Hur du skapar en ansökan om utbetalning

Transkript

1 Migrationsverket Funktionen för fonderna Rapport Version: 4.0 Hur du skapar en ansökan om utbetalning

2 Innehållsförteckning 1. Viktig information vid din ansökan om utbetalning Hur en ansökan om ändring påverkar projektets rapportering inför en ansökan om utbetalning Allmänna råd Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken Lägg till rader i tabeller Expandera textfält Vägledning Hur du skapar en ansökan om utbetalning Öppna ansökan om utbetalning Allmänt Verksamhetsrapport Mål och indikatorer Aktivitets- och tidplan Riskhantering Eventuella avvikelser och övrig information Ekonomisk rapport Sammanställning Kostnader Finansiering Vid sista ansökan om utbetalning Obligatoriska bilagor Kontrollera och skicka in ansökan

3 1. Viktig information vid din ansökan om utbetalning Innan du påbörjar rapporteringen i Projektrummet vill vi informera dig om hur parallella ansökningar påverkar ditt projekts arbete. Därför är det viktigt att du läser texten nedan Hur en ansökan om ändring påverkar projektets rapportering inför en ansökan om utbetalning Om projektet har påbörjat rapporteringen i en ansökan om utbetalning och samtidigt skickar in en ansökan om ändring i systemet kan det påverka er rapportering när ändringsansökan beslutas. I de fall ändringen omfattar nya eller förändrade uppgifter avseende aktiviteter, risker, gemensamma indikatorer, projektägare, tredje part eller projektpartner, kommer er påbörjade rapportering att raderas. Detta gäller för en påbörjad rapportering av ansökan om utbetalning, men en redan inskickad ansökan om utbetalning påverkas inte. Funktionen för fonderna rekommenderar därför att ni påbörjar arbetet med en ansökan om utbetalning först när en ansökan om ändring är beslutad. 3

4 2. Allmänna råd Här finner du några råd som kommer att underlätta när du fyller i projektets ansökan om utbetalning Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken I fritextfälten finns det begränsningar på maximalt antal tillåtna tecken. Blanksteg räknas som ett tecken. Hur många tecken som kan fyllas i framgår av fritextfälten. När du matar in information i fälten sparas informationen automatiskt efter tre sekunder. Informationen sparas emellertid inte om det finns otillåtna tecken i fritextfältet. Otillåtna tecken är exempelvis tabeller och bilder Lägg till rader i tabeller Under vissa sektioner har du möjlighet att lägga till nya rader som du kan mata in information i. Detta gör du genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden Expandera textfält Du kan förstora textfälten genom att klicka på fyrkanten med pilarna. Den visas när du för muspekaren över fältet. 4

5 Textfältet expanderar då till helskärmsläge. Du kan välja att gå tillbaka till ursprungligt läge genom att klicka på Stäng eller genom att använda Esctangenten Vägledning Om du har frågor, behöver mer information eller vägledning gällande verksamhetsfrågor kontaktar du i första hand din projektkoordinator. Vid tekniska problem mejla din fråga till fonderna-support@migrationsverket.se 5

6 3. Hur du skapar en ansökan om utbetalning 3.1. Öppna ansökan om utbetalning Logga in i Projektrummet och välj det projekt som du vill ansöka om utbetalning för. Det gör du genom att klicka på länken för projektet: Därefter klickar du på Utbetalningar och Lista ärenden. 6

7 Då visas alla ansökningar om utbetalning som är skapade för projektet. Du ser även status på föregående ansökningar. I tabellen med ansökningar ser du vilken period ansökan avser. Välj den ansökan som motsvarar den period du ska rapportera. Tills dess att ansökan är inskickad står det Saknas i kolumnen för diarienummer. Ett diarienummer kommer att skapas när din ansökan har skickats in. Du kan även hitta aktuella ansökningar om utbetalning på startsidan. Där visas innevarande period och de två närmast föregående perioder. 7

8 3.2. Allmänt Du ska nu börja fylla i din ansökan om utbetalning. Under sektionen Allmänt finns några inledande frågor som du behöver besvara samt information om bilagor och annat underlag som du behöver komplettera ansökan om utbetalning med Verksamhetsrapport Efter sektionen Allmänt kommer sektionen Verksamhetsrapport. Verksamhetsrapporten är en del av ansökan om utbetalning. Rapporteringen ska beskriva genomförd och pågående verksamhet under perioden som din ansökan gäller. Sektionen har ett antal underrubriker som presenteras nedan Mål och indikatorer I det övre textfältet ska du beskriva hur ni arbetar för att nå uppställda mål och förväntade resultat. Du ska även beskriva vilka resultat som hittills uppnåtts och på vilket sätt målgruppen deltagit. 8

