Kommentarer utbildning föreningar. Närvarokort. Grundföreskrifter. För sent inkommen ansökan

Transkript

1 Kommentarer utbildning föreningar Bild 5 Närvarokort - Närvarokorten (manuella eller digitala i IdrottOnline) är föreningens värdehandling och grunden för LOK-stödsansökan. - Föreningen måste vara noga med att fylla i ALLA uppgifterna på dessa närvarokort - Dessa ska förvaras inom föreningen i 7 år enligt bokföringslagen Bild 6, 7 Grundföreskrifter - Gruppaktiviteter kan endast söka hos den förening som har verksamheten och medlemmarna, dvs i egen regi - Om man har fler än 30 deltagare på en gruppaktivitet så får man i ansökan bara räkna max 30 deltagartillfällen - Minst 60 min gruppaktivitet kan innehålla viss förberedelse (omklädning, bygga sarg till innebandy, sadla häst etc) - Den ledare som leder gruppaktiviteten kan endast räknas som ledare och inte som deltagare också. - Deltagare får endast räknas en gång per dag och SF-idrott, dvs först spela match och några timmar senare vara med på ordinarie träning och räknas dubbelt är ej tillåtet - Närvarokort i pappersform eller i IdrottOnline (eller annat system) skall föras, då det är föreningens underlag för sin verksamhet - Ansökningsdagen är framflyttad 10 dagar för båda perioderna, men skicka gärna in ansökan tidigare om kommunen har 15:e så skicka in det statliga samtidigt - Precis som tidigare så kan ansökan endast göras via föreningens sida i IdrottOnline Bild 8 För sent inkommen ansökan Det är en betydligt hårdare linje i de nya föreskrifterna jämfört mot tidigare regler. Efter den sista ansökningsdagen så kan föreningen varken inkomma med ansökan eller kompletteringar till tidigare ansökan.

2 Bild 9 Närvaroregistrering Gå gärna in på och läs manualerna, men framförallt titta på de YouTube-filmer som finns där för olika delar i LOK-stödsmodulen (och kalendern). Om ett lag vill närvaroregistrera och resten av föreningen inte vill/kan, så är det möjligt, då systemet är uppbyggt för båda varianterna. Bild 10 Inloggning Kommer man ej ihåg sitt lösenord klicka på Glömt lösenord och följ direktiven. Viktigt att man är på sin förenings IdrottOnlineklubb-sida Bild 11 Föreningens egna IdrottOnline-sida När man loggat in på sin förenings sida så finns LOK under fliken Fler. Bild 12 Lägg upp gruppaktivitet i LOK-modulen eller via kalendern Det finns två vägar att lägga upp sina gruppaktiviteter i IdrottOnline, antingen via LOK-stödsmodulen eller via Kalendern. Tillvägagångssätten är ungefär likadana. För att skapa gruppaktiviteter så måste alla deltagarna finnas i medlemsregistret med fullständigt personnummer. Bild 13 Gruppaktivitet i LOK-modulen Skapa gruppaktivitet via LOK-fliken; Välj lägg till aktivitet, fyll i de uppgifter som krävs viktigt att när man sätter från- och tilldatum så är det viktigt att det är samma datum (dvs samma dag). Har man sedan en återkommande aktivitet så väljer man t ex vecka så blir det med automatik varje tisdag ( t ex) och den slutar då vid det datum man då sätter som slutdatum. Ta gärna för vana att koppla aktiviteterna till en kalender, annars kan man inte redigera aktiviteten.

