifrån de svar vi fått in från enkätundersökning och mötet med nämnden har vi kommenterat resultatet och bedömt nämndens ansvarsutövande. (2)

4 2. Resultatet av enkätundersökningen Granskningen har genomförts med en enkät som delades ut vid nämndsammanträdet i september Totalt 15 ledamöter och ersättare besvarade enkäten vid sittande bord och insamling skedde direkt därefter. Inom förvaltningen fick två tjänstemän besvara en webbenkät med samma frågor och påmindes i två omgångar via e-post. Svar inkom från samtliga tillfrågade. Nedan redovisas svaren från ledamöter (vilket även inkluderar ersättare) och tjänstemän på de påståenden som ställdes i enkäten. Svaren redovisas som aritmetiska medelvärden utifrån svarsskala 1 till 5. Där 5 står för instämmer helt och 1 står för instämmer inte alls. Däremellan fanns svarsalternativen 4, 3 och 2. Det finns även ett vet ej -alternativ. 2.1 Mål och riktlinjer På den första frågan Har fullmäktige fastställt inriktningsmål för nämndens verksamhet har ledamöter och tjänstemannasidan svarat ja, med undantag för en ledamot som ej besvarat frågan. Mål och riktlinjer 2a. Det finns politiskt fastställda mål för nämndens olika verksamhetsområden 2b. Det finns politiskt fastställda mål för Arbetsmiljöarbetet 2c. Det finns politiskt fastställda mål för Miljöarbetet 4,4 3a. Nämnden styr på ett tillfredsställande sätt den Långsiktiga verksamhetsutvecklingen 3b. Nämnden styr på ett tillfredsställande sätt den Kortsiktiga (1-års) verksamheten 3,8 4a. Framtagandet av kortsiktiga mål (1-års) och verksamhetsplan ger möjlighet till Tillfredsställande delaktighet för tjänstemännen 4b. Framtagandet av kortsiktiga mål (1-års) och verksamhetsplan ger möjlighet till Tillfredsställande delaktighet för nämnden 4,2 5,0 4c. Framtagandet av kortsiktiga mål (1-års) och verksamhetsplan ger möjlighet till en bra balans mellan verksamhetsmål och ekonomiska ramar 2,5 3,8 5a. Beslutsunderlagen är tillfredsställande/tillräckliga för att ta beslut om nämndens Långsiktiga verksamhetsutveckling 5b. Beslutsunderlagen är tillfredsställande/tillräckliga för att ta beslut om nämndens Kortsiktiga (1-års) verksamheten 5c. Beslutsunderlagen är tillfredsställande/tillräckliga för att ta beslut om nämndens omprövningar, beslut och direktiv under året 3,9 3,9 1,0 2,0 5,0 Tjänstemän Ledamöter (3)

5 Våra kommentarer Samtliga som besvarat frågan, det vill säga både ledamöter och tjänstemän, anser att fullmäktige fastställt inriktningsmål för verksamheten, vilket tyder på att kännedomen om dessa är god. Frågorna om Mål och riktlinjer har genomgående fått godkända till höga resultat av ledamöter, medan svaren från tjänstemännen varierar mellan 2,5 och 5,0. Ledamöternas svar spänner från 3,8 till 4,4 vilket är att betrakta som mycket höga resultat. Ledamöternas högsta omdömen inom detta frågeområde delas ut till förekomsten av arbetsmiljö- och miljömål. Detta överensstämmer dock mindre bra med tjänstemannasidans uppfattning som ger dessa frågor. Tjänstemännens svar för miljömålen avviker dessutom negativt från motsvarande nämnder i andra kommuner. Samma förhållande noteras för frågan om nämnden styr den långsiktiga verksamhetsutvecklingen på ett tillfredsställande vis. Vid avstämning har framkommit att en tänkbar orsak kan vara att nämnden fokuserar på innevarande verksamhetsår, medan tjänstemännen har ett längre perspektiv för sin verksamhet. Tjänstemännen ger möjligheten till balans mellan verksamhetsmål och ekonomi sitt lägsta omdöme i hela undersökningen. Värdet ligger under nivån för ett godkänt resultat och de svarande tjänstemännen är eniga kring detta. Ledamöternas svar är betydligt högre även om de uppvisar en hög grad av oenighet. Svaren varierar från instämmer inte alls till instämmer helt. Tjänstemännen är mycket nöjda med sin delaktighet vid framtagande av kortsiktiga mål och verksamhetsplaner. De är även mer nöjda med sin egen delaktighet än vad ledamöterna tycker att de borde vara. Frågorna om beslutsunderlagen får överlag mer än godkända värden och de visar på stor samstämmighet mellan svarandegrupperna. Vi har dock noterat oenigheter inom respektive grupp, det vill säga bland ledamöterna och tjänstemännen, vid dessa frågor. Generellt är ledamöterna mer nöjda med Mål och riktlinjer än tjänstemännen. Undantaget är tjänstemännens delaktighet vid framtagandet av kortsiktiga mål, som nämnts tidigare. Samstämmigheten mellan ledamöter och tjänstemän är hög för vissa frågor men ovanligt låg för vissa frågor. 2.2 Ansvar och rapportering På fråga 6 Pågår något arbete för att förbättra nämndens ledning, styrning och uppföljning har sju ledamöter svarat ja och tre ledamöter svarat nej. Fem ledamöter har svarat vet ej på frågan. (4)

