IdrottOnline. Ambassadörsutbildning. Övningar: Representantens exemplar

Transkript

1 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar: Representantens exemplar

2 Övningar i grupper om tre I grupper tre om tre ska ni öva er i ett antal givna situationer. Det finns en mall att följa i diskussionen och domaren avgör i efterhand om ambassadören lyckats. Efter varje övning hålls en kort summering i gruppen där ni diskuterar hur dialogen kunde förbättras. 1. Representant till föreningen 2. Ambassadör IdrottOnline 3. Domare De områden som tas upp är 1. Skapa mötet 2. Behovsanalys 3. Avslut / uppföljning Det finns tre PDF:er / häften att använda sig av. De är döpta till Representanten, Ambassadören och Domaren. Rotera dem i gruppen tills ni har gjort de övningar som kursledningen angivit. 2 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

3 Skapa mötet: Möte 1 - Nyångers Bandy IF Ambassadören ska kontakta Nyångers Bandy IF. Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder sig inte av IdrottOnline idag. Representanten är föreningens kassör. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är kassör i en förening med 100 medlemmar. Ni har en fyra lag som spelar seriespel varav det div 3 är det högsta. 80 av medlemmarna är under 25 år och räknas in i LOKbidraget. Idag använder ni er av Laget.se för era lag och du som kassör använder Kansliet.se för medlemshantering och fakturor vilket du själv tycker är bökigt. Din allmänna inställning är något negativ till IdrottOnline utan att det finns något fog till det eftersom det är bara via hörsägen som du hört detta. Ett argument är "Det är krångligt." men om ambassadören frågar så är det inget som du själv vet eftersom du aldrig använd IdrottOnline. Representanten är positiv till ett möte efter att ha hört nyttan. Ingen nytta, inget möte. 3 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

4 Skapa mötet: Möte 2 Bete IF (Ridsport) Ambassadören ska kontakta Bete IF (Ridsport). Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder IdrottOnline idag och har ca 100 medlemmar. Representanten är Tränare i föreningen. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är en omtyckt tränare i din föreningen med stort inflytande över hela verksamheten då du varit aktiv inom föreningen så länge. Du vet att förening använder IdrottOnline som hemsida, för medlems- och avgiftshantering. Du själv administrerar dina två träningsgrupper, bestående av ungdomar, i en Excellista som du fått från kassören i föreningen. Du är inte speciellt förtjust i administration och för därför bara in dina deltagartillfällen för LOK två gånger om året. Du har personligen ingen åsikt om IdrottOnline då du själv inte varit inloggad i systemet men vet att föreningen i tycker att det fungerar bra. Du är positiv till ett möte där nyttan hur din administration kan underlättas presenteras. 4 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

5 Skapa mötet: Möte 2 Framtidens IF (Flera idrotter) Ambassadören ska kontakta Framtidens IF (Flera idrotter, Fotboll, Gymnastik, Simning). Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder IdrottOnline idag och har ca 500 medlemmar. Representanten är Ordförande i föreningen. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är ordförande som tidigare använd IdrottOnline med blandade känslor. Föreningen börjar landa i en storlek och variation av idrotter att det är svårt att hålla samman föreningens medlemmar i olika system som används idag. Föreningen har inte tagit något generellt beslut i vilka system som ska användas utan varje ledare använder de den tycker verkar bäst för tillfället. Hemsidan finns uppdelat per idrott i tre olika system och drivs av tre olika redaktörer. Föreningen använder IdrottOnline för LOK-aktiviteterna inom Simning och utbildningsmodulen för ledarutbildarna i Gymnastik med hjälp av SISU-distriktet. Du vet att det finns ett behov hos dina ledare att enkelt kunna kommunicera med alla i sina grupper. Du är positiv till ett möte om nyttan kan påvisas på förenklingen och samordningsnyttan för föreningens administratörer. 5 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

6 Behovsanalys: Möte 1 - Bakomåker Friidrott IF Ambassadören ska få komma till en Bakomåker Friidrott IF och diskutera behoven som föreningen har. Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder sig inte av IdrottOnline idag. Representanten är föreningens IT-ansvarige i styrelsen. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är styrelseledamot i en förening med 50 medlemmar. 30 av dem är aktiva tävlande juniorer i alla grenar, killar som tjejer. Det finns 5 ledare / tränare som är uppdelad i tre träningsgrupper. 30 av medlemmarna är under 25 år och räknas in i LOK-stödet. Idag använder ni er av en egen hemsida som är byggd av en tidigare styrelsemedlem som inte är med längre eftersom hennes barn inte tränar friidrott längre. Kassören använder sig av Visma på en dator som står i klubbhuset för medlemshantering och fakturor. Ledarna har egna listor på sina grupper. Föräldrarna har gjort en egen matrikel. Utifrån detta får du skapa dig en bild över ytterligare behov som kan finnas. När du svarar lägg då till två saker blandat i dialogen. IdrottOnline funkar inte så bra på en hemmadator. (I själva verket var det en Mac där vissa saker ibland kan vara problematiskt, men färre och färre funktioner har det problemet idag.) Det är dyrt att använda sig av IdrottOnline. (en missuppfattning) 6 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