3 Bild 14, 15 Gruppaktivitet, lägg till deltagare och/eller grupp Man kan antingen lägga till förväntade deltagare, person för person, eller välja en grupp som man redan skapat i medlemsregistret, glöm inte bort ledarna. Skulle man sedan behöva lägga till enstaka deltagare så är det enklast att göra det vid registreringen av aktiviteten. Om man vill komplettera deltagare i en grupp så måste man först ändra gruppen i medlemsregistret och lägga till/ta bort de som ska vara med och spara och sedan får man ta bort den gamla gruppen på aktiviteterna och lägga till den justerade gruppen på de aktiviteter som ligger framåt i tiden. Bild 16, 17, 18 Lägg till aktivitet via kalendern Gå in via redigerarläge, klicka på kalendern i vänstermeny-rad, sedan redigera. Glöm ej att bocka för att det ska vara en LOK-stödsaktivitet. Lägg till förväntade deltagare eller en grupp och glöm ej ledaren/ledarna. Bild 19, 20 Sök fram gruppaktiviteterna Välj sök aktiviteter och klicka sedan på texten filtrera sökning så får ni fram lite olika sökkriterier. Med automatik så kommer namnet på den ledare som är inloggad som default. Ett tips är att välja alla ledare, vilken period det gäller, en specifik grupp och sedan antingen alla under registreringsstatus eller ej registrerade (beroende på om man vill se alla aktiviteter eller bara de som inte är registrerade). När man fått fram de aktiviteter som man vill registrera kan man antingen välja att ta en och en eller bocka för alla (på den sidan). Bild 21, 22, 23, 24 Registrera gruppaktiviteten Efter att ni har sökt fram era aktiviteter, så finns två vägar att gå markera en och en aktiviteter, eller markera alla på den sidan ni fått upp Kontrollera att datum, tid stämmer

4 Bocka bort de som inte var där och glöm ej att bocka i ledaren som ledare så blir dennes närvaro med och aktiviteten kan godkännas om rätt antal deltagare finns. När det är klart så klickar ni på knappen registrera för varje gruppaktivitet Bild 25 Gruppaktivitet kan ingå i ansökan När ni klickat på registrera får ni ett meddelande om gruppaktiviteten är LOKstödsberättigad eller ej. Ibland så får ni att den ej kan ingå i ansökan pga för få deltagare trots att ni har fler än tre deltagare och då beror det oftast på att deltagare har varit med på en aktivitet tidigare den dagen (deltagare får endast räknas en gång per dag och SF-idrott). Bild 26 Status på gruppaktiviteter Sök aktiviteter, filtrera sökningen och ni får då upp en lista där ni ser vilka gruppaktiviteter som är godkända (tummen upp) och de som inte är godkända av någon anledning (tummen ner) Bild 27 Ansökan Klicka på ansökan i vänster meny-rad, välj den period som gäller, klicka på knappen öppna ansökan för XX (den period som är aktuell). Den översta delen av ansökan innehåller information om föreningen, vilka som har behörighet att skicka in ansökan och lite allmän information. Själva ansökan är uppdelad i närvaroregistrerade aktiviteter (gråa rutor) och manuellt ifyllbara rutor (vita rutor) för de olika idrotter som föreningen är aktiv inom. När man bara har närvaroregistrering syns ej alla siffror förrän efter en nattkörning Bild 28 Historik Här kan föreningen hämta tidigare insända ansökningar samt den senaste.

5 Bild 29, 30 Skriva ut närvarokort Sök fram de gruppaktiviteter som ni vill se på närvarokorten via filtrerar sökningen (en begränsning finns på max 300 gruppaktiviteter, har ni fler välj t ex en månad per sökning). Under Visa närvarokort väljer ni det resultat av närvarokorten som ni vill se då öppnas ett nytt fönster med aktuella närvarokort med en sammanställning på slutet. Bild 31, 32 Kommunfil Ett tiotal kommuner har program som kan ta emot den kommunfil som kan genereras i systemet om man har närvaroregistrerat gruppaktiviteterna i IdrottOnline. Det finns två möjligheter; antingen skapar föreningen en fil som man skickar över till sin kommun eller så ger man kommunen tillåtelse att gå in och hämta filen ifrån IdrottOnline. Bild 33 Grunden är förarbete i web-miljön All verksamhet börjar med att medlemmarna läggs in i medlemsregistret med fullständigt personnummer, så även ledarna. Sedan kan man även skapa grupper för att underlätta vid skapande av aktiviteter. Bild 34, 35, 36 SMS-registrering IdrottOnline har en funktion som kallas SMS-registrering. Det krävs ett förarbete i själva systemet då man skapar alla gruppaktiviteter i systemet och att ledarna går in och godkänner att de vill ha SMS-registrering. Ledaren måste ha en mobiltelefon som kan ta emot SMS och datatrafik

