Intern styrning och kontroll 2019

Transkript

1 Stadsbyggnadsnämnden (8) Intern styrning och kontroll 2019 Förslag till beslut Stadsbyggnadsnämnden internkontrollmoment 2019, enligt följande punkter, antas; Kontroll att samtliga inköp mellan tkr antingen faller inom befintligt avtal eller att en direktupphandling har utförts enligt kommunens riktlinjer Kontrollera att underskrivna avtal gällande parkeringskort är fakturerade med rätt belopp och i rätt tid samt att parkeringskort är utskickade för rätt period Kontrollera utfallet på 2018 års överklaganden gällande bygglov och förhandsbesked Kontrollera utfallet på års domar gällande färdtjänst, riksfärdtjänst, parkeringstillstånd och skolskjuts Kontrollera att nämndprotokollen är justerade och anslagna i rätt tid samt att expediering av antagna beslut gällande detaljplaner är gjort i rätt tid Kontrollera att månadsvis rondering är utförd enligt checklista (framtagen i det Systematiska brandskyddsarbetet) samt att ev brister är åtgärdade innan nästa rondering Ärendebeskrivning LAGKRAV OCH ANSVAR Kommunkoncernen ska enligt kommunallagen och aktiebolagslagen ha en väl fungerande intern styrning och kontroll. Interna kontrollarbetet syftar till att säkra mål och verksamhet, men också att hitta förbättringsområden utifrån risker. Varje nämnd och bolagsstyrelse har ansvar för det interna kontrollarbetet inom sitt verksamhetsområde. Åtgärder och uppföljningar genom internkontrollmoment tas fram av respektive nämnd och bolagsstyrelse och kompletteras med de gemensamma internkontrollmomenten för kommunkoncernen. Respektive nämnd och styrelse beslutar om en internkontrollplan i december månad :45 1

2 Stadsbyggnadsnämnden (8) Stadsbyggnadsnämndens internkontrollmoment Stadsbyggnadsförvaltningen har i enlighet med framtagna riktlinjer och intern styrning och kontroll arbetat fram förslag på internkontrollmoment som presenteras nedan. Ekonomi TILLGODOSE BEHOVET AV EKONOMI OCH REDOVISNING Risken att inköp för mellan tkr görs utan avtal pga beställare ej följer kommunens riktlinjer gällande direktupphandling vilket leder till förtroendeskada. Inköp mellan kr kr skall enligt kommunens riktlinjer direktupphandlas om det ej finns avtal sedan tidigare vilket innebär att formuläret "Upphandlingsplan" skall användas för att säkerställa de olika momenten i en direktupphandling, bl a skall konkurrensutsättning utföras med minst tre leverantörer samt att skatter och avgifter skall kontrolleras. Nämnd Mervi Nyqvist Kontrollera att samtliga inköp mellan tkr antingen faller inom befintligt avtal eller att en direktupphandling har utförts enligt kommunens riktlinjer. Maj månad Kontrollera att det finns gällande avtal i Proceedo alt om direktupphandling skett att dessa handlingar är korrekta samt att behörig person enligt delegationsordningen har initierat upphandlingen :45 2

3 Stadsbyggnadsnämnden (8) Risken att fakturering ej sker i rätt tid och med rätt belopp på grund av bristfälliga rutiner vilket leder till intäktsbortfall Risken berör samtliga avdelningar och kommer att kontrolleras enligt ett rullande schema med en avdelning per år. För 2019 ska trafikavdelningens fakturering av parkeringskort kontrolleras. Nämnd Mervi Nyqvist Kontrollera att underskrivna avtal gällande parkeringskort är fakturerade med rätt belopp och i rätt tid samt att parkeringskort är utskickat för rätt period April månad Välj ut 40 st avtal i avtalspärmen hos Eskilstuna Direkt (ED). Kontrollera att avtalat parkeringskort har fakturerats och att det är rätt belopp samt att faktureringen gjorts i rätt tid. Stäm därefter av att parkeringskorten skickats ut från ED mot listan avseende utskick parkeringskort (finns på samarbetsytan hos ED) :45 3

4 Stadsbyggnadsnämnden (8) Miljö och samhällsbyggnad BYGGA BOSTÄDER, LOKALER OCH STADSMILJÖ Risk att beslut som överklagas blir upphävda i överprövade instanser pga bristande tolkning/handläggning vilket leder till långa handläggningsprocesser och förtroendeskada. Nämnd Rickard Lundin Kontrollera utfallet på 2018 års överklaganden gällande bygglov och förhandsbesked. Statusläget 31 augusti 2019 Kontrollera samtliga överklagade ärenden under 2018 och dela upp dessa i pågående ärenden (där Länsstyrelsen ännu ej tagit beslut), de som vunnit laga kraft samt om ärendet blivit upphävt för fortsatt handläggning. De ärenden som blivit upphävda för fortsatt handledning skall kontrolleras för att se skälet till detta och om det beror på bristande tolkning/handläggning. Risk att beslut som överklagas blir upphävda i överprövade instanser pga bristande tolkning/handläggning vilket leder till långa handläggningsprocesser och förtroendeskada. Nämnd Anna Bergfors Kontrollera utfallet på års domar gällande färdtjänst, riksfärdtjänst, parkeringstillstånd och skolskjuts Kontrollera samtliga domar som vunnit laga kraft och dela upp dessa i domar där vi själva ändrat ståndpunkt efter inkommen överklagan, där vi haft rätt i sak samt de ärenden där vi fått nedslag. Ärendena där vi har fått nedslag skall sedan analysera om det beror på bristande tolkning/handledning eller annat :45 4

