Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 1 av 36

Transkript

1 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 1 av 36 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR EXDER EDI ESAP FLÖDEN...3 Axfood ESAP ARTIKLAR...4 Uppdatera artiklar...4 Pantartikel...5 Rabatt och avgiftsartiklar...5 Tänk på att...6 Uppdatera partners...6 Tänk på att ADRESSER...7 Uppdatera adresser...7 Tänk på att...9 PRISER OCH RAMAVTAL...9 Uppdatera ramavtal...9 Axfoods tillämpning av prislista ESAP Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat...15 Kopiera ramavtal...16 Tänk på att...16 SKICKA PRISLISTA...16 Skicka prislista...16 Lista prislista...17 ORDER...18 Notifiering...18 Uppdatera order...18 Ordererkännande...22 Orderbekräftelse...22 Lista order...22 Tänk på följande...22 SKAPA PLOCKLISTA...23 Plocklista...23 SKAPA PALLETIKETTER...23 Skapa palletikett för enstaka order...23 Lista palletiketter...26 Skillnader mellan olika mottagare...27 UTLEVERANS...27 Uppdatera utleverans...27 Leveransavisering...28 Ändra antalet i en utleverans...28 Varning för att etiketter saknas...29 Pantartikel...29 Aktuella priser (dagspriser) hämtas på nytt när utleveransen slutförs...29 Lista Utleveranser...30 Tänk på att...30 FAKTURA...30 Uppdatera fakturor...30 Lista fakturor...32 Kreditfaktura...32 Tänk på att...34 ÖVRIGT...34 Datum...34 Manuella priser...35 Statuslistan...36

2 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 2 av 36 Användarhandledning för Exder EDI ESAP Välkommen till Exder EDI som är en modul i Exder. Med Exder EDI kan ni på ett mycket enkelt sätt hantera ert order-, utleverans- och faktureringsflöde. D.v.s. i Exder tar ni emot orders, skapar och skickar utleveranser och fakturor samt skriver ut olika etiketter och listor. Ni kan även uppdatera ert artikel- och kundregister på ett enkelt sätt. I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera ESAP ,

3 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 3 av 36 Flöden Nedan beskrivs hur varje enskilt grossistflöde fungerar. Detta kan dock variera ifrån hur ni kommer att handla med era köpare. Information om hur ni ska handla får ni ifrån era köpare. Axfood ESAP GS1 har tillsammans med partners från dagligvaruhandeln (bla Axfood och ICA) tagit fram affärsflödet ESAP 20.1 för grossist- och butiksflödet. Nu har version 1.5 släppts av detta flöde. Affärsflödet består av meddelanden för prislista, order, ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura/kreditfaktura, kreditnota och mottagningsbekräftelse. De två sista meddelandena kommer vi att återkomma med senare när dessa meddelande börjar användas av Axfood. Grossistflöde Kommentar Direktflöde Kommentar Prislista Order Ordererkännande Följande rabatter hanteras: funktionsrabatt, kvantitetsrabatt, kampanjrabatt, avdrag för godsrabatt Alltid via EDI Alltid ordertyp -flerleverans Går automatiskt, vid order in Orderbekräftelse - Prislista Order Inga rabatter används i direktflödet Order kan komma via EDI eller läggas manuellt Köparadress = butik Alltid ordertyp -flerleverans Leveransavisering Etiketter används oftast Leveransavisering Etiketter används ej Faktura Kreditfaktura Kredit av tidigare fakturanummer - Faktura Kreditfaktura Kredit av tidigare fakturanummer

4 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 4 av 36 Artiklar Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Ordermultipeln kan även användas för att automatiskt föreslå rätt antal palletiketter per orderrad. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN.

5 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 5 av 36 Pantartikel Om ni använder pantartiklar behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är en pantartikel och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en returhelpall SRS. Exemplet ovan visar en returhelpall. Artikeltypen är Pantavgift. Pantkoden är satt till returhelpall SRS. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på pantavgift vid utleveranserna. Oftast ska momskoden sättas till 0 när det gäller pantartiklar men ibland ska moms anges. Är ni osäkra kan ni fråga er köpare. Rabatt och avgiftsartiklar En del av era rabatter skall finnas som egna artikelnummer se vidare avsnittet för ramavtal för specifikation om vilka som kräver det. Se nedan ett exempel över hur ni skapar en avgiftsartikel. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är exempelvis en fraktavgift.

