53 Yttrande över Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (KSKF/2017:668)

Transkript

1 Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 53 Yttrande över Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (KSKF/2017:668) Beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Länsstyrelsens tillsynsrapport läggs till handlingarna. 2. Överförmyndarnämndens yttrande godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 30 januari Av skrivelsen framgår bland annat att Länsstyrelsen årligen ska inspektera överförmyndaren/överförmyndarnämnden enligt förmyndarskapsförordningen (1995:37), 21. Det är Länsstyrelsen i Stockholms län som har regeringens uppdrag att utöva tillsyn över överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Vid inspektionen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken och i förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera det av överförmyndaren/överförmyndarnämnden förda registret och stickprovsvis utvalda akter. Inspektion ska också genomföras om det genom information som lämnas till Länsstyrelsen eller på något annat sätt framkommit att det finns särskilt behov av en inspektion. Resultatet av inspektionerna är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet. Länsstyrelsen i Stockholms län genomförde en inspektion av överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september Länsstyrelsen fann anledning att kritisera nämnden på fyra punkter: Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmyndarskap. Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man. Felaktigt beslut i förmyndarskap. Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Tillsynsrapporten remitterades till överförmyndarnämnden för yttrande vid kommunfullmäktiges sammanträde den 23 november 2017, 298. Nämndens yttrande godkändes och överlämnades till kommunstyrelserna i Eskilstuna och Strängnäs, kopia till Länsstyrelsen i Stockholm och kommunrevisionen i Eskilstuna Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) respektive Strängnäs vid sammanträdet 23 januari 2018, 6. Länsstyrelsen har inte krävt att nämnden ska återrapportera vilka åtgärder som vidtagits. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs yttrande Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmyndarskap. I ett av fallen rörde det att föräldrar inte inkommit med årsräkningar. Det fanns en god man förordnad vilket innebar att det inte var förmyndarna som ansvarade för att lämna redovisning utan endast den gode mannan vilket också gjordes. I det andra fallet kritiserades nämnden för att det saknades årsräkningar. Det är nu åtgärdat för aktuella årtal. Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man Nämnden kritiserades för långa handläggningstider vid tillsynen 2016 och vidtog åtgärder för att nå acceptabla handläggningstider. Uppföljning av handläggningstider för anmälningar rörande god man kommer intensifieras då problemet fortsatt under Felaktigt beslut i ett förmyndarskap Handläggning sker numera av två handläggare med juridisk utbildning. Då handläggarna är nyanställda kommer de utbildas under Samtliga akter som avser förmyndarskap kommer följas upp under Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar Nämnden har begärt att avdelningschefen före den 1 mars 2018 ska presentera en handlingsplan för att nå nämndens åtagande att samtliga i tid inkomna och kompletta årsräkningar ska vara granskade den 31 augusti Oordning i akter Risken för oordning i akter finns med i nämndens internkontrollplan för Som åtgärd har nämnden beslutat att rutiner för hantering av akter ses över. Kommunledningskontorets synpunkter Kommunledningskontoret bedömer inte att det föreligger några brister i överförmyndarnämndens verksamhet. Förslaget är att tillsynsrapporten läggs till handlingarna samt att överförmyndarnämndens yttrande godkänns och läggs till handlingarna. Yrkanden Jimmy Jansson (S) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Välfärd KSKF/2017:668 Mattias Berglund (3) Kommunstyrelsen Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Länsstyrelsens tillsynsrapport läggs till handlingarna. 2. Överförmyndarnämndens yttrande godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt Förmyndarskapsförordningen (1995:37) 21 ska Länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren/överförmyndarnämnden. Det är Länsstyrelsen i Stockholms län som har regeringens uppdrag att utöva tillsyn över överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Huvudregeln är att tillsyn ska genomföras varje år, men kan under vissa omständigheter genomföras vartannat år. Vid inspektionen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera det av överförmyndaren/överförmyndarnämnden förda registret och stickprovsvis utvalda akter. Inspektion ska också genomföras om det genom information som lämnas till länsstyrelsen eller på något annat sätt framkommit att det finns särskilt behov av en inspektion. Resultatet av inspektionerna är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet. Länsstyrelsen i Stockholms län genomförde en inspektion av överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september Länsstyrelsen fann anledning att kritisera nämnden på fyra punkter: Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmyndarskap. Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man.

