Innehållsförteckning. Kvantitetsrabatt Kvantitetsrabatt i procent... 14

Transkript

1 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 1 av 40 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR AXFOOD TRANSIT ENLIGT ESAP 20.1 V FLÖDEN AXFOOD TRANSIT ESAP 20.1 V TRANSITFLÖDET ARTIKLAR UPPDATERA ARTIKLAR Pantartikel Rabatt och avgiftsartiklar UPPDATERA PARTNERS ADRESSER UPPDATERA ADRESSER PRISER OCH RAMAVTAL UPPDATERA RAMAVTAL Axfoods tillämpning av prislista ESAP Listpris Funktionsrabatt Kampanjrabatt Kvantitetsrabatt Kvantitetsrabatt i kronor Kvantitetsrabatt i procent Marknadsrabatt Frakt och expeditionsavgift Avdrag för godsrabatt Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat Kopiera ramavtal SKICKA PRISLISTA LISTA PRISLISTA ORDER NOTIFIERING UPPDATERA ORDER ORDERERKÄNNANDE ORDERBEKRÄFTELSE LISTA ORDER SKAPA PLOCKLISTA SKAPA PALLETIKETTER SKAPA PALLETIKETT FÖR ENSTAKA ORDER SKAPA PALLETIKETTER PER ARTIKEL LISTA PALLETIKETTER EGET SSCC NUMMER UTLEVERANS UPPDATERA UTLEVERANS LEVERANSAVISERING ÄNDRA ANTALET I EN UTLEVERANS VARNING FÖR ATT ETIKETTER SAKNAS PANTARTIKEL AKTUELLA PRISER (DAGSPRISER) HÄMTAS PÅ NYTT NÄR UTLEVERANSEN SLUTFÖRS... 33

2 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 2 av LISTA UTLEVERANSER FAKTURA UPPDATERA FAKTUROR LISTA FAKTUROR KREDITFAKTURA ÖVRIGT DATUM MANUELLA PRISER STATUSLISTAN Användarhandledning för Axfood transit enligt ESAP 20.1 v1.5 Välkommen till Exder EDI som är en modul i Exder. Med Exder EDI kan ni hantera alla era elektroniska affärer på ett enkelt sätt. I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera Axfoods transitföde enligt ESAP 20.1 v Flöden Nedan beskrivs hur Axfoods transitflöde fungerar. 2.1 Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 GS1 har tillsammans med partners från dagligvaruhandeln (bla Axfood) tagit fram affärsflödet ESAP 20.1 för grossistoch butiksflödet. Affärsflödet består av meddelanden för prislista, order, ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura/kreditfaktura, kreditnota och mottagningsbekräftelse. De två sista meddelandena kommer vi att återkomma med senare när dessa meddelanden börjar användas av Axfood. 2.2 Transitflödet Transitflödet är i princip samma som grossistflödet. Det innebär leverans till lager som packar om varorna och skickar dem till butik. Transitflödet har dock mycket kortare ställtider, det kan röra sig om att leverans måste ske inom en timme, därför är orderflödet tidskänsligt. Leveranserna skall också färgmärkas beroende på vilken distribunal det skall levereras till (se tabell nedan). Om ni som leverantör inte fått en order enligt det leveransschema som överenskommits ska ni kontrollera ordervolymen via leverantörsportalen på axfood.se.

3 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 3 av 40 Ni kan se direkt i statuslistan om en order är en transitorder i kollumnen Affärsflöde. Lista över distribunaler och koder som används i transitflödet: EAN-loc-code Leveransplats Axfoods leveransplatser Lagerkod Transit "färgkod" Sitenummer DAGAB AB, Jönköping DAGAB AB, Göteborg G0 Grön DAGAB AB, Jönköping DAGAB AB, Jönköping A0 Vit DAGAB AB, Jönköping DAGAB AB, Jordbro L0 Röd DAGAB AB, Jönköping DAGAB AB, Borlänge P0 Blå DAGAB AB, Jönköping DAGAB AB, Jönköping X0 Norrland Gul Artiklar 3.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer, max 10 tecken.

