IdrottOnline introducerades 2007 med målet att kunna erbjuda svensk idrott en stabil och driftsäker plattform för administration och kommunikation.

Transkript

1 IdrottOnline introducerades 2007 med målet att kunna erbjuda svensk idrott en stabil och driftsäker plattform för administration och kommunikation. Med IdrottOnline erbjuds idrottens förbund och föreningar ett användarvänligt system för att skapa, uppdatera och vidareutveckla sina hemsidor men också administrera sin idrottsverksamhet. IdrottOnline innehåller funktioner för föreningar att söka medel från Riksidrottsförbundet (som LOK-stöd och Idrottslyft) samt för administration av utbildningar för både föreningar och förbund. MEDLEMSREGISTER Uppgifter till medlemsregistret importeras enkelt från till exempel ett excelark och kan lika enkelt exporteras från registret på samma sätt. Ur medlemsregistret är det också lätt att ta fram e-postlistor och skriva ut adressetiketter. Adresserna uppdateras regelbundet via samkörning med SPAR-registret som har folkbokföringsadresserna. För Golfföreningar finns from 2013 finns nu en integration se vidare längre fram. LOK-STÖDSREDOVISNING All hantering av lokalt aktivitetsstöd sker digitalt via IdrottOnline. Med allt inlagt i systemet kan en tränare sedan via sin mobil registrera de som är närvarande vid en träning och slippa sitta och sammanställa alla närvarokort vid redovisningsperiodens slut. UTBILDNINGSMODUL Här kan föreningen göra anmälningar till kurser och utbildningar hos SF och SDF samt att redovisa egna utbildningar direkt till SISU Idrottsutbildarna. SKAFFA IDROTTONLINE Skicka ett e-postmeddelande till klubb@idrottonline.se där ni uppger ert föreningsnummer, vilken förening och eventuell sektion ni vill aktivera samt följande information om er huvudadministratör: Förnamn Efternamn Hemadress Postadress Telefon, Personnummer ÅÅÅÅMMDD-XXXX E-post Läs mer här: Utbildningsfilmer: Manualer:

2 LOK-stödet för år 2012 är 24 kr per sammankomst och 8 kr per deltagartillfälle. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt Hjälp och support IdrottOnline På finns en flik som heter Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Kontakt och support: helpdesk@rf.se Hjälp och support LOK-stöd På finns en flik som heter För idrottsföreningar, under rubriken LOK-stöd finns all information. Kontakt och support: lok@rf.se Statligt lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd) Statligt Lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd) är ett bidrag avsett att stödja ungdomsverksamheten i föreningarna för aktiviteter med ungdomar mellan 7 och 20 år. Bidrag utgår till ideell förening som är medlem i specialidrottsförbund anslutet till Riksidrottsförbundet. Bidragsberättigad ålder är mellan 7-20 år, maximalt 30 deltagare per sammankomst. Ansökan om LOK-stöd ska innehålla redovisning av genomförda sammankomster, deltagartillfällen och ledartillfällen fördelade på ålder och kön. Ansökan görs digitalt via IdrottOnline Klubb och kan endast skickas in av ordförande, kassör eller LOK-stödsansvarig. Mer information om LOK-stödet finns att läsa på LOK-stöd och dess regelverk på 1 Bidrag utgår till ideell förening som är medlem i specialidrottsförbund (SF) anslutet till Riksidrottsförbundet (RF) för verksamhet föreningen bedrivit efter det att föreningen upptagits som medlem i SF. 2 Bidrag utgår för sammankomster och deltagartillfällen som sker i föreningens regi 3 En sammankomst ska ligga i linje med föreningens idrottsliga verksamhet och idé för barn och ungdom och särskilt inriktas mot att:

