Nyckeln till föreningens kommunikation och administration. Administration

Transkript

1 Nyckeln till föreningens kommunikation och administration Administration

2 Upplägg lördag PowerPoint: Allmän information om IdrottOnline De administrativa funktionerna: - Medlemsregistret - LOK-närvaro - Idrottslyftet - Utbildningsmodulen På IdrottOnline-sida: - Hantering Övriga frågor Paus vid behov

3 Två delar IdrottOnline Administration Hemsida Klubb Hemsida Förbund RF tjänster LOK-stöd Idrottslyft Elit Utbildningsmodul Års/föreningsrapporter Idrottens tävlingssystem - Serielottning - Domartillsättning - Söka arrangemang - Resultat - Statistik - Licenser - Live sändningar - Avgiftshantering m.m. 1. Standard 2. Anpassad

4 IdrottOnline - projektet Verksamhetssystem sedan 2007 EpiServer = webbpubliceringsverktyg Moduler = unikt skapade och anpassade Ett register som föreningarna och förbunden själva uppdaterar > alltid aktuella uppgifter Idrottens egna system - enhetligt röd tråd: RF, DF, SF, SDF, Idrottsföreningar, SISU

5 IdrottOnline - projektet IT-grupp IT-råd RF Det gemensamma inom alla idrotter Projektansvariga Utveckling Drift Support Ca 4 större uppdateringar/år

6 IdrottOnline - siffror Drygt aktiverade klubbsidor (föreningar) Alla 69 SF 550+ SDF Samtliga DF och SISU-d har aktiverat och använder IOF Över 1.6 miljoner unika personer i IdrottOnline-registret Sveriges 5:e största sajt (28 miljoner sidhänvisningar)

7 IdrottOnline fokus 2012 Tränaren/ledarens vardag Aktives vardag Anställdes vardag - Mobilitet - Kalender - Kallelse - Meddelanden - Tränarstöd - Mobilitet - Närvaro/frånvaro - Kallelse - Avgiftshantering - Beslutstöd - Användbarhet - Prestanda - Roll - Kommunikation

8 Mål 2012/2013: Fortsätta utveckla och säkerställa funktionen av IdrottOnline som gemensamt verksamhets- och kommunikationssystem för svensk idrott på alla nivåer 2015: Alla SF, SDF och IF är anslutna och använder IdrottOnline DVS! Den fortsatta utvecklingen inom idrotten bygger mycket på en användning av IdrottOnline som ett medel att hantera administration, verksamhetsstöd, tävlingsresultat och anmälningar etc.

9 IdrottOnline behörighet/roller Inloggning till hemsida Består av användarnamn och lösenord Medlemsinloggning/interna sidor Behörigheter: Administratör Hemsida: arbeta med hemsidan samt medlemsregistret Roller: Styr specifika funktioner/moduler: LOK-stöd, Idrottslyft, utbildningsmodul, tränare, ordförande, kassör Finns färdiga + att man kan skapa egna Tex. Klubbadministratör

10 IdrottOnline - administration Gemensam administration mellan klubb & förbund = IdrottOnline Administration Medlemsregister Kontaktregister Koppling till E-bokföring Rapporter och statistik Grupputskick till medlemmar Skapa excellistor/adresslistor Licenshantering Hantering av medlemsavgifter och medlemsnivåer TA-system via föreningens specialförbund (SF) Utbildningsmodul för IF, SF & SDF Föreningsinformation Söka idrottsmedel: Statligt LOK stöd Mobil registrering Kommunalt LOK-stöd APP Idrottslyftet Skapa/hantera aktiviteter Nyhetsbrev Anmälningar

11 Vidareutveckling - administration Vidareutveckling: Medlemsregister, LOK, Idrottslyft, Utbildningsmodulen Mobila tjänster/mobilitet (tillgänglighet) SMS, App i dec (ledare) Behörighet & inloggning Bättre prestanda och användbarhet Nytt avgiftshanteringsystem (dec) Beslutstödsmodul E-handel och Betalmodul Anläggningsmodul Elitmodul aktiva, tränare

12 Medlemsregistret Alla medlemmar med uppgifter Lägga in roller: ordförande, kassör, LOK-stödsansvarig, aktivitetsledare Dela in medlemmar i grupper/lag/familjer Kontaktregister Adressuppdatering mot SPAR-registret Skicka e-post till grupper/medlemmar Årsrapporter till SF Koppling till e-bokföring och manuell avgiftshantering Söka licenser Lägga till på LOK-aktiviteter, på interna utbildningar mm Skapa listor i excel

13 LOK-stöd

14 LOK-stödsregler Statligt LOK-stöd Ideell förening ansluten till SF, anslutet till RF En idrottslig sammankomst på minst 60 min 1 aktivitet per dag/idrott Sammankomst=ledarledd gruppaktivitet (träning, match ) Bidragsberättigad: 7-20 år, ledare år Minst 3 och max 30 deltagare per tillfälle 24 kr per tillfälle + 8 kr per deltagare Två perioder per år: 1 januari-30 juni : Ansökan senast 15 augusti 1 juli-31 december : Ansökan senast 15 februari

15 Statligt LOK-stöd Alla ansökningar ska sedan 2009 fyllas i och skickas in digitalt via IdrottOnline Ca ansökningar/period Två sätt: Digital ansökan (75%) - Sammanställningsblankett Digital ansökan med närvarorapportering (25%) - Tre steg - Sammanställning skapas automatiskt

