Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Torsdagen den 23 november 2017, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg

Transkript

1 Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Torsdagen den 23 november 2017, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Svar på fråga om den digitala brevlådan Kivra - Medverkan av IT-strateg Jan Abrahamsson 3. Svar på fråga om kostnadsjämförelse för lönespecifikationer 4. Sammanträdesplan år Uppföljning av internkontrollplan år Anmälan av delegationsbeslut 7. Rapporter a) Personalfrågor Norra Västmanlands ekonomiförvaltning b) Kommuninvests referensgrupp för småkommuner 8. Eventuella övriga ärenden

2 Datum Dnr Svar på fråga gällande KIVRA en har fått i uppdrag att undersöka Kivra som verktyg och återkomma med förslag på vidare hantering. Kivra är en tjänst för säker digital post från företag och myndigheter. Användaren får bara post från företag och myndigheter som är anslutna till Kivra och som användaren har mellanhavanden med. Kivra är en av flera digitala brevlådetjänster. Skillnaden mellan tjänsterna består i vilken typ av post användaren kan få till den digitala brevlådan. Fagersta kommun Enligt kommunens IT-strateg är målet att så långt det är möjligt kunna erbjuda medborgarna/kunderna digitala utskick. Det finns en utmaning i att utskicken skapas i många olika system och format, samt i olika syften. IT-strategen lyfter fram nedanstående fördelar och nackdelar med digitala utskick. Fördelar 1. Hög säkerhet 2. Omedelbar leverans 3. Åtkomst till utskick oavsett var mottagaren befinner sig 4. Kostnadsbesparing Nackdelar/utmaningar 1. Antalet användare. I dag finns ca 1,5 miljoner anslutna användare. Kommunen känner inte till hur många användare som finns i kommunens kundkrets. 2. Envägskommunikation. Mottagaren av utskicket kan inte via brevlådetjänsten svara på meddelandet. I Fagersta kommun pågår installation av grundläggande infrastruktur. Digitalt utskick av e-lönespecifikationer till användare av digital brevlådetjänst väntas kunna lanseras inom kort. För anställda som inte har digital brevlådetjänst finns möjlighet att hämta lönespecifikation ur lönesystemet Personec, alternativt beställa e- lönespecifikation till internetbanken (gäller ej alla banker). Följande priser gäller för utskick av lönespecifikationer enligt bankavtal som träder i kraft : Utskick av lönespecifikation på papper: 7,00 kr Utskick av e-lönespecifikation: 2,50 kr Postadress Besöksadress Telefon Postgiro Bankgiro FAGERSTA Norbergsvägen vx Fax

3 Kommunstyrelsen betalar idag för utskick av lönespecifikationer och kommer därmed att tillgodogöras effekten av kostnadsbesparingen. Norbergs kommun Norbergs kommun har inom ramen för digitaliseringsprogrammet identifierat behovet av att anslutas till en digital brevlådetjänst. Sammanfattning en konstaterar att behovet av att ansluta sig till en digital brevlådetjänst har identifierats i både Fagersta kommun och Norbergs kommun. I Fagersta kommun har processen mot ett införande redan påbörjats. För ekonomiförvaltningen handlar brevutskick framförallt om fakturor. Processen med att införa elektroniska kundfakturor pågår. För Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund finns redan idag möjligheten att skicka elektroniska kundfakturor. Förslag till beslut 1. Rapporten godkänns. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

4 Datum Dnr Kostnadsjämförelse för lönespecifikationer, svar på fråga en fick på ekonominämndens sammanträde i september frågan om vad elektroniska lönespecifikationer kostar jämfört med lönespecifikationer på papper. Lönespecifikation på papper: 7,00 kr/st E-lön: 2,50 kr/st Förslag till beslut 1. Norra Västmanlands ekonominämnd godkänner rapporten. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

5 Datum Diarienummer Norra Västmanlands ekonominämnd Förslag till sammanträdesplan 2018 Februari Ärenden: Verksamhetsberättelse NVE 2017, Internkontrollplan 2018 Plats: Fagersta Dag: 21,22 Maj Ärenden: Budget NVE 2019, plan Plats: Norberg Dag: 23,24 September Ärenden: Delårsrapport NVE Plats: Fagersta Dag: 26,27 (em) November Ärenden: Sammanträdesplan, uppföljning internkontrollplan 2018 Plats: Norberg Dag: 21,22 (em) Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

6 Datum Dnr Uppföljning av internkontrollplan 2017 för Norra Västmanlands ekonominämnd Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Enligt internkontrollplan för 2016 ska Norra Västmanlands ekonominämnd (NVE) följa upp följande områden: Kontanthantering Attest Behörigheter Back-up och sårbarhet Rutiner i leverantörsreskontra Kontanthantering NVE har infört en rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs. Inga avvikelser har noterats. Attest NVE har regelmässigt under en längre tid skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna/underskrivna av ej behörig person. Behörigheter (Christina) I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid. I samband med uppgraderingen av ekonomisystemet år 2017 gjordes en aktualitetskontroll av samtliga användarkonton.