3 utveckla barns och ungdomars samt funktionshindrades intresse för idrott och deras möjligheter att få allsidig träning efter vars och ens fysiska och psykiska förutsättning, samt utveckla kvaliteten i idrottsrörelsens barn- och ungdomsverksamhet och i idrottsverksamheten i övrigt så att verksamheten främjar en god etik, ökat deltagande, ideellt engagemang, jämställdhet och integration. Minst 70 % av den verksamhet som ska ligga till grund för bidrag ska vara SF idrott, resterande 30 % kan vara därtill naturligt anknuten verksamhet. Studiecirklar, aktiviteter under schemalagd skoltid vilket inbegriper lunchraster, övriga raster och håltimmar eller verksamhet som får statligt stöd i annan ordning, är inte bidragsberättigade till LOK-stöd. 4 En sammankomst ska vara en ledarledd gruppaktivitet. Ledare ska ha rimliga kvalifikationer och vara utsedd av föreningen samt vara lägst 13 år och kan inte redovisningsmässigt vara ansvarig för flera grupper samtidigt. En sammankomst ska omfatta minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Bidrag utgår för maximalt 30 deltagare per sammankomst. En sammankomst ska pågå minst 60 minuter och innehålla gemensam samling och avslutning. Verksamhet i drop-in-form där gemensam samling och avslutning saknas, är inte bidragsberättigad. 5 Bidragsberättigade deltagare är barn och ungdomar i åldern 7-20 år som är medlem i föreningen och som aktivt deltar i föreningens idrottsliga verksamhet. Ledare i åldern år som leder verksamhet i föreningens regi är bidragsberättigad. En deltagare får endast räknas en gång per dag och idrott. För deltagare och ledare inom idrott för funktionshindrade (handikappidrott) finns ingen övre åldersgräns. Deltagare i föreningens prova på och andra aktiviteter i rekryteringssyfte räknas även som bidragsberättigade under förutsättning att födelsedata förs på samtliga deltagare oavsett om deltagaren är medlem eller inte. 10 För sent inkommen ansökan ger som huvudregel inte rätt till bidrag. Den som använder sig av närvaroregistreringsmodulen på sin IdrottOnline-sida har i dag också möjlighet att redovisa sina aktiviteter via mobiltelefon. Redovisning via mobiltelefon är att likställa med redovisning direkt på föreningens IdrottOnline-sida gällande säkerhet och identifiering.

4 Om föreningen använder sig av annan form av digitala närvarokort (både online eller t.ex. Excelformulär eller annat närvarokort på datorn eller internet) krävs att dessa skrivs ut och därefter undertecknas av respektive ledare. Om närvarokorten fyllts i och kvitterats av ledaren med stöd av en av Skatteverket godkänd e-legitimation (och föreningen kan bevisa detta) behövs dock inte namnteckning på kortet. Man lägger först upp aktiviteter och deltagare via sin IdrottOnline-sida. Inför varje träning får sedan ledaren ett SMS med länk till närvaroregistreringen för den sammankomsten. Ledaren stämmer av närvaron och skickar in denna. Genomförs närvaroregistreringen via mobiltelefonen behövs därefter ingen ytterligare registrering i systemet utan LOK-stödsregistreringen är då klar och sammankomsten tas med i föreningens kommande LOK-stödsansökan Film: Förberedelser Varje förening skickar in en LOK-stödsansökan oavsett hur många sektioner som ingår i föreningen. STEG 1 Ansökan ska ske via föreningens egen IdrottOnline Klubb sida. Aktivera er sida på IdrottOnline Klubb om ni inte redan har gjort det så följ instruktionerna på följande länk: www1.idrottonline.se/skaffaidrottonline Har ni aktiverat er sida och tappat bort er förenings webbadress så kan ni söka fram webbadressen i rutan Sök förening i höger hörn på genom att skriva i föreningens namn (utan förkortningar) där innan ni klickar på Sök Tips! Lägg föreningens webbadress i favoriter STEG 2 Tilldela inloggningsrättighet, roller och behörighet STEG 3

5 Lägg in medlemmar och skapa grupper Gå in på förbundsfliken i medlemsregistret och starta uppdatering från GIT. Detta behöver enbart göras 1 gång sedan görs uppdateringar av registret 1 gång i veckan per automatik. Se till att deltagare finns upplagda i Medlemsregistret som medlem eller prova-pådeltagare. Skapa grupper som består av de naturliga träningsgrupper ni har, det gör att ni istället för att lägga till förväntade deltagare en och en istället kan välja in en hel grupp på en gång. Manual för Medlemsregistret finns på STEG 4 Skapa förväntade aktiviteter Skapa aktiviteter ska man göra i förväg och det kan man göra på två olika sätt, välj vilket som passar er förening bäst. Skapa aktivitet innebär att man förbereder för att sedan kunna registrera närvaron (steg 5).