16 Sammanställningsblankett

17 Kvitto

18 Närvaroregistrering Dator Mobil Inloggning alltid via den egna hemsidan Man registrerar aktivitet och närvaro från sin mobil via SMS 1. Lägga upp aktiviteter 2. Lägga till deltagare 3. Registrera löpande Allt underlag sparas i systemet Sammanställningen genereras automatiskt Möjligt att komplettera uppgifter manuellt fram till inskick Den som ska registrera måste ha en egen inloggning för att aktivera Öppen 30 min innan aktiviteten startar, i 3 timmar Komplettering/ändring = inloggning på hemsidan App på gång i december

19 Lägga upp aktivitet

20 Lägga upp aktivitet

21 Registrera aktivitet - 1

22 Registrera aktivitet - 2

23 Registrera aktivitet - 3

24 Registrera aktivitet - 4

25 Registrera aktivitet - 5

26 Mobil registrering

27 Appen:

28 LOK-stöd Historik

29 Kommunalt LOK-stöd Kommunalt LOK-stöd (bara i vissa kommuner) Olika kommuner, olika regler. Kommunfilen: 1. Möjligt för kommunen att ta emot en fil i xml-format, olika system finns för detta 2. Endast möjligt att ta ut underlag om föreningen använder närvaroregistrering

30 Fördelar: Allt underlag sparat i systemet (medlemsinfo, aktiviteter, plats, tider mm) Alla i föreningen (med rätt behörighet) har åtkomst till materialet Ingen risk att närvarokort kommer bort. Man slipper sammanställa närvarokorten Man behöver inte hålla koll på årtal och åldrar, systemet ordnar automatiskt Man behöver inte stämma av mot LOK-stödsreglerna, instant feedback Alla godkända aktiviteter kommer automatiskt med i ansökan God överblick över vad som är registrerat och oregistrerat Möjlighet att rapportera via mobiltelefonen + APP Enklare för LOK-stödsansvarig Underlättar vid eventuell kontroll Överblick över tidigare ansökningar Kan skriva ut registrerade aktiviteter i närvarokort Kommunfiler/kommunalt LOK-stöd På sikt: träningsdagböcker och andra rapporter

31 Digital ansökan LOK Närvarorapportering Underlag digital ansökan Närvarokort Excel-filer Papper Medlemsregister LOKstödsaktiviteter Kalender Sammanställnings blankett Skicka ansökan Kvitto Hantering Kontroll Godkännande Klubbaktiviteter SF aktiviteter Närvarokort Sammanställning Underlag ansökan Skicka ansökan Kvitto Hantering Kontroll Föreningsgodkännande Godkännande

32 Idrottslyftet

33 Idrottslyftet År 5 33 SF hanterar Idrottslyftet digitalt via IdrottOnline Skolsamverkansprojekt digital ansökan via Norrbottens Idrottsförbund IdrottOnline aktiverat en egen sida Måste ha lagt in ordförande och kassör (roller) Alla med egen inloggning kan läsa och skapa en ansökan För att skicka in: Inloggningsbehörighet: Medlem/interna sidor Roll: Ordförande, Kassör, Idrottslyftsansvarig firmatecknare Kan följa statusen på ansökan hela tiden

34 Information från SF/DF Se till att rätt idrott är angiven i rutan Klicka på länken för att göra ansökan

35 Ansökan Vissa fält är obligatoriska att fylla i och systemet säger till om man glömt något av dessa

36 Status Om ansökan inte beviljas Om ansökan godkänns Om ansökan avgränsats av SF:et måste IF acceptera eller avböja Här hamnar en inskickad ansökan När föreningen kompletterat hamnar ansökan här Om SF:et önskar mer uppgifter begärs komplettering Här hamnar en sparad ej inskickad ansökan När en ansökan har blivit godkänd av SF:et så hamnar dom också under Återrapporter med koppling till ett rapportformulär som ska fyllas i efter projektets slut

37 Utbildningsmodulen

38 Utbildningsmodulen Används av SISU och SISU-d, några SF Anpassad för hela idrotten Hantering av all administration kring utbildning och arrangemang: lägga upp arr, visa information internt och externt, ta emot anmälningar, skicka kallelser, skicka utvärderingar mm Användning för IF t.ex. rapportera in lärgruppstimmar digitalt Inloggningsbehörighet: Medlem/Interna sidor Roll: Utbildningsansvarig förening

39 Övrigt

40 Att fundera på Administration, allmänt: LOK-närvarorapportering: Hur hanterar ni ert medlemsregister och er administration idag? Hur kan ni använda de administrativa delarna? Hur får ni in alla uppgifter som behövs för att lägga in i medlemsregistret? Vilka rutiner ska ni ha när det kommer in nya i träningsgruppen, så att personen kommer in i medlemsregistret och i rätt grupp? Vill ni köra LOK-närvaroregistrering fullt ut i systemet? Vilka ledare ska jobba med LOKstödsregistrering i så fall? Hur ofta ska ni registrera genomförda aktiviteter i systemet? Varje vecka? En gång i månaden? Vilken info behöver LOK-ansvarige ha från t.ex. ledare och tränare?