Verksamhetsplan för ekonomiavdelningen 2012

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Ekonomiavdelningen Linda Sörensen, Ekonomichef VERKSAMHETSPLAN GEA 65 1 (6) Enhetschef för gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för ekonomiavdelningen Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med ekonomiavdelningens medarbetare och utgår ifrån verksamhetsplan för GF -2014, GFs plan för kvalitetsarbete, GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete, budget för, GFs självvärdering och medarbetarundersökningar. Uppdrag Ekonomiavdelningen är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet inom områdena ekonomi, upphandling och inköpssamordning, lokalförsörjning samt miljö. Detta omfattar: bokslut och finansiella dokument i årsredovisning rapportering till statsredovisning extern rapportering (t ex till HSV, Skatteverket, Riksgälden) löpande redovisning (kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning mm) utveckling och underhåll av ekonomiadministrativa rutiner utveckling och underhåll av högskolans redovisningsmodell (kontoplan, objektplaner mm) utveckling och underhåll av högskolans ekonomisystem (Agresso och Agresso EFH) budget, prognos- och uppföljningsstöd för högskolegemensam verksamhet stöd i kalkyl- och redovisningsfrågor för externfinansierad verksamhet upphandlings- och inköpsstöd lokalförsörjning inkl lokalplanering, ombyggnationer och fysisk säkerhet lokalvård planering och inköp av inredning och utrustning, budgetering av standardinredning och gemensam utrustning samordning av högskolans risk- och säkerhetsarbete samordning av GFs miljöarbete och HBs arbete med energieffektivisering intern utbildning, rådgivning och information rörande avdelningens ansvarsområden leda/delta i högskoleövergripande utredningar och utvecklingsprojekt Nyckeltal för att beskriva verksamheten 2008 utfall 2009 utfall utfall Antal aktiva externfinansierade projekt Antal utbetalningar Antal inbetalningar Antal upphandlingar Ingen uppgift 5 7 Det förutses inte någon större förändring i nyckeltalen de närmsta åren.

2 2 (6) Förändringar från föregående år Under har verksamhet inom området miljö tillkommit. Projektet Simonsland har under placerats vid ekonomiavdelningen. Fr.o.m. ansvarar ekonomiavdelningen för lokalvårdsfrågor. Mål Övergripande mål/vision Det övergripande målet för ekonomiavdelningen är en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad administration för hela högskolan inom områdena ekonomi, upphandling och inköp, lokalförsörjning samt miljö. Dessutom ska avdelningen kännetecknas av en god arbetsmiljö. Mål för Samordnad, kvalitetssäkrad och effektiv inköpsprocess för hela högskolan samt höjd kompetens hos inköparna. Tillhandahålla ändamålsenliga och moderna lokaler för högskolans verksamhet. Samordnat risk- och säkerhetsarbete för hela högskolan. Samordnat miljöarbete på GF samt ökad medvetenhet om miljöpåverkan. Uppfylla de krav och förväntningar som finns på högskolans ekonomiadministration genom goda externa omdömen avseende ekonomiavdelningens verksamhet i: a. revisionsberättelse b. revisionsrapport (ingen rapport) c. iakttagelser i PM från Riksrevisionen (inga väsentliga iakttagelser) d. EA-värde från Ekonomistyrningsverket (max på relativ poäng). Ständig förbättring genom att bedriva utvecklingsprojekt, kvalitetsarbete och arbetsmiljöarbete. Verksamhetsutveckling Ekonomiavdelningen bedriver verksamhetsutveckling genom utvecklingsprojekt, fokusområden inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet samt kompetensutveckling. Utvecklingsarbete En stor del av avdelningens utvecklingsarbete bedrivs i projektform. Projekten har uppdragsbeskrivning, projektledare, arbetsgrupp och för större projekt styrgrupp och referensgrupp. För mindre projekt ersätter ekonomichefen styrgrupp.

3 3 (6) Planerade utvecklingsprojekt * Betalningstjänster Syfte: Teckna nya avtal för och implementera nya betalningstjänster utifrån nytt ramavtal. Start 12, beräknas klart 03. Projektledare AED, projektdeltagare JET. * Ombyggnationer/omflyttningar utifrån inplaceringstest 2008 Syfte: Genomföra ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. Start , beräknas klart 12. Projektledare LM. Projektdeltagare: CHA, CHLI. * Översyn av lokalbehov - Syfte: Genomföra översyn av lokalbehov. Genomföra inplaceringstest där behov av förändring finns. Start 01, beräknas klart 05. Projektledare LM. * e-handel Syfte: Uppfylla kommande lagkrav och införa ett systemstöd för e-beställningar (inköpssystem) inklusive nytt e-fakturahanteringssystem. Start 09, beräknas klart 12. Projektledare APOS, projektdeltagare JET, INO, CHA, PAL. * Policy och riktlinjer för inköp/upphandling Syfte: Skapa policy och riktlinjer för upphandling och inköp av såväl varor som tjänster. Start , beräknas klart 12. Projektledare APOS. * Dokumentation av frågor i Agresso Syfte: Dokumentera de frågor som finns tillgängliga i Agresso. Start 08, beräknas klart 05. Projektledare JET. * Simonslandsprojektet Syfte: Nya och ändamålsenliga lokaler för THS i Simonsland. Start , beräknas klart Projektledare: LM. *Inläsning av THS-kundfakturor i Agresso Syfte: Ta fram en teknisk lösning så att kundfakturor till studenter på THS kan läsas in via fil i Agresso. Start 04, beräknas klart 04. Projektledare JET, projektdeltagare AED. *Byte av anläggningsmodul Syfte: Byte av anläggningsmodul i Agresso. Leverantören utvecklar inte längre den nuvarande modulen. Start 03, beräknas klart 06. Projektledare MAN, projektdeltagare JET.