4 Eskilstuna kommun (3) Felaktigt beslut i förmyndarskap. Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Tillsynsrapporten remitterades till överförmyndarnämnden för yttrande vid kommunfullmäktiges sammanträde den 23 november 2017 ( 298). Nämndens yttrande godkändes och överlämnades till kommunstyrelserna i Eskilstuna och Strängnäs, kopia till Länsstyrelsen i Stockholm och kommunrevisionen i Eskilstuna respektive Strängnäs vid sammanträdet 23 januari 2018 ( 6). Länsstyrelsen har inte krävt att nämnden ska återrapportera vilka åtgärder som vidtagits. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs yttrande Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmyndarskap. I ett av fallen rörde det att föräldrar inte inkommit med årsräkningar. Det fanns en god man förordnad vilket innebar att det inte var förmyndarna som ansvarade för att lämna redovisning utan endast den gode mannan vilket också gjordes. I det andra fallet kritiserades nämnden för att det saknades årsräkningar. Det är nu åtgärdat för aktuella årtal. Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man Nämnden kritiserades för långa handläggningstider vid tillsynen 2016 och vidtog åtgärder för att nå acceptabla handläggningstider. Uppföljning av handläggningstider för anmälningar rörande god man kommer intensifieras då problemet fortsatt under Felaktigt beslut i ett förmyndarskap Handläggning sker numera av två handläggare med juridisk utbildning. Då handläggarna är nyanställda kommer de utbildas under Samtliga akter som avser förmyndarskap kommer följas upp under Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar Nämnden har begärt att avdelningschefen före den 1 mars 2018 ska presentera en handlingsplan för att nå nämndens åtagande att samtliga i tid inkomna och kompletta årsräkningar ska vara granskade den 31 augusti Oordning i akter Risken för oordning i akter finns med i nämndens internkontrollplan för Som åtgärd har nämnden beslutat att rutiner för hantering av akter ses över. Kommunledningskontorets synpunkter Kommunledningskontoret bedömer inte att det föreligger några brister i överförmyndarnämndens verksamhet. Förslaget är att tillsynsrapporten läggs till handlingarna samt att överförmyndarnämndens yttrande godkänns och läggs till handlingarna.

5 Eskilstuna kommun (3) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Marita Skog Utvecklingsdirektör Beslutet skickas till: Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

