Protokoll. Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarnämnden 17-21

2 2 17 Frågor till nämnder inför årlig granskning Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Förändring i utbetalning av arvoden till särskilt förordnade vårdnadshavare...10

3 3 Plats och tid Väktaren, Alingsås Rådhus kl Paragrafer Beslutande Birgit Thorman (S) Holger Andersson (L) Gunnar Boija (MP) Övriga deltagare Annika Olofsson (S) Urban Eklund (KD) Helena Berglund (MP) Eva Karlsson, kanslichef Malin Johnsson, överförmyndarhandläggare Angelica Nåfors, kanslistrateg Utses att justera Gunnar Boija (MP) Sekreterare Ordförande Justerande Angelica Nåfors Birgit Thorman (S) Gunnar Boija (MP) Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Rådhuset, Administrativa avdelningen Underskrift

4 4 ÖFN 17 Dnr ÖN 016 Frågor till nämnder inför årlig granskning 2016 Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun genomför varje år en grundläggande granskning av styrelse och nämnder. Syftet med den grundläggande granskningen är att översiktligt bedöma om styrelsen och nämnderna har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Revisorerna ställer dels gemensamma frågor, riktade till samtliga nämnder, men även nämndspecifika frågor. Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 27 september 2016 besvarat frågorna i tur och ordning och föreslår att nämnden lämnar följande svar till revisorerna: Gemensamma frågor 1. Beskriv hur nämnden arbetat med att konkretisera dessa tre perspektiv (ekologiskt, socialt och ekonomiskt) i styrningen av verksamheten? Eftersom överförmyndarnämnden inte har någon egen personal eller gör några investeringar är det svårt att implementera de tre perspektiven i verksamheten. Inköp, investeringar och personalfrågor sker i kommunledningskontorets regi, under kommunstyrelsen. 2. Beskriv vilka frågor som varit i fokus under året utifrån nämndens uppdrag samt styrande indikatorer? Fokus har under årets första kvartal främst legat på rekrytering, en tillsvidareanställd och en visstidsanställd, och att därefter få verksamheten att fungera. De styrande indikatorerna är kopplade till att ha en hög servicenivå, något som varit svårt att bibehålla då verksamheten varit överbelastad och underbemannad. Under andra och tredje kvartalen har fokus legat på att få ordning på de ansökningar om god man som inte har behandlats under lång tid, och därmed få en mer rättssäker verksamhet. Arbetet med styrindikatorerna fortgår och kommer att intensifieras under årets fjärde kvartal. 3. Beskriv nämndens process för att arbeta fram åtaganden, internkontroll samt nyckeltal? Åtaganden har arbetats fram utifrån kommunstyrelsens flerårsstrategi och de prioriterade mål som framställs. Det prioriterade målet som bäst passar överförmyndarnämndens verksamhet är att Alingsås kommun bygger välfärden på god service, tillgänglighet och engagerade medarbetare, samt Alingsås kommun ger möjlighet för alla barn och ungdomar att växa upp i en trygg och utvecklande miljö. För att få fram åtaganden fokuserade överförmyndarnämnden på de områden där resultaten skulle kunna vara mätbara för verksamheten. Nyckeltalen har tagits fram genom att analysera framtagna åtaganden och därigenom komma fram till hur åtagandena skulle kunna göras mätbara. För att kunna mäta arbetsprocesserna kommer fokus läggas på tid och antal, exempelvis hur lång tid det tar från det att en komplett ansökan om god man inkommer till överförmyndarnämnden till det att beslut är fattat. Ett annat exempel är att mäta hur många e-tjänster som finns att tillgå på hemsidan.