4 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 4 av 40 Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Ordermultipeln kan även användas för att automatiskt föreslå rätt antal palletiketter per orderrad. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN Pantartikel Om ni använder pantartiklar behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är en pantartikel och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en SRS hellåda. Exemplet ovan visar en returhellåda. Artikeltypen är Pantavgift.

5 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 5 av 40 På fliken Mått är pantkoden satt till SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på returartiklar vid utleveranserna. Vad gäller moms på returartiklar så gäller generellt följande: Dryckesemballage: Alla panter, backar och brätten faktureras som separata rader och har egna GTIN. Panterna har samma moms som varan. SRS-lådor/plastpallar: SRS-Momssatsen skall sättas till 0 för alla SRS-artiklar, dessa artiklar har ett eget GTIN. EUR-pall: Förekommer ibland på faktura, men har inget eget GTIN och ska heller inte ha någon moms Rabatt och avgiftsartiklar En del av era rabatter skall finnas som egna artikelnummer se vidare avsnittet för ramavtal för specifikation om vilka som kräver det. Se nedan ett exempel över hur ni skapar en avgiftsartikel. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är exempelvis en fraktavgift.

6 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 6 av 40 I exemplet ovan har vi angett en artikel med artikeltypen Fraktavgift. 4. Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med t.ex. som i vårt exempel Axfood. Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla i detta flöde är följande:

7 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 7 av 40 Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 10. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Eventuella rabatter anges ej här för detta flöde, se avsnittet om ramavtal/prislista. Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen. Beräkna pris vid utleverans: Exder beräknar priset vid utleveransen. Normalt är att denna ruta ikryssad. Priset beräknas utifrån önskad leveransdatum som kommer i ordern. Prispolicy: Om ni använder er av tillfälliga rabattpriser så sänds de vi beställningstillfället med i ordern. Det innebär att ni här måste välja Använd pris i order, om angivet, då Exder i annat fall inte kommer att använda sig av det tillfälliga rabattpriset. 5. Adresser 5.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners. Här lägger ni upp de adresser som ni använder. Observera att Expert Systems vid er uppstart läser in adresserna till de befintliga lagercentralerna, så dessa kommer redan att finnas. Dessa adresser uppdateras dock inte per automatik och vid eventuella förändringar ansvarar ni för att korrigera dem i Exder. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser.

8 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 8 av 40 Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. I detta flöde sparas Axfoods lagerkod här. 6. Priser och ramavtal 6.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. I ett ramavtal kan ni ange olika typer av priser, t.ex. artikelns listpris och kontraktspris. Prislistans pris gäller vid önskat leveransdatum om ej annat överenskommit (ställs in under Uppdatera Partner). Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. På fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt Ramavtalsreferensen = Referens till Avtal = Avtals-ID, notera att referensen alltid skall skrivas med stora bokstäver.. Den informationen får ni ifrån era köpare. Det är obligatoriskt att fylla i giltighetsdatum för era ramavtal. Under fliken Avgifter och rabatter lägger ni upp fakturarabatt, frakt, expeditionsavgift och avdrag för godsavhämtning. Notera att denna flik inte syns innan ramavtalet skapats. Rabatten kan vara både i rabattprocent och också i belopp. Rabattprocent innebär att aktuell rabattsats sätts på de orderrader vars artikel är rabattberättigad, belopp innebär att en ny orderrad skapas där rabattbeloppet dras av genom att det är negativt. Rabatten kan sättas så att den beräknas ifrån listpriset. Observera att artikeln måste ha rätt artikeltyp (fakturarabatt, expeditionsavgift eller fraktavgift ) för att kunna anges i ramavtalet. Det anger ni i rutinen Uppdatera artiklar.

9 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 9 av 40 Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Ni kan även ange om artikeln ska vara rabattgrundande och rabattberättigad. Rabattgrundande kryssas i om artikelns antal i ordern skall tas med i beräkning av eventuell rabatt. Rabattberättigad kryssas i om eventuell rabattsats skall ges på aktuell artikel. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Ni kan även ange olika stafflingsintervall för priserna.

