N.ämndens ins.yn och up'p'föuning av entre.prenaderi särskilt boende

Transkript

1 Rapport av "förstudie () Stadsrevisionen i Örebro kommun,/. N.ämndens ins.yn och up'p'föuning av entre.prenaderi särskilt boende Hans~Lennart Stenqvist

2 fi 20] Ku~ack ~4'J5f- Jv~~ ~ Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Uppdraget 3 2 Bakgrund och revisionsfråga 3 3 Metod 3 4 Har nämnden tillförlitliga rutiner för kontroll och Uppfö~l1.i.ng av den verksamhet som bedrivs i entreprenadfonn? Granslmingsmålet bedölns 4 5 Vilka rutiner films för att ge nänmden insyn i de särskilda boenden som bedrivs i entreprenadforrn? Granslmingsmålet bedöms 6 6 Resultat av genomförd uppföljning/utvärdering av särsidida boenden som bedrivs i entreprenadforrn Granslmingsmålet bedöms 6 7 Eventuella åtgärder som en följd av kontroll och uppföljning Granslmingsmålet bedöms 7 8 Besvarande av revisionsfråga och Tevisionel1 bedömning '7 2

4 1 Uppdraget Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Örebro kommun genom en förstudie tagit fram underlag för ställningstagande till eventuell fördjupad granskning av Vård- och omsorgsnänmdernas arbete med insyn och uppföljning av entreprenader i särskilt boende. 2 Bakgrund och revisionsfråga I de avtal som progranmämnc1 Social välfarc1 respektive Vård- och omsorgsnänu1derna, slutit med privata aktörer för utförande av insatser i särskilda boenden tillskrivs beställaren rätt att kontrollera och följa upp verksamheten. Vidare tillförsä1aas allmänheten genom Kommunallagen 3 kap.19 a insyn i verksamheten, vilket också framgår av avtalen. Gransimingen ska besvara I6ljande revisionsfråga.: ;11 Säkerställer nämnden att verksamheten bedrivs i enlighet med avtalet och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt? Kontrollmål!granskningsmål: '. Har nämnden tillförlitliga rutiner för kontroll och uppföljning av den verksamhet som bedrivs i entreprenadform? Vilka rutiner finns för att ge nämnden inblick i de särskilda boenden som bedrivs i entreprenac1 form? '. Resultat av genomförd uppföljning/utvärdering av särskilda boenden som bedrivs i entreprenac1form Eventuella åtgärder som en fåljc1 av kontroll och uppfåljning 3 Metod Samtal/intervju har genomförts mec1 planerare inom Vård- och omsorgsnämndernas ansvarsområde. Material har studerats i form av protokollsutdrag, checldista för uppföljning av verksamhetsuppdrag samt avtal med entreprenören för verksamheten vid Berggården (öster) och Elgströmska huset (väster). 3

5 4 Har nämnden tillförlitliga rutiner för kontroll och uppföuning av den verksamhet som bedrivs i entreprenadform? Vid samtal/intervju med planerare på Förvaltningskontor Vård och stöd framkom att rutiner utvec1dats för kontroll och uppföljning av den ver1csam11et som bedrivs i entreprenadfonn. Då dessa inte var formellt dokumenterade ombads berörd planerare/kontaktperson att i text beskriva hur arbetet i praktiken genomförs. Förstudien kom således att i någon mening medverka till att de rutiner som utvecklats blev dokumenterade. Här nedan, och i fortsättningen, kursiverad text, redovisas nämndens rutiner "I Orebro kommun drivs två enheter i särskilt boende, Berggården och Elgströmska huset, med totalt 116 platser på entreprenad. På uppdrag av förvaltningscheffinns en särskilt utsedd kontaktpersonför respektive entreprenad. l nuläget är detta lljå planerare på Förvaltningskontor Vård och stöd. Uppföljning av entreprenaderna sker kontinuerligt under året på ett likvärdigt sätt som enheter i egen drift, undantaget den ekonomiska uppfö?jningen. Enheterna är ålagda att lämna in verksamhetsplan, delårsrapport och årsberättelse till dr~ftnämnderna. Härföljs indikatorerför kvalitet och effektivitet upp utifrån kommunens mål. Enheterna är också skyldiga att kontinuerligt rapportera in avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen och klagomål till förvaltningen. Eventuella brister åtgärdas beroendepå dignitet. En gång per halvår genomfärs kvalitetsinspektioner, en form av kollegiegranskning En gång per halvår träjjarfärvaltningschef, kontaktperson och medicinskt ansvarig sjuksköterska/medicinskt ansvarigför rehabilitering entreprenadernas chefer för avstämning av ak:tuellafj-ågor. T7'äffarnas.fi'ämsta syfte är samverkan, men här finns också 7nöjlighet attfå återrapport av hur entreprenaderna åtgärdat eventuella brister. " 4.1 Granskningsmålet bedöms Den beskrivning som redovisats av hur arbetet genomförs är tydlig och tillgänglig. Försök till omfonnulering och omskrivning skulle smidolilct endast leda till missförstånd och oklarheter. Vi bedömer att de berörda Vård- och omsorgsnämndema har utvecklat tillförlitliga rutiner för kontroll och uppföljning av den verksamhet S01).1 bedrivs i entreprenadfonn. 4