6 Via fliken LOK: Härifrån kan man välja att dela aktiviteten så att det även syns i en kalender. Via kalender: Passar bra om många ska skapa aktiviteter. Lag kan t.ex. skapa aktiviteterna i sitt eget arbetsrums kalender. STEG 5 Registrera aktiviteterna Registrera aktiviteter gör man när aktiviteten har genomförts och det innebär att man rapporterar vilka som var närvarande och vad de gjorde. Nu är aktiviteten klar och genereras till ansökan om den får status tummen upp. Har den fått status tummen ner så är den inte bidragsberättigad och genereras inte till ansökan. Registreringen kan även göras via mobiltelefon av den aktivitetsledare som önskat det. Mobil Närvaroregistrering Man kan som ledare välja att registrera sina aktiviteter via mobilen. Detta innebär att man, istället för att logga in på föreningens hemsida på IdrottOnline när det är dags att registrera den redan skapade aktiviteten, registrerar aktivitetens närvaro från sin mobiltelefon. Krav på telefonen? Telefonen ska kunna ta emot SMS Telefonen ska vara inställd på att kunna ta emot datatrafik till mobilen Vad behöver föreningen göra? Se till att aktuell ledare har rollen aktivitetsledare. Att aktivitetsledaren har ett telefonnummer registrerat i medlemsregistret av typ mobil i rätt format (+4670XXX ) Att aktivitetsledaren har egna inloggningsuppgifter. Skapa aktiviteter och lägger till förväntade deltagare samt ser till att aktuell ledare är förbockad som ledare på aktiviteterna. Vad behöver ledaren göra? Ledaren måste logga in själv med sitt eget inlogg och klicka på fliken LOK och sedan på Mobil, bocka i rutan Jag vill registrera mobilt och Spara. STEG 6 Ansökan Alla registrerade aktiviteter som har status tummen upp genereras till ansökan. Ansökan räknas upp varje natt, så det är inte säkert att de aktiviteter du registrerat samma dag som du öppnar ansökan syns. I ansökan finns även möjlighet att manuellt fylla i LOK-stöd för aktiviteter som ej har närvaroregistrerats i systemet. När ansökan är inskickad så ändras status på alla aktiviteter som den innefattade till inskickad.

7 Vad behöver du för inlogg, roller och behörighet? Här nedan kan ni se vad som behövs förberedas för olika uppgifter du ska göra inne på IdrottOnline. På efterföljande sidor ser du hur du går tillväga för att tilldela detta. Se fliken LOK, läsläge: Roll: - Skapa aktiviteter / Registrera aktiviteter i fliken LOK: Roll: Aktivitetsledare Skapa aktiviteter i kalendern på klubbsidan: Roll: Aktivitetsledare Behörighet: Redigera hemsida (på klubbsidan) Skapa aktiviteter i kalendern i ett arbetsrum: Roll: Aktivitetsledare Behörighet: Redigera hemsida (i arbetsrummets grupp) Redigera ansökan dvs. fylla i ansökan och spara (men inte skicka in den) samt skapa och registrera aktiviteter åt föreningen: Roll: Klubbadministratör och Aktivitetsledare Skicka in ansökan samt Skapa aktiviteter/registrera aktiviteter i fliken LOK: Roll: Ordförande, kassör eller LOK-stödsansvarig Mobilregistrera redan skapade aktiviteter personen ifråga måste själv logga in i idrottonline och klicka i önskar närvaroregistrera mobilt Roll: Aktivitetsledare Komma åt medlemsregistret Roll: Klubbadministratör TILLDELA INLOGGNINGSRÄTTIGHET Logga in på föreningens sida med användarnamn och lösenord samt klicka på fliken

8 Medlemsregister. Sök fram aktuell medlem som du vill tilldela inloggningsuppgifter till genom att fylla i namn och klicka på Sök. Klicka sedan på personens namn och ett nytt fönster öppnas med information om personen. Se till att medlemmen har en e-postadress ifylld, om det saknas måste du fylla i den och sedan klicka på Spara och öppna personen igen innan inloggningsuppgifter kan skickas. När medlemmen har e-postadress så klickar du på Skicka inloggningsuppgifter i rutan till höger. Medlemmen har nu fått inloggningsuppgifter sänt till sin e-postadress. Behörigheten är Internt inlogg vilket betyder att man endast kommer åt de allmänna flikarna. Om du istället hittar en knapp där det står Återställ lösenord betyder det att personen redan vid ett tidigare tillfälle tilldelats inloggningsuppgifter. Klickar du på Återställ lösenord så skickas ett nytt och de gamla slutar fungera. Medlemmen kan nu ansöka om LOK-stöd om den har rätt roll och behörighet i medlemsregistret. TILLDELA ROLLER Logga in på föreningens sida med användarnamn och lösenord samt klicka på fliken Medlemsregister. Välj Föreningen i den vita rutan längst upp till höger. I medlemsregistret finns en ruta som heter Roller i föreningen. Där ser du om respektive roll är tillsatt, då står namnet på personen där. Om det inte står något namn vid respektive roll och om texten är röd är de inte tillsatta. Vill du ta genvägen till att tillsätta dessa roller så kan du göra det om personen redan finns i medlemsregistret. Klicka då på Lägg till/ändra och följ instruktionerna på skärmen. Den

