Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2013-2014"

Alf Ekström
för 8 år sedan
Visningar:

1 V handläggare Jenny Bolander Biträdande förvaltningschef kommunledningsförvaltningen 1 (7) Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde Kommunledningsförvaltningen Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela kommunen) Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning PERSONALKONTORET Rätt lön Rätt lön utbetalas till rätt person med rätt belopp. Avslutade Att lön ej utbetalas anställningar när anställd slutat. Arbetsmiljö Aktuell handlingsplan finns. Löneassistent Stickprov 2 ggr/ Gruppledare löneenheten fvb till personalchef Löneassistent Stickprov (urval: avslutade anställningar under närmast föregående kvartalet) Pers.spec/ arbetsmiljö Kontroll av handlingsplaner 2 ggr/ Gruppledare löneenheten fvb till personalchef 1 gg/ Personalchef Jämställdhet Aktuell plan finns. Pers.spec/ jämställdhet Kontroll av plan 1 gg/ Personalchef Korrekta uppgifter i WinLas, systemstöd Att korrekta uppgifter finns i WinLas. Pers.spec/ WinLas Stickprov av visstidsanställningar 4 ggr/ Personalchef

utbetalas till rätt person med rätt belopp. Avslutade Att lön ej utbetalas anställningar när anställd slutat. Arbetsmiljö Aktuell handlingsplan finns.

2 2 (7) Handlingsplan Rehabilitering Aktuell handlingsplan finns. Pers.spec/ rehabilitering De tre största förvaltningarna (BIF, VOF och STF) Stickprov på individnivå av långtidssjukskrivna. Fyra pers/förvaltning 1 gg/ Personalchef IT-KONTORET Informationssäkerh etspolicy Dokumentet är aktuella och tillgängliga. IT-säkerhetssamord. befintliga dokument 1 gg/ IT-chef IT-strategi Informationssäkerh etspolicy Dokumentet är aktuellt och tillgängligt. Dokumentet efterlevs. IT-chef befintliga dokument 1 gg/ Förvaltn.chef IT-säkerhetssamord. Stickprov 2 ggr/ IT-chef IT-strategi Avveckling, uppgradering, utökning och implementering av IT-system samt utrustning. (Delegationsordnin g för kommunstyrelsen, KS 53/2009) Inventariehantering Dokumentet efterlevs. Inköp kanaliseras via IT-kontoret. Rutiner finns dokumenterat, är spridd på ITkontoret och efterlevs. IT-säkerhetssamord. Stickprov 2 ggr/ IT-chef IT-chef Stickprov, Varje månad Förvaltn.chef Uppföljning av fakturaflöde IT-chef / IT-assistent. debiteringsunderlag 11 ggr/ IT-chef E-post Rutiner för registrering av Kanslichef Hela kommunen. Stickprovskontroll. 1 ggr / Kanslichef

befintliga dokument 1 gg/ IT-chef IT-strategi Informationssäkerh etspolicy Dokumentet är aktuellt och tillgängligt. Dokumentet efterlevs. IT-chef befintliga dokument 1 gg/ Förvaltn.

3 3 (7) Behörighet till verksamhetssystem allmän handling och frånvarohantering. Aktualitet och behörighet. Systemförvaltare Hela kommunen. systems behörighets- och katalogregister 1 ggr / IT-chef EKONOMI- OCH UPPHANDLINGS-KONTORET Kontanthantering Handkassor kontroll att kvitton Assistent (Finans och underlag finns till och utbetalning. koncerngrupp) Investeringar Behörighet i system Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs. Att riktlinjerna för investeringar följs. Kontroll att personer som slutar är avslutade i Agresso och Proceedo. hela kommunen) Systemadmin. Alla transaktioner på 10 st investeringsobjekt Redov.ekonom Lista från lönesystemet som jämförs med Proceedo och Agresso Stickprov (25st) 1 gg/ Verksam.led. e- 1 gg/ Verksam.led. e- 2 ggr/ Verksam.led. e- Avtalstrohet Kundfakturering Har inköp gjorts hos rätt leverantör. Stickprov på varugrupp. Att kundfaktura skickas så snart som möjligt efter utförd tjänst. Kontroll sker av ströfakturering. Systemadmin. KLF Stickprovskontrol l på varugrupp 4 ggr/ Verksam.led. e-. Systemadmin. Stickprov (30st) 2 ggr/ Verksam.led. e- Inköp Kontroll att LOU Upphandlare Sammanställning 2 ggr/ Upphandlingschef

koncerngrupp) Investeringar Behörighet i system Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs. Att riktlinjerna för investeringar följs.

