Driftnämnden Regionservice Rapport: Uppföljning av Internkontrollplan 1/2017

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Driftnämnden Regionservice Rapport: Uppföljning av Internkontrollplan 1/2017"

Rebecka Hedlund
för 5 år sedan
Visningar:

1 Datum Diarienummer DNRGS Driftnämnden Regionservice : Uppföljning av Internkontrollplan 1/2017 Ärendet Enligt Kommunallagen kap 6, 7 regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet. I december 2016 beslutade Driftnämnden Regionservice om Internkontrollplan för Regionservice för år Uppföljning av Internkontrollen ska göras i samband med i samband med et. Uppföljningen följer internkontrollplanens struktur. Områden Väsentlighet / tal Kontrollmoment Metod Avstämningsdatum

2 Uppföljning Ekonomi Ekonomichef Leveransgodkännande av faktura sker utan kontroll av att vara/tjänst erhållits Fel vara Ingen vara Ökad kostnad 6 Kontrollera att rätt vara är mottagen Leveransgodkännande av faktura I Region Hallands ämpningsanvisningar för attestordning framgår det att den som leveransgodkänner varan/tjänsten ska kontrollera att såväl antal som kvalitet stämmer överens gentemot fakturans uppgifter. Bestyrkandet ska ske med åtgärd i regionens elektroniska fakturaflöde. För att kontrollera om ämpningsanvisningarna efterlevs så har jag ställt ett antal frågor sju avdelningar varav fem avdelningar har återkopplat. Efter skickad påminnelse återkopplade ytterligare en avdelning, men då en dag för sent. En avdelning har inte återkopplat. Följande frågor har ställts; Bifoga rutin (eller hänvisa ) som berörda medarbetare följer när det gäller leveranskontroll av beställd vara/tjänst samt leveransgodkännande i Agresso. Finns det reglerat vilka som har behörighet att beställa varor och tjänster på avdelningen och i så fall finns det en aktuell beställarförteckning? Är det oftast en och samma medarbetare som gör den fysiska leveranskontrollen av varan/bestyrker att tjänsten utförts, som sedan leveransgodkänner varan/tjänsten i Agresso? Om det oftast är olika medarbetare som utför den fysiska leveranskontrollen och leveransgodkännandet i Agresso, hur förs då informationen om den fysiska leveranskontrollen över leveransgodkännaren? Hur hanterar ni en faktura som är felaktig dvs om det vid den fysiska leveranskontrollen visar sig att ni har fått fel vara, varan är behov av reklamation eller att varan är restnoterad? (finns rutin så bifoga den)

3 Kommentar: Resultatet visar att avdelningarna har för vissa av kontrollpunkterna skapat egna rutiner/manualer och i vissa fall saknas det rutiner. Övergripande rutin för attestordning behöver kompletteras med hur mottagningskontroll/ leveranskontroll av beställd vara/ tjänst ska genomföras och hur koppling leveransgodkännande i fakturaflödet ska ske. Det behöver även göras en kontroll av att fakturerat belopp för erhållen vara/tjänst stämmer enligt beställning/avtalat pris. Lämpligt kan vara att rutinen för inköp i vårt ledningssystem kompletteras med rutin för mottagningskontroll/leveranskontroll/ leveransgodkännande samt att vissa delar i rutinen förtydligas. Förtydliganden ska följa regionövergripande anvisningar och rutiner. Detaljerat underlag för utförd kontroll finns hos ekonomichefen inom Regionservice. IT-system / Informationssäkerhet Obörligt dataintrång av Region Hallands ITtekniker o IT-konsulter Förtroende Säkerhet Personlig integritet Ekonomi 3 Kontrollera loggar Informationssäkerhetssamordnare Obörligt dataintrång av Region Hallands IT-tekniker och IT-konsulter Urval av stickprovskontontroll har gjorts i vårt huvudjournalsystem VAS. Kontroller har skett inom ramen för ordinarie loggningsrutin Region Halland samt lokala rutiner för IT/Teleservice. Underlag för kontroller förvaras hos informationssäkerhetssamordnare inom Regionservice. - skontroll 1 Ej tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. - skontroll 2 Tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. Arbetat enligt rutin på IT-service. - skontroll 3 Tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. Arbetat enligt rutin på IT-service. - skontroll 4 Ej tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning.

4 - skontroll 5 Ej tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. - skontroll 6 Ej tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. - skontroll 7 Ej tagit del av patientuppgifter Kontroll utan anmärkning. Kommentar: Ingen åtgärd föreslås. Extraordinära händelser Kontinuitetsplan saknas alt. är inte relevant och räcklig Vid händelse - Verksamhet fungerar inte - Patientsäkerheten - Ökad kostnad 3 Kontrollera att k-plan finns, är relevant och följs Urval bland kritiska verksamheter Säkerhetssamordnare Finns kontinuitetsplan och är den i så fall relevant och räcklig. Redovisade verksamheter är de inom RGS som räknas som samhällskritiska och har krav på sig att ha en kontinuitetsplan. IT-service - Har en kontinuitetsplan som är relevant och följs om behov föreligger. Teleservice - Har en kontinuitetsplan under framtagande, kommer sannolikt att bli gemensam med IT-service. Logistikservice - Har en kontinuitetsplan under framtagande. Kostservice - Har ingen kontinuitetsplan. Teknisk service - Har en kontinuitetsplan som är under revidering. Städservice - Har ingen kontinuitetsplan. Kundtjänst - Har ingen kontinuitetsplan. Kommentar: Krav finns på att samtliga angivna verksamheter ska ha kontinuitetsplan. Uppföljning sker Uppföljningsrapport 2.

5 Verksamhetens genomförande / kvalitet Uppföljning av avvikelser saknas förblir öppna Avvikelser/ förbättringar tas ej om hand Återkoppling saknas Problem/risker kvarstår 6 Kontrollera åtgärder och återkoppling Kvalitetssamordnare Uppföljning av avvikelser saknas förblir öppna. Kontrollen är gjord i systemet Platina, ett IT-system för att bland annat hantera avvikelser. Enligt regiongemensam rutin så får handläggningstiden från att en avvikelse identifieras s att den avslutas vara max 3 månader. För kvartal 1 / av totalt 196 avvikelser har avslutats. I 9 fall har rapportören fått återkoppling (enligt redovisning i Platina). Av 943 avvikelser rapporterade åren är 687 avslutade. Av 111 avvikelser rapporterade under sista kvartalet 2016 var 28 ej avslutade 31:e mars Kommentar: Förvaltningschefen har beslutat att samtliga områden inom Regionservice månadsvis redovisar handläggningsläget avseende avvikelser. Rutinen att en identifierad avvikelse ska vara avslutad inom tre månader ska följas.

Relevanta dokument

Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

TJÄNSTESKRIVELSE Regionservice Stab Kerstin Bengtson Jurist Datum Diarienummer 2016-05-12 DNRGS160030 Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan Förslag till beslut Driftnämnden