Handledning För handel med EDI via Raindance 6.3

Transkript

1 Handledning För handel med EDI via Raindance 6.3

2 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 2 av 34 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR HANDEL VIA ESAP HANDLEDNINGEN AVSER AVROP MOT RAMAVTAL Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Artiklar Adresser Prislista Priser Rabatter Avrop Avropsbekräftelse Leveransavisering Avgifter Faktura Dröjsmålsränta och avgifter Kreditfaktura Returer Valuta Stopptider HANDLEDNING FÖR LEVERANTÖRER ARTIKLAR Uppdatera artiklar Uppdatera Pricatgrupper Importera Artikelregister PARTNERS Leverantör till myndigheter med leverantörsportal Uppdatera partners ADRESSER PRISER OCH RAMAVTAL Uppdatera ramavtal Rabatt i prislista Skicka prislista Lista prislista Skicka bild/länkar på artiklar i prislista ORDER Notifiering Uppdatera order Avvikelser i ordern Ersättningsartikel Lista order PLOCKLISTA Plocklista UTLEVERANS Uppdatera utleverans Lista utleverans FAKTURA Uppdatera fakturor Kreditfaktura Lista fakturor Lista faktureringsstatistik HANDLEDNING FÖR ADMINISTRATIONSGRÄNSSNITTET FÖR MYNDIGHETER INLOGGNING ADMINISTRERA LEVERANTÖRER INSTÄLLNINGAR ANVÄNDARE... 31

3 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 3 av Användarhandledning för handel via ESAP 6.3 I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera EDI via ESAP 6.3 mot köpare. 1.1 Handledningen avser Handledningen avser användas vid handel mot: Arbetsförmedlingen Kriminalvården Migrationsverket Skövde kommun Tibro kommun 1.2 Avrop mot ramavtal Avrop mot ramavtal är baserat på SFTI, ESAP 6.3 men med Fulltextfaktura (i stället för nettofaktura). I processen ingår meddelanden i följande ordning: 1. Prislista 2. Order 3. Ordersvar 4. Orderbekräftelse 5. Leveransavisering Köpare 6. Faktura Leverantör 1. Leverantören skickar en prislista 2. Köparen skickar en order 3. Leverantören skickar ett ordersvar 4. Leverantören skickar en orderbekräftelse 5. Leverantören skickar en leveransavisering 6. Leverantören skickar en faktura 7. Leverantören kan skicka en kreditfaktura vid behov

4 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 2 av Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet I flera punkter nedan hänvisas till gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör eftersom det kan variera mellan branscher och parter. Efter att köpare och leverantör har kommit överens i affärsavtal och eventuellt även tecknat ett e-kommunikationsavtal skickas en elektronisk prislista. Prislistan innehåller information om artiklarna. Köparen avropar därefter artiklar som finns i prislista när de gör beställningar. Leverantören bekräftar avropet i Exder, levererar och skickar sedan fakturan. Leveranser görs endast på vardagar Artiklar GTIN används normalt som artikelidentifikation. Om GTIN saknas används istället leverantörens artikelnummer. Alla artikelenheter som är tillåtna i scenariot kan användas, t.ex. st och kg. Artikelnumret kan vara max 20 tecken långt. Artikelns egenskaper, antal ingående förpackningar, pris etc. regleras i affärsavtalet. I prislistan går det att skicka med en länk till mer information om en artikel. Det går även att skicka med en länk direkt till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller i Exder Adresser Aktuell leveransadress kan skickas som klartext i ordern Prislista Leverantören registrerar eller läser in artiklar och priser från Excel till Exders artikelregister och skickar prislista till köparen. En leverantör kan ha flera giltiga ramavtal samtidigt. Prislistor skickas kontinuerligt till köparen enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. En prislista hanteras i mottagarens system när den kommer till köparen. Varje ramavtal har en egen unik ramavtalsreferens som fås ifrån köparen. Artiklar ska delas upp i produktgrupper för att underlätta för köparen vid beställning, grupperna avtalas mellan köpare och leverantör. Prislistan måste innehålla pricatgrupper per artikel. Ny, ersättnings och ändringsprislistor kan användas. Alla pristyper stöds (kontraktspris, rabatterat listpris och aktuellt pris rabatterat). I prislistan kan URL till varuinformationen samt bildlänk användas. Det är tillåtet att i prislistan även skicka med artiklar som inte finns i det avtalade ramavtalet med köparen men avtalade artiklar ska vara märkta som avtalade. Stafflingar används inte i prislistan. Artikelstruktur kan anges i prislistan Priser Priserna presenteras som regel i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna d.v.s. nettopriser. Priset beräknas per orderdatum i avropet, d.v.s. det är avropsdagens pris som gäller. Ni kommer överrens med er köpare hur priserna ska hanteras och vilka pristyper som används. Generellt brukar avtalade artiklar anges med Kontraktspris och övriga artiklar med endast Listpris Rabatter Ni kan ange en fakturarabatt, ofta kallad orderrabatt, på ramavtalet. Rabatten skickas ej i PRICAT men läggs på EDIorder och kommer sedan som fakturarabatt på en egen rad i faktura Avrop Köparen avropar mot gällande prislista.

5 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 3 av 34 Vissa köpare kan behöva referera till både avtal och prislista i ordern. Ordern kan både vara av typen en-leverans och fler-leverans. Leveransrutin regleras i affärsavtal mellan köpare och leverantör. Beställningsmultiplar hanteras som olika artikelnummer. Minsta beställningskvantitet ska anges Avropsbekräftelse Det kan vara tillåtet att delleverera. En artikel kan då få avvikande leveransdatum jämfört de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör. Ersättningsartikel anges i orderbekräftelse om beställd vara inte kan levereras, beroende på hur ert avtal med köparen ser ut. Följesedel ska bifogas godset. I fakturan ska följesedelsnummer anges för att hänvisa till rätt leverans. Avropsbekräftelse vid avvikande kvantitet(er) kommer ordersvaret att signalera att det är frågan om restnotering om ordern är satt till Flerleverans. Är ordern istället är Enleverans skickas slutlevererad. Ni kan inte skicka Möjligt leveransdatum vid slutleverans. Orsak till avvikelseleverans ska anges när ordern anses slutlevererad Leveransavisering Affärsavtalet styr om över och underleverans är tillåtet. I dagsläget stöds ej fysiska etiketter i detta flöde Avgifter Grundprincipen är att frakter eller andra avgifter inte är tillåtna Faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Leverensaviseringsnummer kommer automatiskt med i fakturan. Avrundning används inte. Orderrabatt stödjs i fakturan. Artiklar som beställts i order men som inte levererats, och därmed har 0 i antal, sänds inte med i fakturan Dröjsmålsränta och avgifter Vid eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så skapar leverantören en manuell fristående faktura. Det vill säga en Svefaktura i fritext, med nytt fakturanummer. Där specas avgift, räntesats och tidsperiod i fritext Kreditfaktura Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet)fakturan Returer Returer beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura Valuta Valuta presenteras alltid i SEK Stopptider Tidpunkter för olika återkopplingar t.ex. avropsbekräftelsen regleras i affärsavtal mellan köpare och leverantör.

6 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 4 av 34 2 Handledning för leverantörer Handledningen är uppdelad efter de moment som krävs i affärsflödet. 2.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 1012 och artikelbeskrivning 1L kannor blåa. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är t.ex. fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Flödet stödjer att ni använder artikel av typen fakturaavgift. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Url: Här anger ni er kompletta URL. Pricatgrupp: Här lägger ni upp artikelns valda pricatgrupp. Den används sedan när ni skickar prislistan. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN för artikeln. GTIN kan både vara 13 och 14 siffror långt.

7 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 5 av 34 Förpackningsstruktur: Under fliken förpackningsstruktur kan man koppla ihop artiklar d.v.s. ex hur många primärer ingår i min mellannivå, detta visas sedan i prislistan som information. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln Uppdatera Pricatgrupper Under Artiklar Pris Uppdatera pricatgrupper uppdaterar ni era pricatgrupper. En pricatgrupp består oftast av tre tecken och ger er möjlighet att gruppindela era artiklar. I exemplet har vi lagt upp en pricatgrupp 001 och med beskrivningen Kannor. Pricatgruppen kopplas sedan till artikeln så att prislistan kan sorteras per pricatgrupp. Köparen kan på så sätt hitta era artiklar lättare i prislistan. Klicka på knappen Spara för att spara pricatgruppen Importera Artikelregister Ni kan importera era artiklar in i Exder genom en enkel Excelfil. Se separat handledning för det som ni hittar under menyn Hjälp inne i Exder. 2.2 Partners Här nedan beskrivs hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Leverantör till myndigheter med leverantörsportal Om ni är en leverantör som ska anslutas till en myndighets leverantörsportal, så sker er registrering på ett något annorlunda sätt. Ni registrerar era företagsuppgifter i ett formulär som ni finner här: Formulär Ert företag går sedan igenom en speciell godkännandeprocess och ni behöver därför inte genomföra stegen kring partner i Exder nedan utan detta sker automatiskt, notera att ni inte kan börja handla med myndigheten (detta inkluderar sändande av prislista) innan ni mottagit en bekräftelse om godkännande som sänds via e-post. Bekräftelsen ser ut ungefär så här:

8 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 6 av Uppdatera partners För att komma igång med handel mot en kund måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta gör ni enklast på följande vis. Gå till Partners Lägg till köpare. Klicka sedan på Elektronisk handelspart >>. Ni får då upp en lista enligt nedan. Klicka på er tilltänkta handelspartner i listan i vårt fall Mönsterby. Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den MB, men detta är givetvis valfritt. Ett system om man har många partners är att helt enkelt numrera dem med 10-tal, detta gör det enklare att sortera och lista dem. Klicka sedan OK.

9 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 7 av 34 Partnern är nu registrerad och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern. Ni kan dock inte handla med köparen innan ni godkänts som leverantör av dem. 2.3 Adresser Leveransadresser skickas med i klartext från ordern och därför behöver dessa inte underhållas i Exder. Skulle ni behöva använda er av andra adresser lägger ni upp dem i rutinen Uppdatera adresser. Välj Partners Uppdatera adresser. Exempel på hur det kan se ut när ni har fyllt i en adress.

10 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 8 av 34 Följande adressfält finns: Lokaliseringskod: Här fyller ni i vilken lokaliseringskod er partner har. Välj först vilken typ lokaliseringskoden ska vara eller tecknet, om ni väljer typen GLN kan ni tänka på att det numret oftast består av 13 siffror. Väljer ni som lokaliseringskodstyp kan ni använda vilken kombination av tecken som ni önskar. Partner: Här anger ni id för er partner. I exemplet ovan är det beteckningen ANNAT. Ni kan söka fram rätt id genom att klicka på en partner. till höger om fältet. Ni kan lämna fältet blankt om det är en generell adress och ni inte vill ha den kopplad till Namn: Här fyller ni i adressnamnet. T.ex. kan det vara butikens namn. Fältet är obligatoriskt. C/O-adress: Här anger ni C/O adressen Gatuadress: Här anger ni gatuadressen Postnummer: Här anger ni postnummer för adressen. Postort: Här anger ni postort. Stat, region: Här kan ni ange stat eller region för adressen. Landskod: Ange partnerns landskod. Land: Vilket land är det. Region: Här kan ni välja vilket län adressen tillhör. Telefon: Ange telefonnummer i det här fältet. Faxnummer: Ange faxnummer i det här fältet. Antal leveransdagar: Ange antalet leveransdagar er partner ska ha. Slutkund (butik): Kod för slutkund, t.ex. ett internt butiksnummer hos era köpare. När ni söker efter adresser kan ni söka på det här fältet. Extern referens: Ange en eventuell referens till ett externt system. Klicka sedan på Nu kan adressen användas. 2.4 Priser och ramavtal Uppdatera ramavtal.för att spara adressen. I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller artikelinformation och priser för en specifik partner. Alla artiklar som köparen kan beställa ska läggas upp här. I ett ramavtal kan ni ange följande typer av priser: Kontraktspris, Rabatterat listpris, Aktuellt pris, avtalat. Alla priser i ramavtalet visas som nettopriser. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt avtalsreferens.

11 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 9 av 34 Klicka sedan på spara för att skapa ramavtalet. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Artikeln ska kopplas till en pricatgrupp. Har ni lagt upp pricatgruppen i artikelregistret så hämtas den därifrån. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Giltighetsdatumet behöver inte stämma överens med huvuddatumet för ramavtalet. En artikel får endast höra till en pristyp. Avtalade artiklar markeras för kunden genom att ni väljer pristypen Kontraktspris.

12 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 10 av 34 För att spara en ramavtalsrad så klicka på knappen Spara Rabatt i prislista Rabatt i prislistan läggs upp som en fakturarabatt, kallas ibland orderrabatt. Stafling kan användas för att ge olika rabatt vid olika mängder beställda artiklar. Rabatten måste skickas i prislistan för att den ska komma med på beställningen. När ordern kommer in så läggs rabatten som en egen orderrad som sedan skickas i fakturan till er köpare. Normalt används procentenheter som rabatt.

13 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 11 av Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade och för nytillkommande artiklar som inte ingår i ert avtal med köparen. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. När köparen skickar en order till er kommer de i hänvisa till prislistan.

14 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 12 av 34 I listan ser ni även hur länge prislistan är giltig Skicka bild/länkar på artiklar i prislista Ni kan i er prislista skicka med en länk till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller som ni ladda upp i ert Exder. Förutsättningen är att mottagaren har möjlighet att ta emot information om bilder (kallat FTX+ZIU), som inte är en av del den officiella standarden ännu. Exempelvis kan Logicas Raindance-system hantera detta. För att ange länk till en befintlig webbsida, gå till Uppdatera artiklar, fliken Varucertifikat. Där finns en rubrik URL, artikel under Varuegenskaper där ni kan ange länkar till både information och bilder. Notera att bara en informationslänk och/eller en bildlänk skickas i prislista. Ni kan också välja att ladda upp era artikelbilder i Exder under fliken Bilder. I så fall lagras bilden i Exder och mottagaren av prislistan kommer få en länk så att de kan se den uppladdade bilden. Om ni byter bild eller tar bort bilden från Exder efter att prislistan skickats, så kan detta påverka mottagaren beroende på hur dennes system hanterar bildlänkar. Notera att om ni både angivit en extern bildlänk och laddat upp en bild i Exder, så är det den externa bildlänken som kommer skickas i prislistan. Bilden uppladdad i Exder används bara om ingen extern bildlänk finns. Om en artikel i prislistan saknar både bildlänk och uppladdad bild, men en artikel längre ner i förpackningshierarkin har en uppladdad bild, så kommer länken till denna skickas i prislistan. Du kan alltså ladda upp en bild på din konsumentförpackning och sedan kommer Exder skicka med en länk till den i prislistor som innehåller sekundärförpackningar. Detta gäller bara uppladdade bilder, ej externa bildlänkar. 2.5 Order Order kommer alltid elektroniskt från er handelspartner och ni hanterar de i Exder. Orderflödet följer ni enkelt via Statuslistan.

15 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 13 av Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett e-postmeddelande om att ni har fått en ny order. Meddelandet kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp e-postadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Nisse får ett meddelande när en order har kommit in i Exder. Notera att Nisse även får ett meddelande när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret Uppdatera order När en order kommit in kan ni enkelt se och behandla den genom att använda er av statuslistan. Välj menyn Försäljning Statuslista eller klicka på ikonen i snabbmenyn för att ta emot era beställningar. Här kan ni via urval snabbt få fram de order som behöver behandlas och se hur långt i behandlingen ni kommit. För att behandla en order klickar ni helt enkelt på ordernumret i kolumnen till vänster. Alternativt kan ni gå in via Försäljning Uppdatera order, ikonen i snabbmenyn.

16 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 14 av 34 I rutinen Uppdatera order kan ni då klicka på sök-knappen till höger om fältet Ordernr som bilden ovan visar.

17 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 15 av 34 I söklistan ovan ser vi att det har kommit in ett antal ordrar i Exder. Vi väljer order genom att klicka på ordernumret. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner. Oavsett hur ni tar fram er order kommer ni till skärmen ovan där orderinformationen visas. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Ni kan här också se Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare.

18 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 16 av 34 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Till exempel orderns leveransadress. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från i första hand giltiga prislistor och i andra hand direkt från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut.

19 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 17 av Avvikelser i ordern Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan er och köparen. Ni kan inte komplettera med en ny orderrad utan då krävs en ny order ifrån er köpare. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. Avvikelseorsak ska anges på orderraden Ersättningsartikel Om ert avtal tillåter det, så finns det möjlighet i Exder att ange ersättningsartikel ifall beställd artikel ej kan levereras. Det ni då gör är att ni helt enkelt anger artikelnummer för den artikel ni avser att leverera. I exemplet ovan har en order inkommit med beställd artikel på rad 1.

20 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 18 av 34 Genom att ändra artikel till en annan kommer information om att artikel ersatts av 1012 att visas och även skickas i den elektroniska orderbekräftelsen. Priset justeras även till priset på den nya artikeln. Två saker att notera: Om orderraden har en rabattsats innan ni ändrar artikel t.ex. för att orderrabatt beräknats ifrån prislistan så kommer rabatten behållas vid byte av artikel. Det är för närvarande endast möjligt att helt ersätta beställd artikel med en annan. Ni kan alltså inte delvis leverera beställd artikel och delvis en ersättningsartikel Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 2.6 Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Plocklistan innehåller endast slutförda ordrar och kan ni skriva ut tills att ni har skapat en utleverans på ordern. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på.

21 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 19 av 34 Exempel på en enkel plocklista. 2.7 Utleverans I detta steg talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans Välj menyn Försäljning Uppdatera utleverans, ikonen i snabbmenyn. Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.

22 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 20 av 34 En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det en order som är öppen. Vi klickar på ordernumret och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Alternativt till metoden ovan kan ni även här använda Exders statuslista för att snabbt komma vidare från orderstadiet. Om ni öppnar statuslistan efter att ni slutfört er order, ser ni att den nu har uppdaterat så att orderstatusen är slutförd och att ni nu har en länk för att skapa en utleverans. Klicka på den för att skapa en utleverans.

23 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 21 av 34 Oavsett metod skapas en utleverans baserad på ordern. I vårt exempel har den fått nummer 3. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. När ni är färdig slutför ni utleveransen. När utleveransen slutförs sänds leveransaviseringen iväg till köparen elektroniskt. Ni kan även skriva ut en följesedel via länken Skriv ut som dyker upp när ni slutfört utleveransen.

24 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 22 av 34 Er följesedel kan då se ut enligt ovan Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 2.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Varje utleverans motsvarar alltid en faktura Uppdatera fakturor Ni kan nu återigen använda er av statuslistan för att enkelt komma vidare. Vi kan se att vår utleverans nu är slutförd och att vi istället fått en länk för att skapa en faktura. Klicka på den för att skapa er faktura. Alternativt kan ni använda er av menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor, ikonen i snabbmenyn.

25 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 23 av 34 I så fall väljer ni först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från order och söker fram de order som vi kan fakturera. I exemplet ovan kan vi se att det finns en order med tillhörande utleverans att fakturera. Klicka på ordernumret för att välja det.

26 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 24 av 34 Oavsett metod kommer ni sedan till bilden ovan, faktura 3 har skapats. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger. Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. Vi ser bl.a. att av artikel 1014 ska vi fakturera 20 st till à-priset 1500 kr. Beloppet på den raden visas i fältet till kr.

27 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 25 av 34 När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på för att skicka fakturan till köparen. Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som en PDF. Er faktura kan då se ut så här Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare skickad faktura. Fyll i fakturanumret till den faktura ni vill kreditera eller använd sökfunktionen för att söka fram den på vanligt vis. Välj också en anledning till krediteringen, de tillgängliga anledningarna är Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt och Skadat gods. Exakt vilka anledningar ni kan använda er av beror på ert avtal med er köpare. Klicka sedan på.

28 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 26 av 34 Vi har här valt att kreditera den faktura vi nyss skickade så vi har fyllt i fakturanummer 3 och klickat ok. Ni kan se fakturanumret till fakturan som krediteras uppe till höger på skärmen. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Ta bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera-rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. I vårt exempel vill vi kreditera 10 stycken av artikel 1012, men vi vill inte kreditera artikel Vi justerar därför värdena.

29 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 27 av 34 Ni ser att rad ett är gråmarkerad i och med att vi bockat i rutan Radera ute till höger, den kommer då inte att sändas med i kreditfakturan. På rad ett har vi ändrat antalet från -101 till -10 då vi endast vill kreditera tre stycken av artikeln. Beloppet nere till höger uppdateras i taket med de ändringar vi gör. När ni är färdig klickar ni på knappen för att skicka iväg fakturan. Ni kan öppna även kreditfakturor som en PDF med länken Skriv ut som blir synlig när ni sparat eller slutfört kreditfakturan. I vårt exempel ser då kreditfakturan ut så här.

30 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 28 av Lista fakturor Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor Lista faktureringsstatistik För att ta fram er statistik går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik.

31 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 29 av Handledning för administrationsgränssnittet för myndigheter De köpare som är myndigheter har ett speciellt administreringsgränssnitt där det kan administrera sina leverantörer. Detta gränssnitt är inget som leverantörerna har tillgång till och om ni är en leverantör kan ni därför bortse från den resterande delen av handledningen. 3.1 Inloggning För att logga in i administrationsgränssnittet gå till Logga in med er e-postadress och lösenord. 3.2 Administrera leverantörer Vid inloggning kommer ni till nedanstående sida där ni administrerar era leverantörer. I det fall ni administrerar för fler än en köpare väljer ni för vilken av dem ni vill administrera i menyn uppe till vänster.

32 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 30 av 34 På sidan kan ni givetvis göra ett sökurval efter godtycke, men det vanligaste är att ni vill administrera nyinkomna leverantörsförfrågningar. Enklast gör ni det genom att göra ett urval efter Status. Sätt status i urvalet till Väntar och gör en sökning. Ni får då upp alla nyinkomna leverantörsförfrågningar då de automatiskt sätts i status Väntar innan de behandlats. När ni sedan har listat de leverantörer ni önskar har ni två saker ni kan göra med dem. Ni kan dels välja Samverkansprocess, vilket styr hur leverantören handlar med er. Ni kan också sätta leverantören i tre olika statuslägen: Väntar, Godkänd och Nekad. Nya leverantörer aviseras via e-post När en leverantör gör en leverantörsförfrågan sänds automatiskt ett meddelande via mail till samtliga berörda administratörsanvändare om att en ny leverantörsförfrågan har gjorts och nu väntar på behandling. Den samverkansprocess som leverantören står i när en förfrågan inkommer är den samverkansprocess som leverantören själv önskar, då denne väljer det i samband med förfrågan. Samverkansprocesserna fungerar så här: Avrop mot ramavtal: Detta innebär ett EDI-flöde ESAP 6.1 v2.5. Flödet innehåller prislista, order, orderbekräftelse och faktura/kreditfaktura. Detta val ger även stöd för handel enligt de andra alternativen. Fritextorder och faktura: Detta innebär ett EDI-flöde med Sveorder och Svefaktura, och ger även stöd för handel enligt alternativet Fristående faktura. Fristående faktura: Detta är det enklaste flödet och innefattar endast fakturering via fristående fakturor enligt Svefaktura. De olika statusarna en leverantör kan ha i innebär följande: Väntar: En leverantörsanmälan har kommit in från leverantören men den är ännu inte behandlad. Den samverkansprocess som visas för leverantören är den av leverantören önskade samverkansprocessen. Handel är ännu inte möjlig. Godkänd: Leverantören är godkänd och handel görs enligt den valda samverkansprocessen. Nekad: Leverantören är nekad och handel är spärrad. När ni är färdig klickar ni på Spara för att spara era ändringar. I samband med ett godkännande, nekande eller byte av samverkansprocess sänds också ett automatiskt notifieringsmail till den berörda leverantören.

33 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 31 av 34 Exempel på mail som sänds till leverantören vid godkännande. 3.3 Inställningar Under fliken Inställningar kan ni byta e-postadress eller lösenord. Som vanligt klickar ni på knappen Spara för att spara era ändringar. 3.4 Användare Fliken Användare är endast synlig om ni är administratörsanvändare. Den används för att administrera användarna till administrationsgränssnittet. På fliken kan ni lägga till nya användare genom att klicka på och fylla i namn och e-postadress. Ett mail med inloggningsuppgifter sänds automatisk till den aktuella e-postadressen. Ni kan även radera vanliga användare genom att bocka i rutan Radera, notera att ni inte kan radera administratörsanvändare. Om ni skulle vilja ta bort en

34 Senast uppdaterat: Exder Raindance ESAP 6.3 Sida 32 av 34 administratörsanvändare måste ni kontakta Expert Systems kundtjänst. Här finner ni också möjligheten att ställa in huruvida en användare skall få de notifieringar som sänds ut via mail, med hjälp av bockrutan Mottag notifieringar. Det gäller de notifieringar som sänds i samband med att en leverantör registerar sig. Detta är användbart om man till exempel har en person som sköter själva hanteringen av nya leverantörer men fler ska ha tillgång till gränssnittet. Mail gällande själva användaren, såsom lösenordsbyten och liknande påverkas ej av denna inställning.