Handledning För. ICA Grossistflöde ESAP 20.1 EDI. Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

Transkript

1 Handledning För ICA Grossistflöde ESAP 20.1 EDI Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 2 av 48 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning för ICA Grossistflöde ESAP 20.1 EDI Affärsprocessbeskrivning för ICA Grossistflöde ESAP Introduktion ICA Grossistflödet ESAP Artiklar SRS-låda Adresser Partsidentitet (GLN) Pris Rabatter och avgifter Leveransplan Representantorder Order Etiketter Utleverans Avvikelser i leveransen Ersätta artiklar Leveransavisering Returer Faktura Kreditfaktura Övrigt Uppstartsrutin för leverantören Leverantörsuppstart Handledning Introduktion Inloggning Artiklar Uppdatera artiklar Transportemballage (SRS-back) Lista artiklar Partners Lägg till köpare Multipla avsändande GLN Lista partners Adresser Uppdatera adresser... 17

3 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 3 av Lista adresser Kontakter Priser Datum Artikelns pris Prisprofiler Lista prisprofiler Order Notifiering Uppdatera order Avvikelser Lista order Plocklista Plocklista Etiketter Skapa palletiketter per artikel Lista palletiketter Skapa palletikett för enstaka order Eget SSCC nummer Ordermultipel Utleverans Uppdatera utleverans Lista utleverans Faktura Uppdatera fakturor Kreditfaktura Lista Fakturor... 39

4 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 4 av Användarhandledning för ICA Grossistflöde ESAP 20.1 EDI I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera ICAs Grossistflöde. 2. Affärsprocessbeskrivning för ICA Grossistflöde ESAP Introduktion 2.2 ICA Grossistflödet ESAP 20.1 L e v e r a n t ö r inkommande order E x d e r Order ESAP 20.1 Ordererkännande ESAP 20.1 I C A Leveransavis. ESAP 20.1 Faktura ESAP 20.1 Control ICA ICA skickar en order till leverantören. Leverantören får en bekräftelse per mail om att beställningen har inkommit. ICA får ett ordererkännande på att ordern har nått leverantören. Leverantören skickar iväg en leveransavisering på vad som faktiskt är levererat samt en faktura. ICA bekräftar sedan med controllmeddelanden. 2.3 Artiklar Leverantör ska skicka artikelinformation till ICA så att samstämmiga uppgifter mellan ICA och leverantör finns. Leverantörs artikelnummer få innehålla max 10 tecken och till varje artikel skall även ett GTIN vara kopplat. Frakt och avgiftsartiklar används i flödet.

5 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 5 av SRS-låda Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas, dessa är kopplade till generella förutbestämda GTIN. Returartiklar läggs till på utleverans manuellt eller via förinställda villkor per artikel. Leverantören debiterar ICA för respektive returartikel. 2.5 Adresser Expert Systems gör en engångsinläsning av grossistadresserna vid ny uppstart av en leverantör. Leverantören ansvarar för att hålla registret aktuellt. Förändringar i adressregistret tillhandahålls leverantören av ICA via mail eller Levnet. 2.6 Partsidentitet (GLN) Leverantör skall ha ett GLN som identifikation för företaget. Flera GLN för samma leverantör kan förekomma. ICA kopplar ett GLN per leverantörsid och samma leverantör kan inneha flera leverantörsid hos ICA. 2.7 Pris Nettopriser används i Grossistflödet. I dagsläget avvänds inte ramavtal emot ICA. 2.8 Rabatter och avgifter Rabatter används inte i flödet, se ovan. Eventuella avgifter används via speciella avgiftsartiklar, ex frakt, expeditionsavgift. 2.9 Leveransplan En leveransplan upprättas för respektive lagerenhet hos ICA. Den innehåller detaljerad information kring leveranstider av gods och meddelandestopptider gällande order, ordersvar, leveransavisering och faktura Representantorder Representantorder kan användas parallellt med Grossistflödet, men är ett eget flöde i sig Order Endast order via EDI är tillåtet. Ordern är av typen en-leverans, dvs man kan leverera varje order endast vid ett tillfälle Etiketter Godset ska märkas med ICAs grossistetikett för dagligvaruhandel. Den innehåller bl.a. en SSCC-kod. Etiketten kan genereras i Exder per artikel eller per order. Etiketten kan också genereras från annat system. Då måste leverantören ange respektive etiketts SSCC-kod på utleveransen i Exder manuellt eller via streckodsläsare Utleverans En order måste levereras på angivet leveransdatum. En elektronisk leveransavisering skickas ifrån systemet när utleveransen slutförs. Följesedel på papper ska då inte skickas, 2.14 Avvikelser i leveransen Underleverans ska meddelas inköpare per telefon. Tillägg till befintlig order är inte tillåtet, inköpare behöver i detta fall lägga en ny order via EDI.