6 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 6 av 36 I exemplet ovan har vi angett en artikel med artikeltypen Fraktavgift. Tänk på att Flödet kräver att varje artikel måste vara kopplad till ett GTIN. Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med t.ex. som i vårt exempel företaget Axico AB.

7 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 7 av 36 Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla i grossistflödet är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste minst ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Används ej i detta flöde Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen. Beräkna pris vid utleverans: Exder beräknar priset vid utleveransen. Normalt är att denna ruta ikryssad. Priset beräknas utifrån önskad leveransdatum som kommer i ordern. Tänk på att.. I Axfoods fall används önskat leveransdatum för prisberäkning. Delleverans kan göras och därför anges på ordertypen till Fler-leverans. Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser.

8 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 8 av 36 Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret.

9 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 9 av 36 De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Exder läser automatiskt in adresser som vi tillhandahåller av köparen eller så lägger ni upp dessa själva, detta beroende på med vem ni handlar med. Tänk på att Axfood skickar en adressfil veckovis som man kan få inläst automatiskt. Filen är strukturerad per kedjor. Ni meddelar Expert Systems vilka kedjor som ni handlar med. Priser och ramavtal Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. I ett ramavtal kan ni ange olika typer av priser, t.ex. artikelns listpris och kontraktspris. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt ramavtalsreferensen. Den informationen får ni ifrån era köpare. Under fliken avgifter och rabatter lägger ni upp fakturarabatt, frakt, expeditionsavgift och avdrag för godsavhämtning. Rabatten kan vara både i rabattprocent och också i belopp. Rabattprocent innebär att aktuell rabattsats sätts på de orderrader vars artikel är rabattberättigad, belopp innebär att en ny orderrad skapas där rabattbeloppet dras av genom att det är negativt. Rabatten kan sättas så att den beräknas ifrån listpriset. Observera att artikeln måste ha rätt artikeltyp (fakturarabatt, expeditionsavgift eller fraktavgift ) för att kunna anges i ramavtalet. Det anger ni i rutinen Uppdatera artiklar. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Ni kan per artikel ange en pricatgrupp men används inte av alla köpare. Ni kan även ange om artikeln ska vara rabattgrundande och rabattberättigad. Rabattgrundande kryssas i om artikelns antal i ordern skall tas med i beräkning av eventuell rabatt. Rabattberättigad kryssas i om eventuell rabattsats skall ges på aktuell artikel. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Ni kan även ange olika stafflingsintervall för priserna.

10 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 10 av 36 I exemplet ovan kan vi se att listpriset är satt till 1200 kr och kontraktspriset är 1175 kr. Axfoods tillämpning av prislista ESAP Vi kommer att illustrera prisuppsättningen i Exder genom ett exempel för ökad förståelse. Följande begrepp används i prislistan: 1. Listpris (grundpris) 2. Funktionsrabatt (även kallad logistikrabatt) 3. Pallrabatt (rabatt på hel obruten pall) 4. Kampanjrabatt (tillfälligt rabattpris) 5. Kvantitetsrabatt (även kallad kvantrabatt och fakturarabatt) 6. Marknadsrabatt 7. Frakt och expeditionsavgift 8. Avdrag för godsrabatt Vi utgår ifrån att Axfood gör en beställning av 15 st på artikelnummer AGG-6. En pall motsvarar 10st. Priserna uppdateras i rutinen Uppdatera ramavtal. I ramavtalet anges alltid nettopriset. Det är sedan det priset som gäller när ni handlar med Axfood. Ytterliggare begrepp som är viktiga o känna till är följande: Rabattgrundande kryssas i om artikelns antal i ordern skall tas med i beräkning av eventuell rabatt (används i stafflingen), gäller kvantitetsrabatten. Rabattberättigad kryssas i om eventuell rabattsats skall ges på aktuell artikel, gäller kvantitetsrabatten. Läs mer om begreppen nedan.

11 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 11 av Listpris Listpriset är obligatoriskt uppgift att ange. Exemplet visar att ni har lagt upp ett listpris på 1500 kr. 2. Funktionsrabatt Vi antar sedan att ni ger Axfood 5 % i funktionsrabatt. Priset blir då 1500 x (1-0.05) = 1425 kr. Ni lägger upp priset med pristypen Kontraktspris.