6 Vi fåreslår nämndemci att formelltfatta beslut om vilka rutiner som skall gälla att säkerställa att rutinerna dokumenteras och tillämpas. 5 Vilka rutiner 'finns för att ge nämnden insyn i de särskiida boenden som bedrivs i entreprenadform? "Förvaltningen har utarbetat en modeliförfördjupad verksamhetsuppfouning av enheter i särskilt boende, VerksamhetsuppföUningen görs anpassat vid prövning av avtal eller återkommande enligt plan. Sedan oktober 2008 har en sådan verksamhetsuppföfjning vardera geno771!orts på de båda entreprenaderna. Granslmingarna har haft sin utgångspunkt i olikaformer av kvalitet: den kvalitet brukaren erbjuds iform av resurser (.<;truktur), arbetssätt, rutiner (processer) och resultat (bemötande, trygghet etc). Fokus har varit på resultatkvalitet. Uppföljningen av verksamheten har skett i två delar l. Sammanställning och analys av data 2. Besök med granslming på plats I71för besök sker insamling av data iform av: I. Enhetens verksamhetsplan (affärsplan),e Enhetens verksamhetsberättelse Resultat av brukar- och anhörigundersölmingar '. Kvalitetsinspelctioner Verksamhetsmått '. Inkomna klagomål '. Avvikelser enligt Hälso- och sjukvårdslagen Stickprovsgranskning av social dokumentation påplats '. Granskning av tio hälso- och sjukvårdsjournaler,. Inspektioner från andra myndigheter Grunddata,ii-ån Socialstyrelsens öppna jämförelser Den andra delen av granskningen har bestått i att besöka enheten. Vid besöket har en granskningsmall använts. Granskningsmallen är under utformning och ska användas i uppföljning av verksamheter oavsett driftsforn2. Mallen har skickats ut i förväg till enheten. Vid besöket fördes ett samtal med verksamhetschefen då granskningsmallen användes som diskussionsunderlag. Detta kompletterades med observation under en rundvandring på enheten. " 5

7 5.1 Granskningsmålet bedöms Nämndens rätt till insyn regleras i ett av de granskade avtalen. Vi bedömer att den modell som har utarbetats för fördjupac1 verksamhetsuppföljning av enheter inom särskilt boende säkerställer Vårc1- och omsorgsnämndenla möjligheter till insyn i verksamheten. Vi foreslår nämndema '. att formellt fatta beslut om tillämpade rutiner att säkerställa att rutinerna dokumenteras och tillämpas att fortsättningsvis i samband med avtalsskrivning alltid l'eglera rätten till insyn. 6 "Resultat av genomförd uppfödning/utvärdering av särskilda boenden som bedrivs i entreprenadform "När granslcningarna (enligt ovan) genon?förts har de rapporterats till ansvarig nämnd. Inspektionen av Berggården (öste7~ ledde inte till vidare åtgärder. Vid granskningen av Elgströmska (väste7~ huset identtfierades två områden där åtgärder snarast måste vidtas. För dessa brister krävde nämnden återrapportering av enheterna. E7farenheterna från den uppföljning som hittills gjorts är goda. Samverkan med entreprenaderna har präglats av öppenhet ochförtroende. De brister somframkommit har åtgärdats på ett til(fi-edsställande sätt. JI '..j i 6.1 Granskningsmålet bedöms Vi bedömer att de rutiner som tillämpas i samband med uppföljning/utvärdering skapar förutsättningar för att brister och eventuella missförhållanden uppmärksammas och kan åtgärdas. 7 Eventuella åtgärder som en följd av kontroll och uppföuning Av Vård- och omsorgsnämnd Västers sanunanträdesprotokol framgår följande: "Beslut Vård- och omsorgsnämnd väster beslutar 6

8 >I: De två områden där åtgärder snarast måste vidtas ska Elgströmska Buset redovisa vilka åtgärder som vidtagits till nälllilden senast i juni 2009: 1. Personalens kompetens i vård och omsorg av demenssjulca måste höjas. En plan för cletta ska upprättas 2. De två enkätundersölmingar till anhöriga S0111 genomfchis visar pel dåliga resultat. Verlcsamheten måste ta reda på orsakema till detta missnöje och hitta åtgärder." I Vård- och omsorgsnämnd Västers sammanträdesprotokoll redovisas att entreprenören initierat kompetenshöjande åtgärder. "Personalen har fått utbildning i form av flera föreläsningar om olika aspekter på demenssjukdom. Ett närståenderåd har inrättats och ett möte i god anda har hållits. Alla närstående ska bjudas in till kommande möten." 7:1 Granskningsmålet bedöms Mot bakgrund av redovisade protokoll bedömer vi: att de brister som har framkommit vid verlcsamhetsbesöken redovisats för nämnden <. att nämnden kräver att åtgärder vidtas och redovisas fåre utsatt datum '. att entreprenören har redovisat vidtagna åtgärder får nämnden 8 Besvarande av revisionsfråga och revisioneli bedömning Revisionsfrågan kan dänned besvaras med att Vård- och omsorgsnämnderna säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med slutna avtal och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt. Utifrån resultatet av vår fårstudie bedömer vi att det i nuläget ej är nödvändigt med en fördjupad granskning av nämndernas uppföljning och insyn av entreprenader i särskilt boende. 7