Internkontrollredovisning 2013

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Internkontrollredovisning 2013"

Charlotta Sandström
för 9 år sedan
Visningar:

1 INTERNKONTROLLREDOVISNING Service- och tekniknämndens handling nr 2/2014 Internkontrollredovisning Service- och tekniknämnden

2 Uppföljning internkontroll (Service- och tekniknämnden) SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Arbetsmiljö, jämställdhet och rehabilitering Aktuella handlingsplaner finns och efterlevs Handlingsplaner för arbetsmiljö och rehabillitering finns. Vid behov finns stöd att få både hos chefer, personalkontor och via datastöd. En ny central handlingsplan för jämställdhet har arbetats fram under, och förväntas träda i kraft under Under tiden beaktas jämställdshetsfrågor fortlöpande i samband med nyanställningar och arbetsmiljöarbete i allmänhet Skyddsronder Att skyddsronder genomförs i enlighet med arbetsmiljölagen Skyddsronder genomförs och eventuella brister åtgärdas så snart de upptäcks. Förvaltningen behöver skapa ett bättre system för samlad dokumentation av skyddrondsarbetet i förvaltningens olika verksamheter, Brandskyddsarbete Att systematiskt brandskyddsarbete utförs i fastigheter Under året har kvalificerade brandskyddsronder på Kerstinboda samt på Sportcentrums olika verksamheter genomförts. Eventuella brister har dokumenterats och förslag till åtgärder har lämnats. Dessa brister har åtgärdats

En ny central handlingsplan för jämställdhet har arbetats fram under, och förväntas träda i kraft under 2014.

3 inom Kerstinboda och Backavallen, vad gäller Duveholmshallen pågår arbetet tillsammans med KFAB. Brandskyddsombuden inom resp. verksamhet har vid resp. brandskyddsrond erhållit fortbildning vad gäller genomförandet av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA). Gränsdragningar har klarlagts. Kontanthantering Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs Hanteringen av kontantkassor sker enligt tydliga gällande rutiner inom de allra flesta av förvaltningens enheter, med bland annat kvitton och dagliga avstämningar mot kassaregister. På ett fåtal av de mindre enheterna har brister kring rutiner och hantering uppdagats under årets sista månader. De enheter som uppvisat brister kommer snarast att åtgärdas genom utbildning/information och uppstramning av rutiner. Investeringar Att riktlinjerna för investeringar följs De sex investeringsprojekten som granskats är 63007, 63010, 63017, 63024, samt Av de granskade projekten låg fem stycken inom angiven budgetram. Det sjätte projektet överskred budgetramen med 5 tkr. På flera fakturor saknas en tydlig märkning med namn på det projekt som ska belastas med kostnaden. Detta försvårar kontrollen och kan leda till När det gäller bristfällig märkning på fakturor kommer de personer som beställer varor uppmanas att vid beställningen alltid uppge vilket projekt som ska belastas med kostnaden, för att denna information ska komma med på fakturan.

Kontanthantering Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs Hanteringen av kontantkassor sker enligt tydliga gällande rutiner inom de allra flesta av förvaltningens enheter, med bland annat

4 felkonteringar. Behörighet i system Kontroll att personer som slutar är avslutade i Agresso I Agresso fanns ett fåtal personer, vilka hade slutat sin anställning i kommunen. En avanmälan på de personer som har avslutat sin anställning, har skickats till ekonomi- och upphandlingsavdelningen, för att dessa personers behörighet ska tas bort ur systemet. Avtalstrohet Säkerställa att avtal följs Datum för kontroll: Forlöpande under Med start 2014 kommer inköp gjorda utanför gällande avtal att behöva motiveras skriftligt till förvaltningens ekonomiadministration. 90,4 % av de kontrollerade fakturorna gäller inköp gjorda i enlighet med gällande avtal, resterande 9,6 % gäller inköp gjorda utanför avtal. Det innebär en förbättring med 2,6 procentenheter jämfört med året innan. Kundfakturering Att kundfaktura skickas så snart som möjligt efter utförd tjänst. Kontroll sker av ströfakturering. Av de kontrollerade fakturorna har 82 % skickats inom en månad, ytterligare 9 % hade skickats inom två månader. Resterande 9 % av de kontrollerade fakturorna hade skickats efter tre eller fler månader. Enstaka fakturor kan försenas av naturliga skäl, t.ex. inväntade av fakturor från förvaltningens underleverantörer. Dock måste arbete med information och rutiner fortgå för att så få fakturor som är möjligt ska skickas sent. Verifikationer Att godkänt bokföringsunderlag finns till utanordningar stickprov har utförts under året och i