9 som skickar in ansökan måste ha rollen ordförande, kassör eller LOKstödsansvarig firmatecknare i föreningen. Du kan också söka bland föreningens medlemmar efter den person som du vill registrera rollen på. (Finns inte personen upplagd i medlemsregistret måste du lägga till den personen. Läs mer i manualen för Medlemsregistret om hur du går tillväga). ANSÖK OM LOKSTÖD MED NÄRVARUREGISTRERING Ansökan Öppna en ny ansökan Klicka på Ansökan och rätt Period för att komma in och kunna ansöka om LOK-stöd. Granska ansökan Ansökan är uppdelad i tre delar: Totalt: Här läses totalen in senare för den närvaroregistrerade och den kompletterade delen. Under förutsättning att nattkörning har gått. Närvaroregistrerade: Dessa kommer in automatiskt efter att ni registrerat dem med närvaro i systemet. OBS! Det kan ta över natten innan ni ser siffrorna i prognos men ansökan kan skickas in ändå. Klicka på plustecknet före för att se fler uppgifter. Komplettering (dvs. aktiviteter som ej har närvarorapporterats i systemet): De närvarokort med aktiviteter som ni inte har registrerat i systemet kan summeras manuellt och fyllas i där. KONTAKTUPPGIFTER Här finns en ruta med föreningsinformation på vänster sida. För exempelföreningen finns det bara en person som kan skicka in ansökan, den LOKstödsansvarige firmatecknaren Sophia Björklund. Om föreningen hade angett rollerna ordförande och kassör i medlemsregistret hade även de båda haft behörighet att skicka in föreningens ansökan om de har egna inloggningsuppgifter OBS! All kommunikation med er gällande LOK-stödsansökan görs via e-post till rollerna och via post till föreningsadressen i rutan. Föreningsadressen är och ska vara föreningens officiella adress och är den fel så kan den ändras under fliken Föreningsinfo. Kontaktuppgifterna på rollerna kan ändras i medlemsregistret. Om organisationsnummer saknas måste föreningen ansöka om det hos Skatteverket och meddela oss det när det är klart. Se varje idrott för sig Gäller enbart aktiviteter som har närvarorapporterats i systemet. Klicka på plustecknet innan respektive idrott (sektion).

10 Se varje ålder för sig Gäller enbart aktiviteter som närvarorapporterats i systemet. Klicka på plustecknet framför respektive åldersgrupp för att se den. Stäng ner genom att klicka på minus. Vill man inför ett styrelsemöte ta ut hur det ser ut med ansökan denna period, öppnar man alla ålderskategorier och skriver ut ansökan. (Gå då via arkiv och skriv ut.) Fyll i aktiviteter som ej har närvarorapporterats i systemet Om du har närvarokort eller aktiviteter som ni inte har skapat och registrerat på IdrottOnline så kan ni göra ett manuellt tillägg i ansökan. Längre ner på sidan klickar du på Öppna den delen. Klicka sedan upp på plustecknet vid per idrott. Sedan fyller du i totalt antal sammankomster, deltagartillfällen och ledartillfällen per idrott där deltagar- och ledartillfällen är fördelat på ålder och kön. Sedan gör du samma sak för resterande idrotter som föreningen är ansluten till om det är en flersektionsförening. Klicka på Gå vidare till ansökan längst ner för att skicka in ansökan alt. Spara längst ner på sidan. Obs! En sparad ansökan är inte är inskickad till RF och kan därmed inte behandlas. För att öppna en sparad ansökan så klickar du på fliken LOK, och önskad period under Ansökan och sedan på ärendenumret. Du kan göra ev. ändring eller tillägg till en sparad ansökan innan du skickar in. När du klickat på Gå vidare till ansökan så kommer du till sidan där man kan skicka ansökan. Kontrollera där att uppgifterna stämmer. Ni intygar att ansökan är riktig genom att kryssa i den rutan och får då möjlighet att skicka in ansökan. Knappen Skicka ansökan blir inte grön förrän ni bockat i jag intygar Klicka på den gröna knappen Skicka ansökan längst ner i höger hörn. FULL MANUAL PÅ