7 Svara på frågorna med starten: "Jag vill " "Jag behöver " "Vi försöker att " "Det är viktigt att.." "Jag skulle vilja " "Vi måste ändra våra " "Jag önskar " "Vi är i behov av " "Mitt mål med projektet " "Jag hoppas kunna " "Vi är intresserade av " "Vi letar efter " Och få ambassadören att använda sig av "Vill du?" Eller att ambassadören formulerar kraven som UserStory "Som kassör vill jag kunna " Din allmänna inställning är liten kunskap om IdrottOnline innan mötet. 7 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

8 Behovsanalys: Möte 2 - Tystnadens IF, Hockey Ambassadören ska få komma till Tystnadens IF, Hockey och diskutera behoven som föreningen har. Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder sig av IdrottOnline idag och är ca 900 medlemmar. Representanten är föreningens anställda kanslist. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är anställd kanslist för föreningen och har varit det sedan föreningen startade för 20 år sedan. Föreningen har 40 ledare fördelade på 15 lag där 7 lag består av medlemmar upp till 25 år och räknas in i LOK-stödet. Varje lag har ett eget arbetsrum samt minst en skribent som lägger upp nyheter. Du använder E-bokföringen via Swedbank för att hantera fakturor och skulle vilja slippa skicka ut avstämningar till dina ledare varje månad för status på avgifterna Du vill att dina ledare ska ta större ansvar i att administrera sina grupper. Alla ledare använder närvaroregistrering via SMS men du får fortfarande lappar med t.ex. uppdaterade telefonnummer eller nya medlemmar. Du hjälper styrelsen och ungdomsrådet att förbereda deras handlingar inför deras möten. Du anser att styrelse och rådet behöver bli bättre på att planera sitt arbete så du inte behöver jobba med så kort varsel Det är du som sköter matchrapporteringen i Hockeyns egna tävlingssystem och därefter skickar in underlaget till serieadministratören på Hockeyförbundet Du använder apsis för att skicka nyhetsbrev till era ledare samt till hela föreningen 8 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

9 Svara gärna på frågorna från Ambassadören med starten: "Jag vill " "Jag behöver " "Vi försöker att " "Det är viktigt att.." "Jag skulle vilja " "Vi måste ändra våra " "Jag önskar " "Vi är i behov av " "Mitt mål med projektet " "Jag hoppas kunna " "Vi är intresserade av " "Vi letar efter " Få ambassadören att använda sig av "Vill du?" Eller att ambassadören formulerar kraven som UserStory "Som kassör vill jag kunna " 9 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

10 Behovsanalys: Möte 3 - Solrosens IF, Konståkning Ambassadören ska få komma till Solrosens IF, Konståkning och diskutera behoven som föreningen har. Ambassadören utgår från sin roll i det verkliga livet och förklarar den i starten av samtalet. Föreningen använder idag IdrottOnline för LOK-stödet och licensavstämning men ett annat system för medlemsregistret. Representanten är föreningens utbildningsansvarige. Alla tre förbereder sig i tre minuter innan mötet. Du är utbildningsansvarig i föreningen. Ni har ca 40 medlemmar varav 10st är under 25 år och berättigade till LOK-stöd. Vid tävlingar så använder ni er av fax till förbundet och det internationella förbundet. Inte för att ni vill utan för att det är så det är. Föreningen har idag ingen officiell hemsida. Du är van användare av utbildningsmodulen då du rapporterar föreningens lärgrupper. Du blir ofta tillfrågad att hålla i utbildningar för andra föreningar i närområdet. Oftast hjälper du då till rapportering även av dessa utbildningar Du vet inte hur föreningen hanterar avgifter idag men har hört att er kassör tycker avgiftshantering är jobbigt Du vet att föreningen vill rekrytera fler ungdomar och ni har pratat om att ta tag i en hemsida men föreningen vet inte vilken de ska välja av alla alternativ Du tycker det är tidskrävande att skicka diplom per post till dina medlemmar och skulle vilja ha en bättre lösning Du är inte medveten om att det går att hantera din utbildningsgrupp via IdrottOnlines APP. Om detta kommer upp är du mycket positiv då du gärna vill ha ett mer digitaliserat flöde. 10 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

