Förmynderskap. Årsräkningar. Dataskydd och ITsäkerhet. Rättssäkerhet Kunskap och kompetens. Handlägggning. Barnrätt. Årsräkningar.

Transkript

1 Kategori Titel BeskrivningSannolikheKonsekvenRiskvärde Senaste kommentar Kommentar 2018 Förmynderskap Att förmynderskap inte handläggs på ett korrekt sätt och tillräckligt snabbt vilket gör att barnets tillgångar inte förvaltas för barnets bästa utan barnet kan lida skada Förmynderskap handläggs av särskilda handläggare. Uttag över de som ska lämna årsräkningar görs i Wärna i december\. Anmodan om att lämna årsräkning skickas ut\. Om årsräkning inte inkommer ska handläggare skicka påminnelse och om årsräkning ändå inte skickas in ska förfarande med vitesföreläggagande inledas\. Åtagande att utveckla rutiner och arbetssätt under 2018 men det är ännu inte påbörjat. Beräknas ej vara klart under 2018 Risk att ställföreträdares uppdrag inte granskas p.g.a. att årsräkning inte lämnas in vilket leder Dessa rutiner finns i praktiken men behöver formaliseras och man behöver till att huvudmannens rättigheter inte är säkerställda säkerställa att de är kända och fungerar\. Administratör har gått utbildning\. Dataskyddsombud är utsett\. Dataskydd och ITsäkerhet Risk att vi inte klarar av att leva upp till förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter (GDPR, General Data Protection Regulation) Handlingsplan för dataskyddsförordningen är framtagen och beslutad 2018\- 09\-18 Chef ska gå utbildning\. Samtlig personal ska därefter få information om den nya lagstiftningen\. Det har under 2018 tagits fram en skriftlig rutin för hantering av akter i arkivet\. Förändringar i arbetssättet för att man ska efterleva rutinen pågår\. Kontrollmoment är planerat att genomföras i november-december Rättssäkerhet Kunskap och kompetens Handlägggning Barnrätt Rekrytering och tillgång på ställföreträdare Risk för oordning i akterna vilket gör att handläggning inte sker på ett korrekt och rättssäkert sätt. Beskriv Risk 3 3 Flytt av familjerättens akter från arkivet behöver genomföras och arkivet 9 behöver säkras från tillgång från obehöriga\. Risk att medarbetare slutar eftersom många av kontorets anställda inte bor i Eskilstuna utan pendlar in från andra orter. Det leder till kompetensbrist och bristande kontinuitet vilket kan orsaka brister i handläggningen Risk för ineffektiv handläggning och att arvoden inte betalas ut eftersom det saknas rutiner för hur granskning av redovisningshandlingar i e-wärna ska göras. Det saknas också koppling mellan e-wärna och arvoderingsutbetalning Risk att barnets bästa inte tillvaratas vid handläggningen. Att verksamheten inte är anpassad Förslag till åtagande i nämndens VP att arbeta med att arbeta med att för det som krävs när barnkonventionen blir lag förbereda inför barnkonventionen som lag\. Risk att ställföreträdare inte säkerställer att huvudmannens tillgångar är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger en skälig avkastning Utbildning av ställföreträdare Att fördjupad granskning inte görs vilket gör att man inte upptäcker fel och huvudmannen lider skada Riktlinjer som förtydligar när fördjupad granskning ska göras Riktlinjer och rutiner för hur granskning av årsräkning ska gå till\. Budget för 2019 innehåller medel för att ta in extrapersonal för att granska årsräkningar och på så sätt snabba upp granskningstiden\. Risk att huvudman är utsatt för oegentligheter från sin ställföreträdare under längre tid än nödvändigt för att det tar lång tid innan årsräkningen granskas och eventuella felaktigheter upptäcks. 2 4 Tiden för granskning av årsräkningar följs månadsvis via styrkort och 8 rapporteras till nämnden Utbildning av ställföreträdare Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta Granskning av årsräkningar Rutiner för entledigande av ställföreträdare\. Rekrytering och utbildning av ställföreträdare\. Risk att ställföreträdare inte blir entledigade inom rimlig tid p.g.a. lång handläggningstid vilket kan leda till att huvudmannens intressen skadas Sammanställning av ställföreträdare som kan tillfrågas om nya uppdrag\. Kontrollmoment är planerat att genomföras i oktober

