Miljo statistiks-underlag / CO2-utsla pp

Transkript

1 Miljo statistiks-underlag / CO2-utsla pp : Göran Gustafsson / Åbergs DataSystem AB Bakgrund Det finns två sätt att arbeta med miljöstatistik i Rebus. Det första alternativet är att bara skriva ut ett underlag på antal resta flygkilometer och antal resenärer. Med hjälp av underlaget kan man räkna fram en miljöstatistik. Det andra alternativet gör hela jobbet med formler och antal kilo utsläppt koldioxid men kräver mer av resebyrån. Kunden kan få information om antal resta kilometer per transportslag och antal kilo utsläppt koldioxid direkt på sina beställningar och fakturor samt på en statistiklista. Alternativ 1: Miljöstatistiks-underlag Sedan många år tillbaka finns det miljöstatistik i Rebus gällande transporter. Antal kilometer för flyget tas automatiskt in via Amadeus trailer. Denna information hamnar på beskrivningen av varje flygsträcka och kan skrivas ut via en miljöstatistik som kan tas ut per kund i Res-Back med information om resta kilometer och flygtyp per sträcka. Informationen kommer från Amadeus eller kan slås in manuellt. Förutom flyg kan även bil, tåg och båt läggas in på detta sätt, men det måste då ske manuellt. informationen kommer via Amadeus trailer och hamnar under leverantörerna på beställningens flik 3 (Leverantör/Pris). 1

2 Flygplanstyp och kilometer kan även registreras eller ändras manuellt via Flyg/Tåg/Båt -knappen. Den här informationen sparas bara på beställningen och kommer inte ut vid utskrift av bekräftelser eller fakturor. I Res-Back finns det en rutin som heter Miljöstatistiks-underlag under menypunkten Utskrifter. Där kan man skriva ut underlag för miljöstatistiken till varje kund för valfri period. Det är sedan upp till kunden att använda underlaget på det sätt de vill. Eventuellt kan någon på resebyrån använda detta underlag för att skapa en bättre mer heltäckande miljöstatistik. 2

3 Utskriften av underlaget kan se ut så här. Observera att underlaget kan vara svårt att tolka. Är det endast 1 resenär är det inget problem, men om det finns (som exemplet visar) en order med t.ex. 5 resenärer så måste man tänka på att sträckan måste multipliceras med det antal resenärer som rest denna sträcka. Det kan ju även vara så att 3 av resenärerna rest en sträcka och 2 resenärer en annan sträcka och detta är inget som systemet vet. Underlaget kräver alltså en genomgång av kunnig personal innan det presenteras för kunden. 3

4 Alternativ 2: CO2-utsläpp Den nyaste funktionen för att beräkna koldioxidutsläpp gjordes i december 2010 (version 184) och bygger inte på någon automatisk information från Amadeus utan kräver att man manuellt registrerar antal kilometer på priserna då de läggs in i beställningen. Då kan man få en sammanställning av antal kilometer och antal kilo koldioxidutsläpp direkt på bekräftelser och fakturor samt att man kan ta ut en sammanställning via en statistiklista. Först av allt måste man gå in på en ny rutin och lägga upp grundförutsättningar. Rutinen finns i Res- Back under Grund-uppgifter och heter CO2-utsläpp: Formler/Artiklar. Här ska man lägga upp ett antal beskrivande rader för olika transportslag (Flyg, Tåg, Buss, Bil, Båt) samt skriva in formeln för hur utsläppet i antal kilo ska räknas ut. T.ex. Flyg: 1000 km / 6.25 = 160 kg CO2. Rebus lägger automatiskt upp de vanligaste transportslagen och formlerna för dessa när man går in i rutinen första gången. Det är också enkelt att lägga upp fler om man vet, eller kan ta reda på, formeln för att räkna ut antal kilo CO2 för det önskade transportslaget. När man har registrerat och sparat ett transportslag första gången finns det inga kopplade artiklar. Därför måste man tala om vilka artiklar som ska tillhöra vilket transportslag genom att välja artiklar från rutan med tillgängliga artiklar. Var noga med att klicka på spara -knappen när du har valt artiklarna. Då ser man i den vänstra rutan hur många kopplade artiklar som finns på varje transportslag samt hur många kilo CO2 som släpps ut per registrerad 1000 kilometer. T.ex. knyter man artiklarna FLI och FLU mot transportslaget Flyg. Artiklarna BILI och BILU knyts mot transportslaget Bil. Man kan även tänka sig att lägga upp fler transportslag och formler för bil, t.ex. Bil 0.5 liter/mil och Bil 0.8 liter/mil. Det är bara formeln som styr hur många liter per mil man beräknar bilen att dra samt de kopplade artiklarna. När Rebus automatiskt lägger upp transportslaget Bil används formeln för 1 liter/mil. Ska man ha fler transportslag för bil måste man också lägga upp flera olika artiklar för detta i artikelregistret. 4

5 När grundupplägget är klart och man i prisrutan i Res-Front använder någon artikel som finns med i koldioxidupplägget, kommer ett nytt fält som heter Kilometer att visas. Skriver man in något där kommer antal kilo CO2 att visas och det sparas också i databasen när artikeln/priset sparas. Observera att man ska ange antal kilometer endast för en person. Det kommer sedan att multipliceras med det antal man bokar. Se exemplet nedan. Två artiklar är bokade på artikeln FLU med en kilometersträcka på 4500 kilometer. Det blir 9000 kilometer för två personer. Används formeln 6.25 ger det ett totalt utsläpp på 1440 kilo koldioxid för dessa två. Tyvärr finns det ingen automatisk funktion för att få in antal kilometer för en artikel. Rebus kan inte veta vad det är man sätter ett pris på, så det här är en helt manuell hantering. 5

6 När man skriver ut en bekräftelse och/eller faktura måste det på alla blanketter läggas till en ny kolumn och en ny sammanställningsruta för de som vill använda detta. Detta måste göras i designläget av oss på Åbergs DataSystem AB. Se följande exempel på en bekräftelse. En ny kolumn som heter Km har lagts till för varje prisrad samt en sammanställningsruta. Ett alternativ om man tycker att det redan är trångt med kolumnerna är att bara ha sammanställningsrutan. 6

7 Det här är en annan variant av bekräftelsen där man även har kolumner för netto och moms tillsammans med den nya kilometer-kolumnen. Eftersom det är väldigt trångt så har fältet för valuta tagits bort. Vad som ska visas på bekräftelser och fakturor får vi ta en diskussion om för varje kund eftersom de flesta har sina egna utseenden. Sedan gör vi ändringen på blanketten i designläget. 7

8 När man fakturerar beställningen kommer kilometeruppgifterna med till fakturan för varje prisrad. Fakturan kan se ut så här. Samlingsfakturering fungerar också. 8

9 En annan variant av fakturan kan ha samma kolumner som den andra bekräftelsevarianten, då man kan se netto, moms och kilometer per prisrad. 9

