Användarmanual: Ansökan och rapportering i E-kanalen för Energikartläggningsstödet

Transkript

1 EM2000 W-4.0, Datum 1 (23) Användarmanual: Ansökan och rapportering i E-kanalen för Energikartläggningsstödet Box Eskilstuna Besöksadress Kungsgatan 43 Telefon Telefax registrator@energimyndigheten.se Org.nr

2 2 (23) Översikt över processen från ansökan till slutrapport Ansökan... 3 Steg 1: Skapa behörighet i E-kanalen... 3 Steg 2: Logga in i E-kanalen... 5 Steg 3: Ansök om stöd... 6 Steg 4: Du får ärendebekräftelse om mottagen ansökan Lägesrapport Steg 1: Logga i E-kanalen Steg 2: Bifoga energikartläggningsrapport, tids- och ekonomisk redovisning, fakturor etc Det här ska den ekonomiska redovisningen innehålla Steg 3: Ange basdata Steg 4: Skapa en energiplan Steg 5: Besvara frågor Steg 6: Kontrollera rapporteringen Steg 7: Skicka in rapportering Godkännande och utbetalning Godkänd lägesrapportering Underkänd lägesrapportering Slutrapport Steg 1: Logga i E-kanalen Steg 2: Rapportera företagets enegieffektiviseringsåtgärder Steg 3: Frågor del 1 och del Steg 4: Bifoga eventuella filer Steg 5: Kontrollera rapporteringen Steg 6: Skicka in rapportering... 23

3 3 (23) Ansökan Steg 1: Skapa behörighet i E-kanalen Gå in på energimyndighetens hemsida, Välj E-tjänster (se pil) Välj sedan: "E-kanalen ansök och rapportera" (se pil). När du kommit till E-kanalen, välj Ansök om behörighet.

4 4 (23) Gå sen till Ansök om behörighet som projektledare och fyll i de uppgifter som efterfrågas. Det kan ta upp till ett par dagar att få behörighet. OBS! Tänk på att spara dina användaruppgifter till E-kanalen eftersom de även ska användas vid kommande rapporteringar.

5 5 (23) Steg 2: Logga in i E-kanalen Gå in i E-kanalen enligt beskrivning i steg 1. Logga in med dina användaruppgifter genom att klicka på länken "Användarnamn och lösenord". Ange användarnamn och lösenord och klicka OK. När du har loggat in kommer du till startsidan i E-kanalen.

6 6 (23) Steg 3: Ansök om stöd För att ansöka, klicka på "Ny ansökan" och välj Stöd till Energikartläggning. Fyll därefter i grunduppgifter under fliken Sökande och spara uppgifterna. OBS! Om ditt företags organisationsnummer inte sedan tidigare finns med i Energimyndighetens intressentregister kommer det att stå Det finns ingen

7 7 (23) organisation, när du söker på ditt organisationsnummer. Du behöver då själv lägga in ditt företag genom att klicka på knappen [Ändra/Lägg till..]. Därefter kan du fortsätta din ansökan. Gå vidare till fliken Projekt. Fyll i efterfrågade uppgifter och spara. OBS! Med Tidpunkt då projektet beräknas vara klart avses tidpunkten då energikartläggningen beräknas vara färdigställd, inte då åtgärder beräknas vara implementerade.

8 8 (23) Gå vidare till fliken Frågor. Fyll i efterfrågade uppgifter och spara. Via fliken Kontroll kan du kontrollera så att samtliga uppgifter är ifyllda. När det står Klar på båda raderna, gå vidare till fliken Insändning.

9 9 (23) I fliken Insändning, klicka på Sänd in längst ner på sidan. Ansökan har nu skickats till Energimyndigheten.

10 10 (23) När du får meddelandet nedan, betyder det att du har lyckats skicka in ansökan. Energimyndigheten skickar beslut senast efter 4 veckor. Steg 4: Du får ärendebekräftelse om mottagen ansökan Efter att du har skickat in ansökan via E-kanalen, kommer en ärendebekräftelse att skickas via e-post. Skanna och skicka ärendebekräftelsen så snart som möjligt till din handläggares e-post eller till registrator@energimyndigheten.se Kom ihåg att invänta energimyndighetens beslut innan du påbörjar din energikartläggning. OBS! Energimyndigheten och EU ställer krav på energikartläggningens innehåll och den ekonomiska redovisningen för att kunna godkänna kommande redovisning och därefter betala ut stödet.

