Handledning. Biträdessidan - E-tjänst för offentliga biträden. Handledning till Biträdessidan, 2017 version 1.4 :

Transkript

1 Handledning Biträdessidan - E-tjänst för offentliga biträden Handledning till Biträdessidan, 2017 version 1.4 :

2 Innehåll 1 Inledning Logga in/ut på biträdessidan Logga in på biträdessidan Logga ut från biträdessidan Mina uppgifter Ändra status Biträdets administration av assistenter Ge assistent behörighet till din kalender Ta bort assistentens behörighet till din kalender Assistent administrerar biträden Välj vilket biträde du ska administrera... 8 Administrera kalender Se inbokade tider Tillgängliggör enstaka tider Tillgängliggör återkommande tider Ta bort tillgängliggjord tid Hantera kostnadsräkningar Se lista över ärenden Skapa ny/ändra/ta bort kostnadsräkning Hantera basuppgifter Lägg till kostnadsposter Lägga till bilagor Se sammanställning Skicka till Migrationsverket Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

3 1 Inledning I det här dokumentet har vi samlat en enkel instruktion för hur du som offentligt biträde eller sekrererare/assistent till offentligt biträde administrerar Biträdessidan ( För att kunna logga in på biträdessidan behöver du en personlig e- legitimation. Mer information om e-legitimation hittar du på e-legitimation.se, läs mer under BankID. Som offentligt biträde kan du läsa mer på vår externa hemsida, Migrationsverket- Offentliga biträden och på Migrationsverket - E-tjänst för biträden. 2 Logga in/ut på biträdessidan 2.1 Logga in på biträdessidan Gå in via den länk som du fått i ett mejl. Länken finns också på Migrationsverkets webbplats under rubriken Externa aktörer och därefter rubriken i vänstermenyn För offentliga biträden. Spara gärna startsidan som en favorit i din webbläsare. Gå vidare genom att välja din typ av e-legitimation och följ instruktionerna på skärmen. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

4 När du loggat in visas Startsida med menyer till vänster. Innehållet i menyn och startsidan är olika beroende på om du är offentligt biträde eller assistent. Se avsnitt 3 Administrera assistenter för hur du som offentligt biträde gör för att lägga till assistent som användare. 2.2 Logga ut från biträdessidan Klicka på Logga ut, längst upp till höger på sidan. Stäng webbläsaren av säkerhetsskäl. Observera! Glöm inte att både logga ut och stänga webbläsaren. Konfidentiella uppgifter finns nämligen tillgängliga i kalenderfunktionen om du inte loggar ut. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

5 3 Mina uppgifter På den här sidan kan du se de uppgifter som är registrerade hos Migrationsverket. Här har du möjlighet att kontrollera att de uppgifter vi har är de rätta. Om du vill ändra någon av uppgifterna gör du det via ändringsblankett eller mejl som du når via länken längst ner på sidan. Uppgiften Status kan du själv ändra, se instruktion under avsnitt Ändra status Om du tillfälligt inte kan åta dig nya förordnanden men önskar ha tillgång till e-tjänsten för att kunna arbeta med och ta emot bokningar i aktuella förordnanden kan du göra den inställningen direkt i e-tjänsten. Klicka i Ej tillgänglig för nya förordnanden Klicka på Spara Status Ej tillgänglig för nya förordnanden innebär att du: inte kan förordnas i nya asylärenden via e-tjänsten, har fortsatt tillgång till e-tjänsten och kan arbeta med dina aktuella förordnanden, Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

6 kan administrera kalendern och vara bokningsbar för möten i aktuella förordnanden, kan skapa och skicka in kostnadsräkningar i aktuella förordnanden. När du kan åta dig nya ärenden/förordnanden igen klickar du i Tillgänglig för nya förordnanden. Då kommer du återigen att: vara möjlig att förordna i nya asylärenden vara tillgänglig för att bokas in på möten i nya asylärenden (förutsatt att du har tillgängliga tider i din kalender) kunna skapa och skicka in kostnadsräkningar för dessa ärenden 4 Biträdets administration av assistenter Som offentligt biträde kan du ge eller ta bort behörighet för en eller flera assistenter för att de ska administrera din kalender. Det är du som ansvarar för att ge och tar bort behörigheterna. 4.1 Ge assistent behörighet till din kalender Välj Administrera assistent i vänstermenyn. Du kommer då in på en sida där du kan lägga till eller ta bort assistenter. Klicka på knappen Ny när du vill ge behörighet till en assistent. Fyll i uppgifter. Observera att det är viktigt att korrekt personnummer fylls i eftersom assistenten loggar in med egen personlig e-legitimation. Var också noga med e-postadressen Finns assistenten i systemet sedan tidigare, exempelvis om assistenten är kopplad till annat offentligt biträde, behöver du bara ange personnummer så fylls namnet i automatiskt. Klicka på Spara när du är klar. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