10 Gömda/Dolda prisrader Man kan använda antal kilometer på en prisrad även om man gömmer/döljer prisraden i en annan prisrad. De gömda/dolda radernas antal kilometer salderas och visas på den prisrad de valts att visas på. De dolda raderna kan även tillhöra ett annat transportslag än den rad den kopplas mot eftersom sammanställningsrutan skiljer på dem och redovisar dem på rätt sätt. Förändringsfaktura: Kreditfaktura/Tilläggsfaktura Ett problem med fakturor är att antal kilometer för en prisrad inte får visas igen då en artikel från beställningen hamnar på en ny faktura på grund av att den har krediterats eller att priset ändrat sig och man fakturerar mellanskillnaden på en förändringsfaktura. Om den nya fakturan är en kreditfaktura där priset har raderats från beställningen sedan förra fakturan den var med, kommer antal kilometer att räknas ner och visas med negativt värde på den nya fakturan eftersom den redan har statistikförts med ett positivt värde på en föregående faktura. Görs inte detta kommer inte statistiken på fakturanivån att stämma. Om den nya fakturan är en tilläggsfaktura där priset på en redan fakturerad prisrad har ändrats får inte kilometer redovisas en gång till. På den nya fakturan blir därför antal kilometer 0. Om programmet inte gör detta kommer kilometerstatistiken att bli fel då den körs på fakturanivån. Det finns tyvärr ingen möjlighet för Rebus att veta eventuell skillnad i antal kilometer mellan fakturorna. Skulle det vara så att det måste göras en kilometerförändring på en redan fakturerad prisrad är det enklast att registrera en ny prisrad på beställningen med antal tillagda kilometer och ett nytt pris eller att man först raderar den ursprungliga prisraden och lägger upp en ny prisrad med det nya priset och det nya kilometerantalet. Den raderade raden kommer då att krediteras och kilometer räknas ner och den nya raden kommer att debiteras på rätt sätt med både pris och kilometer. Samma förändringar har även gjorts om man valt att samlingsfakturera kunden. Ersättningsfaktura Arbetar man med kilometer och koldioxidutsläpp på prisraderna får man INTE använda sig av funktionen för ersättningsfaktura. Detta eftersom vitsen med ersättningsfaktura är att alla priser som har fakturerats tidigare faktureras en gång till och endast summan från tidigare fakturor dras av. Resultatet blir att den fakturan får en ny sammanställning av kilometer och koldioxidutsläpp. Det dubblerar alltså statistiken. Så för att slippa den felkällan bör ni alltid använda förändringsfaktura för de kunder som vill ha miljöstatistik på fakturanivån. Förändringsbekräftelse I dagsläget fungerar inte förändringsbekräftelser med kilometer och beräkning av CO2-utsläpp. 10

11 Statistik I Res-Back finns det en ny statistikrutin under punkten Miljöstatistiks-underlag. Den nya rutinen heter CO2-utsläpp. När man kommer in i den rutinen ska man välja om statistiken ska hanteras på beställningsnivå (beställningsdatum/avresedatum) eller om den ska hanteras på fakturanivå (fakturadatum). Därefter ska man välja från/till datum för att kunna skriva ut en samlad utsläppsstatistik inom den valda perioden. Man måste välja ut en eller flera kunder och kunderna man har valt skrivs ut på var sitt underlag. Om man vill kan man välja att få statistik för endast viss leverantör (t.ex. tåg eller flyg). Urvalet kan, som på all annan statistik, ske på leverantör eller olika typer av leverantörsgrupper/kategorier. Man kan även ange om listan ska vara komprimerad eller inte. 11

12 Det här exemplet visar en okomprimerad lista i beställningsnummer-ordning. Först ser man information om beställningen inklusive totalt antal kilometer och kg/co2. Därefter kommer en specifikation på varje prisrad i beställningen som har kilometer angivet. Sist på listan kommer en sammanställningsruta för kundens beställningar under den valda perioden (som kan vara best.datum eller avresedatum) där man ser antal kilometer och kg/co2 per transportslag och en summering på totalt utsläpp. Här visas samma lista i komprimerad version. Ingen specifikation per prisrad skrivs ut. 12

13 Det här exemplet visar en okomprimerad lista i fakturanummer-ordning. På första raden ser man information om fakturan och den beställning som fakturan bygger på inklusive totalt antal kilometer och kg/co2. Därefter kommer en specifikation för varje prisrad på fakturan. Sist på listan kommer en sammanställningsruta för kundens fakturor under den valda fakturaperioden där man ser antal kilometer och kg/co2 per transportslag och en summering på totalt utsläpp. Här visas samma lista i komprimerad version. Ingen specifikation per prisrad skrivs ut. 13