12 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 12 av 36 I exemplet lägger ni upp kontraktspriset till 1425 kr. 3. Pallrabatt Hanteras ej för närvarande i Axfood ESAP Kampanjrabatt Kampanjrabatten är alltid tidsbestämt och därför måste ni fylla i under vilken tidsperiod som rabatten ska gälla. I exemplet antar vi att Axfood betalar 1250 kr för artikeln AGG-6. Ni använder pristypen tillfälligt rabattpris.

13 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 13 av 36 I exemplet har ni angett att kampanjpriset är giltigt mellan Kvantitetsrabatt Under fliken Avgifter och rabatter lägger ni upp den kvantitetsrabatt som ni har kommit överens om. Rabatten kan anges antingen i kronor eller i procent. Ni måste först i rutinen Uppdatera artiklar ha skapat en artikel med artikeltypen Fakturarabatt för att kunna lägga upp rabatten. Genom att klicka på sökknappen kan ni söka efter artikeln. Kvantitetsrabatt i kronor Läggs kvantitetsrabatten upp i kronor gör ni så här:

14 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 14 av 36 I exemplet är rabattbeloppet 10 kr i stafflingsintervallet 0-9 st och rabatten är 20 kr i stafflingsintervallet 10 - st. Om totala antalet beställda rabattgrundande artiklar är 15 st så får man 20 kr i kvantitetsrabatt. Detta blir en egen rad i ordern med 1 st och negativt belopp p.g.a. att rabatten ska räknas ner i fakturan. Det går inte att beräkna rabatten ifrån listpriset. Kvantitetsrabatt i procent Läggs kvantitetsrabatten upp i procent gör ni så här: I exemplet så är rabatten 1 % i stafflingsintervallet 0-9 st och rabatten är 2 % i stafflingsintervallet 10 - st. Nu räknar Exder ut rabatt % i ordern enligt stafflingsintervallet på alla artiklar som är markerade såsom rabattberättigade. D.v.s. om totala antalet beställda rabattgrundande artiklar är 15 st så får man 2 % i kvantitetsrabatt på de rabattberättigade. Detta visas på respektive berörd orderrad via % belopp. Procenten räknas sedan ner ifrån nettopriset. Rabatten kan även beräknas ifrån listpriset. Kryssa i rutan Beräkna rabatt från listpris. Det betyder att om totala antalet beställda rabattgrundande artiklarna är 15 st så blir rabatten 2 % på ordern. Då kommer kvantitetsrabatten att läggas som en egen orderrad på ordern med negativt belopp beräknat utifrån listpriset i prislistan för de rabattberättigade artiklarna. En artikel som inte är rabattberättigad kommer ej få någon rabatt på orderraden. Är artikeln rabattgrundande så påverkar den vilken rabatt som andra artiklar får, d.v.s. den räknas med i stafflingen. 6. Marknadsrabatt

15 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 15 av 36 Marknadsrabatten som idag efterfaktureras kommer även i fortsättningen att efterfaktureras. D.v.s. den hanteras inte i någon prislista. 7. Frakt och expeditionsavgift Ni lägger upp avgifterna under fliken Rabatter och avgifter. Först måste ni ha i rutinen Uppdatera artiklar lagt upp artiklarna med artikeltypen frakt respektive expeditionsavgift. Dessa kan vara stafflade. I exemplet ovan har ni lagt in både frakt- och expeditionsavgiften. Fraktavgiften är stafflad medan expeditionsavgiften inte är det. Beställer Axfood 15 st så sätts fraktavgiften till 300 kr och expeditionsavgiften till 150 kr på ordern. Dessa två avgifter blir varsin egen rad på ordern med 1 st och med ett positivt belopp. 8. Avdrag för godsrabatt För att ange avdrag för godhämtning i prislistan samt hur ni senare anger detta vid utleveransen så att det kommer med och skickas i den elektroniska fakturan. Först behöver ni lägga upp en artikel för fraktrabatt. Det är viktigt att denna artikel har samma enhet som era beställningsbara artiklar har i de order som används i detta flöde. Fraktrabatten är stafflad ovan. Beställer Axfood 15 st så sätts fraktrabatten till 200 kr på ordern. Denna rabatt blir en egen rad på ordern med 1 st och med ett negativt belopp. Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat Det finns två olika pristyper för att ange dagsaktuella priser. Dessa är Aktuellt pris avtalat Aktuellt pris rabatterat Aktuellt pris avtalat anges i ramavtalet och underhålls i rutinen Uppdatera ramavtal för att prisjusteringar ska slå igenom på fakturan. Aktuellt pris rabatterat, används för tillfälliga kampanjer. Priset kan inte anges i ramavtalet utan hämtas ifrån partners eventuella prisprofil eller artikelns generella pris i artikelregistret minus partnerns eventuella rabatter. Om det finns priser för båda pristyperna tas priset ifrån Aktuellt pris rabatterat.