5 5 ÖFN 17, forts Dnr ÖN På vilket sätt följer nämnden löpande under året beslutade åtaganden, internkontrollpunkter samt nyckeltal? Löpande uppföljning har inte skett under 2016 eftersom verksamheten har saknat resurser att arbeta med åtaganden eller nyckeltal. Internkontroll sker årligen, under årets sista kvartal. 5. Hur arbetar nämnden med budgetuppföljning och prognosarbete? Förvaltningen presenterar muntligen budgetläge och prognos i samband med nämndsammanträden. I samband med vår- och delårsbokslut lämnar förvaltningen förslag till nämnden. 6. Hur säkerställer nämnden att arbetet med intern kontroll sker enligt kommunens styrmodell och anvisningar? Uppföljningen av intern kontroll redovisas till nämnden efter utförd kontroll. 7. Beskriv resultat och eventuella åtgärder utifrån årets uppföljning av internkontrollplanen? Uppföljning av årets internkontrollplan är ännu inte utförd. 8. Beskriv nämndens främsta utmaningar det kommande året? Nämndens största utmaning är att få upp handläggningen till en rättssäker nivå, vilket i synnerhet kommer bli en utmaning om personalstyrkan decimeras. En annan stor utmaning kommer bli att hantera det nya ersättningssystem som träder i kraft den 1 juli Ersättningssystemet innebär att överförmyndarnämnden inte längre kan återsöka de utgifter man har för arvoden till gode män för ensamkommande barn och unga under asylperioden. Förändringen kommer generera stora kostnadsökningar som ej ryms inom beslutad ram. Nämndspecifika frågor 1. Hur arbetar nämnden för att säkerställa att ansökan om god man görs i tid? Nämnden arbetar med att först och främst få ordning på de ansökningsärenden som inte tagits itu med sedan tidigare. Förhoppningen, och målet, är att med hjälp av verksamhetsstrukturella förändringar få bättre ordning och reda, tydligare ansvarsfördelning och därigenom bättre kontroll på nya och befintliga ärenden. Ambitionen är att ansökan om god man ska överlämnas till tingsrätten så snart som möjligt, och att besvara tingsrättens förelägganden i tid. 2. På vilket sätt har nämnden förändrat sitt internkontrollarbete under 2016? Internkontrollen kommer att utföras under oktober 2016, istället för som tidigare år i slutet av december. Anledningen till förändringen är att öppna för möjligheten att kunna arbeta med resultatet av internkontrollen vid behov. 3. Har nämnden uppmärksammat oegentligheter och hur har dessa i så fall hanterats? Inga oegentligheter har hittills uppmärksammats och därför har inte frågan behövt hanteras.

6 6 ÖFN 17 Dnr ÖN 016 Överförmyndarnämndens beslut: Kommunledningskontorets förslag till svar på revisorernas frågor godkänns och överlämnas till revisorerna. Exp. Revisorerna

7 7 ÖFN 18 Dnr ÖN 130 Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Ärendebeskrivning God man har inte lämnat in årsräkning för 2014 för sin huvudman. God man har heller inte lämnat in sluträkning när ärendet upphörde. Skriftliga påminnelser har skickats av nämndens handläggare. Gode mannen har inte ansökt om anstånd eller befrielse med att lämna årsoch sluträkning. Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 4 oktober 2016 bland annat angett följande: Enligt föräldrabalken 16 kap 13 får överförmyndarnämnden vid vite förelägga en god man att fullgöra sina skyldigheter enligt 14 kap 15 eller 14 kap 18. Innan vitesföreläggande beslutas ska överförmyndarnämnden skriftligen erinra ställföreträdaren om den skyldighet och de bestämmelser som finns och ge ställföreträdaren skälig tid att lämna en angiven handling eller rätta sig efter ett beslut. Enligt föräldrabalken 14 kap 15 ska en god man lämna årsräkning den 1 mars varje år. I årsräkningen ska gode mannen redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under ställföreträdarens förvaltning. Årsräkning ska avges på heder och samvete. Enligt föräldrabalken 14 kap 18 ska en god man vid ett uppdrags upphörande inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndaren beträffande egendom som har stått under ställföreträdarens förvaltning. Sluträkningen skall innehålla en redogörelse för förvaltningen under det löpande året fram till dess att ställföreträdarskapet upphörde. Räkningen skall avges på heder och samvete. Kommunledningskontoret lämnar följande förslag till beslut: God man har inte har lämnat årsräkning för 2014 eller sluträkning för den del av 2015 som uppdraget kvarstod så som är föreskrivet. Innan talan väcks rörande vite ska skriftlig erinran delges god man som inom 14 dagar ska inkomma med årsräkning samt sluträkning. I det fall årsräkning samt sluträkning inte inkommit inom 14 dagar kommer kommunledningskontoret ansöka om vitesföreläggande hos tingsrätten. Kommunledningskontoret finner att 3000 kr är ett lämpligt vitesbelopp. Överförmyndarnämndens beslut: God man föreläggs vid vite om 3000 kr att inom 14 dagar från det att hen mottagit beslutet inkomma med årsräkning för 2014 och sluträkning för sin huvudman. Exp. God man, akt

