Administrativ manual RiksSvikt 3.7.0

Transkript

1 Administrativ manual RiksSvikt Reviderad

2 Innehållsförteckning Startsida...2 Aktivera e-tjänstekort...2 Inloggning...3 Administrera min profil...5 Skapa ny användare...5 Uppdatera användare...6 Inaktivera användare...6 Hjälp...6 Registrering...6 Nyregistrering av patient...7 Kopia på tidigare registrerad patient...7 Filterinställning...7 Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar...7 Radera...8 Begäran om utträde, åtkomst, datautdrag...8 Sökning...8 Sidlåsning/automatiskt utloggad...8 Logga ut...9 Administrativ manual

3 Startsida Öppna Internet Explorer. Observera att Du måste använda Internet Explorer version 7.0 eller högre. Skriv därefter in i adressfältet. Väljer Du att spara länken som favorit så uppmuntras Du att lägga denna adress som favorit/länk istället för inloggningssidan då detta kan orsaka tekniska problem vid inloggning samt att Ni annars kan missa information som publiceras på RiksSvikts hemsida. Aktivera e- tjänstekort för inloggning i RiksSvikt De som har SITHS-kort och kortläsare (e-legitimation) uppmanas att använda dessa. Möjligheten att logga in med användarnamn och lösen kommer att upphöra inom kort. Nedan följer en beskrivning om hur Du aktiverar och loggar in med e-legitimation. För att kunna logga in med e-tjänstekort måste e-tjänstekortet aktiveras/knytas till behörigheten i RiksSvikt. Aktiveringsprocessen kräver ett e-tjänstekort med korrekt pinkod (erhålls från arbetsgivare) aktuellt användarnamn till registret och lösenord (erhålls från RiksSvikt) Genom att klicka på länken Kortinloggning på registrets hemsida initieras aktiveringsprocessen för inloggning med stark autentisering och Du kan knyta Din e-legitimation till Din användare ID i registret. I exempelbilderna nedan utgår vi från NetID som mjukvara/program för hanteringen av e-tjänstekortet. Administrativ manual

4 Att aktivera stark autentisering till registret sker i 5 steg 1. KORTLÄSARE Börja med att sätta e-tjänstekortet i kortläsaren vid datorn som skall nyttjas för åtkomst till registret. 2. REGISTRET Fortsätt genom att klicka på Kortinloggning. 3. VÄLJ CERTIFIKAT* Du kommer nu att kunna få möjligheten att välja certifikat att använda. Välj SITHS CA vx. (X = aktuell version). * OBS! Det är inte alltid som möjligheten att välja certifikat visas. I dessa fall kommer Du att visas fönstret för legitimering, se punkten 4 nedan. 4. ANGE SÄKERHETSKOD/LEGITIMERING Legitimera dig genom att ange din identifieringskod. Detta görs genom att Du matar in din PINkod (i regel 6 siffrig) för legitimering/autentisering. Din säkerhetskod återfinns i ditt PIN-kod kuvert från Telia. Saknas detta behöver Du beställa en ny pinkod till ditt e-tjänstekort. Klicka därefter på Jag legitimerar mig. 5. ANVÄNDARENAMN OCH LÖSENORD I REGISTRET Efter legitimering av e-tjänstekortet behöver Du ange ditt aktuella användarnamn och lösenord för behörighet till registret. Saknas dessa behöver Du kontakta de lokalt register ansvariga alternativt de regionalt/nationellt ansvariga vg se kontakt uppgifter på Efter att korrekt användarenamn och lösenord angivits kommer ditt e-tjänstekort att ha kopplats/knutits till det aktuella användarenamnet i registret och Du släpps in i systemet. Du har nu aktiverat din starka autentisering till registret och kommer nu att kunna använda din e-legitimation för inloggning. Administrativ manual

