Användarhandledning för hantering av Axfoods rabatter i lagerfakturan i Exder

Transkript

1 Användarhandledning för hantering av Axfoods rabatter i lagerfakturan i Exder Innehållsförteckning AXFOODS RABATTER...2 FÖRKLARINGAR RABATTER/AVGIFTER I LAGERFAKTURA:...2 FUNKTIONSRABATT I EXDER...2 FUNKTIONS-/KAMPANJRABATTER I EXDER (NY)...3 KVANTITETS- OCH PALLRABATT I EXDER (NY)...7 Sida 1 av 11

2 Axfoods rabatter Vi har tillsammans med Axfood sett över rabatthanteringen i Exder vad gäller lagerfakturan. Axfood, liksom dagligvarubranschen i stort, har en mängd olika rabatter som kan kombineras i olika varianter. När faktureringen går över till att vara elektronisk ställs stora krav på tekniken i både leverantörens och i kundens IT-system. Vi har nu kompletterat Exder EDI så att Axfoods rabatter hanteras enligt följande. Förklaringar Rabatter/avgifter i Lagerfaktura: Fakturahuvud: - Pallrabatt (kod = PDE): Rabatt på hel obruten pall. % eller kronor. - Kvantitetsrabatt (kod = QD): (Även kallad fakturarabatt) Om Axfood köper en viss mängd i order. Rabatt på fakturan avser hela leveransen, oavsett antal order. % eller kronor. Fakturarad: - Funktionsrabatt (kod = SH): (Även kallad FUR) Logistikvillkor/förhandlad rabatt, rabatt in till grossist. Grundpriset är rabattgrundande. Alltid %. - Kampanjrabatt (kod = DI): Tidsbegränsad. Procentrabatt mest förekommande, men kronrabatt förekommer ibland. Alla ovanstående rabatter kan nu hanteras i Exder. Kampanjrabatten efterfakturerar Axfood ibland sina leverantörer men kan nu också skickas specifiserad genom Exder. Är ni osäkra på hur Axfood vill hantera denna rabatt just för er eller har andra frågor rörande rabatter och deras betydelse kontakta Axfood, Susanne Maal Kärsrud genom till Susanne.Maal.Karsrud@axfood.se eller via telefon Funktionsrabatt i Exder I Exder har det alltid funnits möjlighet att ange en rabattsats på varje order-/fakturarad. Det är denna som vi numera skickar som funktionsrabatt på radnivå till Axfood. Vid registrering av order-/fakturor kan den manuellt anges på varje rad. Möjlighet finns att få förvalda värden automatisk ifyllda genom rabattprislistor eller generell kundrabatt. Så här anger man funktionsrabatt. Oberoende av om elektronisk order skickas från Axfood eller manuellt registreras kan man ange rabattsats på varje orderrad. I ovanstående order från Axfood har 3 % funktionsrabatt angivits. När ordern sedan faktureras Sida 2 av 11

3 finns återigen möjlighet att ändra rabattsats. När fakturan slutförs kommer denna rabatt att skickas till Axfood som funktionsrabatt. Funktions-/kampanjrabatter i Exder (NY) För er som har både funktions- och/eller kampanjrabatt där kampanjrabatten inte efterfaktureras av Axfood, finns nu en ny möjlighet att få dessa rabatter specificerade i den elektroniska fakturan. Eftersom Exder normalt endast hanterar en rabattsats per order-/fakturarad behöver ni först göra ett ramavtal. Axfood planerar att införa affärsflödet för ESAP 20 under våren 2008, vilket gör att ni redan nu kan börja registrera dessa ramavtal så att ni så småningom kan skicka dessa som elektroniska prislistor (PRICAT). I ramavtalen kan ni ange flera olika pristyper för samma artikel, Listpris (generellt pris), Kontraktspris (avtalat pris) och Tillfälligt rabattpris (pris vid kampanjer). Genom att ange priser för dessa pristyper beräknar Exder skillnaden mellan kontraktspris och tillfälligt rabattpris som kampanjrabatt, skillnaden mellan kontraktspris och listpriset som funktionsrabatt. Har ni bara kampanjrabatt registreras enbart ett tillfälligt rabattpris så att rabatten då beräknas som skillnaden mellan detta pris och och listpriset. I exemplet nedan visas hur ett ramavtal skapas för en artikel som har både kampanjrabatt och funktionsrabatt. När den elektroniska ordern inkommer får den det lägsta gällande priset enligt ramavtalet genom att jämföra orderdatum mot prisernas giltighetstid. När sedan ordern faktureras specificeras rabatter i den elektroniska fakturan men också i fakturautskriften (pdf). Vi börjar med ramavtalet. I rutinen Uppdatera ramavtal under menyvalen Artiklar, Pris skapas dessa. Sida 3 av 11

4 Lämna fältet Ramavtalsnummer blankt vid ett nytt ramavtal. Därefter anges huvudinformation för ramavtalet såsom ramavtalsreferens och giltighetstid. Tryck därefter på knappen SPARA. Artiklarnas priser anges sedan i fliken Radinformation. Sida 4 av 11

5 I exemplet ser vi att vi har ett generellt ápris på som gäller om inget annat avtalas. För Axfoods del har vi avtalat om ett listpris på 30:- som gäller för hela avtalsperioden. Denna pristyp är inte nödvändig, anges den inte hämtas priset från det generella ápriset dvs det pris som finns i prisprofil eller försäljningspris i artikelregistret. Vi avser ge Axfood 10% funktionsrabatt under hela avtalsperioden. Därför anger vi ett kontraktspris på 27:- Under mars ges ytterligare 20% i form av en kampanjrabatt genom att vi registrerar ett tillfälligt rabattpris på 21:- Rabattprocenten beräknas alltid på listpriset dvs 30-27/30 ger 10% (funktionsrabatt), 27-21/30 ger 20% (kampanjrabatt). När den elektroniska ordern anländer sätts pris beroende på orderdatum och beställt antal. Obs, möjligheten att ange stafflade priser, genom att ni kan ange Stafflingsintervall from. Sida 5 av 11

6 I vårt fall har vi inga stafflade priser och ordern inkommer under perioden så priset sätts till det tillfälliga rabattpriset. När ordern utlevererats och faktureras jämförs priset mot gällande ramavtal är det samma dvs inte ändrats i fakturan skickas det med en specifikation på aktuell kampanj-/funktionsrabatt i den elektroniska fakturan till Axfood. Vilket ni också kan se genom att skriva ut fakturan som pdf-dokument. Sida 6 av 11

7 Kvantitets- och pallrabatt i Exder (NY) Hantering av dessa rabatter är nytt i Exder. Vi fortsätter med samma order men förutom funktionsrabatten vill vi nu lägga till både pallrabatt och kvantitetsrabatt. Innan vi kan göra det behöver vi göra några grundinställningar i Exder I rutinen Uppdatera artiklar behöver vi lägga upp två nya artiklar. En för Axfoods kvantitetsrabatt och en för pallrabatt. Vi börjar med att lägga upp en artikel för Axfoods kvantitetsrabatt. Det viktiga är att den har artikeltyp Fakturarabatt angiven eftersom detta avgör hur rabatten sedermera kommer att skickas i fakturan. Vi har i fältet Beskrivning också angivit (ALC+QD). Används för att Exder skall kunna avgöra vilken typ av Axfoodrabatt det handlar om. Detta är inte nödvändigt för kvantitetsrabatten då Exder förutsätter att det handlar om denna rabattyp om detta inte anges. Vi fortsätter lägga upp en artikel för Axfoods pallrabatt. Sida 7 av 11

8 Enda skillnaden är att här MÅSTE (ALC+PDE) anges någonstans i artikelns beskrivning för att Exder ska veta att detta ska skickas som pallrabatt i Axfoods fakturor. Nu är allt klart för att vi ska kunna lägga till dessa rabatter. Första tillfället är vid utleveranstillfället, eftersom det är först då man vet hur mycket man levererat samt hur många pallar leveransen innehåller. Möjlighet finns givetvis också att lägga till dessa i fakturan. I rutin Uppdatera utleverans fliken Radinformation läggs dessa rabatter upp som egna rader. Genom att klicka på ikonen öppnas en ny rad. Sida 8 av 11

9 Genom att klicka på sökikonen för artikel får vi fram alla avgift- och rabattartiklar som kan läggas till. Vi väljer lägga till rabatt för två st pallar genom att välja artikeln för pallrabatt. Sida 9 av 11

10 Vi anger 2 st som levererat antal och en rabatt på 100:-/st. Obs! Ápris ska anges som ett negativt värde då det ska dras av. Vi har nu registrerat en pallrabatt för två st pallar på totalt Vi fortsätter nu lägga till en rad med kvantitetsrabatt på precis samma sätt. Enda skillnaden är att vi väljer den andra fakturarabattartikeln. När vi är klara har vi förutom den rad som vi utlevererar en rad för varje rabattyp. När denna sedan faktureras finns återigen möjlighet ändra dessa rabatter. Sida 10 av 11

11 När fakturan slutförs kommer rad 2 skickas som pallrabatt och rad 3 som kvantitetsrabatt till Axfood. Har ni frågor rörande inställningar i Exder kontakta oss via till support@expertsystems.se eller ring oss på Har ni frågor till Axfood angående vilka priser och rabatter ni har förhandlat fram kontakta Susanne Maal Kärsrud genom till Susanne.Maal.Karsrud@axfood.se eller via telefon Sida 11 av 11