6 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 6 av Ersätta artiklar Det är ej tillåtet med ersättningsartiklar Leveransavisering Leveransavisering (DESADV) används. Den ska innehålla SSCC-koder som är samstämmiga med SSCC-koder för etiketterna Returer Returer kan hanteras vid behov via kreditfaktura Faktura Leverantören skickar en faktura per order. Faktura får skickas dagen efter leveransdatum. Betalningsvillkor regleras mellan Ica och leverantör Kreditfaktura Kreditfaktura används, den ska referera till krediterad faktura och krediterad fakturarad. Krediteringsorsak ska anges Övrigt Alla beställningar sker i orderenhet ST, viktartiklar beställs dock i ST och levereras i KG.

7 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 7 av Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt. 3.1 Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att Grossitflödet ska starta igång så smidigt som möjligt krävs att ni som leverantör går igenom dessa moment och stämmer av punkterna. Teckna avtal med ICA. Teckna avtal med Expert Systems. Få inloggning till Exder. Stämma av vilket leverantörs-gln som ska användas. Stämma av alla artiklar med ICA samt lägga upp dessa i Exder. Det är viktigt att ICA och leverantören tillsammans stämmer av vilka artiklar som ska användas. Även viktigt att ni kontrollerar att leverantörens artikelnummer och GTIN är korrekt uppsatta och kopplade. Tänk även på att det kan finnas specialartiklar exempelvis transportemballage. Kontrollera lämpligen även artiklarnas pris. Stäm av vilka lagercentraler som ska användas. Kontrollera att dessa är upplagda i Exder. Stäm av vilka stopp- och leveranstider som gäller. Meddela Expert Systems dessa stopptider så att vi kan sätta upp dessa. Boka utbildning hos Expert Systems (valfri) Det är viktigt att leverantören vet vilka stopptider som gäller för denne, samt vilka adresser som ska användas. Övriga frågor

8 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 8 av Handledning I detta avsnitt beskrivs hur ni använder Exder för att handla med ICA. 4.1 Introduktion Inloggning Ni loggar enkelt in i Exder via vår hemsida. Adressen är Användarnamn och lösenord får ni i välkomstbrevet som skickas efter att ni har beställt Exder. Via vår hemsida loggar ni in i Exder genom att ange ert användarnamn och lösenord. Välj sedan krypterad eller okrypterad anslutning. För att skydda ert lösenord och data rekommenderar vi att ni använder er av den krypterade anslutningen.

9 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 9 av 48 När ni loggat in i Exder visas denna sida: Detta är Exders startsida och ni kan se de olika tillgängliga menyerna upptill på sidan. Vilka menyer som är aktiva beror på vilka moduler ni använder. På den nedre delen av sidan ges en liten sammanfattning för att ni ska få en översikt över läget direkt när ni loggat in. 4.2 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Samtliga artiklar som ni vill handla med, måste ha fullständig artikelinformation (tidigare kallat varucertifikat). För information om hur ni lägger upp era artiklar och skapar artikelinformation se separat handledning som ni hittar under Exders handledningsmeny. I samma handledning finner ni även information om hur ni väljer avsändande GLN i det fall ni använder er av mer än ett GLN för handel mot ICA. Notera att ICA alltid beställer sina varor i enheten styck, så tänk på att orderenheten måste vara styck på de beställningsbara artiklarna Transportemballage (SRS-back) Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas. För att använda er av dessa måste ni lägga upp dem på rätt sätt i Exder. För att skapa en SRS-artikel gå till Artiklar Uppdatera artiklar.

10 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 10 av 48 Skapa en artikel enligt exemplet ovan. Artikelnummer och beskrivning får ni givetvis välja själv, sätt artikelnivån till Mellannivå och var noga med att artikeltypen skall vara Pantavgift. Kontrollera att enheterna är satta till st och gå sedan vidare till fliken Pris.

11 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 11 av 48 Välj korrekt moms för artikeln, många SRS-artiklar är momsfria men inte alla. Som Försäljningspris kan ni sätta priset för artikeln för att underlätta senare (det är dock inte ett obligatoriskt värde). Gå sedan till fliken Varucertifikat.

12 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 12 av 48 Här måste ni koppla er artikel till korrekt Pantkod, i vårt exempel SRS hellåda. Ni kan enkelt välja mellan de tillgängliga koderna genom att klicka på ikonen till höger om fältet. Klicka sedan Spara för att spara artikeln, den är nu klar att användas. För att använda den har ni två alternativ. Antingen lägger ni helt enkelt till en rad på er utleverans med artikeln och fyller i hur många som användes. Vill ni i stället ha detta gjort automatiskt fyller ni helt enkelt i motsvarande pantkod på de artiklar som använder sig av förpackningen i artikelregistret. Gå Sedan in under Partners Uppdatera partners. Hämta upp er partner genom att fylla i ert partner-id, i vårt exempel 60. Gå sedan till fliken Övrigt.

13 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 13 av 48 Bocka i rutan Lägg till pantartiklar på utleverans och klicka på Spara. Nu kommer det automatiskt att läggas till en rad med korrekt pantartikel på utleveranser mot denna partner där det ingår artiklar som ni angett en pantkod för. Det kan se ut som exemplet nedan.

14 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 14 av Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade 4.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Lägg till köpare Om ni redan har tillgång till Exder så är det enklaste och snabbaste sättet att lägga till ICA som köpare att använda rutinen Partners Lägg till köpare. Eftersom ni vill handla elektroniskt med ICA i detta flöde så klickar ni på Elektronisk handelspart», en lista visas då med möjliga handelspartners. Välj ICA i kolumnen till vänster.

15 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 15 av 48 Ni får sedan välja ert partner-id för ICA, vi har i exemplet ovan valt att ge partnern ett nummer, 60. Här kan ni sedan fylla i övrig information om ni så önskar. När ni är färdig klickar ni på Spara för att spara partnern. Kundtjänst hos Expert Systems får då ett meddelande så de kan ställa in kopplingen mellan er och er nya partner. De meddelar sedan er när detta är klart och ni kan börja handla Multipla avsändande GLN Om ert företag har flera GLN registrerat för handel med ICA kan ni lägga in dessa under fliken EDI.

16 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 16 av 48 Klicka på ikonen för att lägga till era GLN. Era registrerade GLN är valbara i rullgardinsmenyn och ni kan skriva in en egen beskrivning. Dessa GLN kommer nu att finnas valbara vid exempelvis skapande och sändning av Artikelinformation.

17 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 17 av Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 4.4 Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. Adresserna till ICA-butikerna uppdateras automatisk två gånger i veckan och behöver inte underhållas av er. Adresser för ICAs lagerenheter finns inlagda i Exder vid uppstart men dessa uppdateras inte automatiskt utan vid eventuella förändringar av dessa måste ni själva uppdatera adresserna i Exder. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Behöver ni ändra något gör ni det i fälten och klickar på Spara för att spara ändringen Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder.

18 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 18 av Kontakter Inga speciella inställningar behöver göras i detta flöde avseende kontakter utan det står er helt fritt om ni vill använda er av dem eller inte. För mer information om hur ni lägger upp och hanterar kontakter se Handledning Introduktion. 4.6 Priser Här beskrivs hur ni hanterar priser i detta flöde Datum Grundinställningen i Exder är att priset baseras på orderdatumet. Om order saknas så används fakturadatumet. I vissa flöden kan man använda utleveransdatum som grund för att basera artikelns pris på. Det ställs in i rutinen Uppdatera partner fliken Pris och att ni markerar kryssrutan Beräkna pris vid utleverans Artikelns pris Om ni har samma pris för en artikel till alla era partners sätter ni priset per artikel. Det gör ni under Uppdatera artiklar och fliken Pris. Fyll i fältet Pris och spara sedan artikeln Prisprofiler Om ni har olika priser till köparna på samma artikel så behöver ni skapa prisprofiler. En prisprofil motsvarar en lista med priser som ni kan koppla till en eller flera kunder. I prisprofilen talar ni om från det datum profilen ska gälla och till när den ska sluta att gälla. Om en prisprofil inte gäller längre hämtas priset från artikelregistret. Gå till rutinen Uppdatera prisprofiler för att lägga upp en prisprofil. I exemplet ovan har vi lagt upp prisprofil 1 och artikel 0001-B som har ett nettopris för artikeln på 40 kr. Vi har även på prisprofilen satt giltighetsdatum mellan När priset hämtas och läggs på ordern eller fakturan är det order/-fakturadatum som matchas mot prisprofilens giltighetsintervall. Till sist behöver ni även koppla prisprofilen till rätt partner. Det gör ni i rutinen Uppdatera partner och fliken Betalning.

19 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 19 av 48 I exemplet ovan används ingen prisprofil och därför är fältet tomt, men ni kan enkelt koppla en partner mot en prisprofil genom att klicka på ikonen bredvid fältet för att lista de tillgängliga prisprofilerna Lista prisprofiler I rutinen Lista prisprofiler kan ni lista era prisprofiler så att de blir lätta att hålla reda på.

20 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 20 av 48 I exemplet ovan finns det en giltig prisprofil. Ni kan välja mellan att skriva ut en enkel eller en detaljerad lista. Den detaljerade listan innehåller alla artiklar i varje enskild prisprofil. 4.7 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. Nedan utgår vi från ett exempel där ni säljer till ICA och Lagerenheten i Malmö. Endast order via EDI är tillåtet. Ordern är av typen en-leverans, det vill säga man kan leverera varje order endast vid ett tillfälle Notifiering När en order har skickats från ICA och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till upp till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett om någonting går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret.

21 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 21 av Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från ICA. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. När en order kommit in sänds automatiskt ett ordererkännande till ICA, detta är ett litet elektroniskt meddelande som bekräftar att ordern kommit fram. Ni kan nu enkelt söka fram den inkomna ordern med hjälp av sök-ikonen bredvid fältet Ordernr. I exemplet ovan ser vi att vi fått in en order från ICA med ordernummer 6. För att behandla ordern klicka på ordernumret. Vi får då fram orderns huvudinformation. Då flödet inte sänder någon orderbekräftelse så bör vi inte ändra något på själva ordern utan eventuella förändringar bör göras på utleveransen istället. Allt vi normalt gör med ordern är att vi kontrollerar den så vi går vidare till fliken Adresser.

22 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 22 av 48 Här ser vi själva köparadressen och även er egen adress nedtill. Vi går vidare till fliken Radinformation och ser vad som faktiskt är beställt.

23 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 23 av 48 Här ser vi att köparen beställt 96 stycken av vår Testartikel. Viktigt att notera är att då ICA ofta ordnar transporten själva så står i så fall det önskade avhämtningsdatumet och tiden i det undre fältet Avs. datum och tid (Avsändning från leverantör). Här kan ni använda länken Skriv ut nere till vänster på sidan för att skriva ut ordern eller spara den som PDF. När ni är färdig med att behandla ordern klickar ni på för att sända ordern vidare till nästa steg. Detta låser ordern för ändringar, men utleveransen och fakturan är fortfarande ändringsbara Avvikelser Avvikelser ska meddelas inköparen per telefon. Tillägg till befintlig order är ej tillåtet, inköparen behöver i detta fall lägga en ny order via EDI Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att lista eller skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.8 Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skriver ni ut från er webbläsare och visas med en order per sida. En plocklista kan först skrivas ut medan ordern är slutförd och ingen utleverans har skapats. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 4.9 Etiketter Palletiketterna följer GS1 128 standarden. Palletiketterna används för att få ett effektivt logistikflöde. Varje palletikett har ett unikt SSCC nummer samt massa tilläggsinformation om pallens innehåll. I Exder finns det två sätt att skapa palletiketter på, det vanligaste är att skapa etiketterna först när order anlänt, se vidare under: Skapa palletikett för enstaka order Skapa palletiketter per artikel Om ni packar pallarna för utleverans och lagerför dessa innan ni fått in en order på varan, så kan ni skapa palletiketter i förväg för dessa pallar. Det gör ni på följande sätt. Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter.

24 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 24 av 48 Listtyp: Här väljer ni om ni vill skapa Palletikett för dagligvaror. Artikel: Ange den artikel som pallen innehåller. Antal i förpackning: Antal förpackningar ni har på pallen. Nettovikt: Här anger ni nettovikten för varan. Bruttovikt: Här anger ni bruttovikten för varan inkl. emballage och ev. lastbärare. Avses endast för expopall samt för tertiärartikel. Förpackningsdatum: Här anger ni ert förpackningsdatum Total hållbarhet: Detta fält följer med när du anger vilken artikel pallen innehåller. Hållbarheten anger ni under Uppdatera artiklar under fliken Allmänt. Bäst-före-datum: Här anger ni bäst-före-datum för artikeln. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Huruvida ni ska ange detta eller inte kan variera med produkt och vad ni kommit överens om med ICA. Lastbärare: Här kan ni välja vilken typ av lastbärare etiketten ska sitta på, oftast ska ni ange helpall. Antal nya etiketter: Antal etiketter som ska skapas. Etikett-kopior: Antal kopior ni behöver av varje etikett. Vanligtvis två stycken då ni fäster varsin etikett på kort och långsidan av pallen. När ni har fyllt i alla värden och vill skriva ut etiketterna klickar ni på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut.

25 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 25 av 48 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Kom ihåg att när ni sedan skapar utleveransen så behöver ni koppla palletiketterna till utleveransraderna Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder. Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på.

26 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 26 av 48 Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan Skapa palletikett för enstaka order Vanligast och enklast är att välja rutinen Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa palletiketter från en order. Börja med att fylla i önskade förvalsvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna enligt livsmedelsverkets regler. För andra varor kommer ni överens med ICA vilket datum ni ska ange här. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum, detta är oftast obligatoriskt. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Huruvida ni ska ange detta eller inte kan variera med produkt och vad ni kommit överens om med ICA. Lastbärare: Här anger ni lastbärare Helpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. Normalt vill ICA ha två etiketter per pall, en på kortsidan och en på långsidan, men det kan variera. Är ni osäker kontrollera med ICA. När ni har fyllt i dessa förvalsvärden så anger ni ordernumret förvalsvärdena kommer att kopieras ut till alla era palletiketter.

27 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 27 av 48 I exemplet ovan anger vi ordernummer 6. Den innehåller en utleveransrad och till den raden vill vi skapa en palletikettrad. Det gör vi genom att klicka på knappen. Genom att klicka på knappen så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Förvals värderna kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på igen.

28 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 28 av 48 På palletikettraden fyller vi i antal i förpackning till 96 st, då det i exemplet var beställt 96 st. Om antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder ge en varning. Vi klickar sedan på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut.

29 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 29 av 48 Så här kan etiketterna se ut när ni skrivit ut dem Eget SSCC nummer För er som inte gör palletiketter i Exder kan ni i leveransaviseringen skicka med ert SSCC nummer så att ICA får det. Klicka på knappen. Nu öppnar sig fältet för kolliidentitet.

30 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 30 av 48 Ställ markören i Kolliidentitetsfältet och använd er sträckkodsläsare för att läsa in SSCC koden. Eftersom övriga uppgifter inte finns lagrat som exempelvis lastbärare eller nettovikt behöver ni mata in dessa manuellt Ordermultipel För att underlätta er palletikettering så kan ni på er artikel föreslå ett antal på ordermultipel för att detta skall generera x antal palletiketter per orderrad vid skapande av palletiketter. Vi rekommenderar att ni använder ordermultipelfunktionen för att spara tid. Det gör ni så här. Ni anger antalet förpackningar som finns på din artikel kopplad till din toppnivå i fältet Ordermultipel på fliken Allmänt under Artiklar Uppdatera artiklar. Med andra ord hur många av den beställningsbara artikeln som finns totalt på pallen. Exder använder det angivna antalet och räknar ut hur många palletiketter som behövs per orderrad.

31 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 31 av 48 I exemplet ovan har en ordermultipel på 34 angivits knuten till artikel Det vill säga ni levererar artikeln på en pall bestående av 34 stycken artikel När sedan en palletikett skall skapas till en order som innehåller artikel 1012 med antalet beställda förpackningar på orderraden exempelvis 136 st så skapas 4 stycken palletiketter som föreslagna dvs 34 x 4=136. Om det beställda antalet inte är en exakt multipel exempelvis 150 stycken och artikeln har en ordermultipel med antal 34 så skapas således 5 kolliidentitetsrader med 34 stycken av artikel 1012 på 4 rader och 14 antal i frp på den femte raden Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat.

32 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 32 av Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. En utleverans skapar ni direkt från en order genom att fylla i ordernumret i fältet Skapa ny utleverans från order, ni kan även klicka på sökikonen bredvid fältet för att få upp en lista med de ordrar som är slutförda och därmed klara för utleverans. En utleverans med nummer 13 har nu skapats från ordernummer 3. Vi hamnar direkt på fliken Radinformation då det generellt endast är här vi fyller i något. Fyll i levererat antal och gör eventuella justeringar. Om antalet avviker från det beställda antalet kan ni välja avvikelseorsak i rullgardinsmenyn. Det är även här ni kan skapa en ny rad och fylla i levererade SRS-artiklar. När ni är färdig klickar ni på för att utleveransen skall gå vidare till fakturering. På samma sätt som med ordern tidigare är inga ändringar tillåtna på utleveransen efter att den slutförts. Ni kan använda länken Skriv ut som vanligt för att skriva ut följesedeln eller spara den som PDF. När utleveransen slutförs skickas automatiskt en leveransavisering till ICA.

33 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 33 av Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. Man skickar en faktura per order. Faktura får skickas dagen efter leveransdatum. Betalningsvillkor regleras mellan ICA och leverantören Uppdatera fakturor För att göra en faktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order/utleverans. Om ni använder egna fakturanummer fyller ni i det först, använder ni inte egna fakturanummer lämnar ni fältet tomt. Välj sedan Fakturatyp och bocka sedan i om ni vill skapa fakturan utifrån en order eller en utleverans. I vårt exempel väljer vi utleverans och klickar på sök ikonen för att få upp de utleveranser som är slutförda och därför tillgängliga för fakturering.

34 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 34 av 48 Vi ser då att utleverans nummer 22 som vi just slutfört finns i listan. Vi klickar på utleveransnumret för att skapa fakturan baserat på den utleveransen. Fakturan skapas då och vi ser att den fått fakturanummer 13 och att den automatiskt fått ett fakturadatum. Ni kan justera uppgifterna om ni så önskar. Vi går sedan vidare till fliken Radinformation.

35 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 35 av 48 Här ser vi vad vi fakturerar och kan justera vid behov. När ni kontrollerat fakturan och allt är klart klickar ni på för att sända iväg fakturan. N i kan som vid de andra tillfällena i processen använda länken Skriv ut för att skriva ut fakturan eller spara den som PDF. En utskriven faktura kan då se ut som exemplet ovan.

36 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 36 av Kreditfaktura Kreditfakturor kan inte hanteras elektroniskt mot ICA, utan måste sändas per vanlig post. Ni skapar dock kreditfakturan i Exder på samma ställe som ni skapar en vanlig faktura, Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni väljer Fakturatyp Kreditfaktura och en Anledning till kreditering från rullgardinsmenyerna. Då kreditfakturor i alltid skapas baserat på en tidigare faktura skriver ni in fakturanumret på den faktura ni önskar kreditera i fältet Kreditera fakturanr. I vårt exempel väljer vi att kreditera fakturanr 22.

37 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 37 av 48 När vi fyllt i numret hämtas informationen från den fakturan upp automatiskt så vi kan behandla den. Normalt behöver vi endast justera på fliken Radinformation.

38 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 38 av 48 Här kan vi se vad vi fakturerat på fakturan. Notera att de förvalda värdena är att hela fakturan skall krediteras. Om ni endast vill kreditera ett visst antal beställda artiklar justerar ni antalet i fältet Fakturerat antal. I vårt exempel vill vi kreditera 10 stycken av vår testartikel. Vi ändrar därför antalet till -10, notera att negativa värden används för antal på en kreditfaktura. De övriga fälten uppdateras då automatiskt och vi ser att summan ändras. Om vi skapar en kreditfaktura från en utleverans som har flera rader och ni inte vill kreditera hela fakturan kan ni enkelt radera oönskade rader med hjälp av den lilla kryssrutan Radera till höger om den aktuella raden. När ni sedan sparar kreditfakturan tas de markerade raderna bort. När ni är färdig klickar ni på. Ni får då upp följande varning. Varningen är endast en notifikation så ni är medveten om att denna kreditfaktura inte kommer att sändas elektroniskt utan att ni kommer att behöva skriva ut den och skicka den per post istället. När ni klickar på Ja kommer ni tillbaka till föregående skärm och kreditfakturan är slutförd. Ni använder då länken Skriv ut för att få upp fakturan som en PDF, vilken ni sedan skriver ut och sänder till ICA per post. Kreditfakturan finns givetvis kvar som slutförd i systemet och kan listas och visas precis som om ni sänt den elektroniskt.

39 Senast Uppdaterad: Exder ICA Grossist Sida 39 av 48 En utskriven kreditfaktura kan se ut som exemplet ovan Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni lista och skriva ut era fakturor. I Exders fakturajournal blir alla typer av fakturor färgmarkerade så att ni enkelt kan se hur långt era fakturor har kommit i sin väg mot er köpare. Om mottagaren skickar bekräftelser på att fakturan har tagits emot och systemmässigt är rätt eller fel vilket ICA gör så markeras detta i kolumnen Kvitto. Kolumnen innehåller ett X om en kvittens skickats med påpekande om att fakturan tagits men med systemmässiga fel och ett V om kvittens har skickats och fakturan har tagits emot utan fel. Har ingen kvittens skickats på fakturan så är kolumnen blank. Svart Gul Grön Röd V X Grå EDI faktura Inte slutförd - Skickad och ok Skickad inte ok* Kvitto ok Kvitto inte ok Makulerad *EDI-fakturor som markeras med rött kan innehålla olika typer av fel. Användarfel där du får ett e-brev om vad som är felaktigt och som du kan åtgärda eller systemmässiga fel där e-brev skickas till vår kundtjänst som tar hand om detta. Summerat kan sägas att gröna fakturor är helt klara medan övriga färger inte är klara. Röda indikerar att fakturan är felaktig och om felet kan åtgärdas av er själva så har ni fått meddelande om detta, annars har vår kundtjänst meddelats och kommer att återkomma till er.