Introduktion av SportAdmin

Transkript

1 Introduktion av SportAdmin Styrelsen har beslutat att byta administrativt system från IdrottOnline till SportAdmin. Lanseringsdatum är 15 mars Detta är en introduktion till hur man som ledare och tränare använder SportAdmin. Samtliga ledare/tränare ska ha erhållit inloggningsuppgifter, om någon saknas eller om något inte fungerar kontakta någon av oss huvudadministratörer (kontaktuppgifter finns längre ner). Just nu har vi driftsatt LOK-rapporteringen samt möjlighet att skicka ut information med mail via SportAdmin samt möjlighet att skapa sms-grupper för enklare kommunikation med simmare och ledare/simmare i din grupp. Vi har även påbörjat migreringen till vår nya hemsida, även den kommer att administreras via SportAdmin. På hemsidan har du som ledare/tränare en egen undersida för just din simgrupp. Målsättningen är att hemsidan pekas om till den nya 15 mars. Informationen som inte är överflyttad innan det datumet riskeras att förloras. En stor fördel är dessutom att varje simgrupp kan ha en egen kalender som man kan prenumerera på tryck gärna ut den informationen till föräldrar och äldre simmare. Alla grupper skall använda SportAdmin för i första hand LOK-hantering men även kommunikation till simgrupp samt hemsida med information. Första LOKperioden är När du nu har erhållit inloggning ska ledare/tränare ska du säkerställa att aktiviteter för träningar och tävlingar finns upplagda för gällande period. Bakgrund Då föreningen under flera år upplevt problem med IOL (Idrott OnLine) har styrelsen letat efter en ersättare. Tidigare var föreningen styrd till använda IOL för att kunna erhålla LOK-stöd. Då LOK-stöd sedan 2017 kunnat erhållas från andra tjänsteleverantörer har alternativen att välja varit flera. Efter en översyn av tillgängliga alternativ kom styrelsen fram till att SportAdmin är det bästa, och förvånande nog också billigaste, adminsystemet för idrottsföreningar på marknaden just nu. Läs mer om SportAdmin på

2 Vad ska du som ansvarig ledare/tränare göra i samband med bytet? 1. Kolla igenom att din simgrupp stämmer och är uppdaterad med rätt information. Speciellt viktigt är att rätt e-postadress och mobilnummer är angett samt att personnummer finns på både spelare och ledare/tränare. När det är klart ska du BEKRÄFTA respektive simmare i din simgrupp. I ett första skede kan du inte själva lägga till nya ledare, men vi tror att vi lagt till i stort samtliga. Om någon saknas/ska ändras, vänligen kontakta någon av oss Huvudadminstratörer för att få hjälp. 2. I och med driftsättningen av ÅSS hemsida och din simgrupps hemsida är det önskvärt att du som ledare/tränare uppdaterar den med minst ett välkomstmeddelande (annars syns ett intetsägande standardmeddelande). Du har även möjlighet att lägga upp bilder, dokument, m.m allt som berör just din grupp. Glöm inte att säkerställa att du får lägga upp bilder på dina simmare. Även detta kan hanteras under administrations-gränssnittet. Just nu är bildgalleri samt namn och ålder på simmare/tränare/ledare dolt och visas endast för inloggade föreningsmedlemmar. 3. Se till att kalendern alltid är uppdaterad. Om du ställer in en träning, ta även bort den som aktivitet så syns det för alla samt att vi inte får en negativ avvikelse i LOK-hanteringen. Vid avbokning av träning måste det i god tid innan förmedlas till Anders Flatow eller Christina Häggblad annars åker föreningen på straffavgift från Medley. 4. Policy från föreningen är att all information ska i första hand gå till målsman om barnet är under 15 år. 5. Ladda ner appen SportAdmin LedarApp. Här kommer du som tränare/ledare mest att administrera dom flesta händelser, tex LOK och ev kallelser. Rättigheter Följande personer är Huvudadministratörer samt har genomfört utbildning i syfte att kunna administrera samt stödja er tränare/ledare hör av dig till oss; Riitta Sandström Stefan Barkarö Alexander Berardi Iwona Romatowska (främst faktura-frågor, t ex inför läger) Lagledare och tränare har rättigheter att ändra på sin simgrupps medlemsgrupp och hemsida. Det ska inte skilja något mellan en ledares och tränares rättigheter. Om du ser några felaktigheter hör av dig.

3 Guide Självstudier hos SportAdmin Kolla gärna igenom instruktionsfilmerna under Medlemsgrupper på Där ser ni hur du administrerar din simgrupp. Inloggning Du kan antingen logga in via hemsidan ( eller på Du skall ha fått mail med inloggningsuppgifter för en tid sedan. Om du inte fått det, eller inte kan logga in, kontakta någon av huvudadministratörerna. Startsida då ni loggat in Här skriver vi några rader information från kansliet/föreningen till ledare/tränare i klubben. Man ser även vilka som fyller år närmaste veckan.

