Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 1 av 18

Transkript

1 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 1 av 18 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR EXDER EDI DIREKTORDER...2 FLÖDEN...3 Axfood Direktorder...3 ARTIKLAR...4 Uppdatera artiklar...4 Lista artiklar...5 PRISER...5 Artikelns pris...5 Ramavtal...5 PARTNERS...5 Uppdatera partners...5 Lista partners...6 Skillnader mellan olika mottagare...6 ADRESSER...7 Uppdatera adresser...7 Lista adresser...7 Skillnader mellan olika mottagare...7 ÖVRIGT...8 Notifiering...8 Statuslistan...8 ORDER...10 Uppdatera order...10 Lista order...12 Skillnader mellan olika mottagare...12 PLOCKLISTA...12 UTLEVERANS...13 Uppdatera utleverans...13 Lista utleveranser...13 Skillnader mellan olika mottagare...14 FAKTURA...15 Uppdatera fakturor...15 Lista faktura...18 Kreditfaktura...18 Skillnader mellan olika mottagare...18

2 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 2 av 18 Användarhandledning för Exder EDI Direktorder Välkommen till Exder EDI som är en modul i Exder. Med Exder EDI kan ni på ett mycket enkelt sätt hantera ert order-, utleverans- och faktureringsflöde. I Exder tar ni emot orders, skapar och skickar utleveranser och fakturor samt skriver ut olika etiketter och listor. Ni kan även uppdatera ert artikel- och kundregister på ett enkelt sätt. I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera direktorderflödet. Är ni nya i Exder rekommenderar vi att ni läser igenom Exder allmänt innan ni fortsätter.

3 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 3 av 18 Flöden Axfood Direktorder Axfood direktorder är en tjänst där Axfood elektroniskt förmedlar order direkt mellan butik och leverantör. Order med detta affärsflöde kan också registreras manuellt i de fall som leverantören själv sköter upplockningen direkt i butik. Dessa ordrar faktureras en och en till Axfood som därefter internt fakturerar varje butik.

4 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 4 av 18 Artiklar Här nedan beskrivs lite kortfattat hur ni hanterar era artiklar i Exder. Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 650 och artikelbeskrivning Te med hallonsmak, 50-pack (detaljistförpackningen).

5 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 5 av 18 De fält ni behöver fylla i för att handla i direktflödet är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Enhet: Den enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Se vidare under prishantering. Moms: Artikelns momskod som ni anger här. Om ni har modulen Exder EPC och skickar elektroniska varucertifikat har ni förmodligen redan lagt upp era artiklar men ni behöver även se över så att de fält som direktorderflödet kräver är ifyllda. Oftast är det detaljistartikeln som köparna lägger beställningen på. Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. Priser Artikelns pris Om ni har samma pris för en artikel till alla era partners sätter ni priset per artikel. Det gör ni under Uppdatera artiklar och fliken Pris. Fyll i fältet Pris och spara sedan artikeln. Ramavtal Ni kan även ange pris på era artiklar i ramavtal. Man kan endast ha ett giltigt ramavtal per partner. Ramavtalet är tidsbestämt. Om inget pris finns i ett ramavtal så hämtas priset antingen ifrån prisprofilen eller ifrån artikelregistret. Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med t.ex. i vårt exempel Axico AB.

6 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 6 av 18 Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla med direktorder är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste minst ange en köpare adress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Ev. rabattprocent behöver läggas upp. Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni använder pantartikel på den här partnern. Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods direktorderflöde gäller följande: UNB för partnern ska vara , samma gäller för köpareadressen. Om ni vill att Exder automatiskt ska föreslå rätt affärsflöde när ni gör en ny order ställer ni in det på fältet Förvalt affärsflöde. Sätt det till Axfood direktorder.

7 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 7 av 18 Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har. Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods direktorderflöde gäller följande:

8 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 8 av 18 Ert eget leverantörsnummer och butikens kundnummer hos Axfood ska stå i fältet Slutkund (butik) på köparadressen (adresstyp = Köpare) som ett fält bestående av 2 x 6 numeriska tecken utan blank emellan. Uppgifterna är förinställda när du startar, frågor kring dessa besvaras av Axfood. Adresserna läses in automatiskt baserat per kedja. Vi behöver veta vilken eller vilka kedjor ni tillhör. Övrigt Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till max tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.

9 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 9 av 18 I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er orderhantering i Exder. Om ni klickar på får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut. I exemplet ovan ser vi att order med ordernummer ett har kommit in i Exder. Ordern har status Order Skapad. Vi kan även se att ordern kommer från partner Axico AB. Genom att klicka på ordernumret kommer ni direkt till ordern.

10 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 10 av 18 Order Vi börjar med att titta på hur ni skapar en order i Exder. En order kan även i komma in elektroniskt men hanteringen är densamma. I exemplen nedan utgår vi från ett fiktivt exempel där ni säljer till butiken Axico snabbköp i Eksjö och ni har fått beställning på artikel 650 och 2 st. Uppdatera order Vi börjar med att skapa en manuell order till butiken vi har sålt till. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att göra det. När ni kommer till sidan Uppdatera order kommer ordernummerfältet att vara tomt. I fältet Partner fyller ni i er partner. Kontrollera även att fältet Affärsflöde är ifyllt med Axfood direktorder. Om dock ordern kommer in elektroniskt så kan ni söka efter den genom att klicka på sökknappen bredvid Ordernr. Välj sedan den ordern.

11 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 11 av 18 Under fliken Adresser väljer ni butikens adress för Adresstyp Köpare genom att söka fram aktuell butiks lokaliseringskod i fältet Lokaliseringskod. I vårt exempel , Axico snabbköp i Eksjö.

12 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 12 av 18 Under fliken Radinformation fyller ni i vad som butiken har beställt. Ordern i exemplet ovan har en orderrad med artikel 650 där butiken har beställt 2 st av den. Vill ni lägga till flera rader så klickar ni på knappen för ny rad. När ni vill acceptera er order klickar ni på. Ni kan även välja att makulera en order här. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut. Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods direktorderflöde gäller följande: Ingen elektronisk meddelande skickas när ordern slutförs Fakturaersättningsprocenten sätts på orderraden Man får inte komplettera en EDI-order med nya orderrader Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på.

13 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 13 av 18 Utleverans I den här modulen lägger ni in hur mycket ni har levererat ut. Uppdatera utleverans Gå till rutinen Försäljning Uppdatera utleverans. I fältet Skapa ny utleverans från order fyller ni i ert ordernummer i Exder. Ni kan även söka fram ordernummret genom att klicka på. I vårt exempel fyller vi i ordernummer 85. Exder skapar nu utleveransen. Under fliken Radinformation fyller ni i vad ni har levererat. När ni är ni är nöjda med utleveransen klickar ni på. Klicka på Skriv ut för att skriva ut en följesedel. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Lista utleveranser Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista.

14 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 14 av 18 Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods direktorderflöde gäller följande: Inget meddelande skickas från Exder när ni har slutför utleveransen.

15 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 15 av 18 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Om ni har egen fakturanummerserie i Exder ska ni gå direkt till avsnittet Uppdatera fakturor. Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. I alla direktorderflöden gör man en faktura per order. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan kan vi se att det finns en utleverans att fakturera. Vi klickar på ordernummer 85.

16 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 16 av 18 Faktura nummer 1696 skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

17 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 17 av 18 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. I ovanstående exempel kan ni ändra ápriset men i andra flöden kan ni även ändra antalet som ska faktureras. Notera även att referensnumret finns på varje fakturarad. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka iväg fakturan till köparen.

18 Senast uppdaterat: Exder EDI direktorder sida 18 av 18 När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator. Lista faktura Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. Ni kan välja att lista efter fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, partner, kostnadsställe, projekt, fakturastatus, om den är slutbetald eller ej samt vilka fakturor ni skrivit ut vid tidigare tillfälle. Kreditfaktura Gör din order på vanligt sätt men med ett negativt antal. Gör därefter utleverans och faktura på vanligt sätt. Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods direktorderflöde gäller följande: Fakturan skickas till Axfood elektroniskt när fakturan är slutförd Fakturan måste alltid ha en order i botten (manuell/elektronisk) Kreditfaktura görs som en order med negativt antal på fakturaraden Varje fakturarad innehåller ett referensnummer som hämtas ifrån butikens adress