6 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(3) ÖFNES/2017:111 6 Yttrande Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017 Beslut 1. Förvaltningens förslag till yttrande över Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017 godkänns och överlämnas till kommunstyrelserna i Eskilstuna och Strängnäs med kopia till Länsstyrelsen i Stockholm och kommunrevisionen i Eskilstuna respektive Strängnäs. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Enligt Förmynderskapsförordningen (1995:37) 21 ska Länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren/överförmyndarnämnden. Det är Länsstyrelsen i Stockholms län som har regeringens uppdrag att utöva tillsyn över Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Huvudregeln är att tillsyn ska genomföras varje år, men kan under vissa omständigheter genomföras vartannat år. Vid inspektionen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren/överförmyndarnämnden förda registret, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektion ska också genomföras om det genom information som lämnas till länsstyrelsen eller på något annat sätt framkommit att det finns särskilt behov av en inspektion. Resultatet av inspektionerna är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet. Länsstyrelsen har efter sin inspektion den 20 september 2017 funnit anledning att kritisera nämnden på följande punkter: - Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmynderskap. - Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man. - Felaktigt beslut i ett förmynderskap. - Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(3) Länsstyrelsens tillsynsrapport inkom till Eskilstuna kommun den 16 november Kommunstyrelsen i Eskilstuna beslutade den 28 november 2017 att nämnden senast den 7 februari 2018 ska yttra sig över rapporten. Förvaltningen har utarbetat förslag till yttrande, där kritiken kommenteras. Länsstyrelsen har inte krävt att nämnden återrapporterar vilka åtgärder som vidtagits för att rätta till brister och felaktigheter. Nämnden väljer dock att trots det tillställa Länsstyreslen remissvaret för kännedom. Yttrande Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmynderskap I sin tillsynsrapport 2016 kritiserades nämnden för handläggning av två förmynderskap (akt 13 och akt 2789). Kritiken avsåg att nämnden inte vidtagit åtgärder som följd av att förmyndarna inte inkommit med årsräkningar. Vid tillsynen 2017 följde Länsstyrelsen upp vilka åtgärder nämnden vidtagit med anledning av kritiken. I akt 13 fann man att föräldrarna fortfarande inte inkommit med årsräkningar för 2013 och Fram till var en god man förordnad för att bevaka omyndigs rätt i dödsbo. Förmyndarna ska i och med det inte lämna någon redovisning, utan endast den gode mannen. Detta har den gode mannen gjort. Vad avser akt 2789 får nämnden kritik för att det fortfarande saknas årsräkningar från två av förmyndarna för 2013 och Årsräkningarna som saknar underskrifter avser år 2014 och 2015, vilket nu är åtgärdat. År 2013 är inte aktuellt då förmyndarna förordnades först 2014 Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man I tillsynsrapport 2016 kritiseras nämnden för långa handläggningstider vid anmälan till nämnden om behov av ställföreträdare. För att uppnå acceptabel handläggningstid har nämnden därför förändrat sina rutiner för denna typ av ärenden. Nämnden följer också handläggningstider månadsvis. Trots det fann Länsstyrelsen även 2017 anledning att kritisera nämnden i två fall som gällde anmälan om behov av god man (akt 5134 och akt 5284). Uppföljning av handläggningstider för denna typ av ärenden behöver därför intensifieras. Efter tillsynsbesöket den 20 september har akt 5134 avslutats och god man förordnats i akt Felaktigt beslut i ett förmynderskap Länsstyrelsen har vid sin tillsyn 2017 funnit att nämnden vid ett beslut 2016 använt fel kapitel och paragraf i ett förmynderskapsärende (akt 2789). Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 3(3) Historiskt har förmynderskapsärenden handlagts av nämndens samtliga handläggare. Då handläggning i dessa ärenden, trots sin betydande andel av aktuella akter, inte är lika vanlig som god mans- och förvaltarskapsärenden har kunskap och erfarenhet inte haft tillräcklig kvalitet. Från och med 2018 handläggs förmynderskapsärenden av två handläggare med juridisk utbildning. Handläggarna är emellertid nyanställda, varför särskilda utbildningsinsatser är planerade. För att säkerställa att aktuella ärenden är korrekt handlagda kommer samtliga akter som avser förmynderskap att följas upp under Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar Länsstyrelsen har vid sin tillsyn funnit att det fanns årsräkningar som nämnden tagit för lång tid på sig att granska. Tyvärr har detta problem kvarstått under hela Nämnden har därför begärt att avdelningschefen före den 1 mars 2018 ska presentera en handlingsplan för att nå nämndens åtagande att samtliga i tid inkomna och kompletta årsräkningar ska vara granskade den 31 augusti. Oordning i akter Vid granskning av akter fann Länsstyrelsen att det rådde oordning i vissa akter. Risken för oordning i akter finns med i nämndens internkontrollplan för Som åtgärd har nämnden beslutat att rutiner för hantering av akter ska ses över. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen i Eskilstuna Kommunstyrelsen i Strängnäs Länsstyrelsen i Stockholm Kommunrevisionen i Eskilstuna Kommunrevisionen i Strängnäs Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 Överförmyndarnämnden Socialförvaltningen Överförmyndarkontoret Anders Hagander ÖFNES/2017:111 1 (3) Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Yttrande Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017 Förslag till beslut Förvaltningens förslag till yttrande över Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017 godkänns och överlämnas till kommunstyrelserna i Eskilstuna och Strängnäs med kopia till Länsstyrelsen i Stockholm och kommunrevisionen i Eskilstuna respektive Strängnäs. Bakgrund Enligt Förmynderskapsförordningen (1995:37) 21 ska Länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren/överförmyndarnämnden. Det är Länsstyrelsen i Stockholms län som har regeringens uppdrag att utöva tillsyn över Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Huvudregeln är att tillsyn ska genomföras varje år, men kan under vissa omständigheter genomföras vartannat år. Vid inspektionen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren/överförmyndarnämnden förda registret, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektion ska också genomföras om det genom information som lämnas till länsstyrelsen eller på något annat sätt framkommit att det finns särskilt behov av en inspektion. Resultatet av inspektionerna är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet. Länsstyrelsen har efter sin inspektion den 20 september 2017 funnit anledning att kritisera nämnden på följande punkter: - Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmynderskap. - Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man.