4 Växla mellan medlemsregister och hemsida Tryck på symbol längst uppe till höger. Frågetecknet uppe till höger är till bra hjälp från SportAdmin. Den är så bra att detta dokument är något överflödigt, men ni får det i alla fall. :) Hus-ikon tar dig till ÅSS hemsida. För att administrera din simgrupps hemsida tryck på ikonen med dom tre strecken, återfinns längt upp i högra hörnet, välj där Inställningar Hemsida. Välj din simgrupp i menyn VÅRA SIMGRUPPER, återfinns högst upp till vänster. Nu kan du administrera din simgrupps hemsida. HEMSIDA Nu när hemsidan är driftsatt kan du börja använda din simgrupps egna hemsida. Vi har satt upp grundrubriker och text så att du både lättare och snabbare kommer igång. Till stora delar är gränssnittet självinstruerande men här kommer dock en snabb beskrivning. Hem Här skriver ni välkomstmeddelande och generell information om t ex träningar. Nyheter Här lägger du upp gruppspecifika nyheter, t.ex. att gruppen ska eller nyss varit på en simtävling, kanske med en fin bild? Det är viktigt att vi

5 gör vår hemsida levande och kul att besöka. Alla gillar att se bilder på sig själva! Dock är det av yttersta vikt att du som ledare/tränare säkerställt att det är ok att lägga upp bilder på respektive simmare. Nu är bildgalleriet låst till att endast visas för inloggade medlemmar, detta kan du som tränare/ledare själv ändra, men det är rekommenderat att låta inställningen vara som den är. Kalender Här visas gruppens aktiviteter (träningar, matcher, etc.). Du lägger i regel inte in aktiviteterna direkt i kalendern, utan på att annat ställe (se Lägg in aktiviteter under SportAdmin-administrationen). Bildgalleri Här lägger du upp bilder och text från simgruppens aktiviteter. Lite samma sak som nyheter, men använd gärna bägge. Bildgalleriet ligger kvar för alltid medan nyheterna per definition blir gamla Ledare ska säkerställa att det är ok att lägga upp bilder på respektive simmare. Dokument Här lägger du t ex upp stående dokument, t.ex. packlista. Kontakt Länk till kontaktuppgifter för samtliga tränare/ledare i ÅSS. Du behöver inte göra något (om det inte är några felaktigheter - återkom till någon av oss Huvudadministratörer ). Tävlingar Här hamnar gruppens tävlingar. Du lägger inte in tävlingarna här, det görs i medlemsregistret (se Lägg in aktiviteter ). MEDLEMSREGISTRET Skicka meddelande (mejl) till simgruppen (rubriken Medlemsgrupper) Välj din medlemsgrupp (=simgrupp) och klicka sedan GÖR ETT UTSKICK.

6 Kryssa i vilka som skall få meddelandet (oftast hela simgruppen). Här kan man även lägga till om någon utanför simgruppen skall få meddelandet. Om du vill ha en annan Från-adress kan du ändra det ( från vem mailet är skickat ifrån, fördel är att du lägger in din egna adress där och inte använder simklubbens gemensamma). E1=Epostadress1, M1=Målsman1, M2=Målsman2 Välj inte att skicka SMS via menyn UTSKICK VIA SMS då föreningen endast har 200 st sådana att skicka. Använd istället att skapa en SMS-grupp genom menyn GRATIS UTSKICK SMSGRUPP. SMS-gruppen är en ALLA till ALLAkommunikation. KALLELSER Här får man en sammanställning över skapade aktiviteter (kallelser). OBS! Man skapar inga kallelser här, det görs i Rapportera närvaro.

7 LÄGGA IN AKTIVITETER = Rapportera närvaro Detta är hjärtat i systemet. Här lägger du in träningar och alla andra sammankomster. OBS viktigt! Rapportera alltid närvaro i SportAdmin. Vill du närvarorapportera via mobilen? Tryck då längst ner på Visa mig hur det ser ut och följ anvisningarna.

8 Att använda Mobilen Det behövs ingen speciell app att ladda hem men det är klart rekommenderat att i första hand använda SportAdmin LedarApp. Från denna app kan du både sköta närvaroregistrering samt skicka ut kallelser mm. I andra hand kan du som ledare surfa till SportAdmin.se och logga in från din mobil, sidan anpassas automatiskt då för en mobil men ser lite annorlunda ut än Appens. Så här kan det se ut: Direktlänk till nya hemsidan (att använda innan vi pekar om, sen kommer det vara samma sida som tidigare ): Med vänlig hälsning och lycka till!