6 Tjänstemannasidan har svarat nej respektive ja och exemplifierar med uppdaterad delegationsordning och en långsiktig plan för att förbättra strukturen i det interna ledningsarbetet. Ansvar och rapportering 7. Ansvarsfördelningen mellan nämnd och kommunstyrelse är tydlig 3,7 5,0 8a. Ansvars- och befogenhetsfördelningen inomnämnden är Aktuell 8b. Ansvars- och befogenhetsfördelningen inomnämnden är Tydlig 9a. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Ekonomin 9b. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Måluppfyllelsen, verksamhetsmålen 9c. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Måluppfyllelsen, arbetsmiljömålen 9d. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Måluppfyllelsen, miljömålen 9e. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Verkställandet av beslut och direktiv 10. Rapporteringen diskuteras på ett tillfredsställande sätt i nämnden 4,4 11a. Nämnden ges information så att de på ett tillfredsställande sätt kan följa omverksamheten är Ändamålsenlig (följsam mot mål, lagar etc) 11b. Nämnden ges information så att de på ett tillfredsställande sätt kan följa om verksamheten är Kostnadseffektiv 3,8 1,0 2,0 5,0 Tjänstemän Ledamöter Våra kommentarer Frågorna om Ansvar och rapportering har genomgående fått godkända till höga resultat både från ledamöter och tjänstemän. De senares svar återfinns i spannet till 5,0. Ledamöternas svar spänner från 3,7 till. Ledamöterna och tjänstemännen uppfattar ansvarsfördelningen mellan nämnden och kommunstyrelsen på olika sätt. Tjänstemännen anser att den är mycket tydlig och frågan får det högsta möjliga värdet (5,0), detta medan ledamöterna ger frågan sitt lägsta omdöme inom frågeområdet. Ledamöterna är dock mycket oeniga om detta. När det gäller återrapporteringen till nämnden ges höga och samstämmiga omdömen om ekonomi och verksamhetsmål. Däremot noteras en större oenighet mellan ledamöter och tjänstemän när det gäller arbetsmiljömålen. Tjänstemännen tycker inte att detta fungerar tillfredsställande medan ledamöterna har en annan uppfattning. Det ska dock tillstås att tjänstemännens svar är förhållandevis högt jämfört med motsvarande nämnder i andra kommuner. Det är även ytterst ovanligt att ledamöterna ger återrapportering av ekonomin (5)