9 I det nedre textfältet ska du ange eventuella omständigheter som påverkar möjligheten att uppnå projektets mål samt vilken betydelse dessa omständigheter har för projektets resultat och genomförande. Under rubriken Avstämning mot indikatorer ska du ange utfall för aktuell period för de gemensamma indikatorer projektet är kopplat till. Observera: Det är viktigt att du fyller i 0 om du inte vet utfallet för aktuell period då systemet inte tillåter tomma textfält. I de fall du har angett 0 i utfall ska en förklaring anges i fritextfältet. Om projektet har projektspecifika mål och indikatorer i den beslutade ansökan ska dessa registreras. I tabellen ska varje indikator som hör ihop med respektive mål anges samt ingångsvärde, förväntat utfall och utfall för aktuell period för varje indikator. Observera: Det är viktigt att du fyller i 0 om du inte vet utfallet för aktuell period då systemet inte tillåter tomma textfält. I de fall du har angett 0 i utfall ska en förklaring anges i fritextfältet Aktivitets- och tidplan Under rubriken Redovisning av genomförd och pågående verksamhet registrerar du vilka aktiviteter som genomförts, inte genomförts eller delvis genomförts under den aktuella perioden. Notera att du enbart kan välja de aktivitetsrubriker som har godkänts av funktionen för fonderna i er ansökan om stöd. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 9

10 I fritextfältet anger du kommentarer och beskrivningar avseende genomförda och delvis/icke genomförda aktiviteter i förhållande till den godkända aktivitets- och tidplan Riskhantering Under denna rubrik kan du utläsa de risker som angetts i den beslutade ansökan. I fritextfältet ska du beskriva hur ni arbetat för att hantera dessa risker. Ange även vilka eventuella åtgärder som vidtagits under aktuell period, om riskvärdet ändrats för någon risk samt om nya risker tillkommit. 10

11 Eventuella avvikelser och övrig information Under rubriken Avvikelser och förändringar i förhållande till ansökan om stöd ska du ange eventuella avvikelser och förändringar som är planerade, påbörjade eller genomförda under aktuell period. Förklara hur avvikelserna uppstått och hur det eventuellt påverkar riktning, uppsatta mål och förväntade resultat. Ange även hur ni hanterat avvikelserna. Under rubriken Övrig information ska du ange eventuell ytterligare information om projektet och dess verksamhet som behöver uppmärksammas. Denna ruta kan även användas för kompletterande motiveringar av avvikelser och förändringar i förhållande till ansökan om stöd som funktionen för fonderna efterfrågat vid en tidigare kvartalsrapportering/dialog. 11

12 3.4. Ekonomisk rapport Efter sektionen Verksamhetsrapport kommer sektionen Ekonomisk rapport. Redovisningen du ska lämna här styrs av projektets beslutade budget. I ansökan om utbetalning kan du endast rapportera kostnader under de kostnadsslag som i beslutet har en summa över noll kronor. Det är viktigt att de redovisade kostnaderna går att koppla till den beslutade budgeten Sammanställning Under denna sektion kan du på en övergripande nivå se projektets ekonomiska rapportering. Sammanställningen innehåller: Periodens rapporterade belopp Belopp som rapporterats för aktuell ansökan om utbetalning. Godkänt belopp Belopp som utbetalats (godkänts) för aktuell ansökan om utbetalning. Ackumulerade belopp Alla beslutade utbetalningar inklusive under beredning (godkänt belopp + tidigare godkända belopp). Tidigare godkända belopp Alla tidigare beslutade ansökningar om utbetalningar. Beslutad budget Budget enligt beslut/medfinansieringsavtal Kostnader Här redovisar du de kostnader ni har haft under den aktuella perioden. Kostnaderna ska redovisas under tillhörande kostnadsslag och det gör du genom att expandera kostnadsslagen. Kostnadsslagen expanderas genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. 12

13 Du får fram nya rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. När du redovisar en kostnad måste du alltid ange vilken organisation som haft kostnaden. När projektet genomförs av en organisation kommer stödmottagarens namn vara det enda alternativet att välja, men i de fall projektet ska genomföras av flera aktörer kommer du även att kunna välja de projektpartners som godkänts i er ansökan om stöd. Det är endast stödmottagaren och projektpartners som kan redovisa kostnader i projektet. 13

