Instruktioner för rapportering i Payroll

Transkript

1 Instruktioner för rapportering i Payroll Dessa instruktioner kommer förklara för dig som förtroendevald hur du rapporterar i det nya rapporteringssystemet Payroll. Payroll är en webbtjänst och går att nå via webbläsaren, t.ex. Internet Explorer. Utöver denna manual kommer också en instruktionsvideo som visar webbtjänsten finnas tillgänglig. Denna video kan nås när ni loggat in under fliken välkommen. Inloggning i systemet Steg 1: Ange adress: När du gjort rätt ser det ut såhär. Steg 2: Logga in. 2.1 Ange personnummer i format: ÅÅÅÅMMDD-NNNN Exempel: Ange lösenord som följer med utskicket. 2.3 Klicka på den gröna knappen med texten Logga in. Steg 3: Vid första inloggningen måste du byta lösenord. Har du redan gjort det kan du bortse från detta steg. 3.1 Längst upp anger du det gamla lösenordet. 3.2 Sedan ett nytt lösenord. 3.3 Klicka sedan på Spara. Version 1.0 1

2 Tidrapportering Steg 1: För att registrera timarvode gå till rapportering. 1.2 Klicka på Tidrapport. Steg 2: Lägg in en tid. 2.1 Vänsterklicka i kalendern på den dag du vill rapportera. 2.2 Högerklicka i kalendern på den dag du vill rapportera och välj Uppdatera. 2.3 Välj kostnadsställe. 2.4 Välj kostnadsbärare. Om du inte är säker på kostnadsbärare, ange vet ej 2.5 Ange antalet arbetade timmar. 2.6 Ange en beskrivande notering. 2.7 Klicka på Lägg till/spara. 2.8 Klicka på OK / Spara Tidrapport. Version 1.0 2

3 Rapportering av milersättningar Steg 1: För att registrera milersättning gå till rapportering. 1.2 Klicka på Milersättning. Steg 2: Registrera ny milersättning. 2.1 Klicka på Registrera ny milersättning. 2.2 Ange datum. 2.3 Ange från och till och sträcka. 2.4 Ange om du reste utan passagerare eller antalet passagerare. Om du reste med passagerare, ange den sträckan du reste med passagerare. 2.5 Ange ärende och kund. 2.6 Klicka på Spara milersättning. Vid resa där det är flera delsträckor med olika antal passagerare, skapa flera milersättningar. Exempel: Om person A körde 10 km för att hämta upp person B, och sen ytterligare 5 km för att hämta upp person C för att åka 20 km, registreras två milersättningar. Första med sträckan 15 km, en passagerare och passagerarsträcka på 5 km. Andra med sträckan 20 km, två passagerare och passagerasträcka på 20 km. Milersättning för passagerare beräknas enligt Antal mil * 0,5 kr * antal passagerare Version 1.0 3

4 Rapportering av Traktamente Steg 1: För att registrera traktamente gå till rapportering. 1.2 Klicka på Traktamente. Steg 2: Registrera nytt traktamente. 2.1 Klicka på Registrera nytt traktamente. 2.2 Ange om avståndet är mer eller mindre än 50 km från hemmet (krav för att få traktamente utbetalt). 2.3 Ange om resan har skett inom Sverige eller utomlands. 2.4 Ange resmål. 2.5 Ange syfte. 2.6 Ange avresa och hemkomst. 2.7 Klicka på Nästa. Steg 3: Registrera nattlogi och kostförmåner. 3.1 Ange om arbetsgivaren har betalt/ersatt kostnader för övernattning. Version 1.0 4

5 3.2 Ange hur måltider har betalats för respektive dag. 3.3 Klicka på Spara. Rapportering av Utläggsersättningar Steg 1: För att registrera utlägg gå till rapportering. 1.2 Klicka på Utläggsersättning. Steg 2: Registrera ny utläggsersättning. 2.1 Klicka på Registrera ny utläggsersättning. 2.2 Ange typ av kostnad. 2.3 Ange datum på kvitto. 2.4 Ange belopp inkl. moms. 2.5 Om utläggsersättningen är i en annan valuta, välj valuta och korrigera kurs vid behov. 2.6 Skriv en beskrivning/syfte. Version 1.0 5

6 2.7 Klicka på Lägg till utläggsrad. Steg 3: Registrera flera utläggsrader. 3.1 Upprepa steg. Steg 4: Skapa/Skicka utläggsräkning. 4.1 Klicka på Skapa/Skicka utläggsräkning. Observera att när en utläggsräkning är sparad, är den inte längre redigerbar. 4.2 Klicka på symbolen för skrivare under Hantera. 4.3 Klicka på den genererade utläggsrapporten. 4.4 Skriv ut den. 4.5 Skriv under. 4.6 Fäst kvittona på utläggsrapporten och numrera enligt radnummer på utläggsrapporten. 4.7 Skicka till regionansvarig. Version 1.0 6