Ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sala kommun.

Transkript

1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sala kommun. Ekonomi- och verksamhetsstyrningen definieras som en målmedveten styrprocess vars syfte är att utifrån kända styrprinciper och spelregler påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot uppställda mål avseende resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Styrningen innebär dels en styrning mot verksamheternas ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat dels en finansiell styrning (ekonomisk ställning). Ekonomi- och verksamhetsstyrningen är en övergripande styrprocess som gäller alla nämnder. Styrningen anger den yttre ramen för ansvars- och frihetsgrader vilka måste kompletteras med ett innehåll i form av spelregler för det nämndsspecifika arbetet. Nämnderna ansvarar för att tydliga spelregler finns för det nämndsspecifika arbetet. Styrande spelregler för kommunens ekonomi- och verksamhetsstyrning fastställs också politiskt i samband med behandlingen av anvisningar inför budgetarbetet, budget och årsredovisning. Dessa är sådana till sin karaktär att de med nödvändighet kan variera. I samband med budget, bokslut och uppföljning utgår också särskilda anvisningar från ekonomikontoret. Ekonomi- och verksamhetsstyrningsprinciperna ingår i kommunens styrsystem som ett av flera fastställda policys och riktlinjer. Delar i detta dokument är hämtade från dessa. Nedan följer, skeenden, förutsättningar och riktlinjer för Resursfördelning, planering Uppföljning och utvärdering Finansiell styrning Resursfördelning, planering Budgetprocess Budgetens formella innehåll och process regleras i kommunallagen. Resursfördelning och planering sker i en fastställd budgetprocess. Budgetprocessen är en process för planering av kommande års verksamhet och ekonomi och är en del i informationen om verksamheter och ekonomi tillsammans med löpande uppföljning och årsredovisning. Sala kommuns verksamheter fastställs i en treårig verksamhetsplan där första året är kommunens ettårsbudget. Budgeten omfattar både drift och investeringsbudget. Förutsättningarna för budgetarbetet fastställs i maj månad då kommunfullmäktige beslutar om visioner, mål och ramar och kommunstyrelsen beslutar om anvisningar inför budgetarbetet. Nämnderna lämnar sina budgetförslag i augusti. Därefter vidtar ett centralt politiskt arbete som resulterar i ett kommunstyrelsebeslut om ettårsbudget och verksamhetsplan i oktober. Kommunfullmäktige fastställer ettårsbudget och verksamhetsplan i november. 1

2 Underlag för beräkning av nämndernas ramar är bokslut och föregående års verksamhetsplan. Finansiellt är utgångspunkten en ekonomi i balans. Särskilda finansiella mål fastställs. Ram- och målstyrning Sala kommun tillämpar ram- och målstyrning. Ramstyrningen är en resursorienterad styrning mot det ekonomiska resultatet. Målstyrningen styr mot önskvärd verksamhet. De ekonomiska ramarna är överordnade målen vilket innebär att nämnderna ska upprätta realistiska budgetar inom givna ramar. Fasta ramar tillämpas vilket innebär att tilläggsanslag beviljas endast i undantagsfall. Driftbudget Nämnd har fullt ansvar för sin verksamhet utifrån givna resurser. Anslagsbindningen kopplas till nettoanslag. Den affärsdrivande verksamheten redovisas som resultatenheter. Nämnd äger rätt att under budgetåret omfördela budgetbeloppen inom sitt anslag. Nämnd ska fastställa budgeten på program, verksamhetsområde. Resurserna ska användas där de bäst behövs för att nå måluppfyllelse. Verksamheterna ska styras utifrån en helhetssyn på ekonomi, prestationer och kvalitet (EPK). Decentralisering av ekonomiskt ansvar ska åtföljas av decentralisering av befogenheter för effektiv resultatuppföljning och utkrävande av ansvar för verksamhet och ekonomi. Nämnderna ska i verksamhetsplanen ange förutsättningarna för uppföljning och utvärdering. Nyckeltal ska där det är lämpligt användas som ett sätt att beskriva verksamheten ur ett uppföljnings- och utvärderingsperspektiv. Investeringar Större investeringsbehov ska fastställas av verksamhetsansvarig nämnd utifrån ett verksamhetsperspektiv. Investeringsbehovet gällande fastigheter ska därefter av fastighetsansvarig nämnd ställas i relation till befintliga tillgängliga verksamhetslokaler. Vid dokumenterat investeringsbehov ska investeringen prövas av kommunstyrelsen som beslutar om eventuella projekteringsmedel i budget. Efter genomförd projektering redovisas medelsbehovet till kommunstyrelsen för bedömning i budgetarbetet. Kommunstyrelsen kan välja att föreslå kommunfullmäktige besluta att lägga in investeringen i verksamhetsplanen (ett till tre år), lägga in investeringen utanför planperioden, anvisa medel i tilläggsbudget eller ompröva investeringen. Anslagen binds till nämnd, förvaltning, verksamhetsområde och objekt beroende på art av investering. Kommunstyrelsen har rätt att omdisponera investeringsanslag. Målbegrepp Kommunen använder målbegreppen visioner, övergripande mål/fokuserade mål, och åtaganden. Visioner sträcker sig längre än planperioden och anger vad kommunen strävar mot för långsiktiga mål inom olika områden. Visionerna formuleras av politiker och fastställs av kommunfullmäktige. 2

