Ny version av Exder

Transkript

1 Ny version av Exder Sommaren börjar närma sig och förhoppningsvis kommer värmen snart. Vi på Expert Systems kommer i alla fall med en ny het release av Exder. Till den här releasen har vi jobbat mycket med infrastrukturell utveckling för att säkerställa Exder för framtiden och därför är de synliga nyheterna i denna release något färre än vanligt. Största nyheterna är: Utökad och uppdaterad ramavtals-/prislistehantering för ESAP 20 Möjlighet skicka specifikation av funktions-/kampanjrabatt i Axfoods lagerfaktura Möjlighet att skicka kreditfaktura elektroniskt till Axfood Stöd för elektronisk handel med Bergendahls SIE-export av redovisningsinformation Nästa uppdatering är planerad till den sista onsdagen i augusti 2007 (29/8). Trevlig läsning önskar vi från Expert Systems. Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER EXDER EDI...2 Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP Funktions-/kampanjrabatter Axfoods lagerfaktura...6 Kreditfakturor kan nu skickas elektroniskt för Axfoods lagerfaktura...9 Handla elektroniskt med Bergendahls...9 EXDER ADMIN...12 SIE-export av redovisningsinformation...12 EXDER EPC...15 Varucertifikatstatus...15 EXDER ALLMÄNT...17 Handledningar...17 VAD SAKNAR NI I ERT EXDER? dna.27.doc Sida 1 av 17

2 Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t.ex. med ICA eller ABB. Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP 20 Dagligvaruhandelns stora köpare (ICA, Coop, Axfood, mfl) håller på att gå över till handelsflödet ESAP 20. Detta är en relativt ny affärsprocess framtagen av GS1. För mer information och detaljer se GS1 Swedens hemsida: ESAP-20/. Exder har sedan länge haft stöd för ESAP 20. I ESAP 20 är prislista en grundförutsättning eftersom man inom ESAP 20-projektet strävar efter att förenkla fakturornas innehåll och hantering. Arbetet inom ESAP 20 kring prislistan är inte avslutat men för att ligga steget före och erbjuda våra klienter bra lösningar tidigt har vi på Expert System nu anpassat Exder genom att utöka vår hantering av ramavtal/prislistor. Observera att denna förändring påverkar alla ramavtal och prislistor, även er som t.ex. handlar med offentlig sektor enligt SFTI. Nytt i Exder är: Nytt Ramavtalsnummer skapas nu automatiskt av Exder genom att fältet först blankas ut Flera priser med olika pristyper kan anges per artikel. Följande pristyper kan nu anges: Pristyp Beskrivning Ny Listpris Kontraktspris Tillfälligt rabattpris Aktuellt pris, avtalat Aktuellt pris, rabatterat Normalt listpris som om det anges kommer att gälla även om á-priser ändras i Exders artikelregister/prisprofiler Avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista Tillfälligt rabatterat avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista. Kan förekomma för varje prislisterad där artikeln har kontraktspris. Används t.ex. för kampanjer. Aktuellt pris vid ordertillfället avtalat enligt gällande ramavtal. Aktuellt pris kan förekomma för varje prislisterad för artiklar med 'dagspris' tex grönsaker och färsk fisk. Rabatterat aktuellt pris vid ordertillfället. Kan förekomma för varje prislisterad om artikeln har Aktuellt pris (dagspris på tex färskvaror) Ny Ny Ny Intervall för giltighetsdatum kan anges per pris. Finns flera som är giltiga samtidigt tas lägsta pris. Ni kan alltså sätta flera giltighetsperioder på en artikel, men olika pris i olika perioder. Stafflade priser. Pris kan anges med kvantitetströskel så att pris väljs utifrån beställd kvantitet på ordern. En artikel har antingen dagspris eller inte så på samma artiklar kan inte aktuella priser anges tillsammans med kontraktspris/tillfälligt rabatterat pris. Ovanstående ändringar har föranlett att rutinen Uppdatera ramavtal nu fått nytt utseende. Rutinen har fått flikar för registrering av ramavtalets huvudinformation samt en radinformation med alla prislisteraderna. Numer visas en listas med en rad för varje artikel längst ner i sidan. Genom att klicka på en artikel i listan visas alla dess priser i mitten på sidan i en uppdateringsdel. Här kan ni sedan lägga till/radera priser och spara genom att trycka på knappen SPARA. Obs! Trycker ni på knappen RADERA, raderas HELA ramavtalet dna.27.doc Sida 2 av 17