10 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 10 av 40 I exemplet ovan kan vi se att listpriset är satt till 1200 kr och kontraktspriset är 1175 kr Axfoods tillämpning av prislista ESAP Vi kommer att illustrera prisuppsättningen i Exder genom ett exempel för ökad förståelse. Följande begrepp används i prislistan: Listpris (grundpris) Funktionsrabatt (även kallad logistikrabatt) Kampanjrabatt (tillfälligt rabattpris) Kvantitetsrabatt (även kallad kvantrabatt och fakturarabatt) Marknadsrabatt Frakt och expeditionsavgift Avdrag för godsrabatt Vi utgår ifrån att Axfood gör en beställning av 15 st på artikelnummer AGG-6. En pall motsvarar 10st. Priserna uppdateras i rutinen Uppdatera ramavtal. I ramavtalet anges alltid nettopriset. Det är sedan det priset som gäller när ni handlar med Axfood. Ytterliggare begrepp som är viktiga o känna till är följande: Rabattgrundande kryssas i om artikelns antal i ordern skall tas med i beräkning av eventuell rabatt (används i stafflingen), gäller kvantitetsrabatten. Rabattberättigad kryssas i om eventuell rabattsats skall ges på aktuell artikel, gäller kvantitetsrabatten.

11 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 11 av 40 Läs mer om begreppen nedan Listpris Listpriset är liksom kontraktspriset en obligatoriskt uppgift att ange. Exemplet visar att ni har lagt upp ett listpris på 1200 kr. Observera att ni måste ange både listpris och kontraktspris i ramavtalet även om priserna är lika. Kontraktspriset är det pris ni avtalat med Axfood för artikeln och används för de artiklar där ett dagsaktuellt pris (Aktuellt pris) inte används. Observera att en artikel inte kan ha både Kontraktspris och Aktuellt pris i en prislista. Artiklar med pris 0, exempelvis demonstationsartiklar, får inte skickas i prislista Funktionsrabatt Vi antar sedan att ni ger Axfood 5 % i funktionsrabatt. Priset blir då 1200 x (1-0.05) = 1140 kr. Ni lägger upp priset med pristypen Kontraktspris.

12 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 12 av 40 I exemplet lägger ni upp kontraktspriset till 1140 kr Kampanjrabatt Kampanjrabatten är alltid tidsbestämt och därför måste ni fylla i under vilken tidsperiod som rabatten ska gälla. I exemplet antar vi att Axfood betalar 1050 kr för artikeln AGG-6. Ni använder pristypen tillfälligt rabattpris då artikeln normalt har ett kontraktspris. Om artikel normalt har ett Aktuellt pris avtalat, fungerar rabatterna lite annorlunda (se lite senare i handledningen).

13 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 13 av 40 I exemplet har ni angett att kampanjpriset är giltigt mellan Kvantitetsrabatt Under fliken Avgifter och rabatter lägger ni upp den kvantitetsrabatt som ni har kommit överens om. Rabatten kan anges antingen i kronor eller i procent.

14 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 14 av 40 Ni måste först i rutinen Uppdatera artiklar ha skapat en artikel med artikeltypen Fakturarabatt för att kunna lägga upp rabatten. Genom att klicka på sökknappen kan ni söka efter artikeln. Artikeln för kvantitetsrabatt måste ha GTIN om palletiketter används. Eftersom det inte är en levererbar artikel så kan ett dummy GTIN användas ex Kvantitetsrabatt i kronor Läggs kvantitetsrabatten upp i kronor gör ni så här: I exemplet är rabattbeloppet 10 kr i stafflingsintervallet 0-9 st och rabatten är 20 kr i stafflingsintervallet 10 - st. Om totala antalet beställda rabattgrundande artiklar är 15 st så får man 20 kr i kvantitetsrabatt. Detta blir en egen rad i ordern med 1 st och negativt belopp p.g.a. att rabatten ska räknas ner i fakturan. Det går inte att beräkna rabatten ifrån listpriset Kvantitetsrabatt i procent Läggs kvantitetsrabatten upp i procent gör ni så här: I exemplet så är rabatten 1 % i stafflingsintervallet 0-9 st och rabatten är 2 % i stafflingsintervallet 10 - st. Nu räknar Exder ut rabatt % i ordern enligt stafflingsintervallet på alla artiklar som är markerade såsom rabattberättigade. D.v.s. om totala antalet beställda rabattgrundande artiklar är 15 st så får man 2 % i kvantitetsrabatt på de rabattberättigade. Detta visas på respektive berörd orderrad via % belopp. Procenten räknas sedan ner ifrån nettopriset. Rabatten ska beräknas utifrån listpriset. Kryssa i rutan Beräkna rabatt från listpris. Det betyder att om totala antalet beställda rabattgrundande artiklarna är 15 st så blir rabatten 2 % på ordern. Då kommer kvantitetsrabatten att läggas som en egen orderrad på ordern med negativt belopp beräknat utifrån listpriset i prislistan för de rabattberättigade artiklarna.