14 I den ekonomiska rapporteringen ska personalkostnader redovisas per individ och månad. Observera: lämna inga rader med 0 kr i kostnader eftersom det skapar poster som genererar en varning när du försöker skicka in ansökan om utbetalning Finansiering Under denna sektion ska du redovisa er finansiering. Er redovisning av finansiering sker enligt samma principer som er redovisning av kostnader. För att redovisa intäkter eller finansiering i projektet expanderar du respektive finansieringsrad genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. 14

15 Du lägger till rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. Kom ihåg att om ert projekt genererar intäkter under projektperioden ska dessa redovisas under aktuell period även om de inte finns i beslutad budget. 15

16 4. Vid sista ansökan om utbetalning Vid er sista ansökan om utbetalning ska även en slutrapport lämnas in. För att fylla i er slutrapport måste du besvara Ja på frågan Avser denna ansökan er slutrapport för projektet? under sektionen Allmänt. Slutrapporten är en del av sista ansökan om utbetalning. För att er ansökan ska anses vara komplett ska den innehålla en verksamhetsrapport och en ekonomisk rapport för den period som ansökan avser och en slutrapport. Slutrapporteringen ska fyllas i under sektionen Slutrapport. I medfinansieringsavtalet framgår när er sista ansökan om utbetalning, dvs inklusive slutrapport, senast ska inkomma till funktionen för fonderna. 16

17 5. Obligatoriska bilagor Förutom rapporteringen i Projektrummet ska er ansökan om utbetalning kompletteras med ytterligare bilagor. Bilagor skickas in under sektionen Bilagor. För att skicka in bilagor trycker du på Välj fil(er) att ladda upp. En fil får vara max 20 MB stor. För att ta bort en bilaga trycker du på knappen Ta bort. När ansökan skickats in går det inte längre att ta bort eller lägga till fler bilagor. Vissa bilagor är alltid obligatoriska medan andra beror på vilka aktiviteter ni genomfört under perioden. Huvudboksutdrag för aktuell rapportperiod från er som stödmottagare samt eventuella projektpartners är alltid en obligatorisk del av er ansökan. Protokoll från styrgruppsmöten ska skickas in om sådana har förekommit under rapportperioden. Om det har förekommit aktiviteter under rapportperioden ska deltagarlistor per aktivitet skickas in per post till funktionen för fonderna. Dessutom ska er ansökan om utbetalning kompletteras med en undertecknad bekräftelse på er ansökan. På bekräftelsen ska diarienummer för den aktuella ansökan om utbetalning framgå, det vill säga projektets diarienummer inklusive tilläggsnumret. Blanketten, Bekräftelse på ansökan hittar ni på vår hemsida. Blanketten ska skickas in till oss per post: Migrationsverket Funktionen för fonderna Slottsgatan Norrköping 17

18 6. Kontrollera och skicka in ansökan När du fyllt i er ansökan och går du till sektionen Kontrollera och skicka in ansökan. Där finns två knappar: Kontrollera: Kontrollera alltid din ansökan innan du skickar in den. Det gör du genom att välja Kontrollera-Verkställ. Då påbörjas ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med er ansökan. Om något är felaktigt får du information om detta i form av röda varningar. Du måste då gå tillbaka till de avsnitt där något blivit fel och korrigera uppgifterna för att du ska kunna gå vidare. Du kan gå tillbaka till avsnittet direkt genom att klicka på felmeddelandet. 18

19 Du lämnar kontrollflödet genom att trycka på Stäng. Skicka in ansökan: När du kontrollerat er ansökan och säkerställt att den innehåller all nödvändig information är ansökan klar att skicka in. Detta gör du genom att klicka på Skicka in ansökan. Observera: Det är viktigt att du har gått igenom er ansökan ordentligt. Inga ändringar kan göras efter att ansökan har skickats in till funktionen för fonderna. När du klickat på Skicka in ansökan kommer systemet att påbörja ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med. Om inga fel upptäcks i kontrollen kommer er ansökan om utbetalning att registreras i systemet. Systemet skapar då ett tilläggsnummer till projektets diarienummer. Det här numret blir er ansökans referensnummer och visas i rubriken för ansökan samt i listan över projektets ärenden (se avsnitt Öppna ansökan om utbetalning). Observera: Ingen bekräftelse på att funktionen för fonderna mottagit ansökan skickas ut, utan bekräftelsen på att ansökan inkommit är att den fått ett tilläggsnummer på projektets diarienummer och status ändras till Inkommen i systemet. 19

20 20