Avtalstrohet Säkerställa att avtal följs Datum för kontroll: Forlöpande under Med start 2014 kommer inköp gjorda utanför gällande avtal att behöva motiveras skriftligt till förvaltningens

5 samtliga fall har godkända bokföringsunderlag funnits till verifikationerna. Attest Attestlistor är aktuella. I samband med organisationsöversyn och -förändring under året har samtliga attestlistor gåtts igenom och uppdaterats. Utanordningar Bilder Attest utanordningar attest sker av behöriga personer. Två personer i förening. Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstånd Stickprov av 12 utanordningar har utförts och samtliga hade attesterats korrekt Trycksaker, webbpubliceringar och annat där vi använder bilder går genom informatören och/eller informationskontoret centralt och där är allt tillgängligt bildmaterial kontrollerat och godkänt. Inga incidenter med otillbörligt bildmaterial har upptäckts. Digitala medier (Efterleva PUL) Att PUL-regler följs

6 Den största andelen material som publiceras i digitala medier går via kontrollanten och vi har därför en naturlig och kontinuerlig kontrollmöjlighet utan att behöva göra stickprov. Ytterligare kontroll stäms av med fler kontrollanter om osäkerheter upptäcks. Inga incidenter med otillbörlig publicering i digitala medier har upptäckts. Delegationsordning Att den är relevant i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner Service- och tekniknämndens delegationsordning har genomgått en grundlig översyn och genomarbetning under, och är uppdaterad och relevant i förhållande till nuvarande organisationsstruktur. ID-kort och nycklar Att personal som slutar inte har kort/nycklar kvar. Återkallande av förkomna kort. I samband med byta av lås och larmsystem på kontoret Jakobsdal har nycklar samlats in, inventerats och bytts ut. Detsamma sker fortlöpande gällande nycklar till förvaltningens övriga lokaler. Expediering av beslut Att rutinerna används Tydliggör gränsdragning och säkerställ att rutiner följs. Nämndsekreteraruppdraget har flyttats

Delegationsordning Att den är relevant i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner Service- och tekniknämndens delegationsordning har genomgått en grundlig översyn och

7 SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN från förvaltningen till central placering på KLF under året, vilket har medfört en del oklara gränsdragningar kring bland annat rutiner. Vägbidrag Att gällande rutiner följs Sverker Jacobson Datum för kontroll: Samtliga vägbidrag som har beviljats har granskats, de rutiner som gäller för vägbidrag finns i svensk författningssamling, och dessa rutiner har följts. Fakturering upplåtelse av mark Uppföljning av att debitering har skett enligt gällande taxebeslut Ett flertal av de faktureringar som har skett vad gäller upplåtelse av mark samt torgtillstånd har granskats och de har skett i enlighet med gällande taxebeslut. Vad man samtidigt också kan konstatera är att kommunen inför 2014 har uppdaterat sitt taxebeslut, vilket medfört att det blivit enklare att förstå och följa upp, även om den aktuella kontrollen gällde det gamla taxebeslutet. Handikapptillstånd Att gällande rutiner följs Vid samtliga kontrollerade ärenden gällande handikapptillstånd så har följt Transportstyrelsens rutiner.

författningssamling, och dessa rutiner har följts.

Relevanta dokument

Internkontrollredovisning 2015. Service- och tekniknämnden

Internkontrollredovisning 2015 Service- och tekniknämnden Internkontroll - 2015 (kontroller utförda inom service- och teknikförvaltningen) Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder