Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 1 av 29

Transkript

1 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 1 av 29 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR EXDER EFAKTURA...2 FLÖDEN...2 UPPDATERA ARTIKLAR...3 LISTA ARTIKLAR...3 UPPDATERA PARTNERS...3 UPPDATERA FAKTUROR...4 LISTA FAKTUROR...8 ICA BUTIKSFAKTURA...12 UPPDATERA FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR...12 UPPDATERA ARTIKLAR...12 UPPDATERA PARTNER...12 KREDITFAKTURA...17 KVITTENSER...18 SERVICEGROSSISTERNA...19 UPPDATERA PARTNER...19 UPPDATERA FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR...20 UPPDATERA ADRESSER...20 GILTIGA KÖPARADRESSER FÖR SERVICEGROSSISTERNA...21 UPPDATERA ARTIKLAR...21 SKICKA FAKTURAN...23 SKANSKA...25 SKICKA...25

2 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 2 av 29 Användarhandledning för Exder efaktura Välkommen till Exder efaktura som är en modul i Exder. Med Exder efaktura får ni ett komplett faktureringssystem med artikel- och partnerregister. Med Exder efaktura kan ni skapa er faktura och välja att skicka den direkt eller vid ett senare tillfälle. Ni kan även skriva ut olika fakturalistor såsom fakturajournaler. Om er kund kan skicka kvittenser markeras de fakturor köparen mottagit med grön text i er fakturajournal. Vill ni ha en demonstration om hur det går till att skicka efaktura klickar ni här för att komma till demoslingan. Är du ny i Exder rekommenderar vi att ni läser igenom Exder allmänt innan ni fortsätter. Flöden Ni kan skicka Exder efaktura i följande flöden. - ICA butiksfaktura - Servicegrossisterna - Skanska - Till alla fakturaportaler - Svefaktura - BasWare

3 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 3 av 29 Uppdatera artiklar I Exder kan ni lägga upp ett komplett artikelregister. Har ni ett stort artikelregister ni vill lägga upp? Kontakta vår kundtjänst hjälper vi er lösa problemet. För att lägga upp era artiklar går ni till menyn Artiklar Uppdatera artiklar. De fält ni behöver fylla i för att skicka en elektronisk faktura är: Flik Allmänt: Artikel: Här skriver ni in artikelnumret. Beskrivning: Artikelns namn, i detta fall är det en Hjortfilé. Enhet: I vilken enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: I den enhet kunden kan beställa artikeln i. Vi byter nu flik till Pris. Här lägger ni information om pris för artikeln. Moms: Här anger ni vilken momssats artikeln hör till, 0, eller 25. Försäljningspris: Kostnaden för denna artikel. För en djupare information om artikelregistret klickar ni här: Lista artiklar I menyn Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. För en djupare information om Lista artiklar klickar ni här: Uppdatera partners För att skapa ert partnerregister samt göra en koppling mellan t.ex. en butiks adress och partner, om ni är verksamma inom dagligvarubranschen, gör ni det i menyn Partners Uppdatera partners. Fyll flikarna Adress, Betalning och Dokumentversion. Användaren kan själv välja olika dokumentmallar för att skriva ut sina fakturor på. Klicka sedan på.

4 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 4 av 29 Uppdatera fakturor Nu är förarbetet avklarat och det är dags att börja skapa själva fakturan. För att skapa och skicka en faktura går ni till menyn Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

5 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 5 av 29 När sidan där ni uppdaterat fakturan visas kommer markören att blinka i fältet Fakturanr. Lämna fältet blankt, Exder skapar ett nytt unikt nummer när fakturan sparas. Om ni vill använda er av egna fakturanummer kan ni kontakta vår kundtjänst hjälper de er. Fakturatyp: Här anger ni om det är en vanlig faktura eller en kreditfaktura. Kreditfaktura stöds endast i vissa flöden. Partner: Här anger ni till vilken partner ni vill skicka fakturan. Information såsom adresser från partnerregister följer med. Denna information kan ni sedan ändra i fakturan. Utleveransdatum: Här anger ni vilket datum godset levererades. Ankomstdatum: Här anger ni vilket datum godset anlände till kund. Betalningsvillkor: Här kan ni fylla i om ni önskar upplysa om speciella betalningsvillkor som t.ex. antalet betalningsdagar. Villkor vid försenad betalning: Här upplyser ni er partner om vilka villkor som gäller om betalningen av fakturan är försenad. Leveransvillkor: Om t.ex. en vara ska levereras innan ett visst klockslag. Kunds kostnadsställe: Här skriver ni in om fakturan ska till ett specifikt kostnadsställe. Om er partner alltid har samma kostnadsställe kan ni fylla i detta i rutinen Uppdatera partners under fliken Övrigt.

6 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 6 av 29 Gå sedan till fliken Radinformation. Här anger ni vilka artiklar som ska ingå i fakturan. I exemplet ovan har vi valt artiklarna 735, Testartikel och 744 som är Testartikel 2. Genom att klicka på (Lägg till textrad) kan ni lägga till fritext på varje fakturarad. Här anger ni valfri text på själva fakturaraden.

7 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 7 av 29 Under fliken Adresser kan ni göra ändringar i den information som följer med från partnerregistret t.ex. om fakturan ska gå till annan adress än den som angivits i partnerregistret.

8 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 8 av 29 Under fliken Textinformation kan ni genom att klicka på lägga till fritext som gäller hela fakturan. När ni är klara med fakturan och vill spara den och skicka vid ett senare tillfälle klickar ni på. Vill ni spara fakturan och skicka den till er partner direkt klickar ni på. När fakturan är skickad ändras fakturastatusen till Faktura slutförd, ni hittar statusen under fliken Huvudinformation. Ni kan sedan välja att skriva ut fakturan på papper eller spara den på er egen hårddisk. Lista fakturor I menyn Lista fakturor kan ni skriva ut en detaljerad lista, fakturajournal eller i PDF-format. För att skriva ut listor går ni till Försäljning Fakturering Lista fakturor. Urval I dessa listor kan ni göra urval på: Fakturanummer Fakturadatum Fakturans förfallodatum Partner Kostnadsställe Projekt Fakturastatus Slutbetald, d.v.s. om ni vill kan välja mellan att se endast slutbetalda eller ej slutbetalda fakturor. Listyp, d.v.s. ni talar om vilken lista ni önskar få utskriven. Utskrivna/ej utskrivna fakturor. Om ni önskar kan ni välja att endast skriva ut fakturor som ni aldrig tidigare har skrivit ut. Smidigt om flera samtidigt sitter och fakturerar.

9 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 9 av 29 Detaljerad lista I den detaljerade listan kan ni få en mer informationsrik utskrift av utvald faktura. Som ni kan se i exemplet ovan har ni t.ex. information om köparen, vilken leveransadress och vad fakturan avser.

10 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 10 av 29 Fakturajournal Om ni vill ha en mer övergripande blick över era fakturor är en fakturajournal ett bra alternativ. Som ni kan se i fakturajournalen ovan har ni information om till vilka köpare ni fakturerat, vilken status fakturan har samt summan. Fakturajournalen är även summerad så att ni för ett givet urval kan se totalsumman av alla fakturor. Användbart när ni t.ex. vill se hur många fakturor ni har skickat under en speciell månad.

11 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 11 av 29 PDF Vill ni skriva ut en eller fler fakturor i PDF-format gör ni det i denna rutin. Här kan ni även välja att spara fakturorna på er hårddisk. Om ni vill skriva ut ett flertal fakturor för att t.ex. spara i en pärm är denna rutin det bästa alternativet. Ni fyller i vilka fakturor ni vill skriva ut och så skapar Exder dessa i den mall ni valt under Uppdatera partner.

12 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 12 av 29 ICA Butiksfaktura ICA:s ekonomibyrå Shared Services i Västerås administrerar fakturor åt ca 500 ICA-butiker. Dessa fakturor avser både omkostnader och varor som inte är centralt förhandlade med ICA d.v.s. gäller endast artiklar utanför ICA:s avtalade sortiment. Uppdatera företagsinställningar I rutinen Uppdatera företagsinställningar behöver ni göra vissa grundinställningar. Följande fält måste ni fylla i. Organisationsnummer Säte Företagsuppgifter som namn och adress Bank Plusgiro Bankgiro Telefon E-postadress Vår kontaktperson Uppdatera artiklar Lägg sedan upp alla era varor som ni handlar med i rutinen Uppdatera artiklar. Ange artikelnummer, artikelnamn, pris samt momssats. Uppdatera partner Lägg sedan upp alla butiker som ni handlar med i rutinen Uppdatera partners. En partner motsvarar en butik. Det betyder att om ni handlar med tio olika butiker behöver ni lägga upp tio partners.

13 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 13 av 29 Ni lägger upp en partner med ett partnernummer som motsvarar ICAs butiksnummer. I exemplet ovan är butiksnumret Sedan fyller ni i partnernamnet och organisationsnumret. Att ni fyller i organisationsnumret är viktigt för att den automatiska butiksadressinläsningen ska fungera. Ni lägger även till en köparadress som är unik för varje butik. I vårt exempel är adressen Efter att ni har lagt in era butiker kommer Exder automatiskt komplettera adresserna med rätt information som behövs för att skapa fakturor. Den informationen hämtas ifrån ICA Admincenter.

14 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 14 av 29 Exder kompletterar automatiskt partnern med UNB adressen , partnernamn = butikens juridiska namn, kunds kostnadsställe, leveransadress samt en kontakt med E00+butiksnummer i fältet Kunds referens osv.

15 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 15 av 29 Kontakt-ID för partnern kompletteras automatiskt. Kunds kostnadsställe för partnern kompletteras automatiskt. D.v.s. varje butik har ett eget kostnadsställe hos ICA. I butiksfakturor till ICA är kostnadsstället alltid 1111.

16 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 16 av 29 Skapa och skicka fakturan När det är klart väljer ni rätt partner för den butik som ni direktlevererar till i rutinen Uppdatera fakturor så skickas fakturorna till ICA:s ekonomibyrå när ni trycker på knappen. Nedan visas ett exempel på hur en sådan faktura ser ut. Obs! Partners namn är butikens juridiska namn, Lokaliseringskod (UNB) är alltid samt fältet Kunds kostnadsställe är ifyllt.

17 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 17 av 29 Under fliken Adresser ser vi att fakturan har en köparadress och en leveransadress för butiken med en kontaktperson med ett värde i Kunds referens. Under fliken Radinformation fyller ni i vilka artiklar som ska faktureras. I exemplet ovan innehåller fakturan en rad. Klicka sedan på för att skicka fakturan till ICA. Ni kan även skicka en kreditfaktura till ICA. Den måste baseras på en tidigare skapad faktura. Kreditfaktura Ni kan även skicka en kreditfaktura till ICA. Den måste baseras på en tidigare skapad faktura. Gör enligt nedan. Gå till rutinen Uppdatera fakturor.

18 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 18 av 29 Fyll i Fakturatyp Kreditfaktura samt i fältet Kreditera fakturanummer så talar vi om vilken faktura som ska krediteras. På fliken Radinformation ser ni vad som krediteras. Här kan ni ändra antalet och ápriset om det inte stämmer. Klicka sedan på slutför för att skicka iväg fakturan. Kvittenser När ICA tagit emot fakturan skickar de ett kvittensmeddelande på att de har tagit emot fakturan. I Exder syns det i fakturajournalen genom att fakturaraden markeras grön.

19 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 19 av 29 Servicegrossisterna ServiceGrossisterna är en samarbetsorganisation bestående av 9 grossistföretag med en verksamhet på 13 orter i Sverige. ServiceGrossisterna säljer livsmedel och non-food till hotell, restauranger och storkök. Med non-food avses torkpapper, rengöringsmedel, städmaterial, förpackningar, formar, ljus, marschaller, servetter, dukar, filter, film, folie, bägare, bestick, tallrikar, säckar, påsar etc. Ni kan nu skicka e-fakturor i Exder till Servicegrossisterna och det gör ni enligt nedan. Uppdatera partner För att kunna skicka en e-faktura till ServiceGrossisterna behöver ni först lägga upp en partner. Det gör ni under menyn Partner Uppdatera partners. I exemplet ovan får partnern nummer 850 och partnernamnet ServiceGrossisterna AB. I fältet Lokaliseringskod (UNB) anger ni Servicegrossisternas lokaliseringskod EAN Vi kopplar även en köparadress, leveransadress och en fakturamottagaradress till partnern enligt bilden ovan. I vårt exempel är köparen ServiceGrossisterna AB. Den adressen kan ni sedan ändra på respektive faktura innan ni skickar fakturan. Handlar ni med flera grossistföretag lägger ni upp de som olika partners med samma UNB men med andra köpar-, leverans-, och fakturamottagaradresser. På sida 19 kan ni se en tabell över dessa adresser. Ni måste även fylla i partners momsregistreringsnummer som är en obligatorisk uppgift för att skicka e-faktura till ServiceGrossisterna. Det gör ni under fliken Betalning.

20 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 20 av 29 Uppdatera företagsinställningar Under menyn Diverse Uppdatera företagsinställningar och fliken Betalning lägger ni in ert PlusGiro- eller bankgironummer. Uppdatera adresser Under menyn Partner Uppdatera adresser lägger ni upp de adresser som ni använder. I exemplet ovan lägger vi upp ServiceGrossisternas adress. Observera att adressen är kopplad till partner 850. När vi har fyllt i alla uppgifter klickar vi på för att spara adressen.

21 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 21 av 29 Giltiga köparadresser för ServiceGrossisterna Adresslista över giltiga köparadresser, fakturaadresser och leveransadresser ser ni nedan eller kontakta ServiceGrossisterna för senast giltiga adresser. Beroende på med vem ni handlar med behöver ni lägga upp dessa adresser i rutinen Uppdatera adresser. Företag Lokaliseringskod Servicegrossisterna AB Strandbolaget Umeå Servicegruppen Östersund Dalbergs gross Mora Färskvarucentralen Rodret AB Karlstad Mårdskog & Lindkvist Norrköping Mårdskog & Lindkvist Jönköping Matgrossisten Kalmar Keges Grosshandel Visby På Gaffeln Halmstad Trinity Dalby Uppdatera artiklar Ni behöver sedan lägga upp era artiklar i Exder. Välj menyn Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan fyller vi artikelnummer (009), beskrivning (Gummihandskar 100 pack) och pris (79 kr) för artikeln under fliken Pris.

22 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 22 av 29 Det är också obligatoriskt att ange EAN-numret för artikeln och det gör ni under fliken Standardartiklar. Sedan klickar vi på för att spara artikeln.

23 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 23 av 29 Skicka fakturan Välj menyn Försäljning Uppdatera fakturor för att skicka er faktura till Servicegrossisterna. I fältet Partner anger vi 850 för att tala om att vi ska skicka en faktura till ServiceGrossisterna. I fältet Kunds ordernummer skriver vi in vårt ordernummer som fakturan baseras på. Observera att det är obligatoriskt att fylla i fältet Kunds ordernummer.

24 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 24 av 29 Under fliken Adresser fyller ni i fakturans adressuppgifter. Köparadressen, leverantörsadressen leveransadressen och fakturamottagaradressen är obligatoriska och dessa uppgifter hämtas från partnern genom att ni har lagt upp dessa adresser i ert partnerregister. Ni kan även lägga till och ändra dessa adresser innan ni skickar fakturan. Under fliken Textinformation kan ni fylla i en fritext i fakturan som skickas med till köparen.

25 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 25 av 29 Under fliken Radinformation fyller ni i era fakturarader. I exemplet ovan skapar vi en fakturarad med artikel 009 och antalet 10 st. Totalbeloppet blir för fakturan 875 kr inkl moms vlket vi kan se längst ner till höger i bilden ovan. För att skicka iväg fakturan klickar vi på knappen Det går även att klicka på Kvittenser. Fakturan skickas nu iväg till ServiceGrossisterna. för att fortsätta registrera eller slutföra vid ett senare tillfälle. I dagsläget kan ni inte i Exder ta emot kvittenser på att Servicegrossisterna har tagit emot fakturan. Övrigt Observera att ni kan välja att skicka er faktura genom att först skapa en order och sedan en utleverans och till sist en faktura, då kommer kunds ordernummer att hämtas från ordern. Skanska Nedan beskrivs hur ni skickar elektroniska fakturor till Skanska. Skicka För att skicka fakturor till Skanska behöver ni först kontakta oss per telefon eller per så att vi kan ansluta er - sedan gör ni enligt nedan.

26 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 26 av 29 Gå till rutinen Uppdatera partners och skapa en ny partner SKANSKA. Fyll sedan i UNB och köparadressen enligt exemplet ovan. Lokaliseringskoden ska vara och av typen EAN. Det är även obligatoriskt att fylla i organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Under fliken Kontakter kan ni lägga upp en kontaktperson hos Skanska. Eftersom Skanska inte idag skickar elektroniska order via EDI ska partnern Skanska vara inställd på att en elektronisk faktura inte behöver baseras på en elektronisk order. Det ställer ni in under fliken EDI och markerar ur kryssrutan Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order, klicka sedan på för att spara era uppgifter. Notera att ni måste lägga upp en partner för varje Skanska-bolag ni ska skicka elektroniska fakturor till.

27 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 27 av 29 Om ni inte sedan tidigare lagt upp era artiklar för handel med andra företag bör ni göra det. Gå till rutinen Uppdatera artiklar och lägg upp era artiklar med beskrivning, pris och momssats. Klicka sedan på spara era uppgifter. för att

28 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 28 av 29 För att skicka en faktura till Skanska går ni till rutinen Uppdatera fakturor. I fältet Partner anger ni ert partnerid för Skanska. I exemplet ovan är ID:t SKANSKA. Fyll även i korrekt fakturadatum. Klicka sedan på fliken Textinformation och välj texttypen Referensnummer som i exemplet ovan. Fyll i Skanskas referensnummer enligt ordningen nedan, numret består av tre delar; 1. Projektnummer (5-6 siffror): Identifierar arbetsplatsen 2. Aktivitet (1-15 siffror): Underindelning av projekt 3. Resurs (4-siffror): Vilken typ av kostnad som används t.ex. material Exempel på referensnummer är som i bilden ovan. Observera att tecknet - särskiljer siffrorna. Exder kontrollerar att uppgifterna finns med i fakturan. Om dessa uppgifter är felaktiga kommer fakturan att returneras av Skanska per till er.

29 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 29 av 29 Gå sedan till fliken Radinformation och fyll i era fakturarader. I exemplet ovan är det endast en fakturarad. Klicka sedan på för att skicka fakturan. Kvittenser I dagsläget kan ni inte ta emot kvittenser i Exder på att Skanska har tagit emot fakturan.