7 När du sparat syns assistentens namn i listan och han eller hon kan direkt logga in med sin e-legitimation. 4.2 Ta bort assistentens behörighet till din kalender Välj Administrera assistent i vänstermenyn. Sätt en bock i rutan till höger om assistenten som du ska ta bort behörighet för och klicka sedan på knappen Koppla bort markerade. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

8 5 Assistent administrerar biträden Som assistent behöver du välja vilket offentligt biträde som du ska administrera kalendern för. Detta gör du genom att välja Kalenderhantering i menyn till vänster. 5.1 Välj vilket biträde du ska administrera Du väljer offentligt biträde genom att klicka på pilen till höger om Välj biträde. I den lista som fälls ut väljer du det biträde som du ska administrera. Du får då tillgång till biträdets kalender genom att klicka på fliken Kalender, som syns till höger om fliken Bokningar efter att du valt ett biträde. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

9 Administrera kalender Det går att tillgängliggöra tider maximalt 24 månader framåt i tiden. Du kan välja mellan följande tider: Starttid förmiddag: 8:00 8:30 9:00 Sluttid förmiddag: 11:30 12:00 Starttid eftermiddag: 12:00 12:30 13:00 Sluttid eftermiddag: 16:00 16:30 Observera! Restid ingår inte i den tillgängliga tiden. Tider som du gjort tillgängliga men som inte Migrationsverket inte utnyttjat, tas automatiskt bort ur din kalender fram till dagens datum. Se startsidan för aktuell information om bokningsläget. 5.2 Se inbokade tider När du väljer fliken Bokningar ser du en lista över dina inbokade möten. Är du assistent ser du inbokade möten för valt biträde. Klickar du på ett möte så visas detaljerad information om mötet. Om du väljer fliken Kalender visas inbokade möten i en månadskalender med färg och tidsangivelser. Tillgänglig tid =ljusgul markering Bokade mötestider = ljusröd markering Dagens datum =mörkare gul Markerad dag = ljusgrå Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

10 5.3 Tillgängliggör enstaka tider Välj kalenderflik. Fälten för att hantera tider för den aktuella dagen under kalendern visas. Lägg in start- och sluttid för förmiddag och eftermiddag. Välj tider. Klicka på Lägg till. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

11 5.4 Tillgängliggör återkommande tider Det är möjligt att snabbt tillgängliggöra flera tider på en gång. Detta gör du antingen genom att markera flera dagar i kalendern eller genom att klicka på knappen Lägg till återkommande tid. När du markerar i kalendern ser du det markerade datumintervallet under kalendern. Har du klickat på Lägg till återkommande tid får du själv lägga in datumintervallet. Välj datumintervall, dag(ar) och tider. Klicka på Lägg till. Du har tillgängliggjort tid inom datumintervallet. 5.5 Ta bort tillgängliggjord tid Klicka på aktuell dag i kalendern. De tillgängliggjorda tiderna visas. Klicka på det röda krysset för att ta bort tiden När tiden är borttagen visas ett meddelande. Tiden är nu borttagen från kalendern. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

12 6 Hantera kostnadsräkningar 6.1 Se lista över ärenden För att se nya och påbörjade kostnadsräkningar väljer du menyn Kostnadsräkningar. Du ser då listan över nya och pågående ärenden för kostnadsräkningar. Är du assistent måste du först välja vilket biträde du vill hantera kostnadsräkningar för. När du kommer in på sidan syns nya och påbörjade kostnadsräkningar i en lista. Om en kostnadsräkning omfattar en familj är den markerad med noteringen (grp) efter dossiernumret på den som är huvudperson i gruppen, kolumnen längst till vänster. Medlemmarna i gruppen är inte presenterade i listan men blir synliga när du klickar på Skapa-knappen och påbörjar kostnadsräkningen. Ej påbörjade och påbörjade kostnadsräkningar visas i standardläge. Om du vill ändra visning: Välj de sökkriterier du önskar. Klicka på Filtrera så uppdateras listan under sökfönstret. Du kan välja flera typer av Status (Ej påbörjad/påbörjad/skickad) - tryck ner Ctrl tangenten på tangentbordet klicka på fler av alternativen i listan så kommer de med i den nya sökningen. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