15 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 15 av 40 En artikel som inte är rabattberättigad kommer ej få någon rabatt på orderraden. Är artikeln rabattgrundande så påverkar den vilken rabatt som andra artiklar får, d.v.s. den räknas med i stafflingen. Då detta kan verka krångligt så försöker vi förklara det med några exempel. Exemplet visar rabatt i procent, men principen är densamma för rabatt med belopp. Artikel A är satt till Rabattgrundande. Artikel B är satt till Rabattberättigad. Artikel C är satt till både Rabattgrundande och Rabattberättigad. Kvantitetsrabatten är stafflad så att 0-9 inte ger rabatt, ger 10% rabatt och 20+ ger 20% rabatt. Om köparen beställer mindre än 10 artiklar totalt, kommer ingen rabatt att ges avsett vilka artiklar som beställs. Om köparen beställer 50 st av artikel B kommer ingen rabatt att ges då den inte är rabattgrundande. Om köparen beställer 50 st av artikel A kommer ingen rabatt att ges då inga rabattberättigade artiklar beställts (köparen har beställt nog för att få rabatt men det finns inga artiklar att ge rabatt på då artikel A inte är rabattberättigad). Om köparen beställer 10 st av artikel A och 50 st av artikel B, kommer köparen att få 10% rabatt på priset för artikel B (priset på artikel A rabatteras inte då den inte är rabattberättigad, rabatten blir 10% för att endast 10 rabattgrundande artiklar beställts). Om köparen beställer 10 st artikel C och 10 st artikel A, kommer köparen att få 20% rabatt på priset för artikel C (priset för artikel A rabatteras inte då den inte är rabattberättigad, rabatten blir 20% då 20 rabattgrundande artiklar beställts). Om köparen beställer 20 st av artikel C och 10 st av artikel B, kommer köparen att få 20% rabatt på alla artiklar (båda artiklarna är rabattberättigade och får därför rabatten) Marknadsrabatt Marknadsrabatten som idag efterfaktureras kommer även i fortsättningen att efterfaktureras. D.v.s. den hanteras inte i någon prislista Frakt och expeditionsavgift Ni lägger upp avgifterna under fliken Rabatter och avgifter. Först måste ni ha i rutinen Uppdatera artiklar lagt upp artiklarna med artikeltypen frakt respektive expeditionsavgift. I exemplet ovan har ni lagt in både frakt- och expeditionsavgiften, staffling är tillåten. Fraktavgiften är 100 kr och expeditionsavgiften är 150 kr på ordern, så vitt inte fler än 100 artiklar beställs, i vilket fall de blir 200 respektive 100 kr. Dessa två avgifter blir varsin egen rad på ordern med 1 st och med ett positivt belopp Avdrag för godsrabatt För att ange avdrag för godhämtning i prislistan samt hur ni senare anger detta vid utleveransen så att det kommer med och skickas i den elektroniska fakturan. Först behöver ni lägga upp en artikel för fraktrabatt. Det är viktigt att denna artikel har samma enhet som era beställningsbara artiklar har i de order som används i detta flöde.

16 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 16 av 40 Fraktrabatten är 100 kr på ordern. Denna rabatt blir en egen rad på ordern med 1 st och med ett negativt belopp Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat Det finns två olika pristyper för att ange dagsaktuella priser. Dessa är Aktuellt pris avtalat Aktuellt pris rabatterat Aktuellt pris avtalat anges i ramavtalet och underhålls i rutinen Uppdatera ramavtal för att prisjusteringar ska slå igenom på fakturan. Detta pris måste alltid vara avtalat med köparen. Aktuellt pris rabatterat, används för tillfälliga kampanjer. Priset kan inte anges i ramavtalet utan hämtas ifrån partners eventuella prisprofil eller artikelns generella pris i artikelregistret minus partnerns eventuella rabatter. Detta kräver att aktuellt pris avtalat skickats. Om det finns priser för båda pristyperna tas priset ifrån Aktuellt pris rabatterat. Observera att ni inte kan sända både Aktuellt pris avtalat och Kontraktspris för samma artikel Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> kan ett ramavtal kopieras. Ett ramavtal måste ha en unik ramavtalsreferens för samma partner. 7. Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild.

17 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 17 av 40 Ni kan välja mellan att skicka Ny prislista eller Ersättningsprislista. Ny prislista används främst när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. En Ny prislista ersätter alltid till fullo tidigare prislistor både vad gäller historiska, aktuella och framtida priser. Den kan alltså inte användas som tillägg till tidigare prislista. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I en ersättningsprislista ska man låta huvuddatumet vara som det är, däremot sätter man från vilket datum den ska ta över den ersatta prislistan, under rubriken Prislista giltig fr.o.m. vid sändandet av prislistan, då kommer den nya prislistan ersätta den gamla från och med det datumet. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäker kontrollera numret med Axfood. Observera att ni endast får skicka prislista efter överenskommelse med Axfoods kategoriteam. Prislistan skickas med den framförhållning som är avtalat. Notera också att ändringsprislista inte får användas vid handel med Axfood. 7.1 Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. 8. Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. Ordern kommer alltid in elektroniskt när ni använder detta flödet. 8.1 Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till fem olika Exderanvändare. Ni lägger upp vilka användare under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

18 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 18 av 40 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Reine får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Reine även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 8.2 Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Axfood. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Ni kan även med fördel använda er av statuslistan läs mer under 13.3 Statuslistan. Vi kan även söka fram ordern genom att klicka på sökknappen.

19 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 19 av 40 Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus, affärsflöde och ordertyp. Axfoods sk Sitenummer på den lagerdistribunal som också skickas som adress för adresstypen Slutlig godsmottagare visas i fältet Godsmärkning. Denna styr vilken färgmärkning som skall sättas på pallen. I exemplet ovan är Godsmärkning satt till 102, dvs slutlig godsmottagare är DAGAB AB, Göteborg vilket skulle innebära en grön färgmarkering (Se tabell i avsnitt 2.2 Transitflödet). Ett annat viktigt fält på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare.

20 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 20 av 40 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. I detta flöde är köpare- och godsmottagningsadressen samma dvs er leveransadress däremot finns en extra adresstyp som heter Slutlig godsmottagare, som anger slutlig leveransadress.

21 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 21 av 40 Denna adress och även sitekoden i fältet Godsmärkning, styr vilken färgmärkning som skall sättas på pallen. I exemplet ovan är adressen till DAGAB AB, Göteborg vilket skulle innebära en grön färgmarkering (Se tabell i avsnitt 2.2 Transitflödet). Fliken Textinformation används ej.

22 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 22 av 40 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum. Ordern i exemplet ovan har två orderrader med artikel AGG-6 och Av artikel AGG-6 är det beställt 10 st och artikel är det beställt 9 st av. Ni ser även att det automatiskt har lagts till en Expeditionsavgift, en Fraktavgift, en kvantitetsrabatt och en fraktrabatt. Observera att radbeloppen för kvantitets-/fraktrabatten är negativa. När ni vill acceptera er order klickar ni på. Ni kan även välja att makulera en order här. Vill ni inte acceptera ordern, bockar ni i rutan Refusera och klickar slutför. En orderbekräftelse skickas då till Axfood Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut. Notera att tillägg av artiklar på order inte är tillåtet, i så fall måste Axfood lägga en ny order. Axfood kan vid vissa tillfällen skicka Rabatterad listpris i ordern, detta om man vid ordertillfället fått erbjudande från leverantören om ett pris som är lägre än avtalat. Detta pris skickas i ordern och finns därmed inte med i prislistan. 8.3 Ordererkännande I samband med att ordern läses in skickas i detta flöde automatiskt ett ordererkännande till köparen. Ordererkännandet talar enbart om för avsändaren att ordern har tagits emot men ännu inte behandlats av leverantörens system. I Exder tas alla formellt korrekta order emot. Avvisning av order utförs i Exder i samband med att ni slutför eller refuserar hela ordern eller ändrar bekräftat antal. 8.4 Orderbekräftelse Orderbekräftelse används för att bekräfta hela eller delar av en order. För att bekräfta delar av en order ändrar ni bekräftat antal. Den avvikande kvantiteten skickas normalt som restnoterad beroende på att ordertypen normalt är flerleverans.

23 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 23 av 40 Skillnaden mellan beställt och bekräftat antal skickas antingen som restnoterad kvantitet eller avvikande kvantitet. Restnoterad kvantitet anger för köparen att hon kan vänta sig en ny leverans med det restnoterade kvantiteterna. Avvikande kvantitet anger att endast bekräftat antal kommer att levereras. Refusering av order görs genom att kryssrutan refusera fylls i samt att ordern slutförs. 8.5 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. Urval kan göras på Addresstyp och ev Lokaliseringskod. För att se enbart order för detta flöde görs urval för order med Addresstyp Slutlig godsmottagare. Läggs urval till på Lokaliseringskod visas enbart de order som har angiven lokaliseringskod för angiven adresstyp.

24 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 24 av Skapa plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att en rad olika plocklistor. För detta flöde så finns en som är extra lämplig då den sorterar orderna på adresstypen Slutlig godsmottagare. Välj Listtyp Slutlig godsmottagare för denna plocklista. För att endast få med order för detta flöde gör ni även urval på Adresstyp Slutlig godsmottagare Ni kan även göra andra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Om ordern har någon annan status än slutförd kan en plocklista inte skapas.

25 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 25 av 40 I exemplet ovan gör vi urval på enbart order i detta flöde genom att ange Slutlig godsmottagare i fältet Adresstyp. Vi ser då också att de sorteras per Lokaliseringskod med denna adresstyp. 10. Skapa palletiketter Palletiketterna följer GS1 128 standarden. Palletiketterna används för att få ett effektivt logistikflöde. Varje palletikett har ett unikt SSCC nummer samt tilläggsinformation om pallens innehåll. I Exder är det vanligaste sättet att skapa palletiketter att skapa etiketterna först när order anlänt, ni använder er då av rutinen Skapa palletikett för enstaka order Skapa palletikett för enstaka order Gå till menyvalet Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa en palletikett från en enstaka order.

26 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 26 av 40 Börja med att fylla i önskade defaultvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Fältet ska alltid fyllas i. Lastbärare: Här anger ni lastbärare helpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. När ni har fyllt i dessa defaultvärden så anger ni ordernumret. Defaultvärdena kommer att kopieras ut till alla era palletiketter.

27 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 27 av 40 Då visas alla rader och för alla rader med artiklar som levereras vill vi skapa kollirader. Det gör vi genom att klicka på knappen Ny rad. Genom att klicka på knappen Ny rad så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Defaultvärderna kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på Ny rad igen. På palletikettraden fyller vi i antal i förpackning till 10 st. Om antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder att varna. Vi klickar sedan på OK. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen med

28 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 28 av 40 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem Skapa palletiketter per artikel Om ni packar pallarna för utleverans och lagerför dessa innan ni fått in en order på varan, så kan ni skapa palletiketter i förväg för dessa pallar. Det gör ni på följande sätt. Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter.

29 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 29 av 40 Listtyp: Här väljer ni om ni vill skapa Palletikett för dagligvaror. Artikel: Ange den artikel som pallen innehåller. Antal i förpackning: Antal förpackningar ni har på pallen. Nettovikt: Här anger ni nettovikten för pallen. Bruttovikt: Här anger ni bruttovikten för varan inkl. emballage och ev. lastbärare. Avses endast för expopall samt för toppartikel. Förpackningsdatum: Här anger ni ert förpackningsdatum Total hållbarhet: Detta fält följer med när du anger vilken artikel pallen innehåller. Hållbarheten anger ni under Uppdatera artiklar under fliken Allmänt. Bäst-före-datum: Här anger ni bäst-före-datum för artikeln. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Lastbärare: Här kan ni välja vilken typ av lastbärare etiketten ska sitta på, oftast helpall men kontrollera med din köpare för korrekt information. Antal nya etiketter: Antal etiketter som ska skapas. Etikett-kopior: Antal kopior ni behöver av varje etikett. Vanligtvis två stycken då ni fäster varsin etikett på kort och långsidan av pallen. När ni har fyllt i alla värden och vill skriva ut etiketterna klickar ni på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen med För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut.

