Farsta stadsdelsnämnd är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom nämndens verksamheter.

Transkript

1 Du ska känna dig trygg med Farsta stadsdelsnämnds behandling av dina personuppgifter. Du ska kunna veta vilka uppgifter om dig som behandlas och i vilket syfte, och du ska kunna lita på att vi hanterar dina personuppgifter med respekt och i enlighet med de lagar och förordningar som ska skydda din integritet. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter och all behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i EU/EES General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR). Som personuppgift räknas alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person. Personuppgifter är till exempel namn och personnummer, men också adresser, telefonnummer, IP-adresser och elektroniska identiteter. Med behandling av personuppgifter menas all hantering av personuppgifter, såsom insamling, bearbetning, registrering, sammanlänkning, spridning och lagring. Farsta stadsdelsnämnd är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom nämndens verksamheter.

2 Farsta stadsdelsförvaltning är en offentlig myndighet vilket innebär att meddelanden och dokument som skickas till oss blir allmänna handlingar. När du kontaktar oss i någon fråga, till exempel för att söka anställning hos oss, ställa en fråga eller lämna klagomål och synpunkter, begära ut handlingar eller vill bli kontaktad av oss, omfattas dina meddelanden och personuppgifter du lämnar till oss av offentlighetsprincipen. Stadsdelsförvaltningen diarieför och arkiverar allmänna handlingar enligt arkivlagen och offentlighetsoch sekretesslagen. Att en handling är allmän betyder dock inte alltid att den är offentlig. Farsta stadsdelsnämnd har en omfattande hantering av handlingar som enligt lag är skyddade av sekretess, särskilt inom socialtjänst, vård och omsorg. Personuppgifter i sekretessbelagda handlingar skyddas särskilt och hanteras i system med hög säkerhet. Vissa handlingar skyddas av sekretess under en viss tid, exempelvis anbud i en upphandling. När upphandlingen är klar, blir dock avtalet och alla underlag offentliga och kan begäras ut. Då arkivlaglagen och offentlighets- och sekretesslagen är överordnade GDPR kan personuppgifter som utgör allmän handling komma att lämnas ut till tredje part. Allmänna handlingar lämnas ut vid sådan begäran som har stöd i offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Personuppgifter kan lämnas ut till annan myndighet, om nämnden är skyldig att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut. Farsta stadsdelsnämnd har som policy att generellt minimera insamlandet av personuppgifter och att vara särskilt återhållsam i registrering av känsliga uppgifter. Känsliga uppgifter kan vara till exempel uppgifter om sociala eller medicinska personliga förhållanden, hälsa och funktionsnedsättningar, sexuell läggning, facklig tillhörighet, etnicitet, biometriska data etc. Inom nämndens verksamheter inom socialtjänst, vård och omsorg, måste ibland känsliga personuppgifter behandlas för att vi ska kunna utföra våra uppdrag. Sådan personuppgiftsbehandling sker endast med stöd av lagstiftning och med särskild säkerhet. Dina personuppgifter lagras inte längre än nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. För att vi skall kunna utföra våra uppdrag hanterar Farsta stadsdelsnämnd personuppgifter (namn, personnummer, telefonnummer, adress, e-post, bilder m.m) i våra verksamhetssystem. Farsta stadsdelsnämnd är en offentlig