11 Svara gärna på frågorna från Ambassadören med starten: "Jag vill " "Jag behöver " "Vi försöker att " "Det är viktigt att.." "Jag skulle vilja " "Vi måste ändra våra " "Jag önskar " "Vi är i behov av " "Mitt mål med projektet " "Jag hoppas kunna " "Vi är intresserade av " "Vi letar efter " Få ambassadören att använda sig av "Vill du?" Eller att ambassadören formulerar kraven som UserStory "Som kassör vill jag kunna " 11 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

12 Avslut / uppföljning: Möte 1 - Ytterlighetens IF, Kampsport Efter att ha bytt ut en del olika system mot IdrottOnline så konstaterar ni i början av mötet att Ytterlighetens IF, Kampsport i stora drag nöjda med arbetet. Måluppfyllelsen på måste ha krav är täckta. Det finns en del kvar på listan under trevliga extrafunktioner. Representanten, en styrelseledamot, vill veta hur du kan hjälpa dem framåt. Föreningen har 200 medlemmar. Du är numera i grunden positiv till IdrottOnline och vill ha bekräftelse av ambassadören att du gjort ett bra val. Du önskar stöttning inom några olika områden: Utbildning: Redaktörer på webben, Kassör och fler klubbadministratörer. Information: Hur ska vi kommunicera på ett bra sätt med våra medlemmar. Idag fungerar det inte så bra eftersom många anser att de inte får informationen. Det representanten önskar är att få till ett möte / träff där detta analyseras och en kommunikationsplan kan sättas i verket. Utveckling: Föreningen vill få hjälp att komma i gång med appen för närvaroregistrering. 12 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

13 Låt ambassadören definiera kraven så svara på frågorna med starten: "Jag vill " "Jag behöver " "Vi försöker att " "Det är viktigt att.." "Jag skulle vilja " "Vi måste ändra våra " "Jag önskar " "Vi är i behov av " "Mitt mål med projektet " "Jag hoppas kunna " "Vi är intresserade av " "Vi letar efter " Du är nöjd om du som representant får en överenskommelse och någon typ av "plan" framåt hur ni går vidare. 13 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

14 Avslut / uppföljning: Möte 2 - Lyckans IF, Cykling Föreningen Lyckans IF, Cykling har sedan tidigare använt sig av IdrottOnline för medlemsregistret men en egen hemsida. I detta jobb har man flyttat över hemsidan till IdrottOnline och är nöjd med sina måste ha behov. Några saker återstår under Trevliga extrafunktioner. Representanten som är webredaktören vill nu ha en avstämning hur ni går vidare. Föreningen har 150 medlemmar. Hemsidan, som du gjort, är något rörig och innehåller nästan allt på första sidan. Ambassadören tycker detsamma. Om Ambassadören på ett bra sätt adresserar detta så är du positiv till förändring. Ambassadören ska försöka få ut dina huvuddrag nedan. Behov: Funktion: Den mest önskade funktionen är att gruppledarna själva ska kunna lägga in nyheter (vilket går via webben men inte ännu i appen. Det har dock inte Du som föreningen koll på). Nytt är att kassören vill kunna skicka ut fakturor via e-post (vilket går). Det kom inte upp i första omgången. Inga av de trevliga extrafunktionerna var viktigt för representanten att ta upp. Utbildning: De vill få igång appen för gruppledarna. Information: Webredaktören vill få hjälp med hur informationen ska gå ut till medlemmarna. Den läggs på hemsidan. 14 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten

16 Avslut / uppföljning: Möte 3 IK mörker, Orientering IK mörker, Orientering är en helt nystartad förening som börjat med IdrottOnline och orienterings tävlingssystem Eventor. De har varit igång i ett halvår och har idag 50 medlemmar varav 30 är under 25 år. I grunden är alla måste ha behoven täckta som fanns i början. Men nu vill de ha ett möte hur de ska gå vidare. Du som representant är utsedd som verksamhetssutvecklare i styrelsen. Fokus nu är på att få igång en bra dialog med medlemmarna. Ni har ännu inte rapporterat in några LOK-stödsaktiviteter (vilket ni vill göra). Funktion: Du vill få igång gruppsms till träningsgrupperna. (Detta går genom att aktivera appen och SMS-grupp men det vet du inte utan något som Ambassadören antingen tar upp som behov eller vet om). Du vill kunna närvarorapportera i skogen utan mobiltäckning. (Detta går om du har appen nedladdad, vilket du inte vet). Utbildning : Appen enligt ovan. Information: Du behöver hjälp att komma igång med nyhetsbrevet. Både hur det ska vara utformat (innehåll) till 16 (17) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning Övningar - Representanten