11 11 (23) Lägesrapport Lägesrapportering innebär: - Att du ska redovisa ditt företags genomförda energikartläggning genom att skicka in energikartläggningsrapport samt fylla i en energiplan i E- kanalen. Det ska ske senast det datum som står i beslutet som företaget har fått i och med inlämnad ansökan. - Att redovisa kostnader för energikartläggningen. Bifoga alla fakturor och andra dokument som krävs via E-kanalen. Exakt vad som ska skickas till Energimyndigheten beskrivs längre fram i detta dokument. Steg 1: Logga i E-kanalen Gå in på energimyndighetens hemsida, Välj E-tjänster (se pil) Välj sedan: "E-kanalen ansök och rapportera" (se pil).

12 12 (23)

13 13 (23) Steg 2: Bifoga energikartläggningsrapport, tids- och ekonomisk redovisning, fakturor etc. Gå därefter in på Pågående ärenden. Välj ditt företags ärende genom att klicka på Välj. Företag AB Välj fliken Rapportera och klicka därefter på Rapportera. Under fliken Energikartläggning ska du bifoga energikartläggningsrapporten, tidsredovisning, fakturor och eventuella andra ekonomiska redovisningar. Klicka på Browse., leta upp din fil och klicka på [Lägg till]. OBS! För att energikartläggningen ska vara godkänd behöver den uppfylla Energimyndighetens krav på en energikartläggning. Kontrollera att dessa är uppfyllda innan redovisningen skickas in. GLÖM INTE EU-LOGGAN på energikartläggningsrapports försättsblad. Läs mer på

14 14 (23) Det här ska den ekonomiska redovisningen innehålla Vad företaget ska redovisa till Energimyndigheten i lägesrapporteringen beror på om du utfört energikartläggningen själva eller köpt in en konsult. Har man både köpt in en konsult och lagt ner egen tid ska samtliga mallar nedan fyllas i och skickas in. Ta hjälp av lathunden för att lämna in rätt uppgifter till den ekonomiska redovisningen. Utfört själva Tidsredovisning. Ladda ner mall. Personalkostnader. Ladda ner mall. Intyg om projektarbete. Ladda ner mall. Lönespecifikationer. Utbetalningsansökan. Ladda ner mall. Utdrag ur företagets huvudbok där det framgår hur personalkostnaden för de anställda som deltagit i energikartläggningen har bokförts. Köpt in konsult Fakturor från konsulten där det framgår att fakturan avser en energikartläggning. Konsulten ska också ange på fakturan under vilken period som arbetet har utförts. Specifikation som anger att fakturan är betald, exempelvis kopia ur leverantörsreskontran eller utdrag från banken. Utdrag ur företagets huvudbok där det framgår hur fakturan är bokförd. Utbetalningsansökan. Ladda ner mall. Steg 3: Ange basdata Under fliken Basdata ska energianvändningen för företaget fyllas i. I tabell A, anges fördelningen av tillförd energi och i tabell B hur denna energi fördelar sig inom företaget. När detta är gjort klickar du på Spara. Basdata måste vara ifylld för att rapportering ska godkännas.

15 15 (23) Steg 4: Skapa en energiplan Under denna flik skapar du företagets energiplan. Åtgärdsförslagen som har identifierats i energikartläggningen och som företaget har bestämt sig för att genomföra ska rapporteras i energiplanen. Åtgärdsförslag som inte ska genomföras behöver inte redovisas. Lägg in en åtgärd i taget. Ange åtgärdsbeteckning så det framgår vad åtgärden avser, tex. Optimera ventilationssytemet. Sedan väljer du kategori, exempelvis ventilation. Ange beräknad besparing i kronor (SEK), megawattimmar (MWh) och investeringskostnad (SEK).

