GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 2 Delegations - och attestordning Ekonomiavdelningen. 2 Delegations- och attestordning... 2

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 2 Delegations - och attestordning Ekonomiavdelningen. 2 Delegations- och attestordning... 2"

Eva Viklund
för 5 år sedan
Visningar:

1 2 Delegations- och attestordning Delegationsordning Allmänt om delegering Attestordning Attester Attesthierarki Dokumentation... 6 Sid 2-1

2 Sid DELEGATIONS- OCH ATTESTORDNING 2.1 Delegationsordning Regler avseende universitetets organisation och beslutsstruktur återfinns i universitetets regelbok som återfinns under Allmänt om delegering Till den som beslutanderätt har delegerats får i sin tur överlåta denna, såvida sådan vidaredelegering inte uttryckligen förbjudits. I föreliggande beslutsordning innebär detta att alla beslutsbefogenheter kan vidaredelegeras, om det inte uttryckligen anges att detta inte är tillåtet. Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma befogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes beredning. Om den som har mottagit delegationen inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen lämnas åter. Det åligger den som mottagit delegationen att anmäla detta till närmast högre nivå. Beslutsordningen ger en bild av hur ansvar och befogenheter principiellt är fördelade inom universitetet. Illustration nedan Lag/ förordning Universitetsstyrelse rektor fakultetsnämnd dekanus Institutionsstyrelse prefekt Det är främst tre styrande dokument vi berör här; - Göteborgs universitets beslutsordning, beslut Rektors delegation till förvaltningschefen, beslut Förvaltningschefens vidaredelegation till avdelningschefer inom gemensamma förvaltning, beslut Besluten kan hämtas på

3 Sid Göteborgs universitets beslutsordning I beslutsordningen regleras Göteborgs universitets övergripande ansvarsfördelning samt på vilken nivå olika beslut ska fattas. Bärande tankar i universitetet beslutsordning - Göteborgs universitet ska kännetecknas av en generellt långtgående decentralisering av beslutsfattandet. - Beslut om övergripande inriktning och prioriteringar mellan verksamheter och fakultetsnämnder ska fattas av universitetsstyrelsen. - Fakultetsnämnden ska inom sitt område ansvara för forskning, utbildning och samverkan med samhälle och näringsliv. Ansvaret avser primärt inomvetenskapliga, innehållsliga och kvalitetsrelaterade frågor samt resursfördelning. - Rektors viktigaste uppgift är att skapa gynnsamma förutsättningar för universitetets utbildning och forskning och samverkan med det omgivande samhället samt att upprätthålla ett väl fungerande kvalitetssystem. - Inom de ramar som anges av universitetsstyrelsen beslutar rektor i alla frågor som rör organisation, studieadministration, personal, ekonomi och infrastruktur. Beträffande dessa beslut förutsätts en betydande delegation. - Arbetsgivarfrågor i vid bemärkelse ska följa en rak linje som utpekar enskilda chefer som beslutsfattare Rektors delegation till förvaltningschefen I detta dokument förtecknas rektors uppdrag och delegation av beslutsbefogenheter till förvaltningschefen. Delegationen följer samma struktur som rektors delegation till dekanerna. Vissa av de befogenheter som rektor delegerar till förvaltningschefen är av sådan karaktär att de vid tillämpning kommer att villkora de frihetsgrader som dekannivån fått inom främst områdena personal, ekonomi, infrastruktur och studieadministration. Universitetet måste exempelvis ha ett gemensamt personaladministrativt regelverk som i alla sina delar och enskildheter inte kan beslutas av rektor.

4 Sid 2-4 Inom delegationsområdets ram är förvaltningschefen ansvarig för att beslut fattade av överordnade organ verkställs. Förvaltningschefen rapporterar till rektor. I frågor av strategisk eller principiell karaktär skall förvaltningschefen samråda med rektor. Beslutsbefogenheterna kan aldrig överskrida det regelverk som universitetet lyder under eller de interna styrdokument som beslutas av styrelse eller rektor Förvaltningschefens vidaredelegationer till avdelningschefer inom gemensamma förvaltningen. Universitetsstyrelsen fastställde universitetets beslutsordning. Rektor beslutade som en konsekvens av detta om vidaredelegering av vissa uppdrag och beslutsbefogenheter till förvaltningschefen med rätt att vidaredelegera. I detta dokument har förvaltningschefen vidaredelegerat vissa uppdrag och beslutsbefogenheter till avdelningschefer inom gemensamma förvaltningen. 2.2 Attestordning Förvaltningschefen beslutade om en ny attestordning vid Göteborgs universitet. Attestordningen med bilagor kan i sin helhet hämtas på ekonomiavdelningen hemsida Nedan görs några nedslag i väsentliga delar. Från och med den 1 januari 2008 gäller en ny myndighetsförordning och en ny förordning om intern styrning och kontroll för statliga myndigheter. Dessa förordningar innebär bland annat ett tydliggjort ansvar för den ekonomiska förvaltningen. Införande av elektronisk fakturahantering (EFH) inom universitetet under 2008 ställer också ökade krav på en tydlig och gemensam hantering av beslut och kontroller gällande betalningar. Den attestordning förvaltningschefen beslutat om reglerar samlat hanteringen av att tilldela behörighet att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura och reseräkning samt att förfoga över myndighetens medel genom att bekräfta betalning Attester Det finns olika typer av attester, innebörden av några olika framgår nedan.

5 Sid Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställning av vara/tjänst. Attesten innebär en kontroll av och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på att är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Rätten att leveransattestera är kopplad till beställar-id och rätten att göra inköp. Kontering Konteringen är i sig ingen attest. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet Betalningsbekräftelse Ett godkännande av att leverans- och belastningsattest liksom kontering har skett utan anmärkning samt att betalning ska ske. Behörighet att förfoga över myndighetens medel innebär ett ansvar för att medlen används inom ramen för myndighetens verksamhet, inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar och i enlighet med gällande regler Attest av utgift som avser den egna personen Ingen anställd får belastningsattestera faktura, reseräkning eller utläggsräkning för utgifter som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar m m). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut (se attesthierarkin). Hänsyn till eventuellt jäv ska tas.

6 2.2.2 Attesthierarki Attesthierarkin utgår från universitetets beslutsordning av vilken beslutslinjen rektor dekanus prefekt framgår. Vidaredelegation av attesträtt ska återrapporteras till överordnad nivå Dokumentation Attestbeslut ska göras skriftligt (bilaga 1a-c) och dokumenteras i en attestplan (bilaga 2). Beslut om attesträtt ska revideras och uppdateras årligen. Attestplanen innehåller en förteckning över alla personer som har rätt att leverans- och belastningsattestera samt behörighet att förfoga över den organisatoriska enhetens medel genom att bekräfta betalning. Av attestplanen ska anges om attesträtten är begränsad till visst belopp, period, ansvarsställe eller verksamheter. Av attestplanen ska även framgå vem som är beslutsfattare och ställföreträdande beslutsfattare. Sid 2-6

Relevanta dokument

= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum

= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum Styrdokument Dnr A10 1441/06 Attestordning för Göteborgs universitet Publicerad Beslutsfattare Handläggare www.styrdokument.adm.gu.se Lars Nilsson Beslutsdatum 2008-04-07 Giltighetstid Sammanfattning Tills