10 Eskilstuna kommun (3) - Felaktigt beslut i ett förmynderskap. - Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Länsstyrelsens tillsynsrapport inkom till Eskilstuna kommun den 16 november Kommunstyrelsen i Eskilstuna beslutade den 28 november 2017 att nämnden senast den 7 februari 2018 ska yttra sig över rapporten. Förvaltningen har utarbetat förslag till yttrande, där kritiken kommenteras. Länsstyrelsen har inte krävt att nämnden återrapporterar vilka åtgärder som vidtagits för att rätta till brister och felaktigheter. Nämnden trots det tillställa Länsstyreslen remiss för kännedom. Förslag till yttrande Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmynderskap. I sin tillsynsrapport 2016 kritiserades nämnden för handläggning av två förmynderskap (akt 13 och akt 2789). Kritiken avsåg att nämnden inte vidtagit åtgärder som följd av att förmyndarna inte inkommit med årsräkningar. Vid tillsynen 2017 följde Länsstyrelsen upp vilka åtgärder nämnden vidtagit med anledning av kritiken. I akt 13 fann man att föräldrarna fortfarande inte inkommit med årsräkningar för 2013 och Fram till var en god man förordnad för att bevaka omyndigs rätt i dödsbo. Förmyndarna ska i och med det inte lämna någon redovisning, utan endast den gode mannen. Detta har den gode mannen gjort. Vad avser akt 2789 får nämnden kritik för att det fortfarande saknas årsräkningar från två av förmyndarna för 2013 och Årsräkningarna som saknar underskrifter avser år 2014 och 2015, vilket nu är åtgärdat. År 2013 är inte aktuellt då förmyndarna förordnades först 2014 Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man. I tillsynsrapport 2016 kritiseras nämnden för långa handläggningstider vid anmälan till nämnden om behov av ställföreträdare. För att uppnå acceptabel handläggningstid har nämnden därför förändrat sina rutiner för denna typ av ärenden. Nämnden följer också handläggningstider månadsvis. Trots det fann Länsstyrelsen även 2017 anledning att kritisera nämnden i två fall som gällde anmälan om behov av god man (akt 5134 och akt 5284). Uppföljning av handläggningstider för denna typ av ärenden behöver därför intensifieras. Efter tillsynsbesöket den 20 september har akt 5134 avslutats och god man förordnats i akt Felaktigt beslut i ett förmynderskap. Länsstyrelsen har vid sin tillsyn 2017 funnit att nämnden vid ett beslut 2016 använt fel kapitel och paragraf i ett förmynderskapsärende (akt 2789).

11 Eskilstuna kommun (3) Historiskt har förmynderskapsärenden handlagts av nämndens samtliga handläggare. Då handläggning i dessa ärenden, trots sin betydande andel av aktuella akter, inte är lika vanlig som god mans- och förvaltarskapsärenden har kunskap och erfarenhet inte haft tillräcklig kvalitet. Från och med 2018 handläggs förmynderskapsärenden av två handläggare med juridisk utbildning. Handläggarna är emellertid nyanställda, varför särskilda utbildningsinsatser är planerade. För att säkerställa att aktuella ärenden är korrekt handlagda kommer samtliga akter som avser förmynderskap att följas upp under Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Länsstyrelsen har vid sin tillsyn funnit att det fanns årsräkningar som nämnden tagit för lång tid på sig att granska. Tyvärr har detta problem kvarstått under hela Nämnden har därför begärt att avdelningschefen före den 1 mars 2018 ska presentera en handlingsplan för att nå nämndens åtagande att samtliga i tid inkomna och kompletta årsräkningar ska vara granskade den 31 augusti. Oordning i akter Vid granskning av akter fann Länsstyrelsen att det rådde oordning i vissa akter. Risken för oordning i akter finns med i nämndens internkontrollplan för Som åtgärd har nämnden beslutat att rutiner för hantering av akter ska ses över. SOCIALFÖRVALTNINGEN Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef Anders Hagander Avdelningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen i Eskilstuna Kommunstyrelsen i Strängnäs Länsstyrelsen i Stockholm Kommunrevisionen i Eskilstuna Kommunrevisionen i Strängnäs

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) 298 Anmälan av Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017 (KSKF/2017:668) Beslut Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september 2017, remitteras till kommunstyrelsen för fortsatt beredning. Ärendebeskrivning Länsstyrelsen i Stockholms län har den 16 november 2017 inkommit med en rapport från inspektionen av Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs den 20 september Länsstyrelsen i Stockholms län har efter inspektion funnit anledning att kritisera Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs, nämnden, på följande punkter: Bristfällig bevakning av årsräkningar i två förmyndarskap. Passiv handläggning i två ärenden rörande anmälningar om behov av god man. Felaktigt beslut i ett förmyndarskap. Lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, välfärd Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Justerandes sign Utdragsbestyrkande