Årsredovisning verksamheter Ekonomikontoret

Transkript

1 Årsredovisning verksamheter 2013 Ekonomikontoret

2 Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

3 1 VERKSAMHETSOMRÅDE Ekonomikontoret har hand om kommunens pengar, kravverksamhet, leverantörs- och kundfakturor samt service, rådgivning och stöd till övriga förvaltningar. Här finns även kommunens centrala kassafunktion som behandlar samtliga flöden av in- och utbetalningar. Ekonomikontoret ansvarar också för kommunens ekonomiska redovisning och sammanställer förslag till årsbudget, prognos, delårsbokslut samt årsbokslut. Ekonomikontoret utför även tjänster åt bland annat kommunens stiftelser (donationsfonder) och Dalslandskommunernas kommunalförbund. Ekonomikontoret arbetar även med kommunens övergripande strategiska ekonomi- och finansieringsfrågor samt den centrala processen för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Ekonomikontoret har även ansvar för kommunens låneportfölj, långsiktiga likviditetsplanering och den sammanställda redovisningen som förutom kommunen även omfattar de kommunala bolagen. Kommunens upphandlingsfunktion finns även under ekonomikontoret. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

4 2 EKONOMISKT UTFALL Resultaträkning Belopp i kkr Bokslut 2012 Budget 2013 Prognos 2013 Bokslut 2013 Avvikelse 2013 Intäkter Summa intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Årets resultat Personalkostnaderna är högre än budgeterat beroende på försäljning av tjänster till kommunalförbundet för ekonomiadministration samt uppgraderingsprojekt Agresso. Motsvarande högre intäkter finns på intäktssidan. Investeringar (kkr) Objekt Budget 2013 Bokslut 2013 Avvikelse Inga investeringsprojekt finns under ekonomikontoret. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

5 3 PERIODENS HÄNDELSER Årets händelser har präglats av arbetet med genomgång av rutiner och arbetssätt i och kring ekonomisystemet som en förberedelse för uppgraderingen av systemet och baskontoplanen som har skett vid årsskiftet 2013/2014. Ytterligare justeringar för att ha ett så likartat arbetssätt som möjligt i de återstående 4 kommunerna som samverkar/samarbetar kring det gemensamma ekonomisystemet Agresso har även gjorts. Ås kommun lämnar samarbetet 2014 och resterande 4 kommuner fortsätter med ytterligare en avtalsperiod om 6 år. Under året har också beslutats att förvaltningsekonomerna skall flyttas in centralt under ekonomikontoret från och med 2014 samtidigt som en förstärkning görs med en halvtidstjänst från och med 1 mars Dals-Eds kommuns ekonomikontor har under 2013 även skött ekonomiadministrationen åt Dalslandskommunernas kommunalförbund och kommer även att göra detta framöver. För detta har ytterligare en halvtidsstjänst tillsatts. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

6 4 DRIFTPROJEKT Inga driftprojekt finns under ekonomikontoret. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

7 5 KOMMUNALA MÅL 5.1 HÅLLBAR UTVECKLING Kommunstyrelsens verksamheter ska anpassas och följa rutiner för miljöledningsarbetet. Resultat/S MARTA Ekonomiavdelni ngen skall under 2013 bidra till att minska förbrukningen av inköpt mängd kopieringspappe r. 5.2 ATTRAKTIV KOMMUN Kommunstyrelsens verksamheter ska vara kvalitetssäkrade. Resultat/S MARTA Kvalitetssäkra upphandlingspro cessen Ekonomiavdelni ngen skall under 2013 kvalitetssäkra ekonomirutiner, ekonomimodell och budgetprocess. Kvalitetssäkra upphandlingsprocessen Nytt upphandlingsverktyg har tagits i bruk med upphandlingsmallar som styr och vägleder upphandlaren rätt. Verktyget innehåller även en avtalsdatabas som säkerställer att ny upphandling görs i god tid innan avtal går ut samt är ett stöd för inköpsberättigade att handla på de avtal som finns. Ekonomiavdelningen skall under 2013 kvalitetssäkra ekonomirutiner, ekonomimodell och budgetprocess. Uppgradering av ekonomisystemet har skett under året samtidigt som en genomgång av rutiner och ekonomimodell har genomlysts tillsammans med övriga samverkande kommuner i Dalsland. Kvarstår dock ett arbete att titta över ytterligare rutiner inom ekonomiadministrationen. 5.3 DEMOKRATI OCH DELAKTIGHET Kommunstyrelsen och dess verksamheter ska främja öppenhet och delaktighet för alla medborgare oavsett förutsättningar eller bakgrund. Resultat/S MARTA Personalen Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

8 Resultat/S MARTA inom ekonomiavdelni ngen skall vara tillgängliga och upprätthålla en god service internt och till allmänheten. 5.4 STABIL EKONOMI I BALANS Verksamheterna ska bedrivas inom tilldelad budget. Resultat/S MARTA Genomförda investeringsproj Budgetföljsamh et - personalkostna d Budgetföljsamh et - övriga kostnader Budgetföljsamh et - intäkter 0 kkr 0 kkr 100% kkr kkr Personalkostna derna är högre än budgeterat beroende på försäljning av tjänster till kommunalförbu ndet för ekonomiadminis tration samt uppgraderingspr ojekt Agresso. Motsvarande högre intäkter finns på intäktssidan. 132% kkr kkr 98% kkr kkr Högre intäkter än budgeterat beroende på försäljning av tjänster till kommunalförbu ndet för ekonomiadminis tration. 165% Öka andelen extern finansiering. Resultat/S MARTA Inom t ex projektform utveckla möjligheter att minska kommunens kostnader genom att öka andelen extern finansiering Andelen externfinansierin g Här ingår försäljning av administration donationsstiftels er och städ kommunhuset miljöförvaltninge ns lokaler (budgeterat 119 tkr på 598% Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

