Slutattestinstruktion

Transkript

1 Dnr: 2017/ Slutattestinstruktion Beslutat av Rektor Gäller från

2 Senast rev Innehåll Slutattestinstruktion 3 Styrelse och rektor 6 Universitetsbiblioteket 6 Fakultet 7 Universitetsförvaltning 9 2 (10)

3 Slutattestinstruktion Intern kontroll Dekan, prefekt, chefen för en enhet/avdelning eller motsvarande (ansvarig chef) ansvarar för ekonomin inom de ramar som givits för fakulteten/institution/enheten/avdelningen. Att fatta beslut om beställningar och utbetalningar är ett led i det ansvaret. För att uppfylla kraven på god intern kontroll enligt regelverk och redovisningspraxis, ska beställnings- och utbetalningsunderlag alltid handläggas av minst två personer Ingen anställd vid universitetet får besluta i ett ärende som rör henne/honom själv. Närmast överordnade chef ska fatta sådana beslut, som t ex att slutattestera reseräkningar och privata utlägg i Agresso och Primula. Undantag från denna regel är rektors egna kostnader som slutattesteras av universitetsdirektören. Lista över befattningshavare som har rätt att slutattestera upprättas av ekonomichefen. Slutattest I det löpande arbetet är det önskvärt att all slutattestering sker i förväg genom att ansvarig chef, slutattesterar beställningen eller i efterhand via slutattest av utbetalningsunderlag (fakturor och liknande utbetalningar) Det innebär att den som slutattesterar påtar sig det ekonomiska ansvar som beställningen/utbetalningen innebär: att varan/tjänsten är ändamålsenlig för verksamheten att övriga gällande regler, t ex om upphandling, och befintliga ramavtal, efterlevs ansvarar för att underliggande bokföringsmateriel är korrekt och fullständigt Den som har slutattestsrätt ska alltid kontrollera att verifikationen är attesterad av behörig person. Delegering av slutattest Det kan i många fall vara lämpligt för ansvarig chef, att delegera rätten att slutattestera, för att t ex undvika förseningar eller andra störningar av fakultetens/institutionens/enhetens arbete. Observera dock att ansvarig chefs ansvar för enhetens ekonomi alltid kvarstår. Delegering av rätten att slutattestera ska ges till ett fåtal personer med ekonomisk insikt och den kan ges för hela eller delar av enhetens verksamhet. 3 (10)

4 Delegering av rätten att slutattestera ska ske skriftligt och dokumenteras i universitetets slutattestförteckning, vilken är ekonomichefens ansvar. Delegationen ska förnyas varje år och vid relevanta personalförändringar. Attesträtt för firmatecknare De personer inom universitetet vilka rektor delegerat firmateckningsrätt till har även en generell slutattesträtt för alla enheter på universitetet. Denna rätt ska dock främst användas i brådskande fall då ordinarie slutattestant eller utsedd ersättare inte är tillgänglig. Periodiska fakturor För fakturor av periodisk karaktär finns det möjlighet slutattestera dessa via ett dokumenterat underlag och enligt gällande attestregler. Detta underlag ligger sedan till grund för matchning av fakturorna. Dessa behöver då inte slutattesteras löpande i de fall de uppfyller i dokumentet uppsatta kriterier. Särskilda bemyndiganden Chefen för HR-avdelningen respektive ekonomiavdelningen äger rätt att, inom sina respektive ansvarsområden, bemyndiga utbetalningar. Chefen för HR-avdelningen respektive ekonomiavdelningen ska utse personer med rätt att skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar, inom respektive ansvarsområden. Personer som får skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar utses, enligt särskilt beslut, för varje år samt vid personalförändringar. Den som bemyndigar att sådana utbetalningar verkställs får inte vara samma person som sänder betalningsunderlaget. Den som sänder betalningsunderlaget får inte vara samma person som slutattesterat. 4 (10)

5 Godkännande Det kan vara svårt för utsedd slutattesterare att i detalj ha kännedom om varje enskild beställning. För att hon/han ska kunna slutattestera en händelse krävs därför i normalfallet att någon som känner till förhållandena först godkänner beställningen/utbetalningsunderlaget genom s.k. godkännande. Där slutattestanten har kännedom om en enskild beställning/utbetalning kan underlaget attesteras direkt av slutattestanten. Godkännande kan ske i två olika former; leveransgodkännande (beställare) respektive kostnadsgodkännande (budgetansvarig) Godkännaren ska: - Intyga att beställningen/inköpet är korrekt. - Kontrollera att varan/ tjänsten är levererad och att antal och pris är korrekt. - Avvisa felaktigheter med en kommentar om vad som avviker, dessa beställningar/ fakturor går då tillbaka till distributör på fakultet eller avdelning. - Kommentera syftet och ändamålet med beställningen/inköpet. Detta görs genom en kommentar eller via en bilaga. 5 (10)