5 Inloggning med e- legitimation Om Du har e-legitimation samt kortläsare följ nedanstående procedur för att logga in i RiksSvikt. Klicka på Kortinloggning Du kommer nu att kunna få möjligheten att välja certifikat att använda. Välj SITHS CA vx. (X = aktuell version) *OBS! Det är inte alltid som möjligheten att välja certifikat visas. I dessa fall kommer Du att visas fönstret för legitimering, se nedan. Du behöver nu legitimera dig genom att ange din identifieringskod. Detta görs genom att Du matar in din PIN-kod (i regel 6 siffrig) för legitimering/autentisering. Klicka därefter på Jag legitimerar mig. Du skall nu komma in i RiksSvikt. Administrativ manual

6 Inloggning med användarenamn och lösenord Denna funktion kommer inom kort att utgå och alla uppmanas att kontakta Er lokala IT avdelning att se till Ni får e-legitimation och kortläsare. Läs mer om hur Ni går tillväga på under rubriken e- tjänstekort. Om detta ser ut att dröja på Ert sjukhus/vårdcentral ta kontakt med för vidare information. För att logga in med användare ID och lösenord (vilka är erhållna från RiksSvikts koordinatorer) öppnar Du Internet Explorer. Observera att Du måste använda Internet Explorer 7.0 eller högre. Skriv i adressfältet. Enkelklicka på Till registret högst upp till vänster. Om säkerhetsvarning visas bekräftas denna med Ja. Skriv ditt personliga användarnamn och lösenord, klicka på Logga in. Är Du ny användare kan Du tvingas att byta lösenord. Lösenord måste innehålla minst 8 tecken varav minst en siffra och minst ett specialtecken (t.ex. # %!? ). Administrativ manual

7 Administrera min profil Högt upp till höger på sidan kan du klicka på ditt användarnamn och få upp din användarprofil. Om du har behörighet till mer än en registerdel/ sjukhus kan du i profilen ändra din behörighet till aktuell del. Du kan också gå via Administrera min profil. Du kan i din egen profil lägga till eller korrigera inlagda uppgifter. Uppdaterad adress och telefonnummer är önskvärt. Det underlättar vid t.ex. systemfel då tekniker vill få kontakt med den som det berör. Telefonnumret behövs om lösenord glömts bort och vi behöver meddela dig nytt lösenord. Har du behörighet till flera avdelningar/enheter går du in på raden "Vårdenhet" och väljer den avdelning/enhet du skall arbeta med - se Användarnamn ovan. Presentationsläge: Här kan du välja att visa svarsalternativen med eller utan siffror framför. Lösenord: Här kan du byta lösenord (se även ovan): Minst 8 tecken (inkl siffra och specialtecken) samt minst 1 siffra och minst ett specialtecken. Skapa ny användare Om Du är lokal koordinator har Du möjlighet att ge andra kollegor på din enhet access till RiksSvikt. För muspekaren över Administrera och klicka på Användare. Här ser Du vilka som har inloggning till RiksSvikt på ditt sjukhus/din vårdcentral, Du ser bara de med lägre behörighet än Dig själv. Klicka på Skapa ny användare längst ner på listan, för att skapa ny användare. Fyll i Användarnamn, förnamn, efternamn och mailadress. Om Du har behörighet till fler vårdenheter än en så väljer Du rätt center under rubriken Hemmahörande på vårdenhet samt Nuvarande vårdenhet. Om Du endast har behörighet till en vårdenhet så finns det endast en vårdenhet att välja. Administrativ manual