6 Bild 37 SMS-registrering, ledarens ansvar Ledaren får själv gå in i IdrottOnline och LOK-fliken på SMS-registrering och bocka i att hon/han vill registrera mobilt Bild 38 SMS-registrerad gruppaktivitet När man söker fram aktiviteter (via filtrera sökningen) så får man välja mobilt under registreringstyp i sökkriterierna. Bild 39 Hur sker SMS-registreringen De ledare som bockat i att de vill mobilregistrera får ett SMS 30 minuter innan aktiviteten äger rum och kan på plats bocka ur de deltagare som ej var med via en länk som kommer i SMS:et. Som ledare kan man göra detta upp till tre timmar efter aktiviteten skett sen måste man gå in via datorn och lägga in närvaron. Om det tillkommer någon deltagare så får man också gå in via datorn och komplettera med den deltagare (om den finns i medlemsregistret). Bild 40, 41, 42, 43 Registrera via en APP i mobilen Nu finns även en APP som man kan administrera sina aktiviteter via. Den finns för följande mobiler; Android, iphone och Windows. Via Appen kan man göra fler saker än bara re gistrera närvaron. Bild 44, 45 När kommer pengarna Första utbetalningen sker veckan efter sista ansökningsdag, sedan sker utbetalningar en gång per vecka. Från systemet tas en utbetalningsfil varje fredag på eftermiddagen som

7 sedan går från RF:s bank under måndagar och sedan finns LOK-stödet på föreningarnas girokonto 2-3 bankdagar efter det. Bild 46 Viktigt att tillsätta roller och e-postadresser Sedan förra perioden, våren 2013, så är det tvingande att sätta rollerna ordförande och kassör i medlemsregistret och e-postadresser ska skrivas in på dessa personer också. Föreningens LOK-stödsansvarige bör också finnas med i medlemsregistret med den rollen. LOK-stödsgruppen kommunicerar enbart via e-post när det gäller LOK-stödet. Ärendebrev, kontroll, godkännande av ansökan etc kommer med automatik via e-post. Väldigt viktigt att dessa hålls uppdaterade och aktuella. Bild 47, 48 Kontroll av LOK-stödsansökan När handlingarna inkommer så läggs de på vänt tills LOK-stödsgruppen har hunnit gå igenom alla inkomna ansökningar. Sedan tar LOK-stödsgruppen kontrollerna i den datumordning som handlingarna har inkommit. För vårens period är slutdatum för kontroller 31 maj och för hösten 30 november då ska föreningarna minst ha fått en granskningsrapport. Om en förening väljer att överklaga ett beslut ställt av LOK-stödsgruppen så går det vidare till LOKstödsnämnden de håller möten när de har flera överklagandeärenden att behandla, så det kan dra ut på tiden. Bild 49 Hur många föreningar söker LOK-stöd Ca föreningar söker LOK-stöd för sin barn- och ungdomsverksamhet Bild 50 Information om LOK-stöd Samlad information gällande det statliga LOK-stödet finns på Riksidrottsförbundets sida;

8 Bild 51, 52 Statistik All statistik för LOK-stödsansökningar finns på Riksidrottsförbundets hemsida, LOK-stöd och rubriken Statistik det är ett stort dokument som kan ta tid att öppna men där finner ni all statistik ni behöver Bild 53 Statistik för samtliga föreningar I detta dokument kan ni sortera på idrott, eller distrikt, eller den kolumn som ni är intresserad av Bild 54 Statistik, tidsserier Statistik över utvecklingen av olika idrotter Bild 55 Kontaktuppgifter till LOK-stödsgruppen Avdelningschef; Jörgen Lövström LOK-stödshandläggare; Lotta Kjerrman-Cederbäck, Monika Nylén, Sophia Björklund och Malin Törnevad.