16 16 (23) Ange sedan tidplan för genomförande genom att ange start och slutdatum, dvs. när åtgärdsförslagen kommer att genomföras. Spara åtgärdsförslaget och gå vidare och lägg in nästa åtgärd. OBS! Det är endast de åtgärdsförslag som företaget avser att genomföra som rapporteras på detta sätt. Om en åtgärd skulle behövas kompletteras eller ändras kan du göra det genom att klicka på Öppna.

17 17 (23) Steg 5: Besvara frågor Gå vidare till fliken Frågor. Fyll i samtliga efterfrågade uppgifter och spara. Steg 6: Kontrollera rapporteringen Under Kontroll -fliken får du en överblick över den rapportering du gjort. Här kan du se status för de olika flikarna. När status är klar för samtliga rader kan redovisning skickas in till Energimyndigheten.

18 18 (23) Steg 7: Skicka in rapportering När inrapporteringen är korrekt utförd (Se Kontroll -fliken) så klickar du på knappen [Skicka in]. Då skickas företagets rapportering in till Energimyndigheten elektroniskt och du behöver inte skriva ut och skicka in en fysisk kopia med post eller fax. Men du får valet att skriva ut energiplanen för egen användning om du önskar. Rapporteringen kommer nu att granskas av Energimyndigeten. Godkännande och utbetalning Godkänd lägesrapportering Vid godkänd lägesrapportering samt tids- och ekonomisk redovisning sker utbetalning av medel till angivet konto. Underkänd lägesrapportering Om något saknas i energikartläggningen, basdata, energiplanen eller tids- och ekonomiska redovisningen meddelas projektledaren att redovisningen behöver kompletteras. Gå på nytt in i E-kanalen, välj rapportera och gör de kompletteringar som efterfrågas. Uppgifterna från tidigare rapportering ligger kvar. Efter genomförd komplettering skickas rapporten åter in och granskas på nytt av energimyndigheten.

19 19 (23) Slutrapport Slutrapportering innebär att ditt företag redovisar vilka åtgärder som verkligen har genomförts under de två åren från det att energikartläggningen och lägesrapporteringen genomfördes. Steg 1: Logga i E-kanalen Gå in på energimyndighetens hemsida, Välj E-tjänster (se pil) Välj sedan: "E-kanalen ansök och rapportera" (se pil).

20 20 (23) Steg 2: Rapportera företagets enegieffektiviseringsåtgärder Gå därefter in på Pågående ärenden. Välj ditt företags ärende genom att klicka på Välj. Välj fliken Rapportera och klicka därefter på Rapportera. Välj fliken Slutrapportering. Här ser du de åtgärder som ditt företag planerade att genomföra vid lägesrapporteringen. Ange för varje åtgärd om den är genomförd/ej genomförd eller pågående. Avsluta med knappen [Spara].

21 21 (23) Steg 3: Frågor del 1 och del 2 Välj fliken Frågor del 1. Här ber vi dig svara på 17 frågor som handlar om företagets energieffektivisering. Avsluta med knappen [Spara]. Välj fliken Frågor del 2. Ange vilka påstående som stämmer med ditt företags energiarbete. Avsluta med knappen [Spara].

22 22 (23) Steg 4: Bifoga eventuella filer Under fliken Bilagor kan du bifoga eventuella filer. Klicka på Browse., leta upp din fil och klicka på [Lägg till]. Steg 5: Kontrollera rapporteringen Under Kontroll -fliken får du en överblick över den rapportering du gjort. Här kan du se status för de olika flikarna. När status är klar för samtliga rader kan redovisning skickas in till Energimyndigheten.

23 23 (23) Steg 6: Skicka in rapportering När inrapporteringen är korrekt utförd (Se Kontroll -fliken) så klickar du på knappen [Skicka in]. Då skickas företagets rapportering in till Energimyndigheten elektroniskt och du behöver inte skriva ut och skicka in en fysisk kopia med post eller fax. Men du får valet att skriva ut slutrapporten för egen användning om du önskar. Rapporteringen kommer nu att granskas av Energimyndigeten.