3 I exemplet ovan visas ett ramavtal med två ingående artiklar. I uppdateringsdelen av sidan visas artikel 1000 med alla dess priser. I vårt fall har artikeln ett listpris som gäller på 1000 SEK oavsett hur mycket som beställs, avtalat kontraktspris som gäller på 900 SEK beroende på om mindre än 1000 kg beställs, avtalat kontraktspris som gäller på 800 SEK beroende på om minst 1000 kg beställs, avtalat tillfälligt rabattpris som gäller på 750 SEK oavsett hur mycket som beställs. Obs! Flera priser med samma pristyp kan anges som kan överlappa varandra tidsmässigt. Vid ordertillfället kommer då det LÄGSTA giltiga priset sättas på ordern. Om det finns flera olika pristyper kommer priset sättas enligt följande prioritering dna.27.doc Sida 3 av 17

4 Om det gäller priser som inte fluktuerar, dvs. inte dagspriser : 1. i första hand tillfälligt rabattpris; 2. i andra hand kontraktspris; 3. i tredje hand listpris. Om det gäller aktuella priser ( dagspriser ): 1. i första hand Aktuell pris, avtalat; 2. i andra hand Aktuellt pris, rabatterat; 3. i tredje hand Listpris. I fliken Huvudinformation registreras som tidigare fälten för ramavtalets referens, giltighetsdatum och kontaktpersoner. Inom dagligvarubranschen är det fär närvarande endast Konsum Nord som tar emot elektronisk prislista enligt ESAP 20. Övriga (Axfood, COOP, ICA, mfl) håller på införa detta. Exemplet nedan gäller alltså hur ni idag skickar till Konsum Nord och hur ni senare kommer kunna skicka elektronisk prislista till Axfood dna.27.doc Sida 4 av 17

5 Under Kopiera ramavtal >> visas testen Skicka PRICAT >> och genom att klicka på denna visas ny sida. I denna sida kan ni på vanligt sätt ange fält som gäller för aktuell prislista. När ni trycker på knappen OK skickas aktuell prislista iväg dna.27.doc Sida 5 av 17

6 Funktions-/kampanjrabatter Axfoods lagerfaktura För er som har funktions- och/eller kampanjrabatt där kampanjrabatten inte efterfaktureras av Axfood, finns nu en ny möjlighet att få dessa rabatter specificerade i den elektroniska fakturan. Eftersom Exder normalt endast hanterar en rabattsats per order-/fakturarad behöver ni först göra ett ramavtal. Axfood planerar att införa affärsflödet för ESAP 20 under 2008, vilket gör att ni redan nu kan börja registrera dessa ramavtal så att ni så småningom kan skicka dessa som elektroniska prislistor (PRICAT). I ramavtalen kan ni ange flera olika pristyper för samma artikel: Listpris (generellt pris), Kontraktspris (avtalat pris) och Tillfälligt rabattpris (pris vid kampanjer). Genom att ange priser för dessa pristyper beräknar Exder skillnaden mellan kontraktspris och tillfälligt rabattpris som kampanjrabatt samt skillnaden mellan kontraktspris och listpriset som funktionsrabatt. Har ni bara kampanjrabatt registrerar ni enbart ett tillfälligt rabattpris i ramavtalet så att rabatten då beräknas som skillnaden mellan detta pris och listpriset. I exemplet nedan visas hur ett ramavtal skapas för en artikel som har både kampanjrabatt och funktionsrabatt. När den elektroniska ordern inkommer får den det lägsta gällande priset enligt ramavtalet genom att jämföra orderdatum mot prisernas giltighetstid. När sedan ordern faktureras specificeras rabatter i den elektroniska fakturan men också i fakturautskriften (PDF). Vi börjar med ramavtalet. I rutinen Uppdatera ramavtal under menyvalen Artiklar, Pris skapas dessa. Lämna fältet Ramavtalsnummer blankt vid ett nytt ramavtal. Därefter anges huvudinformation för ramavtalet såsom ramavtalsreferens och giltighetstid. Tryck därefter på knappen SPARA. Artiklarnas priser anges sedan i fliken Radinformation dna.27.doc Sida 6 av 17

7 I exemplet ser vi att vi har ett generellt ápris på som gäller om inget annat avtalas. För Axfoods del har vi avtalat om ett listpris på 30:- som gäller för hela avtalsperioden. Denna pristyp är inte nödvändig, anges den inte hämtas priset från det generella á-priset, dvs det pris som finns i prisprofil eller försäljningspris i artikelregistret. Vi avser ge Axfood 10% funktionsrabatt under hela avtalsperioden. Därför anger vi ett kontraktspris på 27:- Under mars ges ytterligare 20% i form av en kampanjrabatt genom att vi registrerar ett tillfälligt rabattpris på 21:- Rabattprocenten beräknas alltid på listpriset dvs 30-27/30 ger 10% (funktionsrabatt), 27-21/30 ger 20% (kampanjrabatt). När den elektroniska ordern anländer sätts pris beroende på orderdatum och beställt antal. Observera möjligheten att ange stafflade priser, genom att ni kan ange Stafflingsintervall from dna.27.doc Sida 7 av 17

8 I vårt fall har vi inga stafflade priser och ordern inkommer under perioden så priset sätts till det tillfälliga rabattpriset. När ordern utlevererats och faktureras jämförs priset mot gällande ramavtal. Är det samma, dvs inte ändrats i fakturan eller ramavtalet, skickas det med en specifikation på aktuell kampanj-/funktionsrabatt i den elektroniska fakturan till Axfood. Detta kan ni också se genom att skriva ut fakturan som PDF-dokument. För den fullständiga beskrivningen av rabatthantering i detta flöde se handledningen för Axfoods rabatthantering på vår webb: dna.27.doc Sida 8 av 17

9 Kreditfakturor kan nu skickas elektroniskt för Axfoods lagerfaktura Vid kreditering av en faktura så skickas nu också kreditfakturan elektroniskt för Axfoods lagerfaktura. Den behöver alltså inte längre skrivas ut och skickas med posten. I exemplet nedan krediteras faktura så att en kreditfaktura skapas och skickas till Axfood. I rutinen Uppdatera fakturor skapar vi en ny kreditfaktura genom att välja Kreditfaktura som Fakturatyp samt ange numret på fakturan som skall krediteras i fältet Kreditera fakturanr. När denna sedan slutförs kommer kreditfakturan skickas elektroniskt till Axfood. Handla elektroniskt med Bergendahls Exder kan numer ta emot elektroniska order även från Bergendahls samt skicka elektroniska ordersvar. Bergendahls kan dock inte ta emot någon elektronisk faktura ännu. Sedan tidigare har Exder redan stöd för representantorder/fabrikantorder med tillhörande svar. Det är enkelt att komma igång. Det enda som behövs är att kontakta vår kundtjänst och Bergendahls så sätter vi upp allt åt er. Ett av momenten som ni kan göra själva om ni vill är att skapa en partner enligt beskrivningen nedan. Självklart måste ni ju ha era artiklar som ni säljer till Bergendahls upplagda i Exder också dna.27.doc Sida 9 av 17

10 I rutin Uppdatera partners läggs en partner upp med EAN-lokaliseringskoden i fältet Lokaliseringskod (UNB). När kundtjänst sedan kopplat upp er mot Bergendahls kommer ni på vanligt sätt kunna ta emot deras order dna.27.doc Sida 10 av 17

11 När sedan ordern slutförs skickar Exder automatiskt tillbaka en elektronisk orderbekräftelse till Bergendahls dna.27.doc Sida 11 av 17

12 Exder Admin Exder Admin är modulen för Exders redovisnings- och bokföringsdelar. SIE-export av redovisningsinformation SIE är en standard som beskriver redovisningsinformation för att underlätta att flytta information mellan system. Särskilt bra är SIE för att flytta bokföringsinformation från t.ex. Exder Admin till separata system för bokslut och/eller deklarationer. Från Exder kan ni nu ta ut redovisningsinformation och spara som en fil enligt SIE filformat utgåva 4. Aktuell fil kan sedan importeras i externa programvaror typ skatte-/deklarationsprogram som kan hantera detta format eller skickas till myndigheter, revisorer mfl. För mer information se SIE-Gruppens hemsida: Export av redovisningsinformation görs i rutinen SIE Export under menyn Redovisning. I filformatet SIE utgåva 4 finns det möjlighet att välja detaljeringsnivå samt en del tilläggsinformation. Genom att kryssa i fältet Inkludera verifikationers transaktioner anger ni att ni vill ha alla transaktioner för angivet bokföringsdatum och inte bara ingående-/utgående balanser för balanskonto och saldo för resultatkonton. Branschkod enligt SNI kan anges så att det skickas med i filen. Vilken kod ni har se branschkodlistan SNI2002: Taxeringsår kan anges så att det skickas med i filen dna.27.doc Sida 12 av 17

13 Kontoplanstyp samt SRU-kodernas uppställningsform kan också anges så att det skickas med i filen. Se nedan hur SRU-koder anges. Till sist kan ni genom att ange ett intervall för Bokföringsdatum göra urval av vilken del av affärsredovisningen ni önskar få med i filen. Lämnas dessa datum blanka görs urval på alla transaktioner för aktuellt bokföringsår. Tryck därefter på knappen OK så skapas filen och webbläsarens dialogruta för filhämtning visas. På vanligt sätt kan ni välja att Spara den i valfri mapp på er lokala dator. För att ni skall slippa att ange tilläggsinformationen varje gång ni tar ut en SIE-fil finns möjlighet att registrera förvalda värden i rutinen Företagsinställningar flik Diverse. SRU-koder som används av myndigheter för att tolka er redovisningsinformation kan nu anges i Exder så att dessa skickas med i SIE-filen. Detta görs i rutin Uppdatera konton fliken SRU-koder dna.27.doc Sida 13 av 17

14 I exemplet ovan lägger vi till SRU-kod 400 till kontot för Rörelsens huvudintäkter För SRU-koder kopplingar till olika kontoplaners konton se Baskontogruppen dna.27.doc Sida 14 av 17

15 Exder EPC Exder EPC är modulen i Exder som ni använder för att skapa, administrera och skicka elektroniska varucertifikat. Varucertifikatstatus I ett varucertifikat ingår att ange vilken varucertifikatsåtgärd som en artikel har i ert varucertifikat. Åtgärden kan vara: Ny Ändrad Oförändrad Korrigerad Raderad Utgående artikel Dessa åtgärder föreslås automatiskt i Exder innan ni skickar iväg varucertifikatet och ni behöver normalt inte göra något alls. Ibland kan ni dock behöva ändra statusen exempelvis p.g.a. att en rad inte är ändrad utan är korrigerad. Det kan t.ex. bero på att ni har gjort ett stavfel i varubenämningen. Då gör ni enligt nedan. Ni skapar ett varucertifikat i rutinen Skapa varucertifikat. I exemplet ovan väljer vi att skapa ett varucertifikat till Axfood på en artikelstruktur som redan tidigare har skickats men sedan dess har ändrats. Vi ser att Exder föreslår att alla nivåer har varucertifikatsåtgärder satta till Ändrad dna.27.doc Sida 15 av 17

16 Vi ändrar åtgärderna på raderna till korrigerad. Klickar sedan på nästa för att spara och skicka iväg varucertifikatet. Varucertifikatet är nu skickat. Det är viktigt att följa GS1s regler för när en förpackningsnivå, en artikel, skall anses som korrigerad respektive ändrad. Se GS1s handledning för artikelinformation för mer information: dna.27.doc Sida 16 av 17

17 Exder allmänt Här nedan presenteras generella nyheter i ert Exder. Handledningar Exder har den sista tiden utvecklats mycket och våra handledningar behöver därmed arbetas om. Vi håller därför löpande på att arbeta om vårt hjälpmaterial. Vi har valt att dela upp vårt hjälpmaterial i tre olika bitar. Animerade demoslingor. Ni kan visuellt se hur ni gör i Exder. Snabbguide. En kort beskrivning om hur man gör i Exder, t.ex. för att skicka en reporder. Användarhandledning. Den kompletta manualen för Exder. Ni kommer att hitta detta hjälpmaterial vartefter att dessa byggs upp och läggs ut på vår hemsida. Ni kommer också att komma åt materialet inne ifrån Exder. Senaste nytt här är Användarhandledning för eprinter är ny handledning Användarhandledning för ett antal olika e-fakturamottagare är ny handledning Användarhandledningen för grossistflödet är uppdaterad med Servera och Åhléns affärsflöden. Vad saknar ni i ert Exder? Det är viktigt för oss att få veta vad ni vill ha i ert Exder. Vi har fem releaser av Exder om året (i slutet av januari, mars, maj, augusti och oktober). Vid varje release investerar vi mycket energi och pengar som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha: info@expertsystems.se eller dna.27.doc Sida 17 av 17