Program för serviceförvaltningens mässa 2013

Transkript

1 Program för serviceförvaltningens mässa 2013 Tid Fullmäktige Enköping Fjärdhundra Lagunda Trögd Åsunda SEF IT-SERVICE LÖNE-SERVICE 8.30 SEF 1: Intern service i Enköpings kommun SEF 2: IT uppbyggnad och funktioner i kommunen SEF 3: Gemensam fordonshantering - Projekt SEF 4: Sharepoint och exchange - vad är på gång SEF 5: Gemensamt Kundcenter/Kontaktcenter Enköping - Projekt IT-drift IT 3: IT 3: SEF 6: Nytt ekonomisystem - Vad händer i IT-drift införandet av Agresso SEF 7: Konferensanläggningen i kommunhuset SEF 8: Upphandling nya närkopiatorer SEF 9: Internfinansiering - hur fungerar det? SEF 1: Intern service i Enköpings kommun IT-drift IT 3: Lön 1: Självservice Lön 2: WinLas Lön 3: Medvind Lön 4: Lön 5: Löneadministration Lön 1: Självservice Lön 2: WinLas Lön 3: Medvind Lön 4: KONTORS-SER- VICE KS 1: Repro KS 2: Vaktmästeri KS 3: Infocenter KS 4: Växel KS 5: KS 1: Repro KS 2: Vaktmästeri KS 3: Infocenter KS 4: Växel EKONOMI-SERVICE EK 1: Reseservice EK 2: Ersättning och utlägg EK 3: Kortbeställningar EK 4: Inyett EK 5: EK 1: Reseservice EK 2: Ersättning och utlägg EK 3: Kortbeställningar EK 4: Inyett TELE-SERVICE Tele/inköp 1: Sortiment Tele/inköp 2: + Tele/inköp 3: Abonnemang Tele/inköp 4: Leverans Tele/inköp 5: Tele/inköp 1: Sortiment Tele/inköp 2: + Tele/inköp 3: Abonnemang Tele/inköp 4: Leverans

2 SEF 1 SEF 2 SEF 3 SEF 4 SEF 5 Intern service i Enköpings kommun IT uppbyggnad och funktioner i kommunen. Gemensam fordonshantering - Projekt Sharepoint och exchange vad är på gång Gemensamt Kontaktcenter Enköping - Projekt SEF 6 Nytt ekonomisystem - Vad händer i införandet av Agresso SEF 7 Konferensanläggningen i kommunhuset. SEF 8 Upphandling nya närkopiatorer Serviceförvaltningen startade 1 januari 2012 och har under sedan dess både arbetat med att etablera en ny förvaltning samtidigt som vi levererat våra tjänster. Vi kommer kort inledningsvis beskriva vilka vi är, vilket arbete som pågår men även vilka utmaningar vi står inför den kommande tiden. Alla vet vi väl självklart vad en dator är men hur fungerar det egentligen i en stor verksamhets it-miljö. Varför är det inte självklart att jag får lägga in de program jag själv tycker att jag behöver och varför kan inte vem som helst bara få använda vårt nät. Vi kommer kort att förklara Enköping kommuns it-miljö och det stora utvecklingsarbete vi just nu genomför. Visste ni att Enköpings kommun lägger ned mycket pengar på tjänsteresor med personbilar. Vi har också en väldigt splittrad hantering som skiljer sig mellan olika förvaltningar. Kommunen har startat ett projekt för att se om det går att lösa effektivare. Kommunens ledning kommer senare i höst få ett beslutsunderlag så de kan fatta beslut. Vi presenterar lite fakta och hur långt vi nått hittills. Vi har väl alla klagat över gamla epost-system. Enköpings kommun håller på att gå över till Microsoft Outlook som epost-system och kommer att få Sharepoint som ersättare för våra ikoner i First Class. Vi beskriver lite av vad som är på gång och vad det innebär för kommunen. Visste ni att växeln i 75% av alla samtal som kommer in till kommunen svarar inom 12 sekunder men att då det sker vidarekoppling att man bara kommer i kontakt med handläggare i 43% av fallen. Vi har ett utvecklingsarbete att göra i kommunen. Kommunstyrelsen har gett ett uppdrag att påbörja arbetet med att förbättra vår service som kommun. Ett led i detta är att det påbörjats ett projekt som kommer att vara kommunövergripande och avser att skapa en bättre fungerande kontakt med våra medborgare. Arbetet har precis börjat och vi kommer att presentera vad ett kontaktcenter skulle kunna innebära för Enköping. Enköpings kommun har upphandlat ett nytt ekonomisystem, Agresso. För närvarande genomför leverantören utbildning och förberedelser för det nya systemet. Vi berättar lite om det nya systemet och det arbete som pågår just nu. Vi kommer även att informera lite om de förändringar som det nya ekonomisystemet kommer att innebära. En ny utrustning har installerats i de gemensamma konferenssalar som finns i kommunhuset. Vi kommer ge er en lektion i handhavande och vilken utveckling som kommer att ske i dessa rum. Det kommer ständiga frågor om nya närkopiatorer och när de kommer att bytas ut. Vi har precis fått ett ramavtal klart och arbetet med att upphandla nya närkopiatorer har påbörjats. Just nu genomförs en inventering hos förvaltningarna för att vi ska veta hur stor upphandling som det kommer att bli. Vi ger en information om den pågående upphandlingen men vi kommer även att informera om andra kommande förändringar.

