Torshälla stads nämnds internkontrollplan 2019

Transkript

1 Stadsbyggnadsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen 1 (2) Torshälla stads nämnd Torshälla stads nämnds internkontrollplan 2019 Förslag till beslut Torshälla stads nämnd godkänner föreslagen internkontrollplan för Ärendebeskrivning Kommunkoncernen ska enligt kommunallagen och aktiebolagslagen ha en väl fungerande intern styrning och kontroll. Interna kontrollarbetet syftar till att säkra mål och verksamhet, men också att hitta förbättringsområden utifrån risker. Varje nämnd och bolagsstyrelse har ansvar för det interna kontrollarbetet inom sitt verksamhetsområde. Åtgärder och uppföljningar genom internkontrollmoment tas fram av respektive nämnd och bolagsstyrelse och kompletteras med de gemensamma internkontrollmomenten för kommunkoncernen. Respektive nämnd och styrelse beslutar om en internkontrollplan i december månad. Stadsbyggnadsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen har i enlighet med framtagna riktlinjer och intern styrning och kontroll arbetat fram förslag på internkontrollmoment som presenteras nedan. Förslag till kontrollmoment 2019; Uppföljning att planerade åtgärder utifrån genomförd egenkontroll SBA (Systematiskt brandskyddsarbete) har genomförts och är dokumenterade För områdena gata och park tas inga specifika kontroller fram bland annat på grund av att Torshälla stads nämnd ej har något arbetsgivaransvar samt att merparten av inköpen upphandlas av stadsbyggnadsförvaltningen där stadsbyggnadsnämnden är ansvarig nämnd. Nämnden kommer däremot att delges resultatet av stadsbyggnadsnämndens uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare samt följande två internkontrollmoment från stadsbyggnadsnämndens interkontrollplan 2019; Kontroll att samtliga inköp mellan tkr antingen faller inom befintligt avtal eller att en direktupphandling har utförts enligt kommunens riktlinjer Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Eskilstuna kommun (2) Kontrollera att månadsvis rondering på Navaren är utförd enligt checklista (framtagen i det Systematiska brandskyddsarbetet) samt att ev brister är åtgärdade innan nästa rondering Utöver Torshälla stads nämnds egna internkontrollmoment har kommunfullmäktige beslutat om fyra kommungemensamma internkontrollmoment 2019; Kontroll av tillämpningen av rutiner för utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag Kontroll av tillämpningen av rutiner gällande inköp i enlighet med ramavtal och för direktupphandlingar Kontroll av att information sparas och skyddas i enlighet med styrdokument som finns för respektive områden Kontroll av att det finns kontinuitetsplaner utifrån risk-och sårbarhetsanalyser och att dessa är kända STADSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Marianne Hagman Förvaltningschef KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Eskilstuna den stolta Fristaden

3 1 (3) Intern styrning och kontroll 2019 Torshälla stads nämnds internkontrollmoment Kultur och Fritidsförvaltningen och Stadsbyggnadsförvaltningen har i enlighet med framtagna riktlinjer och intern styrning och kontroll arbetat fram förslag på internkontrollmoment som presenteras nedan. Processkvalitet TILLGODOSE BEHOVET AV SÄKERHET Risken att säkerhet och brandskyddsarbete inte följs inträffar pga okunskap, bristande rutiner eller otydliga introduktioner. Vilket kan leda till olyckor för person och/eller sakskador. Ursprung risk Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Förvaltning Sara Nordlund Uppföljning att planerade åtgärder utifrån genomförd egenkontroll SBA har genomförts och är dokumenterade Syftet med kontrollmomentet är att säkerställa att handlingsplaner efter genomförd egenkontroll verkställs. Frekvens sep-okt 2019 Metod Genomföra två stickprover och kontrollera att det finns dokumentation om genomförda åtgärder utifrån behov synliggjort i skyddsronder och i handlingsplanen :16 1

4 2 (3) Kommunkoncerngemensamma kontrollmoment Utöver Torshälla Stads nämnds egna internkontrollmoment har kommunfullmäktige beslutat om fyra kommungemensamma internkontrollmoment Ekonomi TILLGODOSE BEHOVET AV EKONOMI OCH REDOVISNING 1. Risk för försämrat förtroende för kommunen och politiken på grund av felaktiga utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag, vilket kan bero på felaktiga intyg, att rutiner inte är förankrade och utebliven kontroll. Kontroll av tillämpningen av rutiner för utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag. En tydligare rutin ska utarbetas. Rutinen ska även tydliggöra när underlag för förlorad arbetsinkomst ska redovisas för att inte behöva hantera retroaktivt redovisade underlag. Kontrollen avser att följa upp att den nya rutinen tillämpas. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, processägare för ärendeoch beslutsprocessen. 2. Risk att kommunkoncernen bryter mot lagen om offentlig upphandling (LOU), styrande beslut och fördyrar inköpskostnaderna på grund av att inköp inte sker i enlighet med ramavtal och inkorrekta direktupphandlingar. Kontroll av tillämpningen av rutiner gällande inköp i enlighet med ramavtal och för direktupphandlingar. Rutiner för området finns och det är tillämpningen av dessa som uppföljningen avser. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, kommunstrateg ekonomi (anskaffning/inköpsprocessen) :16 2

5 3 (3) Processkvalitet TILLGODOSE BEHOVET AV SÄKERHET 3. Risk för att viktig information försvinner, manipuleras eller hamnar i orätta händer på grund av intrång, handhavandefel, nätverksavbrott eller liknande. Det kan leda till exempel brott mot offentlighethet- och sekretesslagen och den nya dataskyddsförordningen, vilket kan ge konsekvenser i form av verksamhetsavbrott, varumärkesskada, böter och/eller sanktionsavgifter. Kontroll av att information sparas och skyddas i enlighet med styrdokument som finns för respektive områden. Uppföljningen sker genom en kartläggning av hur kommunen sparar och skyddar information, att vi följer de lagar och styrdokument som finns för respektive områden så som dataskyddsförordingen. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, kommunstrateg informationssäkerhet med stöd av it- chef samt konsult och uppdrag it. 4. Risk för att kommunkoncernen inte kan upprätthålla samhällsviktig verksamhet vid väsentliga händelser eller kriser då det inte finns kontinuitetsplaner som ger tillräcklig beredskap. Kontroll av att det finns kontinuitetsplaner utifrån risk-och sårbarhetsanalyser och att dessa är kända. Risk- och sårbarhetsanalyser börjar tas fram under senare delen av 2018 och rapporteras in Till analyserna kopplas åtgärder och en beredskap som dokumenteras i kontinuitetsplaner. Kontinuitetsplanerna tydliggör verksamheternas beredskap i agerande och rutiner för att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter. Det kan handla om att säkerställa nödvändig vård, matleveranser till äldreboenden, säkerställa kontakt med föräldrar om en skola behöver evakueras med mera. Kontrollen avser att följa upp att verksamheterna har tagit fram kontinuitetsplaner utifrån riskoch sårbarhetsanalyser och att dessa är kända. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontorets säkerhetschef och beredskapssamordnare :16 3