7 2 Back-up och sårbarhet För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. Det har tagits fram en behörigshetsförteckning för att ge en överblick. Det finns en dokument Vem gör vad? för hela NVE som uppdateras löpande. Upplägg av nya leverantörer I en revisionsrapport från år 2016 framförde revisorerna synpunkten att det inte är önskvärt att personer som har möjlighet att lägga upp nya leverantörer samtidigt har rätt att beslutsattestera. NVE delar revisionens uppfattning, men konstaterar samtidigt att. nyuppläggning av leverantörer sker i det närmaste dagligen. Ur resurs- och sårbarhetsperspektiv bedömer NVE därför att nuvarande arbetssätt tillsvidare får ligga fast. Kortinnehav Anställda inom Fagersta kommun, Norbergs kommun och Norra Västmanlands Utbildningsförbund (NVU) har via avtalet med Nordea möjlighet att ansöka om inköpskortet First Card. Kortansökan ska vara underskriven av den sökandes chef. Ansökan och kortutlämning hanteras sedan av ekonomiförvaltningen. Varje kort genererar avgifter. Enligt bankavtal som gäller fr o m gäller följande priser: 1. Fast årsavgift 150 kr, avgift per köp 0 kr 2. Fast årsavgift 50 kr, avgift per köp 5 kr Därutöver tillkommer administration, både för kortinnehavaren och för ekonomiförvaltningen. Under perioden januari-augusti 2017 har följande antal kort varit utställda: Fagersta: 85 (per oktober 86) Norberg: 61 (per oktober 65) NVU: 12 (per oktober 12) En genomgång av kortköp under perioden visar att en relativt stor andel av korten används i begränsad omfattning (utlägg under 250 kronor per månad) eller inte alls. Ekonomiförvaltningen har i Fagersta respektive Norbergs kommuns ledningsgrupp informerat om antal kort, kortavgifter samt skickat ut listor över kortinnehavare och summa inköp per kort under perioden NVU:s ledning har fått motsvarande information. NVE anser att inriktningen bör vara att kort som används i begränsad omfattning/inte alls ska säga upp.för sällanvändare kan ersättning mot redovisning av kvitton vara ett alternativ. Det kan också finnas anledning att titta närmare på kort som används i hög utsträckning och om inköp i vissa fall kan ske mot faktura. Förslag till respektive kommuns ledningsgrupp är att förvaltningschef i fortsättningen ska bevilja kortinnehav. Införande av rekommenderad miniminivå på utlägg diskuteras. NVE kommer fortsättningsvis att årligen skicka ut listor över kortinnehavare och summa inköp per kort till ansvariga chefer. Förslag till beslut

8 3 1. Norra Västmanlands ekonominämnd godkänner uppföljning av internkontrollplan Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

9 4 Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys 2017, Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Risk- och väsentlighetsanalys Kontanthantering Kontanter hanteras fortfarande ute i verksamheterna, vilket medför merkostnader. Mynthanteringen är särskilt kostsam eftersom mynten inte kan levereras direkt till banken. Det är viktigt att stölder/misstanke om stöld undviks. Attester, kontering/korrekt Behörigheter Back-up och sårbarhet Leverantörsreskontra Kortinnehav Ekonomiavdelningen får in underlag från verksamheterna. Underlagen ska vara underskrivna av behörig person. Om underskrift saknas eller om underlaget är underskrivet av fel person ska underlaget skickas tillbaka. Kontroll sker löpande. I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra vad gäller ekonomisystemet och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid. I samband med uppgraderingen kommer nya behörigetsansökningar att krävas från samtliga användare. Ett syfte med bildandet av NVE är att säkerställa kompetens och minska sårbarheten. För att uppnå detta måste förvaltningen säkerställa att kompetens utbyts och att behörigheter finns. Upplägg av nya leverantörer Revisionen i Fagersta har granskat leverantörsreskontraprocessen och identifierat ett antal förbättringsområden, bland annat bör inte samma person ha rätt lägga upp nya leverantörer och samtidigt ha rätt att beslutsattestera. NVE konstaterar också att antalet leverantörer ständigt ökar och att en gallring i systemet behöver göras. Antalet företagskort har ökat kraftigt. Kortinnehaven medför administration för både kortinnehavaren och NVE, samt en merkostnad i form av kortavgift. NVE kontrollerar inkomna kortredovisningar. Kontrollen kan utökas med genomgång av faktisk användning.

10 5 Bilaga 2 Internkontrollplan 2017 Specifikt för Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontanthantering Att NVE har kvitterat myntpåsar vid överlämning till NVE. 1 ggr/år Stickprov NVE Attester Behörigheter Utveckla arbetssätt för att minska mängden kontanter. Att löpande kontrollera att underlag är underskrivna av behörig person. Att behörigheter avslutas. Redovisning av genomförda insatser. löpande NVE 1 ggr/år Genomgång av användarförteckningar. NVE Back-up och sårbarhet Upplägg av nya leverantörer Att aktuella underlag finns för befintliga behörigheter. Att plan för back-up finns och att behörigheter är ordnade. Ta fram en rutin som förhindrar att en person både har rätt att lägga upp en ny leverantör och att beslutsattestera. 1 gång Nya behörighetsblanketter krävs in från samtliga användare i samband med uppgraderingen av ekonomisystemet. 2 ggr/år Genomgång på personalmöten 1 gång NVE NVE Kortinnehav Genomgång av leverantörsregistret. Genomgång av kortanvändning per kortinnehavare (belopp och frekvens) 1 gång 1 ggr/per år Stickprov NVE

11 6 Bilaga 3 Användning av First Card inköpskort Fagersta Inköp per mån antal andel Belopp över % Belopp % Belopp % Belopp % Belopp % Summa % Summa inköp totalt Norberg Inköp per mån antal andel Belopp över % Belopp % Belopp % Belopp % Belopp % Summa % Summa inköp totalt NVU Inköp per mån antal andel Belopp över % Belopp % Belopp % Belopp % Belopp 0 1 8% Summa % Summa inköp totalt

12 Datum Diarienummer Sammanställning av delegationsbeslut Omsättning och amortering av lån, Norbergs kommun Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr: