Nä rväroräpportering i Idrottonline sä go r du

Transkript

1 Nä rväroräpportering i Idrottonline sä go r du Aktiviteter läggs förslagsvis upp i förväg i lagets kalender. Då kan ni också lära era spelare/föräldrar att själva hålla sig uppdaterade om matcher, träningar mm via lagsidan. Kan också vara bra att upplysa föräldrar om möjligheten att koppla lagets kalender tex till den egna google-kalendern. Alla uppdateringar i lagets kalender görs då automatiskt även i den egna, vilket minskar risken för missade ändringar. Gå in på den kalender som ska kopplas och klicka på Exportera kalendern så finns info om hur du gör där. När ska rapporteringen vara gjord? Aktiviteten närvarorapporteras sedan SENAST söndag kväll samma vecka. VARFÖR? Varje aktivitet måste även slutrapporteras, något som görs på kansliet. En vecka under sommarsäsong innebära vanligen närmare 30 unika aktiviteter att slutrapportera. Om denna slutrapportering kan göras kontinuerligt varje vecka kan ev. fel lättare upptäckas och korrigeras och arbetsbelastningen på kansliet blir mindre. Om alla gör lite slipper någon göra mycket. OBS! När slutrapporteringen skall göras syns det inte om du varit inne och redigerat antalet deltagare och uppdaterat antalet ledare men om rapporteringen från dig som ledare sker senast söndag för de aktiviteter som varit i veckan kan kansliet på måndag gå in och göra korrekta slutrapporteringar. Nedan följer utförliga beskrivningar av hur du kan: Lägga till aktivitet i kalendern s.2 Ändra upplagda aktiviteter s.3 Registrera närvaro s.4 Rapportera via mobil eller sms s. 5 Har rapporteringen blivit rätt? s. 6 Ändra en redan slutregistrerad aktivitet s. 7 Ta bort en kommande aktivitet i kalendern s. 8 1

2 Lägga till aktivitet i kalendern För att lägga till en aktivitet i kalendern som visas på lagsidan gör du såhär: Gå till lagsidan för det lag det gäller. Logga in via hänglåset längst upp till höger på sidan. Genom att klicka på kalenderns namn eller månaden öppnar du kalendern och kan lägga in aktiviteter. Klicka på skapa ny aktivitet och följande fönster öppnas. Fyll i Aktivitetstyp (1) Idrott (2) och Namn på träningen och Plats (3) ex fysträning eller bara träning och Myggvalla. Lägg sedan till aktivitetens datum (4) starttid (5) och längd eller sluttid (6) och kolla så att rätt deltagare är kopplade till aktiviteten (7). Börja träningens namn med lagets namn! Vi länkar även lagets matcher till startsidan på Bureå IFs hemsida och om alla lag bara skriver match blir den kalendern lite förvirrande. Det blir även tydligare för de föräldrar som kopplat er kalender till sin egen. Kom ihåg att endast aktiviteter över 1 h är bidragsberättigade. Är det en återkommande aktivitet (till exempel återkommande träningar) kan det fyllas i under upprepning. Saknar du helt deltagare klickar du i rutan vid Grupper (8) och bläddrar dig ner till ditt lag. Klicka sedan på Lägg till och ditt lag kommer upp i valda grupper. Saknas enstaka personer kan dessa läggas till separat. Klicka i rutan för Person (9) och bläddra dig ner, eller skriv in ett namn så kommer förslag på registrerade medlemmar upp. Klicka på rätt person och sedan på lägg till. 2

3 Har ni nya deltagare i laget så meddela kansliet så kan dessa läggas in i gruppen och kommer då upp automatiskt tillsammans med alla andra. Bocka också för de som är ledare i gruppen (10). Observera! Fler ledare ger extra bidrag så var noga med detta. Glöm inte att SPARA när du är klar. Aktiviteten syns nu som en markering i kalendern på lagsidan. De närmaste aktiviteterna finns också utskrivna under kommande aktiviteter under kalender. Ändra upplagda aktiviteter Du kan även enkelt gå in och ändra i de upplagda aktiviteterna genom att i kalendern klicka på den aktivitet du vill ändra och sedan på Redigera aktivitet till höger på sidan. Om du redigerar en aktivitet som lagts upp som återkommande kommer du också att få frågan om vilka aktiviteter du vill ändra (datum). 3