30 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 30 av 40 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Kom ihåg att när ni sedan skapar utleveransen så behöver ni koppla palletiketterna till utleveransraderna Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder. Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på. Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan.

31 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 31 av Eget SSCC nummer För er som inte gör palletiketter i Exder måste ni i leveransaviseringen skicka med ert SSCC nummer så att Axfood får det, tillsammans med övrig vital information som finns på etiketten. Klicka på knappen. Nu öppnar sig fältet för kolliidentitet. Ställ markören i Kolliidentitetsfältet och använd er streckkodsläsare för att läsa in SSCC koden, eller skriv in den manuellt. Eftersom övriga uppgifter inte finns lagrat som exempelvis lastbärare eller nettovikt behöver ni även mata in dessa manuellt. 11. Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat. Använder ni fristående etiketter kopplar ni ihop dessa med utleveransen. Observera att Axfood ej tillåter delleveranser då en order skall motsvaras av en faktura Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Sök fram genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order. Om ni redan har skapat en utleverans genom att använda rutinen Skapa palletikett för enstaka order så söker ni lättast fram utleveransnumret och anger det.

32 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 32 av 40 Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. I exemplet levererar vi allt och bockar därför i rutan för slutlevererat på alla rader. Alla artiklar på en utleverans måste höra till den typ av srs-som läggs till i utleveransen (pantkodstyp) för att leveransaviseringen ska bli korrekt. Axfood vill annars att även den utleveransraden ska peka på Axfoods ordernummer, vilket den inte kommer att göra om inte alla artiklar är kopplade på rätt sätt. För att acceptera er utleverans klickar ni på Leveransavisering Detta meddelande skickas till köparen när utleveransen slutförs. Om ni skapar palletiketter innan ni utlevererar kommer leveransaviseringen att innehålla etikettinformation bl.a. SSCC koder och/eller information om levererade artiklar. Om ni använder Exders automatiska funktion för att lägga till returemballage eller lägger till dessa manuellt så aviseras endast de returemballage som inte har rapporterats i Artikelinformation. Har ni på era beställningsbara artiklar angivit en Pantkod samt skapat artiklar med Artikeltyp Pantavgift förutsätter Exder att det att detta har rapporterats till köparen antingen i form av varucertifikat eller på annat sätt. I praktiken innebär det att information om antal returemballage endast skickas då det skiljer sig från det antal som angivits på de beställningsbara artiklarna.

33 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 33 av Ändra antalet i en utleverans I exemplet har vi ändrat antalet på utleveransen, vi måste då ange en avvikelseorsak. Vi har även bockat ur rutan för slutlevererad, då vi avser leverera resterande artiklar vid ett annat tillfälle. Om rutan inte bockas ur för att artikeln inte längre är möjlig att leverera, skickas leveransaviseringen med avvikande kvantitet, vilket meddelar Axfood att ytterligare leveranser inte är att vänta Varning för att etiketter saknas I detta flöde krävs det att utleveransen har etiketter. Exder varnar om etiketter saknas och ni bör skapa palletiketter till utleveransen Pantartikel Om ni inte ställt in så att Exder automatiskt lägger in pantartiklar på utleveranserna kan ni lägga in dem manuellt. Det gör ni genom att klicka på knappen för ny rad. Då kan ni lägga till pantartiklar enligt nedan: Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen Aktuella priser (dagspriser) hämtas på nytt när utleveransen slutförs Använder ni er av dagspriser s.k. aktuella priser (Aktuellt pris avtalat, aktuellt pris rabatterat) i era prislistor samt beräkning av priser vid utleverans hämtas priser när utleveransen slutförs. Anledningen är att ni kan ha ändrat priserna efter att ordern har lästs in fram till utleveransen.