8 Välj Hjälpfunktion aktiv samt att Presentationsläge för listrutor skall vara värde och text hjälpstatus och visa värden i listor. Under sorteringsordning väljer Du swedish_ci_svensk. Skriv in ett temporär lösen och bekräfta detta. Lösenordet ska innehålla minst åtta tecken, varav en siffra och ett specialtecken (t.ex. # %!? ). Markera att användaren måste byta lösenord vid nästa inloggning så att lösenordet blir personligt. Det är av stor vikt att den nya användaren vet att inloggningen är personlig och inte används av flera personer. Välj till sist vilken Vårdenhet samt vilken behörighet (Grupp) användaren skall ha. Klicka på Spara. Är Du lokal koordinator kan Du lägga upp nya lokala användare. Önskas den högre behörigheten lokal koordinator tas kontakt med Nationell eller regional koordinator så hjälper de till med detta. Uppdatera användare Om en lokal användare glömmer bort sitt lösenord kan en lokal koordinator logga in och ta upp listan för användare. För muspekaren över Administrera och klicka på Användare. Klicka på namnet för vederbörande person så att Du får fram uppgifterna för användaren. Längst ner finns raderna för lösenord. Radera det som står, skriv in ett nytt lösenord och bekräfta. Klicka på uppdatera. Inaktivera användare Lokal koordinator ansvarar för att inaktivera lokala användare som av någon anledning inte längre arbetar med RiksSvikt. Detta görs genom att man går in på Administrera och väljer Användare. Sök upp aktuell person och klicka på användarens rad. Alla uppgifter för användaren visas då och Du kan där ändra/uppdatera/radera uppgifter om användaren. Att radera en användare från registret går endast om den användaren inte registrerat någon patient. Om en tidigare aktiv användare slutar eller inte längre skall använda registret skall den användarens status ändras till Inaktiv. Det är viktigt att inaktivera användare som inte skall ha tillgång till registret så att de inte längre kan registrera eller ändra uppgifterna. Hjälp Klicka i rutan om vill att hjälptexter på sidan ska visas. Denna ändring gäller enbart befintlig inloggning. Önskar du ställa in visningen av hjälptexter permanent i registret görs detta under "Administrera" vidare "Administrera min profil", välj Hjälp funktion. Registrering Typ av personnummer Svenskt personnummer ligger förvalt (default). Om patienten har reservnummer måste Typ av personnummer ändras till 3= Annat. Vid svenskt personnummer - Fyll i patientens personnummer, 10 siffror. Du behöver inte skriva 19 före födelseåret och inte ha streck före de fyra sista siffrorna (var uppmärksam vid registrering av mycket gamla patienter då funktionen kompletterar datum fram till och med innevarande år som 20xx och allt som ligger längre fram som 19xx). Klicka på Sök. Förnamn och efternamn fylls i per automatik Administrativ manual

9 Variabler med * är obligatoriska och måste fyllas i för att man ska kunna klarmarkera sidan. Du kan välja att navigera dig med tab. tangenten och de sifferbenämnda svarsalternativen eller via rullgardinsmenyerna. Markera i rutan Klarmarkerad (högst upp till höger i formuläret) när uppgifterna för aktuell registrering är ifyllda. Klicka på Spara. Nyregistrering av patient Efter Du valt typ av personnummer, registrerat personnumret samt klickat på sök så visas tidigare eventuella registrerade tillfällen på den valda patienten. Kontrollera alltid att ingen annan har skrivit in patienten före dig. Detta syns i så fall i listan Patientens tidigare vårdtillfällen. Om patienten finns där klickar Du på raden för rätt besöks-/vårdtillfälle och sida Du vill komplettera/fylla i. Skriv in inskrivnings- alternativt besöksdatum. Du kan fylla i datum på flera olika sätt. Om Du ska skriva ett datum för innevarande månad räcker det med datum, t ex 06. Om det ej är innevarande månad måste månad och datum fyllas i t.ex (månad och dag) eller (år, månad, dag). Klicka på Skapa. Du kan även välja att klicka på kalendern och där välja korrekt inläggnings/besöksdatum. Kopia på tidigare registrerad patient Om patienten är Basregistrerad på Ditt sjukhus/vårdcentral alternativt registrerad på ett sjukhus/vårdcentral som har samma huvudman som Er, kommer det automatiskt en kopia på det senaste klarmarkerade vårdtillfället när Du skall registrera patienten på nytt. Registreringen blir då en Återregistrering. Detta ser Du i kolumnen Typ. Börja med att gå ut till höger och klicka på att spara. Kontrollera att registrerade uppgifter fortfarande är aktuella och gör eventuella ändringar/kompletteringar. Klicka därefter på spara igen. Filterinställning Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar Om Du för muspekaren över listan Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar så dyker det upp en liten vit flik i listans övre högra hörn. Pekar Du nu på denna flik så vecklar den ut sig än mer och om Du klickar på fliken så öppnas listans inställningspanel. Här kan Du nu välja att filtrera listans sökresultat, dvs. att bara visa rader som är en viss typ av registreringstyp, klinik eller vårdform (alternativt en kombination av de tre) Dessa filterinställningar sparas från gång till gång, så man bör vara uppmärksam på att filtrering kanske är aktivt nästa gång man kommer till startsidan och gör en sökning. Filterinställningarna sparas separat per användare för att man ska kunna återanvända sina favoritinställningar. Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar För att se Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar klickar Du på Hämta. Ej klara vårdtillfällen samt uppföljningar på Ert centrum visas då i listan. Administrativ manual

