Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 samt intern kontrollplan för 2015 Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 samt intern kontrollplan för 2015 Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Genomförd intern kontroll 2014 Beskrivning av det interna kontrollsystemet Det interna kontrollsystemet har under året följt kommunledningskontorets övergripande riktlinjer samt den plan som kultur- och fritidsnämnden antagit för 2014 vilken avrapporteras här nedan. Det interna kontrollarbetet har samordnats gemensamt av verksamhetscheferna med stöd av förvaltningsekonomen och kontinuerlig avrapportering till förvaltningschefen har skett. Till grund för planeringen har nämnden en rutinförteckning utifrån vilken man gör en risk- och väsentlighetsanalys. Rutiner som utifrån denna analys bedöms ha ett betydande värde för risk och väsentlighet blir föremål för fördjupad diskussion varav några prioriterade väljs ut för att ingå i nämndens kontrollplan för året. Även områden som innebär att utbilda, ändra och/eller dokumentera rutiner med mera kan tas med. De enskilda rutinerna i kontrollplanen granskas och avrapportering sker till förvaltningschef. Redovisning av genomförd intern kontroll under året Rutin/system som granskats Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete inklusive processen för skyddsrond Bidrag till idrottsföreningar Bidrag till fristående musikskolor Entreprenadavtal badtjänst med fokus på Avvikelse Kontrollmoment Vidtagna åtgärder vid avvikelser Policydokument och rutiner saknas Bibliotek, fritidsgårdar samt Träffpunkt upprättar för respektive verksamhet specifik arbetsmiljöplan. Riskanalys har gjorts inom biblioteken. Avvaktar stöd från kommungemensam utbildning 2015 När granskades området? Ingen avvikelse Närvarokontroll Ingen åtgärd Hösten 2014 Ingen avvikelse Närvarokontroll Ingen åtgärd Hösten 2014 Kunskap saknas om Säkerhetsrutiner, bemanningsplaner, Fördjupade uppföljnings- mars/ personalens utbildning utbildning möten med entreprenör oktober Ansvarig, Kultur- och bibliotekschef Kultursekreterare

2 badövervakning och vattenkvalitet Systematiskt brandskyddsarbete i idrottshallar och fortbildning, bemanningsplaner och säkerhetsrutiner Saknas dokumentation och rutinbeskrivningar och fortbildning Säkerställa: rutiner, skyltning, gränsdragningar beträffande ansvar fastighetsägare/ hyresgäst/tillfällig nyttjare av idrottslokalen (föreningar m.fl.) Konstinventering Ingen avvikelse Kontroll av att konsten finns där den enligt inventeringslistor skall finnas. Förtroendekänsliga poster Osäkerhet beträffande typ av underlag som ska åtfölja faktura samt hur dessa ska arkiveras. Underlag, arkivering röranderelevanta frågeställningar. Arbetet pågår och kommer att fortsätta under 2015 Ingen åtgärd Maj 2014 Kultursekreterare Skriftlig instruktion för redovisning och arkivering av underlag rörande förtroendekänsliga kostnader. Information och utbildningsinsatser. Ekonom Nämndens sammanvägda bedömning av den interna kontrollen 2014 års kontrollplan inkluderade två kommungemensamma granskningsområden: Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kvarstår sedan tidigare granskningar då det kunde konstateras att samtliga enheter hade rutiner för skyddsrond men att arbetsmiljöplaner saknades eller var inaktuella. Området kommer att kontrolleras under 2015 och 2016 efter genomgångna förvaltningsövergripande chefsutbildningar då kommungemensam policy kommer att presenteras. Kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten kvarstod sedan 2012 då det konstaterades att det var svårt att finna en gemensam metodik och angreppssätt. Under 2013 påbörjades arbetet i form av en kartläggning enligt kommungemensam mall. Förvaltningen valde som granskningsområde entreprenadavtal avseende badtjänst med fokus på säkerhet såsom badövervakning och vattenkvalitet. Detta med anledning

3 av att verksamheten berör många då den riktar sig till samtliga invånare och övriga samt att stor förtroendeskada kan uppstå om olyckstillbud eller sjukdomsfall inträffar. Under 2014 har uppföljningsmötena med entreprenören förbättrats genom att i högre grad omfatta frågeställningar rörande säkerhetsrutiner, bemanningsplaner samt personalens utbildning och fortbildning. Se egen bilaga till årsredovisningen års kontrollplan inkluderade fem förvaltningsspecifika granskningsområden: Bidrag till idrottsföreningar granskningen utfördes under hösten på två föreningar genom att kopior på föreningarnas närvarokort skickades ut till berörda deltagare eller respektive målsman som skulle svara på om rapporterad närvaro var korrekt. Inget anmärkningsvärt framkom. Granskningen rapporterades till nämnd i särskilt ärende KFN 2014/0101, Bidrag till fristående musikskolor - granskningen utfördes under hösten på två musikskolor genom att kopior på skolornas närvarokort skickades ut till berörda deltagare eller respektive målsman som skulle svara på om rapporterad närvaro var korrekt. Inget anmärkningsvärt framkom. Granskningen rapporterades till nämnd i särskilt ärende KFN 2014/0099, Systematiskt brandskyddsarbete i idrottshallar arbetet pågår och kommer att fortsätta under Konstinventering granskningen utfördes under våren på tre slumpmässigt utvalda enheter. Inget anmärkningsvärt framkom. Granskningen rapporterades till nämnd i särskilt ärende KFN 2014/0040, Förtroendekänsliga poster I samband med kontroll av fakturor avseende förtroendekänsliga poster inkluderandes utbildning resor och representation har förvaltningen kunnat konstatera att det råder osäkerhet beträffande vilken typ av underlag som skall åtfölja fakturan samt hur dessa ska arkiveras. Under hösten har instruktion tagits fram för konterare och beslutsattestanter. Information och utbildning har skett beträffande hur man till faktura scannar in relevanta underlag.