34 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 34 av 40 Priset beräknas ifrån utleveransdatum Lista Utleveranser Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 12. Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni har här möjlighet att ange eget fakturanummer Uppdatera fakturor Ni kan göra en faktura per utleverans. Nedan visas hur detta går till i Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Fakturatypen kommer vara förvald till faktura. Ni skapar fakturan utifrån en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleveransnumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in det direkt. I exemplet ovan ser vi sedan hur fakturan skapas utifrån aktuell utleverans.vill ni ange egna fakturanummer kontakta vår kundtjänst. Längsta tillåtna fakturanummret hos Axfood är 12 tecken.

35 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 35 av 40 Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger. Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara ändringar på fakturan utan att skicka den klickar ni på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator. Observera att inga fakturor eller kreditfakturor bestående av enbart pantartiklar är tillåtet Lista fakturor Under Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni välja att skriva ut era fakturor. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på tidigare gjord faktura. Ni väljer anledningen till krediteringen, alla anledningar i listan är tillåtna, och vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera.

36 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 36 av 40 I exemplet vill vi kreditera faktura 103, på grund av skadat gods. Alla krediteringsanledningar i listan är användbara gentemot Axfood. I exemplet väljer vi att en del gods var skadat. I fältet Kreditera fakturanummer fyller ni i det fakturanummer som ska krediteras. Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet.

37 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 37 av 40 Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet om ni önskar. Skulle er faktura innehålla flera rader och ni inte önskar kreditera samtliga rader, plockar ni helt enkelt bort de rader ni inte önskar kreditera genom att kryssa i rutan Radera till höger om den aktuella raden, dessa rader kommer då inte med på kreditfakturan. I exemplet ovan kan ni se att vi bockat bort alla rader utom en och på den har vi ändrat det antal artiklar vi önskar kreditera till -5 då endast hälften av vårt fiktiva gods var skadat. Notera också att krediteringsbeloppet nere till höger har ändrats på grund av våra ändringar. Klicka sedan på knappen Slutför för att skicka iväg kreditfakturan. 13. Övrigt 13.1 Datum Detta flöde bygger på att köparen och säljaren utbyter information om priser genom att säljaren skickar en prislista samt köparen en order som refererar till dessa prislistor. Priset hämtas sedan genom att priset tas från det ramavtal som ordern refererar till. Eftersom möjlighet finns att ange flera priser med olika giltighetsdatum i samma ramavtal behöver vi ha ett datum i order att jämföra priserna i prislistan mot. Två möjligheter finns: Orderdatum Önskat leveransdatum Vilket datum av order- eller leveransdatum som används för att sätta pris på ordern, styrs i Exder genom att ni ställer in detta per partner i sidan för Uppdatera partners.

38 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 38 av 40 I exemplet ovan har fältet Beräkna pris vid utleverans kryssats i, vilket innebär att levereransdatum i ordern används för att hämta pris. Om fältet ej kryssas i så används orderns orderdatum Manuella priser Manuellt pris kan även skickas i ordern. Med manuellt pris avses enligt GS1 Ett pris överenskommet vid ordertillfället för erbjudanden från leverantör vid tex kort bäst-före-datum, detta pris kallas ofta klippris. Om pris skickas i ordern från köparen och ni önskar att detta skall gälla så skall fältet Hämta artikelpris från EDI-order vara ikryssat annars kommer priset hämtas på vanligt sätt från prislistan. Det finns också en annan möjlighet att ange ett manuellt pris på order.

39 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 39 av 40 Normalt är fältet Ápris ej redigerbart. Genom att dubbelklicka på fältet görs det om till ett redigerbart fält och går därefter att ändra - ett annat sätt att sätta ett manuellt pris på dessa order.

40 Senast uppdaterat: Exder Axfood transit ESAP 20.1 v1.5 sida 40 av Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån. Statuslistan visar status för era order, hur långt de kommit vad gäller utleveranser, fakturering osv. Möjlighet finns här att göra olika urval. Order för detta Affärsflöde visas som Axfood transitorder ESAP 20, i statuslistan förkortat till Ax trans ESAP 20. Under Namn visas också namnet på den Slutliga godsmottagare som skickas i dessa order.