9 Resultat/S MARTA helår). Ekonomiadminis tration för kommunalförbu ndet 597 tkr (budgeterat 0 tkr på helår) Bidra till ökad kunskap och förståelse för kommunens budgetprocess och styrprinciper. Resultat/S MARTA Ekonomiavdelni ngen skall under 2013 anordna utbildningstillfäll en för genomgång av ekonomirutiner, budgetmodell etc. Ett årligt positivt resultat som motsvarar ca 2 % av skatter och bidrag Antal utbildningstillfäll e kring kommunens budgetprocess och styrprinciper 3,1% 2% 155% 0 2 0% Ekonomiavdelningen skall under 2013 anordna utbildningstillfällen för genomgång av ekonomirutiner, budgetmodell etc. På grund av sjukdom, ny personal samt arbete med förberedelser och uppgradering av ekonomisystem och baskontoplan har arbete med utbildning av ekonomirutiner, budgetmodell etc prioriterats bort Fortsätta utvecklingen av samarbetet med grannkommunerna gällande primärkommunal verksamhet. Resultat/S MARTA Ekonomiavdelni ngen skall fortsätta utveckla samarbetet kring ekonomisystem för att optimera resurserna. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

10 Ekonomiavdelningen skall fortsätta utveckla samarbetet kring ekonomisystem för att optimera resurserna. Omtag kring ekonomisystem och ekonomimodell har gjorts tillsammans med kommunerna Mellerud, Bengtsfors och Färgelanda för en fortsatt utveckling av samarbetet kring ekonomisystemet och ekonomiresurserna. 5.5 STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Fortsätta utvecklingen av Ständiga förbättringar i verksamheten. Resultat/S MARTA Förbättra internkontrollen Förbättra beslutsstödet för verksamheterna genom att integrera ekonomi-, personal- och verksamhetsdat a samt budgetoch prognosinmatnin g i Stratsys Uppgradera Agresso och anpassa ekonomimodell till gemensam modell för Dalslandskomm unerna (exklusive Ås kommun). Se till att inventarielista för kommunen upprättas. Uppdatera rutinerna för attestförfarande vilket bl a innebär uppdatering av attestlistor, mallar inför sommarsemeste r etc. Förbättra internkontrollen Arbetet har påbörjats under 2013 genom att bygga en struktur i Stratsys, arbetet kommer att fortsätta under Förbättra beslutsstödet för verksamheterna genom att integrera ekonomi-, personal- och verksamhetsdata samt budgetoch prognosinmatning i Stratsys Detta kommer att prioriteras under Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

11 Uppgradera Agresso och anpassa ekonomimodell till gemensam modell för Dalslandskommunerna (exklusive Ås kommun). De sista justeringarna görs första kvartalet Se till att inventarielista för kommunen upprättas. Inventarielista skall upprättas i nya anläggningsmodulen i ekonomisystemet som tas i bruk 1 januari Inventarielistan skall upprättas i samråd med samtliga verksamheter. Uppdatera rutinerna för attestförfarande vilket bl a innebär uppdatering av attestlistor, mallar inför sommarsemester etc. Detta har inte hunnit prioriteras då arbete med uppgradering av ekonomisystem, ekonomimodell och baskontoplan har prioriterats under året Verksamheterna ska hålla en god arbetsmiljö och ett respektfullt klimat där det finns möjlighet för medarbetaren att utveckla sig och där möjlighet till heltidstjänster och tillsvidaretjänster ska beaktas. Resultat/S MARTA Under 2013 skall en översyn av ekonomipersona lens fysiska och organisatoriska placering göras. Under 2013 skall en översyn av ekonomipersonalens fysiska och organisatoriska placering göras. Ny organisation från och med 1 januari 2014 då förvaltningsekonomerna organisatoriskt flyttas in centralt till ekonomikontoret. Den fysiska flytten kommer att ske så fort lokalutredningen för kommunhuset är klar och utflyttning av viss verksamhet har skett Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats och hantera det framtida personalbehovet. Resultat/S MARTA Under 2013 skall en inventering av arbetsuppgiftern a inom ekonomiavdelni ngen göras. Under 2013 skall en inventering av arbetsuppgifterna inom ekonomiavdelningen göras. Arbetet har påbörjats under 2013 men kommer att fortsätta 2014 i samband med att nyrekrytering gjorts av ytterligare en ekonomresurs. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

12 6 VERKSAMHETSBESKRIVNINGAR Under ansvaret finns förutom ekonomikontor även kostnader för inköpssamarbete, e-handel, central vaktmästare, bilpool (även interna intäkter), interna intäkter telefoni, timlönekostnadsförändring mellan åren, bidrag till enskilda vägar, investeringsbidrag vägar, bowlinghall samt vissa exploateringskostnader. Inför 2014 har detta renodlats och det som är kvar är förutom ekonomikontor kostnader för inköpssamarbete, e-handel, timlönekostnadsförändring samt bowlinghall. Sistnämnda kommer att flyttas till kultur- och fritid från och med Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)

13 7 FRAMTIDEN Fortsatt arbete med samverkan inom framförallt Dalslandskommunerna kring ekonomisystemet och fortsatt utveckling av detta med bland annat budget-/prognos, svefaktura m.m. Utökat behov av inköps-/upphandlingsfunktion inom Dalslandssamarbetet (inklusive Säffle kommun). Förbereda för att komma igång med e-handel mot i första hand våra mest frekventa leverantörer. Komma igång med ekonomiutbildning till våra verksamheter. Ekonomikontoret, Årsredovisning verksamheter (13)