4 4 (7) Verifikationer Momsregler Attest Balanskonton Placeringar följs, sker direktupphandling vid rätt tillfällen. Att godkänt bokföringsunderlag finns till utanordningar. Moms vid billeasing, kontroll att momsreglerna följs. Att återsökning av moms sker enl. gällande regler för särskild momskompensation. Attest utanordningar attest sker av behöriga personer. Två personer i förening. Kontroll att balanskonton är avstämda. Kontroll att finanspolicyn följs. ur Affärssystem sök efter stora styckeköp och summa per leverantör Systemadmin. Stickprov (50st) 1 gg/ Verksam.led. e- Systemadmin. hela kommunen) Stickprov (25st) Leverantörsregister matchas mot återsökningsunderlaget 1 gg/ 2 ggr/ Verksam.led. e- Systemadmin. Stickprov (50st) 1 gg/ Verksam.led. e- Redov.ekonom Alla balanskonton 3 ggr/ Verksam.led. e- Verksamhetsled. planering och uppföljning KLF Samtliga placeringar 1 gg/ Verksam.led. e- INFORMATIONSKONTORET Bilder Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstånd. Informatörer De personer som hanterar bilder i organisationen Stickprov Varje månad Informations - chef Grafisk profil Kvalitetsgranskning. Informatörerna Efter produktion Varje månad Informations -chef

Två personer i förening. Kontroll att balanskonton är avstämda. Kontroll att finanspolicyn följs. ur Affärssystem sök efter stora styckeköp och summa per leverantör Systemadmin.

5 5 (7) Digitala medier (Efterleva PUL) Att rutinerna för grafiska profilen följs. se checklistan i Grafiska profilen Stickprov samt se kommunens annonser Att PUL regler följs. Informatörerna Stickprov 1 ggr/ Informations chef Pressmeddelanden Kvalitetsgranskning. Pressansvarig De personer som hanterar pressmeddelanden i organisationen Rätt tid o datum i systemet Faktagranska Ej tidssätta vids känsliga dokument Kontroll varje gång ett utskick ska ske Informations chef STAB, SEKRETARIAT OCH ARKIV Delegationsordning Att den är relevant i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner. Delegationsbeslut Rätt beslutsfattare och att man inte överskrider sin befogenhet; Kontroll av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmäls i kommunstyrelsen. Kommunjuristen Kommunjuristen Kommunstyrelsen med KLF och SBF. Kommunstyrelsen med KLF och SBF. nuvarande organisation och jämförelse med delegationsordningen. Välja 1 månad i kronologisk ordning för varje 1 gg/ Kanslichefen 1 gg/ Kanslichefen

Pressansvarig De personer som hanterar pressmeddelanden i organisationen Rätt tid o datum i systemet Faktagranska Ej tidssätta vids känsliga dokument Kontroll varje gång ett utskick ska ske

6 6 (7) Styrdokument Alltid uppdaterade versioner; aktualitet. Assistent med uppgift att publicera styrdokumenten Fullständig kontroll av kommunens styrdokument Genomgång 1 juni varje Kanslichefen ID-kort Expediering av beslut Att personal som slutat inte har korten kvar; återkallande av förkomna. Att rutinerna används och att de är tillräckligt bra. Kanslichefen Enligt Inera:s föreskrifter; kontroll mot personalregistret Kanslichefen Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges protokoll Gå igenom att allt är expedierat 1 gg/ Förvaltn.chef 1 gg//1 protokoll per KF och KS Förvaltn.chef Samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela kommunen) Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klart senast Riskbedömning Investeringar Att riktlinjer för investeringar följs. SBF Stickprov Varje månad Förvaltningschef Exploateringar Att riktlinjer för exploateringar följs. SBF Stickprov 2 gg/ Förvaltningschef Entreprenörsavtal Att riktlinjer för upphandling följs samt att attestregler följs. SBF samtliga avtal 2 ggr/ Förvaltningschef Arrendeavtal Arrendeavtal Att fakturor skickas i tid. Att avtal är korrekta och följs upp. Verksamhetscontroller, SBF SBF Stickprov 2 ggr/ Förvaltningschef SBF Stickprov 2 ggr/ Förvaltningschef

korten kvar; återkallande av förkomna. Att rutinerna används och att de är tillräckligt bra.

7 7 (7) Bygdepeng Att beviljad bygdepeng betalas ut. SBF Samtliga 2 ggr/ Förvaltningschef Enkät om upplevd service till Bygg, miljö och trafiks kunder Att enkäten skickas. Administratör SBF Stickprov 4 ggr/ Förvaltningschef

service till Bygg, miljö och trafiks kunder Att enkäten

Relevanta dokument

INTERNKONTROLLPLAN 2011-2012, KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN

INTERNKONTROLLPLAN 2011-2012, KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Kontrollområde (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning hela ) PERSONALKONTORET Rätt lön Avslutade anställningar Arbetsmiljö Rätt lön utbetalas till rätt person med rätt belopp. Att lön