5 Stadsbyggnadsnämnden (8) Risk att expediering av antagna beslut om detaljplaner inte sker inom rätt tid på grund av att rutinen ej följs vilket leder till att planen kan upphävas på formaliagrunder om den överklagas När beslut tagits på nämnd skall protokollet justeras inom 2 veckor och anslås senast inom 2 dagar efter justeringen på den digitala anslagstavlan. Senast 1 dag efter att protokollet anslagits skall handlingar skickas till ej tillgodosedda samt Länsstyrelsen och Lantmäteriet. Nämnd Anna Ekwall Kontrollera att nämndprotokollen är justerade och anslagna i rätt tid samt att expediering av antagna beslut gällande detaljplaner är gjort i rätt tid. Januari - Augusti Gå igenom samtliga nämndprotokoll för att se om det finns några beslut gällande antagande av detaljplan. Finns detta kontrollera att protokollet är justerat inom 2 veckor från beslut samt att det är anslaget på kommunens digitala anslagstavla inom 2 dagar. Kontrollera därefter att korrekta handlingar är skickade/mailade till ej tillgoosedda samt Länsstyrelsen och Lantmäterier inom 1 dag efter att protokollet anslagits. Mail och övrig dokumentation sparas på planavdelningens server :45 5

6 Stadsbyggnadsnämnden (8) Samhällsskydd och beredskap FÖREBYGGA OCH MINSKA KONSEKVENSERNA AV OLYCKOR Risken att det uppstår en brand på en arbetsplats på grund av bristande rutiner enligt det systematiska brandskyddsarbetet vilket leder till person- och/eller egendomsskada SBF har två fasta arbetsplatser, Värjan (Alva Myrdals gata 5) och Navaren (Tång Lindströms väg 6) och detta år skall Navaren kontrolleras. På Navaren finns det kontorsbyggnad, verkstad, förråd, gym, växthus, tvätthall. Nämnd Jorma Seimilä Kontrollera att månadsvis rondering är utförd enligt checklista (framtagen i det systematiska brandskyddsarbetet) samt att ev brister är åtgärdade innan nästa rondering Mars, juni, september Kontrollera att checklistan (se punkten 10 under "Systematiskt brandskyddsarbete" på internportalen) är ifylld och signerad samt att bristerna är åtgärdade innan nästa rondering :45 6

7 Stadsbyggnadsnämnden (8) Kommunkoncerngemensamma kontrollmoment Utöver stadsbyggnadsnämndens egna internkontrollmoment har kommunfullmäktige beslutat om fyra kommungemensamma internkontrollmoment Ekonomi TILLGODOSE BEHOVET AV EKONOMI OCH REDOVISNING Risk för försämrat förtroende för kommunen och politiken på grund av felaktiga utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag, vilket kan bero på felaktiga intyg, att rutiner inte är förankrade och utebliven kontroll. KF Mervi Nyqvist Kontroll av tillämpningen av rutiner för utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag. En tydligare rutin ska utarbetas. Rutinen ska även tydliggöra när underlag för förlorad arbetsinkomst ska redovisas för att inte behöva hantera retroaktivt redovisade underlag. Kontrollen avser att följa upp att den nya rutinen tillämpas. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, processägare för ärende- och beslutsprocessen. Risk att kommunkoncernen bryter mot lagen om offentlig upphandling (LOU), styrande beslut och fördyrar inköpskostnaderna på grund av att inköp inte sker i enlighet med ramavtal och inkorrekta direktupphandlingar. KF Mervi Nyqvist Kontroll av tillämpningen av rutiner gällande inköp i enlighet med ramavtal och för direktupphandlingar. Rutiner för området finns och det är tillämpningen av dessa som uppföljningen avser. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, kommunstrateg ekonomi (anskaffning/inköpsprocessen) :45 7

8 Stadsbyggnadsnämnden (8) Processkvalitet TILLGODOSE BEHOVET AV SÄKERHET Risk för att viktig information försvinner, manipuleras eller hamnar i orätta händer på grund av intrång, handhavandefel, nätverksavbrott eller liknande. Det kan leda till exempel brott mot offentlighethet- och sekretesslagen och den nya dataskyddsförordningen, vilket kan ge konsekvenser i form av verksamhetsavbrott, varumärkesskada, böter och/eller sanktionsavgifter. KF Ingrid Bergh Bertilsson Kontroll av att information sparas och skyddas i enlighet med styrdokument som finns för respektive områden. Uppföljningen sker genom en kartläggning av hur kommunen sparar och skyddar information, att vi följer de lagar och styrdokument som finns för respektive områden så som dataskyddsförordningen. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontoret, kommunstrateg informationssäkerhet med stöd av it- chef samt konsult och uppdrag it. Risk för att kommunkoncernen inte kan upprätthålla samhällsviktig verksamhet vid väsentliga händelser eller kriser då det inte finns kontinuitetsplaner som ger tillräcklig beredskap. KF Ingrid Bergh Bertilsson Kontroll av att det finns kontinuitetsplaner utifrån risk-och sårbarhetsanalyser och att dessa är kända. Risk- och sårbarhetsanalyser börjar tas fram under senare delen av 2018 och rapporteras in Till analyserna kopplas åtgärder och en beredskap som dokumenteras i kontinuitetsplaner. Kontinuitetsplanerna tydliggör verksamheternas beredskap i agerande och rutiner för att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter. Det kan handla om att säkerställa nödvändig vård, matleveranser till äldreboenden, säkerställa kontakt med föräldrar om en skola behöver evakueras med mera. Kontrollen avser att följa upp att verksamheterna har tagit fram kontinuitetsplaner utifrån risk-och sårbarhetsanalyser och att dessa är kända. Ansvarig för kontrollmomentet är kommunledningskontorets säkerhetschef och beredskapssamordnare :45 8