3 SEF 9 Internfinansiering - hur fungerar det? Det finns olika sätt att finansiera verksamheter inom kommunen. Generellt så använder vi två principer inom Enköpings kommun. Den normala finansieringen av förvaltningarna är anslagsfinansiering men när det gäller hyror och Serviceförvaltningens tjänster så sker dessa genom en internfinansiering. Vi berättar lite om skillnader och om hur internfinansiering av de tjänster vi levererar går till. IT 1 + För att få bästa möjliga leverans av tjänst eller produkt så är det ett gemensamt ansvar. är det verktyg vi använder för att både skicka beställningar men även att följa upp pågående ärenden. En riktigt lagd beställning underlättar vårt arbete och kommer att göra så att vi snabbare kan hjälpa er med det ni önskar. I detta moment så visar vi hur ni kan lägga ett ärende eller en beställning av it-produkter eller tjänster inom it. Vi kommer att göra en genomgång servicedesk+ och hur hittar man dit? IT 2 IT drift IT är för kommunen ett omfattande arbete och det händer väldigt mycket idag inom IT. Vi håller på att införa en ny infrastruktur och ett helt nytt operativsystem samtidigt som ger support och stöd på kommunens gamla it-miljö. I detta moment kommer vi ge en presentation av it och de ansvarsområden vi har och den påverkan it-utvecklingen har på kommunen fram till vi är helt klar. IT 3 Vi erbjuder en workshop där du både kan få en möjlighet att prova på, ställa dina frågor men även göra ett besök hos oss på IT. Lön 1 Självservice Självservice är ett av de försystem vi inom Enköpings kommun använder, när vi rapporterar hur vi arbetat, eventuell frånvaro, reseräkningar etc. Uppgifterna i Självservice ligger till grund för att vi medarbetare ska få rätt lön för utfört arbete. Lön 2 WinLas WinLas är ett verktyg för LAS-hantering och anställningsavtal. Utifrån de anställningsuppgifter respektive chef lagt in i WinLas registreras uppgifterna manuellt i P/A-systemet Personec P. Därefter lägger IT-service upp AD-konto. Detta moment vänder sig i första hand till WinLas-användare. Lön 3 Medvind Medvind är ett av de försystem vi inom Enköpings kommun använder, när vi rapporterar hur vi arbetat, eventuell frånvaro etc. Uppgifterna i Medvind ligger till grund för att vi medarbetare ska få rätt lön för utfört arbete. Medvind används i nuläget av hela Vård- och Omsorgsförvaltningen samt vissa delar av Socialförvaltningen. Lön 4 Ni är varmt välkomna att ställa alla era frågor inom löneområdet. För att underlätta ert arbete kan vi också vägleda er i de olika systemen. Lön 5 Löneadministration Löneadministration handlar om mycket mer än en lönespecifikation i slutet av månaden. Vi informerar er om de tjänster Löneservice levererar och går igenom tjänstekatalogen. KS 1 Repro Att repro kan trycka papper är självklart men vi har en stort utbud som vi kan erbjuda. Vi ger er därför en vägledning i webbutiken och alla de områden vi kan hjälpa er med.