2 Kunskap och kompetens Rekrytering Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att stf inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt Rekommendation till nya ställföreträdare att besöka sin huvudman minst en gång per månad Rutiner för handläggning av ärende\. Samverkan mellan socialnämnden och överförmyndarnämnden för att snabbare få de uppgifter som krävs för att påbörja processen att tillsätta god man\. Att ensamkommande flyktingbarn inte får en tillförodnad god man tillräckligt snabbt vilket leder till att barnens behov och intressen inte tillvaratas 2 4 Tiden att förordna god man följs månadsvis via styrkort och rapporteras till 8 nämnden\. Att berörda inte får information om nämndens beslut och därmed inte kan vidta de åtgärder de anser nödvändiga, t.ex. överklaga beslutet, för att säkerställa sina rättigheter. Leder till bristande rättssäkerhet och att brukare kanske inte får det den har rätt till Rutiner för hur beslut expedieras Under 2018 har det genomförts ett antal åtgärder för att korta handläggningstiderna\. Riktlinjer ska tas fram under Det blir antagligen inte klart under 2018 Ställföreträdares lämplighet Jäv, korruption och mutor Processen från att en person lämnar intresseanmälan tills att den erbjuds sitt första uppdrag har sett över för att snabbas upp\. Det ska införas fasta tider under året för utbildning av personer som är intresserade av att bli ställföreträdare\. Det finns också tillgång till en webbutbildning som man kan gå när det finns behov\. En sammanställning har gjorts över alla ärenden som är äldre än 4 månader\. En bevakningslista är införd utifrån sammanställningen\. Alla gamla ställföreträdare har sammanställts och man jobbar med att göra förfrågningar till dem om de kan ta fler uppdrag\. Att huvudmännen inte får sina behov och intressen tillgodosedda p.g.a. lång handläggningstid att förordna ställföreträdare stid för avslutade ärenden redovisas i nämndens styrkort Rutin för hur ställföreträdare ska informeras om att förteckning ska Risk att det inte upprättas någon förteckning över huvudmannens tillgångar vid uppdragets upprättas\. Varje handläggare ansvarar för att följa upp att förteckning start vilket leder till att det vid senare granskning av redovisningshandlingar görs felaktiga kommer in, att det skickas påminnelse och förslag till vitesföreläggande\. bedömningar om huvudmannens tillgångar används för hennes/hans nytta eller att det görs felaktiga bedömningar att huvudmannens tillgångar är placerade för tillräcklig trygghet för Förslag att det kommer ingå i teamledartjänsten att följa upp vid deras bestånd och att de ger skälig avskastning ärendegenomgång att t\.ex\. förteckning kommit in\. Rutiner för kontroll att ställföreträdare inte förekommer i Kontrollmoment genomfört 2018 utan Risk att ställföreträdare tillförordnas som inte är lämpliga p.g.a. de har personliga skulder i belastningsregistret och inte är registrerade hos kronofogden\. Kontroll avvikelse. Förslag att säkra korrekt kronofogdens register eller har begått brott görs inför första uppdraget och sedan vart tredje år\. underlag för vilka som ska kontrolleras. Anskaffning - Mutor och jävssituationer. Vid upphandling och inköp finns risk för att erbjudande av mutor eller jävssituationer uppstår. Vid upphand 1 4 Kommunens riktlinjer för anskaffning och inköp\. Kontroll av 4 anskaffning/inköp görs mot kommunens avtal Risk att huvudmannen blir lidande för att oegentligheter inte kommer fram/tas på allvar p.g.a. att klagomål som riktas mot ställföreträdare inte tas emot och utreds. Beskriv Risk Rutiner för klagomålshantering finns och fungerar\. Demokrati Risk om hot och våld mot förtroendevalda En demokra Kontrollmoment planerat att genomföras november-december

