Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Torsdagen den 8 oktober 2015, klockan Plats: Kommunhuset, Fagersta

Transkript

1 Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Torsdagen den 8 oktober 2015, klockan Plats: Kommunhuset, Fagersta Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Delårsrapport för Norra Västmanlands ekonominämnd 3. Firmateckning för Norra Västmanlands ekonominämnd 4. Anmälan av delegationsbeslut 5. Rapporter a) Uppstart av projekt om e-faktura till privatkunder 6. Eventuella övriga ärenden

2 Datum Diarienummer Verksamhetsberättelse Norra Västmanlands ekonominämnd, delårsrapport 2015 Ordförande: Marino Wallsten Förvaltningschef: Karolina Berglund, vikarierande ekonomichef Stefan Granqvist Prognos Bokslut Utfall Utfall Resultat (kkr) Budget Prognos 2014 Budget Utfall Intäkter , , , ,6-937,5-962,4 Kostnader 9 945, , , , , ,4 Nettokostnad före kapitalkostnad 8 367, , , , , ,0 Kapitalkostnad Nettokostnad före kommunbidrag 8 367, , , , , ,0 Kommunbidrag, årsbudget , , , , , ,7 Kommunbidrag, tilläggsanslag Budgetavvikelse 0,0-561,2-417,5 0,0-632,4-415,7 Återbetalning Fagersta 54,9%(55,0) 308,1 229,2 347,2 228,6 Återbetalning Norberg 45,1%(45,0) 253,1 188,3 285,2 187,1 Uppdrag Förvaltningen tillhandahåller tjänster till Fagersta och Norbergs kommuner inom följande områden: Budgetprocess Årsredovisning och delårsbokslut Budgetuppföljning med helårsprognos Löpande ekonomiadministration Finansförvaltning Förvaltningen tillhandahåller även enligt särskilda avtal ekonomiadministrativa tjänster till samverkansorganisationerna Norra Västmanlands Utbildningsförbund (NVU) och Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund(NVK), Norra Västmanlands samordningsförbund samt Tillväxtgruppen (TVG). Förvaltningen har tolv medarbetare inklusive ekonomichef. Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

3 2 Nämnden består av två ledamöter och två ersättare. Kommunerna utser en ledamot och en ersättare var. Posten som ordförande respektive vice ordförande roterar mellan kommunerna. Periodens händelser Förvaltningen har tillsammans med informatörerna tagit fram en kortversion av respektive kommuns budget för I början av året skickades kortbudgeten ut till samtliga hushåll i respektive kommun. Förvaltningen har startat förberedelser för att kunna erbjuda e-fakturor till privatkunder hos Fagersta kommun, Norbergs kommun och Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund. Målsättningen är att några delar skall vara klara till årsskiftet 2015/2016. Under året har en förlängning av bankavtalet gjorts. Upphandlingen gjordes Förvaltningen har genomfört ett antal utbildningsinsatser, bl a: - Företagskort - Elektronisk fakturahantering för nyanställda Förvaltningen har på uppdrag av respektive kommun skrivit fram bland annat följande ärenden: Utlåning till föreningar (Fagersta) Revidering av finanspolicy (Fagersta) Särskild medlemsinsats kommuninvest (Fagersta och Norberg) Social investeringsfond (Norberg) Måluppfyllelse Redovisas i bilaga. Därutöver redovisas uppföljning av sjukfrånvaro och budget mer detaljerat nedan.

4 3 Sjukfrånvaro Förvaltningen har som mål att ha låg sjukfrånvaro. Under perioden januari-juli uppgick sjukfrånvaron till 1,7%. Samma period föregående år uppgick frånvaron till 3,9%. Målet bedöms delvis vara uppfyllt efter årets första sju månader. En marginellt förbättrad måluppfyllelse beräknas för helåret. Antal sjukdagar totalt Sjukfrånvarodag/ snittanställd Januari 3,75 0,30 0,97 Februari 3 0,23 0,82 Mars 5 0,38 1,24 April 23 1,77 5,90 Maj 10 0,77 2,48 Juni 2 0,14 0,46 Juli Procentuell sjukfrånvaro Budget Periodens resultat visar ett överskott på 632,4 tkr. För helåret prognostiseras ett överskott på 561,2 tkr. Överskottet beror till största del på outnyttjade medel för utvecklingsprojekt och tjänstledig personal. Enligt överenskommelse ska överskottet fördelas med 54,9% till Fagersta och 45,1% till Norberg, vilket innebär en prognostiserad återbetalning med 308,1 tkr respektive 253,1 tkr. Skillnaden mellan periodens resultat och helårsprognos beror främst på att vakanser och tjänstledigheter varit fram till hösten2015 och full bemanning finns från och med december. Framtiden Arbetet med att utveckla gemensamma rutiner och arbetssätt kommer att fortsätta. Möjlighet att välja e-faktura kommer att finnas för privatkunder vid årsskiftet 2015/2016. Versionsbyte av ekonomisystem planeras till hösten Stefan Granqvist Vikarierande ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