4 4 (6) *Hantering av kundfordringar/kundförluster Syfte: Ta fram rutinbeskrivningar över hur kundfordringar och kundförluster ska hanteras. Start 04, beräknas klart 12. Projektledare AED, projektdeltagare MAN. * Ombyggnationer/omflyttningar utifrån inplaceringstest Syfte: Genomföra ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest. I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. Start 06, Projektledare LM. Projektdeltagare: CHA, CHLI. Kvalitetsarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt kvalitetsarbete med GFs plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. Under planerar ekonomiavdelningen att fokusera särskilt på att: Fortsätta arbetet med att dokumentera rutiner och identifiera behov av nya rutiner. Undersöka möjligheten att presentera en del rutiner i en ekonomihandbok på högskolans webb. Utveckla samordning, struktur och organisation för högskolans risk- och säkerhetsarbete. Utveckla samordning, struktur och organisation för GFs miljöarbete. Diskutera hur ekonomiavdelningen kan bidra till högskolans arbete med en ökad samordning och gemensam prioritering av stödverksamheten. Arbetsmiljöarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt arbetsmiljöarbete med GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete som utgångspunkt. Hänsyn tas även till resultatet av genomförda medarbetarenkäter. Under planerar ekonomiavdelningen att fokusera särskilt på att: Fortsätta arbetet med former för informationsspridning inom avdelningen, med särskilt fokus på struktur för avdelningsmötena. Införa gemensam avdelningsfika på måndagar för att diskutera/informera varandra om vad som är aktuellt i veckan som kommer. Hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald Under planerar ekonomiavdelningen att fokusera särskilt på att: Diskutera hur ekonomiavdelningen kan arbeta för att minska sin miljöpåverkan.

5 5 (6) Kompetensutveckling Ekonomiavdelningen definierar kompetensutveckling enligt följande: Utbildning/kurser Samverkan/nätverk Deltagande i projekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen Backup för varandra Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Ekonomiavdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverken har årligen återkommande konferenser samt leder till informella kontakter och direkta arbetsgrupper. Nätverk: HfR-konferens anordnad av SUHF 2ggr årligen (LIS och controller) Nätverk ekonomichefer vid små och medelstora högskolor årligen (LIS) Nätverk fastighetschefer vid små och medelstora högskolor årligen (LM) Forum för lokalförsörjning (LM) Årlig säkerhetskonferens (LM) EUFOU nätverk för EU-handläggare mfl. årligen (LIS) SUSU-konferens (upphandling och inköp) årligen (APOS) Nätverk GU upphandling (APOS) Nationellt juristnätverk inom sektorn (APOS) Månatliga ekonomimöten mellan ekonomiavdelningen, institutionsekonomer och controllerfunktionen. Prioriterade kompetensutvecklingsinsatser för avdelningens medarbetare är: Utbildning för att nå högre effektivitet Utbildning i presentationsteknik med fokus på teknisk utrustning Utbildning i projektarbete Utbildning i Excel Utbildning i miljö/miljöpåverkan Brandskyddsutbildning Hjärt- och lungräddning

6

7 Bilaga 1 Budget och ekonomiskt utveckling Avdelningen Ekonomisystem Snurra Lokaler Summa EA Inkl. HG, exkl. Simonsland Res EA (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Simonsland - projektering Res EA (tkr) Simonsland - vision och innehåll Summa Simonsland Anslag Summa intäkter Lön och lönepålägg Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Utrustning Övrigt Summa övrigt Årets kapitalförändring Kommentarer: Avdelningen De nyanställningar (upphandlingsjurist och fastighetsekonom) som genomfördes under får helårseffekt, varför personalkostnaderna stiger. Ekonomisystem Systemkostnaderna stiger med anledning av införandet av ett e-handelssystem under. Lokalsnurran Högskolans kostnader för lokaler bokförs i lokalsnurran och fördelas sedan ut på högskolans enheter efter deras användning. Över- eller underskott från lokalsnurran förs till styrelsens disposition. Simonsland Högskolans Simonslandsprojekt samordnas av ekonomiavdelningen. Projektet finansieras genom medel från rektor.