10 Listan kan sorteras efter samtliga rubriker. Klicka på önskad rubrikrad t.ex. efternamn så sorteras den om i bokstavsordning önskar Du fallande ordning klickar Du ytterligare en gång så ändrar Du ordningsföljden. När vård/besökstillfället är klarmarkerat visas OK i listan. Vård-/besökstillfället försvinner dock från Ej klara vårdtillfällen och uppföljningar. Du kan dock återfinna dessa klarmarkerade vård-/besökstillfällen om Du klickar på SÖK och anger antingen datumintervall eller personnummer. Där finns alla vårdtillfällen listade. Observera att maxantalet som listas är 100 vård/besökstillfällen, försök således att begränsa datumintervallet eller sök direkt på patientdata. Radera ej klarmarkerad besöks/vårdtillfälle Om Du vill radera ett icke ännu klarmarkerat besöks-/vårdtillfälle klickar Du på att radera ute till höger i formuläret. Radera klarmarkerat besöks- /vårdtillfälle Är vårdtillfället klarmarkerat måste Du först söka upp det aktuella vårdtillfället som skall raderas. När Du hittat vårdtillfället klickar Du på önskat vårdillfälle. Bokstäverna kommer att vara gråfärgade och Du kan inte göra några förändringar förrän Du klickat på lås upp ute till höger. Detta kräver en högre behörighet - lokal koordinator. Färgen på bokstäverna kommer nu att bli svarta. Efter detta kan du ute till höger klicka på Radera och därefter bekräfta. Begäran om utträde, åtkomst, datautdrag Om en patient önskar utträde från registret är vi skyldiga att göra detta. Patienten har även rättighet att få uppgift om vilka personer som haft åtkomst till data samt rättighet att få ett registerutdrag på de uppgifter som finns registrerade om patienten. Blanketter för dessa tillfällen finns att ladda ner från och skall skickas till Registerhållaren för effektuering. Sökning När ett vårdtillfälle är klart försvinner det från listan Ej klara vårdtillfällen på startsidan. Man kan ändå leta reda på vårdtillfället under fliken Sök i menyn. Du kan söka på personnummer, datum, efternamn, status eller typ på inmatning. Man behöver inte ha ett helt personnummer för att göra en sökning. Du kan söka bara på år eller på år och månad eller på år, månad och dag. Observera då att alla patienter med detta födelsedatum/ sifferkombination visas i listan. Du kan söka på intagningsdatum under en bestämd tidsperiod, t ex från till och med Då får Du upp patienter som har ett intagningsdatum som infaller under den tiden. Sidlåsning/Automatiskt utloggad Om tiden överstiger 9.49 minuter utan att Du varit i kontakt med servern kommer Du bli automatiskt utloggad från RiksSvikt. Du ser nere i högra kanten på skärmen en klocka som visar hur många minuter/sekunder Du har kvar innan Du blir automatiskt utloggad. Klockan ställs om till 9.49 minuter varje gång Du är i kontakt med servern (t.ex. sparar, flyttar dig runt i menyvalen). Du får då skriva in Din lösen Administrativ manual

11 igen och upprepa Din senaste interaktion med registret. Inga data går förlorad men senaste åtgärden måste upprepas. Du blir självfallet utloggad om du avlägsnar SITHS kortet från kortläsaren. Logga ut När Du är färdig med inmatningen så klickar Du på Logga ut längst upp till höger på menyn. Stäng inte fönstret med krysset uppe till höger! Det är viktigt att logga ut när Du är klar, då det finns väldigt mycket känsliga personuppgifter i systemet. Administrativ manual