7 det lägsta värdet, följt av verksamhetsmål och resterande mål. Ekonomin brukar vara det som får överlägset högst när det gäller fråga 9a-e. Samma diskrepans noteras när det gäller hur de ovanstående återrapporteringarna diskuteras i nämnden. Ledamöterna är mycket nöjda med detta medan tjänstemännen ser förbättringspotential. De är dock något oeniga i frågan. Inom Ansvar och rapportering är enigheten stor för flertalet frågor, medan ett fåtal uppvisar en stor oenighet mellan ledamöter och tjänstemän. Samtidigt Ledamöterna är återigen generellt mer positiva än tjänstemännen, även om skillnaden är mindre inom detta område än inom Mål och riktlinjer. 2.3 Arbetssätt och arbetsformer Arbetssätt och arbetsformer 12. Rollfördelningen mellan nämnden och förvaltningens tjänstemän är tydlig 5,0 13. Rollfördelningen fungerar bra i praktiken 4,4 14. Den nuvarande delegationsordningen ger bra balans när det gäller beslut som ska fattas av nämnden respektive tjänstemännen 15. Återrapporteringen till nämnden av fattade beslut enligt delegation fungerar tillfredsställande 4,4 16. Arbetssättet i nämnden ger goda möjligheter att styra och ha kontroll på verksamheten och ekonomin 1,0 2,0 5,0 Tjänstemän Ledamöter Våra kommentarer Frågorna om Arbetssätt och arbetsformer uppvisar de högsta och mest samstämmiga svaren i undersökningen. Ledamöternas svar spänner från till. Tjänstemännen uppvisar störst spridning och svaren återfinns i spannet till 5,0. Svaren på frågorna om rollfördelning mellan nämnd och tjänstemän visar att ledamöter och tjänstemän i hög grad tycker den är tydlig och att den fungerar bra i praktiken. Även inom respektive svarandegrupp är enigheten påfallande stor. Den största skillnaden mellan grupperna noteras för den balans delegationsordningen ger för beslut som ska fattas av nämnd respektive förvaltning. Även här är grupperna eniga och det finns således olika uppfattningar om hur bra delegationsordningen fungerar. Vid avstämning framkom att man inom förvaltningen arbetar med en ny delegationsordning. (6)

8 Däremot är båda respondentgrupper nöjda med hur återrapporteringen av delegationsbeslut fungerar. Samstämmigheten mellan dem är hög, även om det finns viss oenighet inom respektive svarandegrupp. Höga samstämmiga värden noteras även för om nämndens arbetssätt ger förutsättningar för kontroll och styrning av verksamhet och ekonomi. Detta är bra värden på en central fråga i undersökningen. Det finns dock en viss oenighet, både bland ledamöter och tjänstemän, när det gäller arbetssättet. 3. Sammanfattande bedömning Samtliga tillfrågade har besvarat enkät och webbenkät. Detta ger oss möjlighet att med stor säkerhet uttala oss om hur ansvarsutövandet fungerar i Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Enligt vår bedömning visar granskningen att Miljö- och hälsoskyddsnämndens ledamöter och förvaltningens tjänstemän lämnar en samstämd och positiv bild över sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Jämfört med motsvarande nämnder i andra kommuner uppvisar nämnden genomsnittliga värden för både ledamöter och tjänstemän. Samtliga frågeområden tycks fungera tillfredsställande, även om tjänstemännens genomsnitt inom mål och riktlinjer är något lågt. I övrigt har vi iakttagit ett par resultat som kan förbättras. Balansen mellan ekonomi och verksamhetsmål bedöms som mindre bra av tjänstemännen. Ledamöternas svar är dock betydligt högre. Det är inte ovanligt att denna fråga får ett något lägre resultat. En förklaring kan vara att de ekonomiska ramarna krympts med bibehållna kvalitetskrav. Samtidigt är verksamheten delvis avgiftsfinansierad, vilket innebär att man har annorlunda ekonomiska förutsättningar än andra nämnder. Givet att det finns en stor oenighet mellan ledamöter och tjänstemän, och inom respektive grupp, föreslår vi att nämnden diskuterar detta. Nämndens uppfattning om Återrapporteringen av måluppfyllnad skiljer sig från den bild vi brukar få. Ledamöterna är mest nöjda med återrapporteringen av arbetsmiljö- och miljömål, medan ekonomi får ett marginellt lägre omdöme. Tjänstemännen är av motsatt uppfattning och tycker dessutom att rapporteringarna kan diskuteras mer. Vi föreslår att nämnden lyfter återrapporteringen för diskussion då det finns skillnader mellan hur tjänstemän och ledamöter uppfattar detta. Inom området Arbetssätt och arbetsformer ges överlag höga omdömen. Rollfördelningen mellan nämnd och förvaltning fungerar mycket bra enligt båda grupperna. Delegationsordningen ges däremot ett något lägre värde av tjänstemännen, medan ledamöterna är nöjda. Vid framtagandet av den nya delegationsordningen bör nämnden beakta detta och diskutera vad oenigheten kommer an på. (7)