3 Titel BeskrivningRedigera Sannolikhe KonsekvenRiskvärde Senaste kommentar Att huvudmän, ställföreträdare eller anhöriga blir lidande för Offentlig e\-postlåda med rutin för hur den bevakas\. Rutiner för hur e\-post ska kontrolleras och hanteras vid att e-post till överfömyndarkontoret inte blir läst och hanterad Risk frånvaro Risk för att idéhanteringen inte fungerar på grund av att ide hanteringen är för komplex, hanteringen är inte säkrad och då blir inte medarbetare motiverade att lämna idéer. Risk att vi inrisk Medarbetare/användare används som ingång för att komma åt känslig information eller system. Låg IT-mognad Idag kan 70\ Risk Risk för att sjuktalen inte fortsätter att sjunka inträffar på grund av brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket leder till sämre kvalitet och högre kostander. Eskilstuna likrisk Anskaffning - Köp inom avtal görs e. Målet för avtalstrohet uppnås inte, vilket kan innebära högre kostnader för varor och tjänster. Målet för avt Risk Risk att kommunkoncernen bryter mot lagen om offentlig upphandling (LOU), styrande beslut och fördyrar inköpskostnaderna på grund av att inköp inte sker i enlighet med ramavtal och inkorrekta direktupphandlingar. Risk beslutarisk Att personliga integriteten kränks och att nämnden överträder sina lagliga befogenheter för att utredningar omfattar mer än vad tingsrätten har beslutat. Risk 3 2 Att handläggare tar del an tingsrättens begäran om utredning och följer omfattning av beslutet. 6 Kollegialt stöd vid osäkerhet. Ingen egenkontroll Att ställföreträdare inte får arvode och övriga ersättningar inom rimlig tid pga lång handläggningstid vilket leder till missnöje och risk för att uppdraget utförs sämre eller att man begär sig entledigad. Det kan i sin tur leda till att huvudmannens intressen inte tillvaratas Risk 2 3 Budgeterat för att ta in extrapersonal för att granska årsräkningar 2019 Rutiner för handläggning Uppföljning av handläggningstider och tider för 6 granskning av årsräkning Risk att koncernen inte lever upp till offentlighetsprincipen. Kunskapen orisk Risk att andra myndigheter får svårt att fullgöra sina uppdrag eller inte kan framföra synpunkter på hur ställföreträdare sköter sina uppdrag och nämndens handläggning för att de inte kommer i kontakt med överförmyndarkontoret vilket leder ti Risk Telefontider till handläggare och expedition Risk för oordning på våra dokument vilket kan ge otydlig/fel styrning eller stöd. Risken har vrisk 2 2 Överförmyndarkontoret har rutiner och blanketter samlat 4 på sin enhetssida i ett dokumentbibiliotek\.

4 E\-tjänst införd\. Risk att vi begränsar tillgänglighet till service samt inte blir Identifierat behov av en moderinserad hemsida för mer tillräckligt effektivitet om vi saknar digitala tjänster. Om vi inte lyrisk effektiv kommunikation Risk att ansökan uteblir eller att det inte finns kunskap om att söka bidrag. Det kan leda till att kommunens medborgare inte får del av de tjänster som dessa medel avser. Under 2017 Risk 1 2 Få bidrag för överförmyndarnämndens verksamhet att 2 ansöka om Anskaffning - Fel beställningssätt. Genom att inte följa förelagd beställningsrutin, kan inköp göras felaktigt. Det innebär att avtal inte följs eller att organisationen åsamkas extra kostnader för hantering eller åtgärder för att justera felaktigheter avseende betalningssätt, pris, leverans, osv. Genom att inrisk Anskaffning - Felaktiga upphandlingar. Genom att inte följa kommunens regelverk riskerar vi att bryta mot Lagen om offentlig upphandling. Det kan innebära juridiska konsekvenser och kostnader. Genom att inrisk Anskaffning - Felaktiga utbetalningar vid inköp. Genom att inte följa anvisningarna för inköp, riskeras att betalning sker till fel belopp och fel mottagare. Genom att inrisk Ekonomistyrning - Felaktiga prognoser Beskriv RiskRisk Att ersättning för arvode till gode män för ensamkommande barn som placerats i Eskilstuna eller Strängnäs av andra kommuner inte begärs från de kommunerna vilket gör att nämnden förlorar intäkter. Risk Risk för att viktig information försvinner, manipuleras eller hamnar i orätta händer på grund av intrång, handhavandefel, nätverksavbrott eller liknande. Det kan leda till exempel brott mot offentlighethet- och sekretesslagen och den nya dataskyddsförordningen, vilket kan ge konsekvenser i form av verksamhetsavbrott, varumärkesskada, böter och/eller sanktionsavgifter. Risk beslutarisk Risk för att kommunkoncernen inte kan upprätthålla samhällsviktig verksamhet vid väsentliga händelser eller kriser då det inte finns kontinuitetsplaner som ger tillräcklig beredskap. Risk beslutarisk Risken är att känslig information lämnas ut ur våra system vilket kan leda till skada för individer. I samband mrisk Risk att brukare inte får möjlighet att ett beslut som går brukaren emot överprövat p.g.a. att hen inte är informerad om möjligheten att överklaga beslutet Risk 1 3 Rutin att det alltid ska skickas med information om hur man överklagar ett beslut vid expediering av beslut\. 3 Beslutsmallarna innehåller information om överklagan\. Risk att vi fattar olagliga beslut pga vi inte har kvalitetssäkrat beslutsprocessen, vilket leder till att vi får böta, riva upp beslut och för minskat förtroende. Risk att vi farisk Fastställd delegationsordning som är kommunicerad

5