8 8 ÖFN 19 Dnr ÖN 130 Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Ärendebeskrivning God man har inte lämnat in årsräkning för 2015 för sin huvudman. Skriftliga påminnelser har skickats av nämndens handläggare. Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 4 oktober 2016 bland annat angett följande: Enligt föräldrabalken 16 kap 13 får överförmyndarnämnden vid vite förelägga en god man att fullgöra sina skyldigheter enligt 14 kap 15. Innan vitesföreläggande beslutas ska överförmyndarnämnden skriftligen erinra ställföreträdaren om den skyldighet och de bestämmelser som finns och ge ställföreträdaren skälig tid att lämna en angiven handling eller rätta sig efter ett beslut. Enligt föräldrabalken 14 kap 15 ska en god man lämna årsräkning den 1 mars varje år. I årsräkningen ska gode mannen redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under ställföreträdarens förvaltning. Årsräkning ska avges på heder och samvete. Kommunledningskontoret lämnar följande förslag till beslut: God man har inte lämnat årsräkning för Innan talan väcks rörande vite ska skriftlig erinran delges god man som inom 14 dagar ska inkomma med årsräkning. I det fall årsräkning inte inkommit inom 14 dagar kommer kommunledningskontoret ansöka om vitesföreläggande hos tingsrätten. Kommunledningskontoret finner att 3000 kr är ett lämpligt vitesbelopp. Överförmyndarnämndens beslut: God man föreläggs vid vite om 3000 kr att inom 14 dagar från det att hen mottagit beslutet inkomma med årsräkning för 2015 för sin huvudman. Exp. God man, akt

9 9 ÖFN 20 Dnr ÖN 130 Vitesföreläggande enligt 16:13 Föräldrabalken Ärendebeskrivning God man har inte lämnat in årsräkning för 2015 för sin huvudman. Skriftlig påminnelse har skickats av nämndens handläggare. Beredning Enligt föräldrabalken 16 kap 13 får överförmyndarnämnden vid vite förelägga en god man att fullgöra sina skyldigheter enligt 14 kap 15. Innan vitesföreläggande beslutas ska överförmyndarnämnden skriftligen erinra ställföreträdaren om den skyldighet och de bestämmelser som finns och ge ställföreträdaren skälig tid att lämna en angiven handling eller rätta sig efter ett beslut. Enligt föräldrabalken 14 kap 15 ska en god man lämna årsräkning den 1 mars varje år. I årsräkningen ska gode mannen redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under ställföreträdarens förvaltning. Årsräkning ska avges på heder och samvete. Kommunledningskontoret lämnar följande förslag till beslut: God man har inte lämnat årsräkning för Innan talan väcks rörande vite ska skriftlig erinran delges god man som inom 14 dagar ska inkomma med årsräkning. I det fall årsräkning inte inkommit inom 14 dagar kommer kommunledningskontoret ansöka om vitesföreläggande hos tingsrätten. Kommunledningskontoret finner att 3000 kr är ett lämpligt vitesbelopp. Överförmyndarnämndens beslut: God man föreläggs vid vite om 3000 kr att inom 14 dagar från det att hen mottagit beslutet inkomma med årsräkning för 2015 för sin huvudman. Exp. God man, akt

10 10 ÖFN 21 Förändring i utbetalning av arvoden till särskilt förordnade vårdnadshavare Överförmyndarnämndens beslut: Kommunledningskontoret får i uppdrag att se över möjligheter att förändra att utbetalning av arvode till särskild förordnad vårdnadshavare sker från överförmyndarnämnden, och istället återförs till socialnämnden igen. Exp. Klk-kansli