3 myndighet, vilket innebär att vi är skyldiga att dokumentera, registrera och arkivera vår handläggning och kommunikation. Personuppgifter behandlas av stadsdelsnämnden för att fullgöra myndighetsutövning. Det betyder att vi för att kunna utreda ärenden, besvara frågor och fatta beslut behöver behandla personuppgifter (namn, personnummer, adresser, telefonnummer) om dem som berörs av myndighetsutövningen. Personuppgifter behandlas även för att kunna verkställa stadsdelsnämndens myndighetsbeslut, utföra uppdrag och genomföra beslutade insatser inom socialtjänst, vård och omsorg. Inom socialtjänst samt vård och omsorg kan känsliga personuppgifter förekomma. Inom förskoleverksamheten behandlar stadsdelsnämnden personuppgifter (namn, personnummer, adresser, telefonnummer, bild- och ljudupptagningar) på barn, vårdnadshavare och ibland andra anhöriga till barnet, för att kunna erbjuda barn förskoleplats, att fullgöra vårt pedagogiska uppdrag och vårt ansvar för barnens säkerhet. Det innebär att vi ibland behandlar även känsliga uppgifter, till exempel om barns hälsa eller funktionsnedsättningar. Farsta stadsdelsnämnd behandlar också personuppgifter för att kunna följa upp och utveckla sin verksamhet och erbjuda en rättssäker myndighetsutövning och en säker vård och omsorg. Personuppgifter behandlas därför i olika kvalitetsregister och i rapportering till tillsynsmyndigheter som exempelvis Socialstyrelsen. Personuppgifter behandlas också ibland för statistik, och då anonymiseras, kodas eller krypteras uppgifterna så att de inte längre är möjliga att hänföra till en särskild person. Farsta stadsdelsnämnd behandlar sina anställdas personuppgifter (namn, personnummer, adresser, telefonnummer) och även anställdas närmast anhörigas personuppgifter (namn, telefonnummer) för att nämnden ska kunna fullgöra sin skyldighet som arbetsgivare enligt lagar och avtal. De känsliga uppgifter som kan behandlas om anställda är uppgifter om hälsa och fackligt medlemskap. Om du är kund hos oss behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal. Personuppgifter i fakturaunderlag sparas enligt gällande bokföringsregler. Dina personuppgifter lagras inte längre än nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen såsom de beskrivs i denna policy. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för, eller när vår skyldighet att spara uppgifterna upphör. Farsta stadsdelsnämnd använder aldrig dina personuppgifter för andra ändamål än de med laglig grund inhämtats för.

4 När det enligt lag krävs att ditt samtycke inhämtas för behandling av vissa typer av personuppgifter, eller för vissa former av behandling, kommer sådant särskilt samtycke att inhämtas från dig innan personuppgifterna behandlas. Inom Farsta stadsdelsnämnd innebär det att för personuppgiftsbehandling som inte avser myndighetsutövning eller fullgörande av skyldigheter som nämnden har utifrån lagstiftning och gällande avtal, ber vi om ditt samtycke för att hantera dina personuppgifter. Du kan när som helst återta ditt samtycke. De system som används av nämnden har en hög säkerhetsnivå som syftar till att skydda de personuppgifter nämnden hanterar. Farsta stadsdelsnämnd och Stockholms stad, som stadsdelsnämnden tillhör, vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda information mot obehörig åtkomst, ändring, spridning och förstörelse. De personuppgifter som behandlas av stadsdelsnämnden har olika grad av känslighet och system där känsliga och/eller sekretessbelagd information behandlas har därför en högre nivå av skydd- och säkerhetsåtgärder. Samtycken inhämtas för samtliga bilder och filmer som används av Farsta stadsdelsnämnd. På Farsta stadsdelsnämnds webbsidor, och konton på sociala medier förekommer ibland länkar till andra webbplatser. Denna policy gäller inte för dessa webbplatser. Du bör ta del av dessa webbplatsers integritetspolicy innan du lämnar ut dina personuppgifter. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter Farsta stadsdelsnämnd behandlar om dig, och rätt att begära ut dina personuppgifter. Skicka din skriftliga begäran med post till Farsta stadsdelsförvaltning, se kontaktuppgifter nedan. Ange om din begäran avser en särskild verksamhet inom nämndens område. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Om Farsta stadsdelsnämnd har felaktiga personuppgifter om dig, ber vi dig vänligen kontakta oss så att rättelse kan vidtas. Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för, även om du tidigare gett ditt samtycke. För de personbehandlingar som Farsta stadsdelsnämnd gör finns det dock

5 ofta krav i överordnad lagstiftning som gör att vi inte får radera dina personuppgifter, till exempel i arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen, socialtjänstlagen, lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, patientdatalagen m fl. All behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen kommer dock att avslutas på din begäran. Om du tycker att vi behandlar personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Om du har frågor om vår integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på farsta@stockholm.se Vill du begära ut dina personuppgifter använder du följande adress: Farsta stadsdelsförvaltning Box Farsta Vårt dataskyddsombud är Medea Sandbladh och hennes kontaktuppgift är medea.sandbladh@stockholm.se