4 KS 2 Vaktmästeri Vi har en gemensam hantering av post inom kommunen och avtal med Posten AB men för att säkerställa att ett brev kommer säkert fram så kan det krävas att vi gör på rätt sätt. Vi ger er för att ni ska bli säkrare en vägledning i att adressera rätt, frankering och hur gör man rek. KS 3 Infocenter InfoCenter tar emot alla de gäster som kommer till kommunhuset och är för många den första kontakten med Enköpings kommun. Vi ger er en vägledning vad hjälper vi till med och vilka behov vi har för att kunna utföra vårt arbete på bästa sätt för att både skapa en positiv bild av Enköpings kommun men även för att underlätta ert arbete. KS 4 Växel Alla har vi ringt till en myndighet och inte kommit i kontakt med den vi söker. När vi kopplas till växeln så är endast svaret; Inget svar! Om vi hjälps åt så underlättar det både att inte bli stöd under möten men även så att kommunens växel kan berätta då ni har ett viktigt möte. Det system vi använder i kommunen för att lösa detta är Vision. Vi hjälper er genom att beskriva hur ni gör för att ändra i Vision 80/20 och vad vi kan hjälpa till med. KS 5 Vi använder tiden till att svara på frågor som rör kontorservice verksamheter och den hjälp vi kan erbjuda er. Du kanske undrar något rörande porto, växel, informationscenter, borgerliga vigslar eller vad vi kan trycka för papper i repro. Kom och ställ dina frågor! EK 1 Reseservice Ibland måste vi genomföra en tjänsteresa för att lösa våra uppgifter. Kommunen har ett avtal med CWT som kan hjälpa oss med detta. För de kortare resorna kan det både vara billigare och enklare att använda SJ eller UL. Vi ger er en vägledning till resebeställningar och vad som gäller när det rör tjänsteresor. EK 2 Ersättning/utlägg Ibland tvingas vi att betala med egna pengar och ska få dessa tillbaka av kommunen. För att göra detta så fyller vi i en utanordningsblankett. Men vad gäller för friskvård och andra utlägg och hur fyller jag i blanketten korrekt så att jag kan få tillbaka mina utlägg? EK 3 Kortbeställningar Enköpings kommun har ett bankavtal med Nordea och genom detta kan vi beställa betalkort för att slippa använda egna pengar eller ha kontanter i en handkassa som vi ska redovisa. Det kort vi kan beställa är Firstcard inköpskort. När det gäller drivmedel till bilar har kommunen avtal med Statoil och för ytterområden OKQ8. Men hur vet jag när det är det lämpligt att ha kort och vilket kort behöver jag? Var finns blanketten? Riktlinjer? Vi ger dig en vägledning avseende alla kortbeställningar som vi kan hjälpa er med. EK 4 Inyett Enköpings kommun hanterar en hel del bluffakturor men även kontroll av utbetalningar så att vi inte betalar för mycket pengar. Hur görs våra leverantörs-och betalningskontroller? Blufföretag-när ska man vara uppmärksam? Vi visar hur detta hanteras och vad vi kan få fram för statistik av de system vi använder. EK 5 Vi använder tiden till att svara på frågor som rör ekonomi och den hjälp vi kan erbjuda er. Kom och ställ dina frågor!

5 Tele 1 Sortiment inom tele Alla behöver vi finnas tillgängliga för medborgare inom Enköpings kommun men även för andra som är intresserad av vår kommun. Detta kan vara företag, myndigheter men även personer som vill flytta hit. Telefonen är fortfarande en av de saker vi använder mest i våra kontakter. Vi kommer i detta pass hjälpa er så att ert val av telefonprodukt blir den bästa möjliga för att lösa uppdraget. Vi kommer i detta moment visa vad kan man beställa via Tele och Inköp. Tele 2 + För att få bästa möjliga leverans av tjänst eller produkt så är det ett gemensamt ansvar. är det verktyg vi använder för att både skicka beställningar men även att följa upp pågående ärenden. En riktigt lagd beställning underlättar vårt arbete och kommer att göra så att vi snabbare kan hjälpa er med det ni önskar. I detta moment så visar vi hur ni kan göra en beställning av teleprodukter eller tjänster inom tele. Tele 3 Abonnemang Kommunen har i dagsläget ett tele-avtal med Tele 2 för våra abonnemang. Det kan vara svårt att hitta rätt i de olika abonnemangen och hur det fungerar med MEX. Vi kommer att lotsa er rätt inom de olika abonnemangstyperna men även ge er en information om vad MEX (mobile extension) är för något. Tele 4 Leverans Vart vänder jag mig för att få min telefon och vad kan jag få för hjälp i samband med att jag hämtar den. Vi berättar vad som sker vid leverans av beställningar inom telefoni. Tele 5 Vi använder tiden till att svara på frågor som rör telefoni och den hjälp vi kan erbjuda er. Kom och ställ dina frågor!