4 Intern kontrollplan 2015 Risk- och väsentlighetsanalys Riskområde/Risktyp Finansiell/Strategisk Finansiell/ Finansiell Beskrivning av risk (beskriv de rutiner etc som berörs) Utbetalning av bidrag. Kontroll av att utbetalning inte sker på felaktiga grunder. Utbetalning på felaktig grund kan uppmuntra till felaktig rapportering samt skada och urholka förtroendet för systemet. Systematiskt arbetsmiljöarbete och systematiskt brandskyddsarbete. Tillämpliga rutiner behöver tas fram/uppdateras. Brister kan leda till personskada, lagbrott, bad-will samt finansiell skada. Nyckel/låsrutiner idrottshallar, utbetalning bidrag kulturföreningar och kulturskolor, konstinventering. Säkerställa effektiv hantering. Extra kostnader kan uppstå om ej avtalansvarig får information om när ett avtal ska omförhandlas. Bedömd sannolikhet Bedömd konsekvens Summa Riskområde/Risktyp Finansiell (ekonomi i balans) Strategisk (nå uppsatta mål) a (rutiner, riktlinjer, policys, interna regler, lagar) Sannolikhet 1: osannolik (inträffar aldrig eller väldigt sällan) 2: mindre sannolik (inträffar sällan) 3: möjlig (inträffar då och då) 4: sannolik (inträffar ofta) Konsekvens/påverkan Konsekvensvärdet (påverkan) 1. Försumbar (Risken har obetydlig påverkan på möjligheterna att nå verksamhetens mål. Möjligen viss ekonomisk skada och små försämringar av måluppfyllelsen men konsekvenserna kan hanteras inom ramen för den löpande verksamheten) 2. Lindrig (Risken har påverkan som t ex kan ge begränsad försämring på måluppfyllelsen och/eller ekonomisk skada. Konsekvenserna kräver åtgärder från den operativa ledningen och övriga chefer) 3. Kännbar (Risken har påverkan som är relativt allvarlig och äventyrar delar av, eller ger kännbar försämring i måluppfyllelsen. Händelserna kräver åtgärd från styrelse och/eller operativ ledning) 4. Allvarlig (Risken kan ge stor ekonomisk skada, mycket negativa effekter eller helt förhindra att målen för verksamheten nås. Händelserna gör det mycket svårt för styrelse och operativ ledning att hantera situationen. Händelserna kräver åtgärd från styrelse och operativ ledning)

5 Riskområde/risktyp Rutin/område Kontrollmoment/kontrollåtgärd Kontrollansvar/ frekvens Finansiell/Strategisk Utbetalning bidrag till Närvarokontroll som grund för Fritidskonsulent/ idrottsföreningar utbetalning. Finansiell/Strategisk Finansiell/ Finansiell/ Utbetalning bidrag till fristående musikskola Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Systematiskt brandskyddsarbete Närvarokontroll som grund för utbetalning. Dokumentera att uppföljning sker enligt SAM. Säkerställa att dokumentation finns i enlighet med arbetsmiljölagens krav. Säkerställa: rutiner, skyltning, gränsdragningar beträffande ansvar fastighetsägare/hyresgäst/ tillfällig hyresgäst (förening, företag, privatperson) Nyckel/låsrutiner idrottshallar Utbetalning bidrag till fristående musikskola Konstinventering och kontroll av konst Utbetalning av bidrag till kulturförening Finansiell Avtalshantering Finns lista över pågående avtal? Får avtalsansvarig påminnelse om uppsägning? Ekonom/, Kultur- och bibliotekschef, Kultur- och bibliotekschef Kontrollmetod Stickprov/Enkät till deltagare/ målsman. Stickprov/Enkät till deltagare/ målsman. Dokumentation Dokumentation Rapportering till Nämnd Nämnd Dokumentera rutin Fritidskonsulent Dokumentation Dokumentera rutin Ekonom Dokumentation Dokumentera rutin Kultursekreterare Dokumentation Dokumentera rutin Kultursekreterare Dokumentation Ekonom/ Stickprov