70 Svar på revisionsrapport - Granskning av konsult och uppdrag (KSKF/2016:367)

Transkript

1 Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) 70 Svar på revisionsrapport - Granskning av konsult och uppdrag (KSKF/2016:367) Beslut Förslag till kommunfullmäktige Yttrande över revisionsrapport Granskning av konsult och uppdrag, godkänns. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 7 april Av skrivelsen framgår att revisionsbolaget PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av Konsult och uppdrags verksamhet. Granskningen syftar till att klargöra om konsult och uppdrag som serviceförvaltning skapar värde för verksamheterna i kommunkoncernen och om effektiva och tydliga tjänster erbjuds till förvaltningens kunder. Vissa svagheter har identifierats. De åtgärder som vidtagits beskrivs nedan utifrån de kontrollfrågor som granskningen bygger på. Rent generellt kan konstateras att konsult och uppdrag är i behov av tydliga spelregler på ett övergripande plan. Diskussioner runt ett sådant ramverk är inledda. En annan mer generell fråga är den politiska styrningen av konsult och uppdrag, inte minst mot bakgrund av tillväxten i förvaltningens verksamhet. Frågan bör beaktas framöver. Yrkanden Jimmy Jansson (S) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ledningsstaben KSKF/2016:367 Lena Lundberg (2) Kommunstyrelsen Svar på revisionsrapport - Granskning av Konsult och uppdrag Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige Yttrande över revisionsrapport Granskning av konsult och uppdrag, godkänns. Ärendebeskrivning Revisionsbolaget PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av Konsult och uppdrags verksamhet. Granskningen syftar till att klargöra om KoU som serviceförvaltning skapar värde för verksamheterna i kommunkoncernen och om effektiva och tydliga tjänster erbjuds till förvaltningens kunder. Vissa svagheter har identifierats. De åtgärder som vidtagits beskrivs nedan utifrån de kontrollfrågor som granskningen bygger på. Rent generellt kan konstateras att KoU är i behov av tydliga spelregler på ett övergripande plan. Diskussioner runt ett sådant ramverk är inledda. En annan mer generell fråga är den politiska styrningen av KoU, inte minst mot bakgrund av tillväxten i förvaltningens verksamhet. Frågan bör beaktas framöver. Kommentarer till rapporten Är kommunstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs av Konsult och uppdrag tillräcklig? I rapporten anges kontrollmålet som delvis uppfyllt. Granskningen lyfter behovet av modellvård för att skapa tydlighet såväl när det gäller gränssnittet mellan KLK och KoU som de spelregler i stort som KoUs ledning har att förhålla sig till. Under 2016 har KLKs organisation och uppdrag setts över utifrån kommunstyrelsens roll och reglemente. Nyckelord har varit styrning, ledning, samordning, viss utveckling och uppsiktsplikt. Efter genomförd översyn har KLKs uppdrag tydliggjorts och vissa resurser och uppdrag har flyttats till KoU eller annan förvaltning. Översynen har inneburit att överlappande verksamhet med annan förvaltning flyttats bort vilket tydliggjort gränssnittet mellan KLK och KoU. KLK och KoU har gemensamt identifierat behovet av övergripande spelregler för KoU. Det är viktigt i och med att förvaltningen är en säljande förvaltningen med Eskilstuna den stolta Fristaden

3 Eskilstuna kommun (2) förhållandet en leverantör och ett begränsat antal kunder. Arbetet med övergripande spelregler pågår. Är uppdelningen anslagsfinansiering kontra köp- och säljfinansiering ändamålsenlig och effektiv? I rapporten anges målet som delvis uppfyllt. Granskningen identifierar kommunikationen kring basöverenskommelser som ett utvecklingsområde där större likhet bör eftersträvas och förvaltningarnas möjlighet till insyn stärkas. Regler bör också fastställas för KoUs roll i förhållande till användning av extern konsult. Avseende basöverenskommelserna har en processförändring genomförts av KoU och KLK. Här ingår numera en mer formaliserad och styrd uppföljning vid tre tillfällen per år där huvudansvariga är respektive direktör samt motsvarande områdeschef på KoU. Basöverenskommelserna har också omformats och likriktats för att ge större tydlighet avseende innehåll och avgränsningar. Vidare pågår ett arbete med att säkra information till och inflytande från förvaltningar. Det nya arbetssättet införs 2017 och avser avtalsåret KoUs förhållande till användning av extern konsult diskuteras i KoUs utvecklingsråd. Vilka kriterier används för att prissätta de tjänster som Konsult och uppdrag tillhandahåller? I rapporten anges kontrollmålet som uppfyllt. Hur upplever nämnder/förvaltningar utbudet av tjänster? Används dess fullt ut? I rapporten anges att målet är delvis uppfyllt. Rapportens bedömning utgår ifrån att förvaltningarna generellt är nöjda med utbudet och kvalitén i tjänsterna men att kommunikation och tydlighet behöver förbättras. Arbetet med ökad tydlighet och förbättrad kommunikation är inlett. Se kommentar ovan. Använder kommunens bolag också Konsult och uppdrags tjänster? I rapporten anges kontrollmålet som uppfyllt. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Lena Lundberg Administrativ chef Eskilstuna den stolta Fristaden

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) 223 Anmälan av revisionsrapport - Granskning av Konsult och uppdrag (KSKF/2016:367) Beslut Kommunens revisorers rapport "Granskning av Konsult och uppdrag" remitteras till kommunstyrelsen för beredning. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har den 25 maj 2016 inkommit med rapporten "Granskning av Konsult och uppdrag". Rapporten bordlades vid kommunfullmäktiges sammanträde den 22 september 2016, 179. Rapporten ska beredas av kommunstyrelsen och sedan återkomma till kommunfullmäktige. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, konsult och uppdrag, för åtgärd Kommunenens revisorer, för kännedom Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

24 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) 179 Anmälan av revisionsrapport - Granskning av Konsult och uppdrag (KSKF/2016:367) Beslut Kommunens revisorers rapport "Granskning av Konsult och uppdrag" bordläggs och anmäls vid kommunfullmäktiges sammanträde den 27 oktober Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har den 25 maj 2016 inkommit med rapporten "Granskning av Konsult och uppdrag". Rapporten ska beredas av kommunstyrelsen och sedan återkomma till kommunfullmäktige. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande