Hur vi digitalt hanterar avgifter i föreningen. Lärgruppsplan

Transkript

1 Hur vi digitalt hanterar avgifter i föreningen Lärgruppsplan

2 Om bokföringsprogram Bokföring handlar om att se hur transaktioner rör sig i en verksamhet och därmed redovisa ekonomiska händelser. Genom integrationen mellan IdrottOnline och de bokföringsprogram som är kopplade med IdrottOnline så väljer du att hämta ert medlemsregister till integrationspartnern. Genom automatisk avprickning i bokföringsprogrammet för inbetalda fakturor får du direkt återkoppling av status till IdrottOnline, där en översikt över vilka medlemmar som har betalt och ej betalt sina avgifter och samtidigt se vilka som är bokförda. Läs gärna mer om Idrottens Redovisning (Klicka på länken ovan) Målgrupp Denna lärgruppsplan lämpas bäst för dig som är kassör, kanslist, styrelseledamot eller revisor. Om ni är en grupp (minst tre personer) som kan genomföra en lärgrupp i er förening, kan ni ta del av denna lärgruppsplan. Mötet, samtalet och det gemensamma sökandet Viljan att lära och nyfikenheten att upptäcka tillsammans är det som kännetecknar lärgruppen. Deltagarnas olika perspektiv, erfarenheter och upplevelser är det centrala i samtalet. Att lära av och med varandra leder till utveckling. Även om alla i lärgruppen förväntas delta aktivt i samtalen behöver någon ta på sig ledartröjan. Vi kallar denna någon för lärgruppsledare. Hon/han behöver ta på sig ett särskilt ansvar när det gäller att: Ha intresse och engagemang för ämnet som gruppen vill lära sig mer om. Kunna leda och fördela samtalet och sökandet samt kunna driva på, strukturera och sammanfatta. Vara lyhörd för deltagarnas behov, förutsättningar och synpunkter. Det är viktigt att förstå att den som är lärgruppsledare inte automatiskt behöver vara den som kan och vet mest om ämnet. Det är själva mötet och de gemensamma ansvaret för samtalen och sökandet som är själva kärnan i lärandet. 2

3 LÄRGRUPPSPLAN Hur många gånger ska vi träffas? Ni i er egen lärgrupp avgör själva hur många gånger som ni vill träffas och hur länge ni ses varje gång. Erfarenhetsmässigt fungerar en lärgrupp som bäst med 5-8 deltagare och att varje träff är mellan 1-3 timmar lång. Ni lägger själva upp er plan för hur och när ni ska träffas och vad ni vill fokusera mer på och samtala om. Den här lärgruppsplanen är tänkt att vara ett stöd för att underlätta ert planerande för möten, samtal och reflekterande. Så här anmäler du er lärgrupp Du anmäler er lärgrupp digitalt i IdrottOnline och Utbildning Så här gör du då: - Logga in i IdrottOnline Utbildning - Gå till Anmälan Välj Lärgrupp. - Under fältet studieplan väljer ni Bokföring i föreningen. - Fyll i övriga fält som planerar er lärgrupp. - Du kommer efter det få kontakt med er Idrottskonsulent i distriktet. Att samarbeta med SISU Idrottsutbildarna är enkelt! Om du inte har tillgång till webben, kontaktar du ert SISU distrikt och er idrottskonsulent för att anmäla er lärgrupp. SISU Idrottsutbildarna en resurs SISU Idrottsutbildarna delar gärna med sig av erfarenheter, ger stöd och kraft till just ert utvecklingsarbete. Ett samarbete som ni kommer ha både nytta och glädje av. SISU Idrottsutbildarna och er Idrottskonsulent är stöd för er förening och er lärgrupp. Kontakta gärna er Idrottskonsulent så berättar de mer. Kontaktuppgifter hittar ni på 3

4 Inledning Hur fungerar bokföring kopplat till IdrottOnline? Inom IdrottOnline har du möjlighet att aktivera Bokföring, som går att koppla till Avgifter i IdrottOnline eller köras fristående i bokföringssystemet. Med bokföring kopplat till IdrottOnline kan du enkelt koppla ditt medlemsregister till valt bokföringssystem och automatisk avprickning sker hos föreningens avgifter som du sedan kan se status i IdrottOnline. Finns grupper upplagt i IdrottOnline har varje ledare möjlighet att se individens status på sina avgifter. Bokföring erbjuds idag, kopplat till IdrottOnline, via Fortnox och Swedbank E-bokföring. Funktioner som erbjuds i de olika bokföringssystemen är E-faktura, PDF-faktura och pappersfaktura/avi. Vill du läsa mer om Fortnox? - Klicka här Vill du läsa mer om Swedbanks E-bokföring? - Klicka här Fundera kring: Hur hanterar vi våra avgifter/fakturor idag? Är det effektivt? Vad vill vi göra med hjälp av dessa bokföringsprogram? Vilka funktioner skulle vår förening har användning av? Vem/vilka ska hantera och ha tillgång till programmet? Egna noteringar 4

5 LÄRGRUPPSPLAN Vem gör vad? Kartlägg föreningens roller och ansvar I början är det viktigt att välja sina roller i sin idrottsförening, vem gör vad? I detta steg struktureras vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. I rollen som Kassör vilket ansvar har jag och vad ska jag göra? I rollen som Kanslist vilket ansvar har jag och vad ska jag göra? Vad har styrelsen i vår förening för ansvar? Är det fler personer i vår förening som ska kunna ansvara för bokföringen? Vad? Typ av saker som ska göras? Vem? Vem ska ansvara för det? När? När ska det vara slutfört? Egna noteringar 5

6 Aktivera integration med bokföringssystem För att kunna använda avgiftshanteringen fullt ut och samtidigt påbörja aktivering av bokföringssystemen krävs ett antal organisationsuppgifter registrerade. Steg att kontrollera innan aktivering 1. Föreningen måste ha ett giltigt organisationsnummer 2. Föreningen ska ha en giltig e-postadress och ett telefonnummer 3. Föreningen behöver ha ett Plusgiro och/eller ett Bankgiro. 4. Föreningen ska ha en ordförande registrerad i IdrottOnline och ha en e-postadress inlagd. 5. Föreningen ska ha en kassör registrerad i IdrottOnline och ha en e-postadress inlagd. Om ni valt att använda er av Fortnox gäller även punkt Föreningen måste också tilldela en person rollen Fortnox-användare. Det är endast rollen Fortnox-användare som kommer kunna ha behörighet att komma till Fortnox. Klart Läs gärna mer i manualerna Avgifter - Fortnox - Klicka här Avgifter Swedbank E-bokföring - Klicka här Ta en titt på videoklippet Aktivera Fortnox - Klicka här 6

7 LÄRGRUPPSPLAN Struktur av Avgifter i IdrottOnline För att hantera avgifter i föreningen behövs struktur. Dels behövs det struktur över vilka avgifter ni har i föreningen och vad som ska hanteras under Avgifter i Idrott- Online. Inled med att läsa manual Skapa avgifter i IdrottOnline (länk se nedan) Skapa en avgift 1. Välj ett namn utan tidsangivelse (exempelvis Medlemsavgift eller Träningsavgift ) 2. Välj manuell eller automatisk tilldelning (medlemsurval) 3. Grundavgift (grundkostnad för en medlem) 4. Hantering av betalningar (Välj Fortnox eller Swedbank E-bokföring) Fundera kring Vilka avgifter har vi idag inom föreningen? Har vi familjer alternativt grupper inlagt i IdrottOnline? Har vi några andra avgifter beroende på roll, ålder eller familj i vår idrottsförening? Är våra avgifter uppbyggda för att kunna hanteras i IdrottOnline? Läs gärna mer i manualen Skapa avgifter i IdrottOnline - Klicka här Egna noteringar 7

8 Struktur i bokföringssystemen Det är viktigt att föreningen har redovisningen upplagd på ett sätt som gör resultatrapporteringen lättläst och visar ett verkligt resultat. För de fodras: Att föreningen har valt Idrottens BAS-Kontoplan Föreningen har gjort en uppdelning av kostnadsställen Föreningen har lagt in ett räkenskapsår Läs gärna mer på sida 9-11 i Bokföring för nybörjare från Fortnox. Läs gärna också i Idrottens BAS-kontoplan - Klicka här Ta en titt på videoklippet Grundinställningar i Fortnox Nästa steg Hur går vi vidare Finns de funktioner som vår idrottsförening kräver? Vem gör vad kring dessa funktioner i vår idrottsförening? Är det webbaserat så att det är enkelt att lämna över till nästa kassör? Hur gör vi en plan för att underlätta för en ny kassör eller andra personer som kliver in i vår idrottförening? Hur importerar/exporterar vi för att kunna använda oss av något av dessa bokföringssystem? Vad ska vi fortsatt ha med oss och tänka på i framtiden? Övrigt Fortnox AB Fortnox Play Instruktionsfilmer Swedbank E-bokföring Varukorgen Pay-Ex 8

9 LÄRGRUPPSPLAN Egna noteringar 9

10 25 mm SISU Idrottsutbildarna utvecklar och utbildar idrotten! 20 mm Studieförbundet SISU Idrottsutbildarna är idrottens satudie- och utbildningsorganisation