Välkomna. Leverantörsreskontra. Heldag

Transkript

1 Välkomna Leverantörsreskontra Heldag

2 Vad är leverantörsreskontran? Fakturans väg från beställning till betalning

3

4 Att göra ett inköp - Inköpssystemet Avtalsinformation Ramavtalsleverantörer Attest av order, inte faktura - Inköp utanför inköpssystemet Ramavtalsleverantörer i första hand Beställar-id! Kontrollera F-/FA-skatt, samt momsregistrering 30 dagars betalningsvillkor

5 Fakturor och andra underlag - Gemensam fakturaadress: Göteborgs universitet Box ÖSTERSUND - Faktura, personligt utlägg, utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura - Elektronisk faktura (e-faktura) - Filinläsning

6 Attestflödet i Agresso Web - Leveransattest Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. - Konteringsattest Fakturagranskningen innebär kontroll av att: att fakturan är utställd på Göteborgs universitet att det är den mottagande institutionen (motsv.) som ska betala den att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns att fakturan specificerar vad som är inköpt att fakturabeloppet är rätt beräknat att faktureringsavgift ej debiterats att rätt momsbelopp debiterats att inskannade uppgifter i ekonomisystemet kontrolleras mot fakturan att i leverantörsregistret registrerade uppgifter kontrolleras mot fakturan - Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet.

7

8 Övningsuppgifter i Agresso Web: 1) Lägg in kommentar, Akademiska Hus 2) Delkontera, Bergkvara Buss 3) Parkera, Eurocard

9 Betalning av faktura i Agresso Web - Betalningsförslag, underhåll av betalningsförslag Lathund: Betalningsförslag AGRESSO web - Betalningsbekräftelse Lathund: Betalningsbekräftelse AGRESSO web

10 Uppföljning - EFH Fråga fakturor - Fakturor i arbetsflöde - Jaktlista - Vikariehantering Lathund: Administrera ersättare samt aktivera ersättare

11 Övningsuppgift i Agresso Web: 4) Lägg upp vikarie på din utbildningsidentitet

12 Påminnelsehantering - Påminnelser Undersök var originalfakturan finns och varför den inte blivit betald i tid. Visar undersökningen att originalfakturan förkommit, be leverantören om en fakturakopia. Märk kopian med ok att skanna, originalfakturan har förkommit och din signatur innan den sänds till Östersund som underlag för utbetalning. - Inkassokrav Vid ett inkassokrav kontaktas inkassoföretaget för att få information om aktuell skuld. Under förutsättning att ursprungsfakturan är betald, stryks kapitalbeloppet och ett nytt totalbelopp anges. Märk inkassokravet med ok att skanna och din signatur och skicka sedan upp inkassokravet till Östersund för skanning - Kronofogden Om det gäller en delgivning från Kronofogden är det av yttersta vikt att delgivningskvittot skickas tillbaka till Kronofogdemyndigheten. Kvittot ska vara underskrivet av prefekt eller motsvarande. Lathund: Kontrollera om fakturan är betald

13 Tabell och Status i Leverantörsreskontran - A+E = Ankomstregistrerad avvaktar manuell hantering Kräver manuell hantering - A+N = Ankomstregistrerad, ute i attestflödet Meddelande till lev, ändra moms, förfallodatum, belopp mm - B+N = Bokförd, ej betald faktura Meddelande till lev, ändra förfallodatum, parkera, reversera - B+P = Bokförd, parkerad faktura Går inte med på betalningsförslag - B+R = Bokförd faktura, med på betalningsförslag Går att ta bort via Underhåll betalningsförslag - B+I = Bokförd faktura med på betalningsbekräftelse Betalning invänta förfallodatum, går att avbryta av C+N = Betald eller reverserad faktura. Tryck på betala för att se om den är betald eller reverserad Status Y = Kontakta 4040@gu.se

14 Övningsuppgifter i Agresso: 5) Påminnelse från MacForum 6) Inkassokrav från Klarna (Adlibris)

15 Agresso ankomstregistrering Tabell A status N eller E - Ändra moms - Ändra förfallodatum - Meddelande till betalningsmottagaren - Flytta faktura - Avvisad faktura

16 Övningsuppgifter i Agresso: 7) Hantera avvisad faktura

17 Hantering av öppna poster i Agresso Tabell B status N eller P - Ändra förfallodatum - Meddelande till betalningsmottagare - Parkera faktura - Reversera Lathund: Ändra och reversera leverantörsfaktura samt Meddelande till betalningsmottagare.

18 Bra att veta - Minilathund för utlandsbetalning - Koppla verksamheter - Checklistan - Tidplanen - Länkar

19 Utlandsbetalningar i korthet - Alla underlag ska alltid innehålla: Kontoinnehavarens namn IBAN eller kontonummer SWIFT/BIC Mottagarbankens namn och adress - För utbetalning i EUR krävs IBAN - För betalning till USA krävs även en ABA/Federal Wire Består av 9 siffror. IBAN används ej av USA. - Undvik checkar om möjligt Kommer lätt bort Tyskland och Argentina tar ej emot checkar - Betalningar till Indien, meddelande till mottagarens bank krävs Från och med januari 2007 är IBAN obligatoriskt för betalningar inom EU/EES och Schweiz. Används inte IBAN tas en högre avgift ut av bankerna.

20 Koppla verksamheter- Registrering för att styra faktura till belastningsattestant tionellindelning

21

22

23 Tidplan OBS! hämta alltid senaste versionen på ekonomiwebben

24 Länkar Lathundar: F-skatteförfrågan: , kod för direktval och+tjänster/validering+av+iban/ html?q=iban&link=1_2

25 Tack för idag och glöm inte att lämna in utvärderingen!