ASTRAKAN KURSPLAN ESF Edition

Transkript

1 ASTRAKAN KURSPLAN ESF Edition Nu i specialversion för ESF-projekt inom kompetensutveckling Spara massor av administration - och ge era projektdeltagare bättre service! I samarbete med flera ESF-projekt har Artisan under hösten 2009 utvecklat en specialversion av kursadministrationsprogrammet Astrakan Kursplan. Astrakan Kursplan ESF Edition är en unik applikation som tillgodoser ESF-projekts behov av stöd för att hantera kursanmälningar, administration och rapportering inom kompetensutvecklingsprojekt. Programmet kräver ingen it-administration av er. Sitter ni på olika orter? Inga problem! Kursplan ESF Edition är ett helt webbaserat program, vilket innebär att det enda du behöver för att arbeta med programmet är en dator med internetanslutning. ASTRAKAN KURSPLAN ESF EDITION BESTÅR AV TVÅ DELAR 1 2 I administrationsgränssnittet lägger administratörerna upp kurser, hanterar administrationen kring dem, och tar fram rapporter. På den publika webbplatsen kan kursdeltagare och deras chefer studera tillgängliga kurser och anmäla sig till dem. Astrakan utvecklas av Artisan Global Media

2 1 KURSPLANS FÖRDELAR FÖR ADMINISTRATÖREN Ett komplett system för att administrera kurser. Effektivt arbetssätt där du först lägger upp ett kursutbud där kurserna presenteras med till exempel syfte, innehåll och omfattning. Utifrån kurserna skapar du sedan olika tillfällen av kursen. All administration kring kurstillfället hanterar du i programmet, till exempel deltagarlistor, närvaro och intyg. Om en kurs är återkommande behöver du inte lägga in informationen på nytt utan du skapar helt enkelt nya kurstillfällen utifrån kursen. Enkel import av kursdeltagare via importfil. Varje kursdeltagare tillhör en organisation, vilket möjliggör uppföljning på företagsnivå. Specialdesignade rapporter som underlättar arbetet som projektledare när du ska göra olika typer av sammanställningar för ESF-rådet och SCB, till exempel månadsvisa rapporter över antal timmar. Hyr det helt webbaserade systemet från Artisan och slipp egen it-administration. ADMINISTRATION I administrationen lägger du upp ett kursutbud där kurserna presenteras. För varje kurs formulerar du en beskrivning med till exempel syfte, innehåll och omfattning. Eventuellt kursmaterial kan du ladda upp som en bilaga. Varje kurs är knuten till en eller flera kategorier, varav en är huvudkategori. Utifrån kurserna skapas sedan olika kurstillfällen, det vill säga upplagor av kursen. Du anger bland annat max antal deltagare, sista anmälningsdatum, vilka organisationer som ska ha möjlighet att söka kursen, och datum för sammankomsterna. 2

3 När kursen har startat hanterar du all administration i programmet, till exempel deltagarlistor, närvaro och intyg. Deltagarna importerar du på ett enkelt sätt via importfil till de organisationer som du har lagt upp. Ansvaret för deltagarimporten kan du också lägga på cheferna för respektive organisation. RAPPORTER Astrakan Kursplan erbjuder ett stort urval av rapporter. Du kan till exempel ta fram statistik grupperad på olika månader, kurser, kurskategorier, organisationer, personer, kön eller kostnadsställen. Det finns också en rapport som visar hur mycket som ska faktureras per deltagare, kurstillfälle och organisation. För rapporteringen till ESF-rådet och SCB finns två specialdesignade rapporter. En rapport används för att månadsvis rapportera antal timmar per kursdeltagare. En annan rapport visar sammankomsterna under vald tidsperiod med datum, antal timmar och antal deltagare. Rapporterna går att exportera till Excel för vidare bearbetning. 3

4 2 KURSPLANS FÖRDELAR FÖR KURSDELTAGARE OCH CHEFER Kurskatalog på nätet via programmets publika webbplats. Allmän information finns lätt tillgänglig på startsidan. Hitta intressanta kurser via kurskalendern, eller genom sökning. Se kurser öppna för alla utan att logga in. Efter inloggning blir även kurser som riktar sig mot din egna organisation tillgängliga. Chefer kan importera sina medarbetare via importfil till sin organisation. Chefer kan på ett enkelt sätt anmäla grupper av medarbetare till kurser. Den anställde kan också anmäla sig själv. Chefen kan i detta fall attestera anmälan. KURSANMÄLAN Kursadministratörerna registrerar chefen som användare i programmet. Arbetsflödet på den publika webbplatsen börjar därefter med att chefen importerar sina medarbetare via en importfil. Man behöver alltså inte lägga in varje person för sig utan allt sker i ett enda steg. Sedan kan medarbetarna söka efter intressanta kurser på webbplatsen. Anmälan till en kurs görs vanligen av chefen. Det finns möjlighet att anmäla en hel grupp medarbetare på samma gång. Ett annat alternativ är att låta medarbetaren själv göra kursanmälan. I detta fall kan chefen gå in och attestera anmälan. 4