3 Övergripande mål beskriver den riktning som kommunen vill arbeta mot över en tid som är relaterad till planperioden på tre år. Målen formuleras av politiker och fastställs av kommunfullmäktige. Fokuserade mål anger vilka områden på vilka speciellt fokus ska sättas under det kommande verksamhetsåret. De fokuserade målen formuleras av politiker och fastställs av kommunfullmäktige. Åtaganden beskriver de konkreta resultat som nämnd ska uppnå per verksamhetsområde. Åtagandena framtas av nämnd i dialog med förvaltning. Åtagandena fastställs av kommunfullmäktige. Uppföljning och utvärdering Kommunens uppföljning sker genom löpande uppföljning, delårsrapport och årsredovisning. Löpande uppföljning Nämnderna ansvarar för sin uppföljning av ekonomi och verksamhet under året. Kommunens löpande uppföljning sker månadsvis februari till och med maj. Uppehåll från den månatliga uppföljningen sker under juni och juli De månadsvisa uppföljningarna återupptas från och med augusti och pågår till och med november. December behandlas i den ordinarie bokslutshanteringen. Uppföljningarna behandlas av arbetsutskottet, kommunstyrelsen respektive månad. I juni månad lämnas en uppföljningsrapport om ekonomi och verksamhet till kommunfullmäktige. Uppföljningsrapporterna ska innehålla Ekonomisk kommentar o Avvikelse, tkr o orsak till avvikelse o Mål och åtagandekommentar o Åtgärd inklusive tidplan o Eventuell övrig kommentar Förutom att vara ett instrument för uppföljningen i sig ska uppföljningen verka för att tydliggöra kommunstyrelsens roll som övergripande ansvarig för den kommunala verksamheten tydliggöra nämndernas ansvar för den egna verksamheten stödja dialogen mellan nämnderna och kommunstyrelsen Delårsrapport Delårsrapportens hantering regleras i lagen om kommunal redovisning. Delårsrapport är en enklare variant av årsbokslutet och en prognos för verksamhetens utfall för hela året och ska i princip ha samma utformning som årsredovisningen. Enligt lagen ska minst en delårsrapport lämnas till kommunfullmäktige. Delårsrapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Kommunen tar fram en delårsrapport med helårsprognos per den sista juli. Nämnderna lämnar underlag till delårsrapporten i augusti. Kommunstyrelsen fattar beslut om delårsrapporten i september och kommunfullmäktige i oktober. 3

4 Årsredovisning Årsredovisningen regleras i kommunallagen och i lagen om kommunal redovisning. Årsredovisningen skall vara en redogörelse av utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid årets slut. För att uppfylla detta ska i årsredovisningen ingå förvaltningsberättelse resultaträkning balansräkning finansieringsanalys sammanställd redovisning som omfattar kommunal verksamhet som bedrivs genom annan juridisk person. Nämnderna lämnar sina bokslut i mitten av februari. Därefter vidtar ett politiskt arbete som resulterar i ett förslag till årsredovisning av kommunstyrelsen i mars, april. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i april. I samband med bokslutet regleras över- och underskott i särskilt tilläggsbudgetbeslut för kommande år. Finansiell styrning Grundläggande för den finansiella styrningen är att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning. Begreppet god ekonomisk hushållning regleras i kommunallagen och lagen om kommunal redovisning. Sala kommun ska uppfylla kravet på god ekonomisk hushållning genom att i normalfallet ha ett rimligt överskott både i den budgeterade resultaträkningen som i bokslutet. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För att skapa och bibehålla en ekonomi i balans, god ekonomisk hushållning ska finansiella mål fastställas. De finansiella målen är: Resultatmål, årets resultat i relation till skatteintäkter, statsbidrag och utjämning. Nettokostnadsandel, nettokostnadernas andel av skatteintäkter, statsbidrag och utjämning. Soliditet, relationen eget kapital till de totala tillgångarna. Investeringar, ska huvudsakligen finansieras med egna medel. Policydokument, riktlinjer inom ekonomiområdet Förutom detta dokument finns politiskt beslutade dokument med relativt hög detaljeringsnivå som påverkar kommunens ekonomiska hantering. Delar av dessa dokument finns relaterade i detta dokument. Dokumenten äger fortfarande sin giltighet till de delar som inte berörts i detta dokument. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Policy för penninghantering för Sala kommun 4

5 Riktlinjer kravhantering Riktlinjer borgensåtagande Upphandlingspolicy för Sala kommun Uppföljningsmodell för Sala kommun 5