6 Styrelse och rektor Rektor ansvarar för styrelsens och rektors administration och ekonomi. Rektor äger därför rätt att slutattestera beställningar och betalningsunderlag inom sitt verksamhetsområde. Rektors slutattest Rektor slutattesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde För fakturor överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av universitetsdirektör, vars ersättare är ekonomichef. Universitetsbiblioteket Chefen för universitetsbiblioteket (överbibliotekarien) slutattesterar betalningar upp till kronor. Universitetsdirektören är överbibliotekariens ersättare. Sektionsansvarig slutattest Utsedd sektionsansvarig slutattesterar beställningar/utbetalningar upp till kr efter delegation från överbibliotekarien. För belopp över kr krävs även en slutattest av överbibliotekarien. Överbibliotekarien är dennes ersättare Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. 6 (10)

7 Fakultet Utgångspunkter Dekanen är ansvarig för fakultetens ekonomi inom givna ramar Dekanen äger i enlighet med detta rätt att slutattestera beställningar och utbetalningsunderlag inom verksamhetsområdet (fakultet). Dekan slutattest Dekanen slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt verksamhetsområde. För belopp över kr krävs även en slutattest av rektor. Prodekan är dekans ersättare. Dekan har möjlighet att delegera slutattesten av fakultetsgemensamma kostnader till kanslichef. Kanslichef slutattest Kanslichef slutattesterar beställningar/utbetalningar upp till kr inom sitt verksamhetsområde För belopp över kr krävs även en slutattest av dekan. Dekan är kanslichefs ersättare. Prefekts/ motsvarande slutattest Prefekt/motsvarande slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt verksamhetsområde. För belopp över kr krävs även en slutattest av dekan. Dekan är prefekts ersättare. Prefekten har möjlighet att delegera slutattesten enligt nedanstående. Ämnesavdelningsansvarigs slutattest Av prefekt utsedd ämnesavdelningsansvarig eller motsvarande slutattesterar beställningar/utbetalningar upp till kr efter delegation från prefekt. För belopp över kr krävs även en slutattest av prefekt. Prefekt är dennes ersättare. Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. 7 (10)

8 Chef i övrig verksamhet knuten till fakultet Chefer i verksamheter som är knutna till fakulteter och som rapporterar direkt till rektor slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt verksamhetsområde. För belopp över kr krävs även en slutattest av rektor. För att uppnå en effektiv hantering av de personalkostnader som faktureras Linnéuniversitetet, enligt av rektor undertecknat avtal med Rikspolisstyrelsen om uppdragsutbildning, undantas dessa från ovanstående. Chef för polisutbildningen har därmed rätt att ensam slutattestera dessa fakturor utan beloppsbegränsning. Ytterligare delegering av denna slutattesträtt får inte göras. 8 (10)

9 Universitetsförvaltning Utgångspunkter Universitetsdirektören ansvarar för universitetsförvaltningens administration och ekonomi samt ledningsgemensam verksamhet (organisation 1250 med därtill hörande underorganisationer.) samt attesterar utbetalning till Linnéstudenterna (organisation 1800). Universitetsdirektören äger därför rätt att slutattestera beställningar och utbetalningsunderlag inom verksamhetsområdet (universitetsförvaltningen). Universitetsdirektörs slutattest Universitetsdirektören slutattesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde. För fakturor överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av rektor. Avdelningschefs/ slutattest Avdelningschefen/motsvarande slutattesterar betalningar upp till kr. För fakturor överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av universitetsdirektören. Universitetsdirektören är avdelningschefens ersättare. Sektionsansvarig slutattest Sektionsansvarig slutattesterar betalningar upp till kr. För fakturor överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av avdelningschefen. Avdelningschef är sektionsansvarigs ersättare. Gällande återbetalning av studieavgifter där beslut fattats enligt rutin ges sektionschefen i denna verksamhet rätt att slutattestera dessa betalningar upp till kr. 9 (10)

10 Särskild hantering av fakturor för lokalhyror För att uppnå en effektiv hantering av lokalhyresfakturorna undantas dessa från beloppsbegränsningen. Chefen för lokal- och serviceavdelningen har därmed rätt att utan beloppsbegränsning slutattestera lokalhyresfakturor för vilka avtal tecknats enligt delegationsordning. Löne- respektive reseförskott som hanteras av HR-avdelningen Chefen för HR-avdelningen har rätt att slutattestera löne- respektive reseförskott inom hela universitetet upp till kr. För utbetalningar överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av universitetsdirektören. Chefen för HR-avdelningen kan vidaredelegera denna slutattesträtt upp till kr till personal inom avdelningen. Lagstadgade skatter och avgifter Lagstadgade skatter och avgifter slutattesteras av chefen för HR-avdelningen respektive ekonomichef i förekommande fall. Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. 10 (10)