13 6.2 Skapa ny/ändra/ta bort kostnadsräkning Klicka på Skapa till höger om ärendet i listan. Ändra en redan sparad kostnadsräkning som inte är inskickad genom att klicka på Ändra till höger om ärendet. Du kan på detta vis arbeta med kostnadsräkningen löpande. Om du vill ta bort påbörjad kostnadsräkning klickar du på Ta bort och alla poster i kostnadsräkningen raderas. Posten återgår till Skapa-läge Hantera basuppgifter Basuppgifter är viktiga för att ange till vilket företag och kontonummer utbetalningen ska gå. Under rubriken Individer i denna kostnadsräkning ser du vilket/vilka ärenden som kostnadsräkningen gäller för. Till din hjälp finns det informationstexter visas under fälten som ska fyllas i. Markera eller klicka på i för att visa informationstexten för fältet. Om du klickat på i så ligger informationstexten kvar. Stäng genom att klicka på krysset högst upp till höger i informationstextrutan. Du ansvarar själv för att lägga till det kontonummer som du vill att utbetalningen ska gå till. För att registrera nytt konto, välj i Nytt kontonummer, skriv kontonummer, välj PG eller BG och spara. Finns kontot redan registrerat behöver du inte registrera det på nytt utan väljer kontonumret i listan. Företaget och kontonummer måste höra ihop för att utbetalningen ska kunna ske. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

14 Kom ihåg att Spara när du fyllt i eller ändrat i Basuppgifter. När Basuppgifterna är sparade kan du börja lägga in Kostnadsposter genom att välja fliken Kostnadsposter eller länken Gå vidare till Kostnadsposter under Basuppgifter Referens, företag och betalkonto I fältet för Min referens kan du skriva in egen referens för kostnadsräkningen. Välj företag och konto för utbetalningen. Om företaget har moderbolag måste du ha anmält detta till Migrationsverket för att konto ska kunna väljas Lägg till kostnadsposter Klicka på fliken Kostnadsposter. Välj datum. Det går inte att välja ett datum framåt i tiden. Välj vilken typ av kostnad som posten gäller t ex Arbetstid Fyll i fältet för Beskrivning och uppgift om nedlagd tid (antal timmar/minuter. Klicka på Lägg till kostnadspost. Detaljen läggs i sammanställningen till höger om registreringen. Klicka på Rensa om du vill rensa inmatningen. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

15 Uppdatera detaljer Du kan ändra en kostnadsposter även efter att du sparat dem. Klicka på raden i sammanställningen till höger. Detaljen läggs upp i inmatningsfönstret och kan nu uppdateras. Välj Uppdatera kostnadspost för att spara ändringen. Klicka på Avbryt redigering om du ångrar ändringen Ta bort kostnadsposter Det är enkelt att ta bort en kostnadspost. Klicka på krysset till höger om kostnadsposten i sammanställningen så raderas den Lägga till bilagor För vissa kostnadsposter (Arbetstid, Resekostnad och Utlägg) kan du bifoga specifikation som styrker kostnaden. Klicka på Bläddra. Välj den lokala fil du vill bifoga från din egen dator. Filen måste vara en PDF för att vi ska kunna läsa den hos oss När filnamnet står i rutan klickar du på Lägg till bilaga. Filen laddas upp och visas under Bilagor: Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

16 Klicka på Lägg till kostnadspost/uppdatera kostnadspost. Klicka på krysset till höger om bilagan om du vill ta bort den. 6.3 Se sammanställning När du är klar med kostnadsräkningen eller vill se en detaljerad sammanställning över ditills inlagda händelser klickar du på fliken Granska och skicka in. 6.4 Skicka till Migrationsverket Bocka i Företaget innehar F-skatt för att kunna skicka din kostnadsräkning via e-tjänsten. För att skicka kostnadsräkningen till Migrationsverket klickar på knappen Skicka till Migrationsverket. Kostnadsräkningen skickas elektroniskt till Migrationsverket och det skapas ett dokument och ett ärende. Har du inte F-skatt måste du skicka in ett yrkande om arvode via vanliga posten. Du kan bara skicka in en kostnadsräkning per ärende (individ/grupp) via e- tjänsten. När kostnadsräkningen skickats in till Migrationsverket försvinner den från listan med nya eller påbörjade, ännu ej skickade kostnadsräkningar. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :

17 För att se skickade kostnadsräkningar: Går du tillbaka till ärendelistan. Klicka på Kostnadsräkningar i menyn. Markera Skickad i fältet för Status till höger. Klicka på Filtrera. En lista över kostnadsräkningar som skickats visas. För att öppna en kopia av dokumnetet i PDF-format klickar du på symbolen till höger om ärendet. Du måste ha PDF Reader installerad för att kunna se dokumentet. Handledning till Biträdessidan version 1.4 :