5 REFERENSER Nina Englund projektledare för ESF-projektet Industrikompetens - När jag började som projektledare våren 2009 insåg jag snabbt att jag skulle få händerna fulla av administration och tyckte inte att pärmar och Excel var lösningen för mig. Jag kontaktade då Artisan som tipsade mig om programmet Kursplan som skulle tillgodose mina krav. Artisan byggde snabbt en specialversion av programmet anpassat för mitt projekt. Efter ett halvår med projektet är jag mycket tacksam att jag har Kursplan till min hjälp. Alla deltagande chefer och personalavdelningar har tagit till sig informationen och använder applikationen dagligen. Jag har en webbsida med en kalender där varje organisation kan se det totala utbudet av kurser. På webbsidan hittar de all information de behöver om kurserna och anmälningarna gör de själva, vilket sparar mycket tid i projektet. Det hade inte varit möjligt med pärmar och Excel. När ESF-rådet och SCB ställer krav på rapportering och redovisning finns all statistik och fakta i Kursplan. Det är bara för mig att skriva ut informationen med hjälp av några knapptryckningar. Det sparar också tid i projektet! Stödet som jag har fått av Artisan har varit underbart! Ingela Håkansson projektledare för ESF-projektet Fordonskomponentgruppen I höstas besökte jag Nina i Växjö och såg då Kursplan ESF för första gången. Just då satt jag i en speciell situation, eftersom mitt kontor hade brunnit ner till grunden och alla mina papper var borta. Tänk om jag hade haft allt i Kursplan ESF istället, då hade jag sparat mycket arbete. Vi är idag tre personer som jobbar med Kursplan ESF. Vi har en annor-lunda struktur på vårt projekt jämfört med Ninas, men programmet fungerar lika bra. Vi sitter placerade på olika ställen - men eftersom systemet är webbaserat så har vi alltid senaste data på skärmen. Vad som varit viktigast för oss är att vi kunnat administrera kurserna och deltagarna direkt - och sedan få ut de rapporter vi behöver. Att med ett klick få fram SCB:s månadsrapport med alla deltagare, timmar och så vidare, är toppen. Det sparar oss mycket tid och pengar och framförallt så kan vi ge våra projektdeltagare en mycket bättre service. Med Kursplan ESF så blir detta projekt en succé inom fordonsindustrin här i Blekinge. 5

6 PRISER FÖR KURSPLAN ESF Kursplan ESF hyr du som en webbtjänst. På Artisan har vi sedan 1995 erbjudit våra kunder hostingtjänster och idag har vi ett webbhotell som erbjuder högsta kvalitet och säkerhet. Varje ESF-projekt hanteras som en kund och en applikation. I hyresavgiften ingår programhyra, webbplats med backup och support. För användning av programmet tillkommer inga andra kostnader. Kostnaden är uppdelad i en startkostnad och en rörlig kostnad baserad på antal kurstillfällen. Det innebär att både det lilla och det stora projektet kan använda systemet till en rimlig kostnad. Startkostnad kr/ ESF-projekt Kostnad 250 kr/kurstillfälle Startkostnad och den rörliga kostnaden erläggs vid projektstart. SERVICEAVTAL Serviceavtalet innebär att vi tillhandahåller service och support dagtid. Vi kommunicerar via internet, e-post, fax, brev eller telefon. Viktigt att notera är att det är teknisk produktsupport. I viss omfattning kan även enklare frågor som rör operativsystem, skrivare, nätverk med mera som behövs för produktens användande besvaras. Nyheter erhålls via internet, e-post eller nyhetsbrev. UTBILDNING Det kan finnas behov av utbildning för dig som inte är van vid webbaserade applikationer. Artisan erbjuder duktiga it-utbildare som hjälper er att komma igång med programmet. Vi erbjuder även möjlighet till telefonutbildning, som kan vara ett bra stöd när man väl kommit igång och stöter på problem. Heldagsutbildning 9850 kr Halvdagsutbildning 5850 kr Telefonutbildning 695 kr/tim (avropas) Resekostnader tillkommer enligt statliga normer. VILL DU VETA MER? Astrakan är ett varumärke hos Artisan Global Media, ägare och utvecklare av programmet. Är du intresserad av mer information och utvärdering av programmet? Kontakta oss så ordnar vi en egen testplats åt dig, helt kostnadsfritt. På webbplatsen finns mer information om företaget. Självklart är du även välkommen att ringa, faxa eller skicka e-post direkt till oss på Artisan. 6