4 Registrera närvaro När träningen eller matchen genomförts är det dags att registrera närvaron. Gå till lagsidan igen och logga in via hänglåset längst upp till höger på sidan. I den blå listen högst upp på sidan väljer du Aktivitet (kan ibland gömmas under fliken Fler) och väljer sedan Sök Aktiviteter i vänster menyrad. Sidan ser då ut som nedan med ditt namn förvalt som ledare (1). Under knappen Snabbsök (2) väljer du Aktiviteter att registrera. Välj den aktivitet du vill närvarorapportera och klicka på aktivitetens namn för att öppna den (kan ta ett par sekunder innan aktiviteten öppnas men håll ut). Du kan också välja flera aktiviteter genom att markera bocka för i de små rutorna till vänster om aktiviteterna och sedan välja Registrera aktiviteter. I kolumnen för närvarande ska endast de som varit närvarande via den aktuella aktiviteten vara för bockade, så klicka bort bocken för de som inte deltog vid aktiviteten. Glöm inte att även bocka för vilka som är ledare. Observera! Fler ledare ger extra bidrag så var noga med detta. (FN i kolumnen längst till höger står för funktionsnedsättning.) 4

5 Slutför rapporteringen genom att scrolla upp och registrera aktiviteten. Har du bockat för flera aktiviteter att registrera öppnas det automatiskt en ny när den första är registrerad. Rapportera via mobil eller sms Rapporteringen kan även göras via Idrottonlines app eller genom att du 30 min före aktivitetens start får en sms-påminnelse med en länk till en sida där du gör din rapportering. Info om SMS-registrering finns på s.19 ff: Mer info om Appen och allt du kan göra via den finns på: Båda varianterna underlättar rapporteringen oerhört men förutsätter också att alla uppgifter är korrekt införda när aktiviteten skapades (tex att ledare markerades). 5

6 Har rapporteringen blivit godkänd? Det finns vissa kriterier för att en aktivitet ska vara LOK-stöds berättigad. Uppfylls dessa (bland annat att tid, plats, deltagare, ledare mm anmälts) får den registrerade aktiviteten tummen upp av systemet. Detta kan du (och bör) naturligtvis kolla själv. Enklast är att gå via snabbsök och Mina färdigregistrerade aktiviteter, men då visas bara de aktiviteter som du själv deltagit i. Det är därför att föredra att plocka bort dig som förvald ledare (bara klicka på krysset bredvid ditt namn) och istället söka på kalender eller grupp. Skriv in kalenderns namn (eller sök bland alla kalendrar genom att använda piltangenterna på datorn) och klicka på Sök. Godkända aktiviteter är då markerade med en grön tumme. Det finns även andra sökalternativ om man vill, är bara att testa sig fram. 6

7 Ändra en redan registrerad aktivitet Om du rapporterat en aktivitet och sen kom på att du missat nåt. Är det kört då? Nej! Gå till lagsidan och logga in som vanligt. I den blå listen högst upp på sidan väljer du som vanligt Aktivitet och sedan Sök Aktiviteter i vänster menyrad. Sidan ser då ut som nedan med ditt namn förvalt som ledare (1). Under knappen Snabbsök (2) väljer du Mina färdigregistrerade aktiviteter. Sök reda på den aktivitet du vill ändra och klicka på aktivitetens namn för att öppna den. Gör de ändringar som behövs och klicka sedan på spara för att omregistrera aktiviteten. 7

8 Ta bort en kommande aktivitet i kalendern Ibland kan man vilja ta bort en kommande aktivitet som är inlagd i kalendern. Till exempel en träning som blivit inställd. Gå till lagsidan och logga in som vanligt. I den blå listen högst upp på sidan väljer du Aktivitet (kan ibland gömmas under fliken Fler) och väljer sedan Sök Aktiviteter i vänster menyrad. Sidan ser då ut som nedan med ditt namn förvalt som ledare (1). Under knappen Snabbsök (2) väljer du Mina kommande aktiviteter och samtliga kommande aktiviteter som finns inlagda i kalendern visas. Bocka för den aktivitet du vill ta bort (3) och tryck sedan på Ta bort aktivitet (4). 8

9 Aktiviteten försvinner nu även ur kalendern på lagsidan. 9