5 Bilaga Effektmål 2015 Sida 1 av 2 Nämnd: Norra Västmanlands ekonominämnd Enhet: Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Övergripande mål Gemensamma mål 2015 Effektmål 2015 Om inget annat anges avser målet Målen ska vara tidssatta, mätbara, realistiska och förankrade. Mätmetod T.ex KKIK, Öppna jämförelser, enkäter, Kolada, ScB:s medborgarundersökning, Vad kostar vht i din kommun Bakgrund Prognos måluppfyllelse (helåret) 1. Långsiktig hållbar utveckling med god kvalitet och effektivt resursutnyttjande Verksamheterna ska aktivt arbeta med att förbättra effektivitet och kvalitet. Fortsätta att utveckla rapporteringen vid månadsuppföljning och bokslut. Minska risken för fel samt reducera dubbelarbete. Målet kommer ej att uppfyllas. Projekt nedprioriterat i dagsläget. Genomförs med extern lev. Upphandla ekonomisystem samt påbörja genomförande av förändringar Målet kommer inte att uppfyllas. Versionsbyte nödvändigt. Utbilda chefer och övriga medarbetare i ekonomiadministrativa system Målet är uppfyllt. Planera för kompetensöverföring inför kommande pensionsavgångar. Målet är delvis uppfyllt

6 Bilaga Effektmål 2015 Sida 2 av 2 Övergripande mål Gemensamma mål 2015 Effektmål 2015 Om inget annat anges avser målet Målen ska vara tidssatta, mätbara, realistiska och förankrade. Mätmetod Bakgrund Prognos måluppfyllelse (helåret) 1. Långsiktig hållbar utveckling med god kvalitet och effektivt resursutnyttjande forts. Kommunen ska verka för att den totala miljöbelastningen minskar. Andelen inköpta rättvisemärkta produkter ska öka jämfört med föregående år. KS-beslut Minst 25 % av kommunhusets inköpta te ska vara rättvisemärkt. Gemensamt mål för kommunhuset. Målet kommer att uppfyllas. 3. Attraktiv arbetsgivare utifrån en definierad värdegrund. Bibehålla en låg sjukfrånvaro. Statistik från personalkontoret i Fagersta. Sjukfrånvaron uppgick till 1,7%. Snittet för KS förvaltningar uppgick för samma period till 2,1%. Målet kommer att uppfyllas. 8. Kommunal ekonomi i balans. Upprätthålla en långsiktigt välskött ekonomi med stabila ekonomiska förutsättningar för god kvalitet i verksamheten. Verksamheterna ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. KS-beslut Verksamheterna ska ha en budget i balans. KS-beslut Månadsuppföljningar, delårsbokslut och årsbokslut. Målet kommer att uppfyllas. Målet kommer att uppfyllas.

7 Datum Diarienummer Firmateckning Norra Västmanlands ekonominämnd Följande personer har rätt att teckna firma och underteckna handlingar för Norra Västmanlands ekonominämnd i enlighet med beslut i Norra Västmanlands ekonominämnd: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening, eller Vice ordförande Åsa Eriksson och ekonomichef Karolina Berglund i förening Följande personer: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening Ordförande Marino Wallsten, ekonomichef Karolina Berglund, ekonom Stefan Granqvist, ekonom Eva Lundgren, redovisningskamrer Christina Strandberg två i förening någon av dem med kontrasignation av ekonomi assistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Sofie Fjellman, Malin Möberg-Ingemarsson och Amanda Smeds har rätt att för Norbergs kommuns räkning: teckna kommunens plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer. under förutsättning att erforderliga beslut fattas av kommunfullmäktige i Norberg omsätta Norbergs kommuns lån, d.v.s. låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller under ett kalenderår. Förslag till beslut 1. Förslaget om firmatecknare godkänns. 2. Förslaget överlämnas till Norbergs kommun för godkännande. Stefan Granqvist Vikarierande Ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

8 Datum Diarienummer Omsättning av lån Med stöd av Norra Västmanlands ekonominämnds delegering, 12, den 16 september 2014, beslutar undertecknad härmed att för Norbergs kommun omsätta lån på kronor enligt offert från Kommuninvest. Stefan Granqvist Vikarierande ekonomichef Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr: