Rapportering till FORA 2016

Transkript

1 Användarmeddelande Rapportering till FORA 2016 Bäste kund! I januari varje år ska företag knutna till Fora rapportera löneuppgifter för sina anställda till Fora. Uppgifterna ska rapporteras på Foras hemsida under januari månad. På följande sidor beskrivs hur du går till väga för att ta ut löneuppgifterna i FLEX Lön. Med vänlig hälsning Flex Applications

2 FLEX Lön - Användarmeddelande FORA I januari varje år ska företag knutna till Fora rapportera löneuppgifter för sina anställda till Fora. För arbetare i företaget ska du rapportera löneuppgifter individuellt och för alla tjänstemän en totalsumma av intjänad lön. Uppgifterna rapporteras på Foras hemsida. Arbetarnas löneuppgifter kan rapporteras manuellt eller via fil. Tjänstemännens sammanlagda lönesumma anges alltid manuellt. I FLEX Lön kan du ta ut uppgifter om arbetares och tjänstemäns löner under Arbeta med Rapporter, gruppen Statistik. Rapporten Löneuppgifter för arbetare Fora använder du för att ta ut de individuella löneuppgifterna för företagets arbetare. Denna rapport kan du även skapa som fil för rapportering till Fora. Rapporten Slutliga uppgifter Fora visar sammanslagna uppgifter för tjänstemän och arbetare. Anställda som bytt personalkategori under året För att hantera att anställda byter personalkategori för rapportering till FORA under rapporteringsåret kan du nu i personregistret (flik Statistik mm Flik Pension) ange vilket datum bytet av personalkategori skedde. På så sätt kan systemet räkna ut vilken del av året som de anställda har varit tjänstemän och vilken del av året de har varit arbetare när underlaget för Fora beräknas. Löneuppgifter för arbetare Fora När du tar ut rapporten anger du för vilket år du vill ta ut löneuppgifter. För att skapa en fil som kan användas i Foras rapporteringstjänst anger du på rad 5 en sökväg där du vill att filen ska hamna.

3 FLEX Lön - Användarmeddelande Ingående värde Om inte alla årets löneperioder finns som lönekörningar i FLEX Lön, t.ex. om du börjat använda systemet under året, kan du få med ingående värde från en ackumulator för de perioder som inte finns rapporterade i FLEX Lön. För detta krävs att du har en ackumulator med ingående värde för löneuppgifter som ska rapporteras till Fora. På rad 6 anger du den ackumulator du vill använda för att hämta ingående värde. Detta ingående värde kommer att summeras till de anställdas lönesumma. Så här ser rapporten ut där du ser uppgifter som rapporteras för de anställda: Om du har angivit sökväg för att skapa fil får du efter att ha stängt ner rapporten detta meddelande som bekräftar att filen är skapad och där du ser var du kan hitta den: Vilka anställda kommer med på rapporten? För att komma med i rapporteringen ska den anställde ha varit med i en lönekörning under året eller ha ett ingående värde i ackumulatorn som ingående värde hämtas från samt ej ha fyllt 65 år vid årets början. I personregistret, flik Statistik mm, Uppgifter för Fora, ska den anställdes personalkategori vara inställd på 1- Arbetare och rutan Anställd redovisas ej ska inte vara markerad. Om den anställde omfattas av livstidspension/arbetstidspension och har valt intjänande till avtalspensionen SAF-LO, och ska ha fortsatt intjänande till SAF-LO efter 65 års ålder, bockar du i rutan Rapportera efter 65 års ålder (SAF-LO).

4 FLEX Lön - Användarmeddelande Anställda som fyllt 65 år För anställda som fyllt 65 under rapporteringsåret och slutat under samma månad kan man välja mellan två alternativ när man tar ut rapporten. Enligt Fora ska lön fram till månaden innan man fyllt 65 år rapporteras, men man kan som företag välja att vara mer generös. På rapporten finns urvalet Anställda som fyllt 65 år, med följande alternativ: Ta med slutlön då man slutat samma månad man fyllt 65 år Om man t.ex. fyller 65 år i augusti och slutar samma månad summeras pensionsgrundande lön både för utbetalningen i augusti och slutlön om den betalas ut i t.ex. september. Ta endast med lön fram till månaden innan man fyllt 65 år Om man t.ex. fyller 65 år i augusti och slutar samma månad summeras endast pensionsgrundande lön utbetald från januari till juli. Lön i augusti till december räknas inte med. För arbetare som fortsätter att arbeta efter att man fyllt 65 rapporteras normalt lön fram till och med månaden innan man fyllt 65 år. Om den anställde omfattas av livstidspension/arbetstidspension ska lön rapporteras även efter 65 års ålder. Se avsnittet Vilka anställda kommer med på rapporten för med info. Varifrån hämtas uppgifter för rapporteringen? Personnummer och namn Hämtas från personregistret Bruttolön Summan av årets belopp för alla lönearter med bock i inställningen Fora Avser lön i löneartsregistret under flik Lön Övrigt. För anställda som fyllt 65 år finns speciella regler enligt avsnittet Anställda som fyllt 65 år. Om du har angivit ackumulator för ingående värde räknas även ackumulatorns ingående värde från personregistret, flik Ackumulatorer, för valt rapporteringsår. Slutat Om den anställde har ett avgångsdatum under rapporteringsåret markeras den anställde med ett S för att indikera att den anställde har slutat under året. Uppmärkningskod Uppmärkningskod som redovisas hämtas från personregistret, flik Statistik, flik Pension. För rapporteringsår 2015 inför delpension för flera kollektivavtal vilket har lett till en rad nya uppmärkningskoder. Anställningsdatum och avgångsdatum Om den anställde har påbörjat eller avslutat sin anställning under rapporteringsåret ska anställningsdatum och avgångsdatum som tillhör rapporteringsåret redovisas. Endast om du påbörjat och avslutat din anställning under rapporteringsåret kommer båda datumen med på rapporten. Datum som hämtas är den första anställningens anställningsdatum och den sista anställningens avgångsdatum (de uppgifter du ser direkt på fliken Anställning i personregistret).

5 FLEX Lön - Användarmeddelande I filen rapporteras även följande uppgifter: Försäkringsnummer (medlemsnummer) hos Fora. Uppgiften lägger du in under Register Företagsuppgifter, flik Lön Medlemsuppgifter. Slutliga uppgifter Fora När du tar ut rapporten anger du för vilket år du vill ta ut löneuppgifter. Ingående värde Om inte alla årets löneperioder finns som lönekörningar i FLEX Lön, t.ex. om du börjat använda systemet under året, kan du få med ingående värde från en ackumulator för de perioder som inte finns rapporterade i FLEX Lön. För detta krävs att du har en ackumulator med ingående värde för löneuppgifter som ska rapporteras till Fora. På rad 5 anger du den ackumulator du vill använda för att hämta ingående värde. Detta ingående värde kommer att summeras till de anställdas lönesumma.

6 FLEX Lön - Användarmeddelande Så här ser rapporten ut där du ser total lön för de anställda som ska rapporteras: Vilka anställda kommer med på rapporten? För att komma med i rapporteringen ska den anställde ha varit med i en lönekörning under året eller ha ett ingående värde i ackumulatorn som ingående värde hämtas från. I personregistret, flik Statistik mm, Uppgifter för Fora, ska den anställde inte ha en bock i rutan Anställd redovisas ej för att komma med i rapporteringen. För arbetare gäller att de över 65 år endast kommer med om rutan Rapportera efter 65 år (SAF-LO) är markerad.

7 FLEX Lön - Användarmeddelande Tjänsteman och arbetare I personregistret anger du om den anställde tillhör personalkategori 1-Arbetare eller 2- Tjänsteman. Om den anställde har bytt personalkategori under rapporteringsåret kan du ange vilket datum den anställde bytte för att systemet ska kunna summera rätt del av året till rätt personalkategori. Här anger du också om den anställde tillhör uppmärkningskod Målare för att redovisas separat (gäller arbetare). Varifrån hämtas uppgifter för rapporteringen? Total bruttolön Summan av årets belopp för alla lönearter med bock i inställningen Fora Avser lön i löneartsregistret under fliken Lön Övrigt. För anställda som fyllt 65 år finns speciella regler enligt avsnittet Anställda som fyllt 65 år. Om du har angivit ackumulator för ingående värde räknas även ackumulatorns ingående värde från personregistret, flik Ackumulatorer, för valt rapporteringsår. Varav anställd VD( ej TRR) Tjänsteman som i personregistret har bock i rutan VD eller ej ITP försäkrad summeras även hit.

8 FLEX Lön - Användarmeddelande Felsökning av redovisad lön För att stämma av att alla lönearter är korrekt inställda gällande rapportering till Fora samt att alla anställda som ska redovisas är med kan du använda rapporten Fördelning av antal och belopp. Kontrollera lönearter För att enkelt kontrollera att alla lönearter som ska rapporteras till Fora är med gör du så här. Välj rapporten Fördelning av antal och belopp under Historik. Urvalet på rad 5 ska vara Fora Avser lön, på rad 6 anger du datumintervallet för rapporteringsåret, och på rad 8 väljer du gruppering per Löneart. Exportera denna rapport till Excel genom att klicka på knappen Excel. Du kommer då få en lista med alla lönearter som kommer redovisas till Fora. För att kontrollera att alla lönearter finns med här ändrar du urvalet på rad 5 till Underlag för skatteberäkning Skattepliktig och ta ut rapporten på nytt till Excel. Nu har du en lista som visar alla skattepliktiga lönearter som du kan jämföra med första listan med lönearter som redovisas till Fora. Gå nu igenom dessa lister och stäm av mot Foras instruktion om vilka lönearter som ska redovisas till Fora. Om du hittar någon löneart som inte stämmer behöver du ändras löneartens inställning för Fora Avser lön under fliken Lön Övrigt i löneartsregistret. Kontrollera anställda För att ta ut en lista med de anställdas rapporterade löner till Fora väljer du på rad 5, Löneartskategorier, alternativet Fora Avser lön. På rad 6 anger du datumintervall för aktuellt rapporteringsår. På rad 8 kan du välja att gruppera per personnummer eller anställningsnummer, och om du även vill se vilka lönearter som ligger till grund kan du på rad 9 välja gruppering på löneart. Om du väljer gruppering på personnummer får du listan sorterad på samma sätt som Fora-rapporten.

9 FLEX Lön - Användarmeddelande Så här ser rapporten ut grupperad på anställd: Observera att du på denna rapport även får med anställda som inte ska redovisas till Fora (om du har sådana) samt att uppdelning mellan arbetare och tjänstemän saknas. En anställd kan dessutom ha bytt kategori under året och då ser du inte heller vilken del av summa som tillhör vilken kategori.