16 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 16 av 36 Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> kan ett ramavtal kopieras. Ett ramavtal måste ha en unik ramavtalsreferens för samma partner. Tänk på att Stafflingar används inte av Axfood på radnivå i ramavtalet. Skickande av prislista ska endast ske efter överenskommelse med Axfood kategoriteam. Den elektroniska prislistan ska skickas med samma framförhållning som idag, d.v.s. vad som är avtalat med kategoriansvarig på Axfood. Referens till prislista ska alltid referera till den senaste godkända prislistan. I ramavtalet ska fr.o.m. datum alltid anges, t.o.m. datum är inte lika vanligt. En prislista gäller oftast till nästa prislista gäller Ni måste ange både listpris och kontraktspris i ramavtalet om de används, även om de är samma Vid tillfälligt rabattpris ska både fr.o.m. och t.o.m. datum anges på radnivå GTIN ska ingå för alla artiklar i prislistan. En beställning i en enhet och rabatt i en annan enhet kan inte användas. Prislistans pris gäller vid önskat leveransdatum om ej annat överenskommit (ställs in under Uppdatera Partner). Referens till Avtal = Avtals-ID = Ramavtalsreferens i Exder. Första skick av prislistan är alltid en originalprislista. Sedan skickas en ändrings eller ersättningsprislista. Axfood avtalar med leverantörer om ett kontraktspris(fast pris) eller ett aktuellt pris(dagspris). Antingen skickar man ett kontraktspris i en prislista för en artikel eller ett aktuellt pris aldrig bägge. Tillfällig rabattpris ändrar ett kontraktspris tillfälligt och aktuellt pris rabatterad ändrar aktuellt pris tillfälligt. Om tillfällig rabattpris skickas i en separat ändringsprislista och aktuellt pris rabatterad i en separat ändringsprislista Kvantitetstaket är satt till 9. Ex skickar 0-9 visas 8 som kvantitetstak i minsta beställningsbara enhet Artiklar med 0 kr i pris får ej skickas i en prislista. Exempelvis demonstrationsartiklar. Aktuellt pris, avtalat måste alltid vara avtalat med köparen. Aktuellt pris, rabatterat kräver att aktuellt pris avtalat skickats, pris hämtas från prisprofil, observera att rabatt i prisprofil eller på partner kan påverka priset, i 1:a hand därefter från artikelns pris (dagspris kan vara högre än kontraktspris) Skicka prislista Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild.

17 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 17 av 36 Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används främst när partnern är ny och ni har aldrig skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor.

18 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 18 av 36 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. I exemplen nedan utgår vi från ett fiktivt exempel där ni säljer till Axico AB som är en stor butikskedja i dagligvarubranschen. Ordern kommer alltid in elektroniskt när ni använder grossistflödet. Kör ni direktflödet kan ni både få en order samt lägga upp den manuellt. Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Axico AB. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Vi kan även söka fram ordern genom att klicka på sökknappen eller välja rätt order i statuslistan.

19 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 19 av 36 Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. I vårt exempel är köparen Axico AB med partnernummer 10.

20 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 20 av 36 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni exempelvis orderns köpar- och godsmottagningsadress. I Axfoods grossistflöde är oftast leverans- och godsmottagningsadresser detsamma men ibland kan de skilja sig åt. Leveransen ska då ske till godsmottagningsadressen (kontrollera med Axfood hur det fungerar för just er). I Axfoods direktflöde så är köpareadressen butikens adress. När ni lägger manuella orders är det viktigt att ni anger den. Under fliken Textinformation kan en meddelandetext visas men denna funktion brukar inte används i ESAP flödet.

21 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 21 av 36 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum. Ordern i exemplet ovan har två orderrader med artikel AGG-12 och AGG-6. Av artikel AGG-12 är det beställt 10 st och artikel AGG-6 är det beställt 5 st av. Ni kan även se att det har lagts på en frakt och expeditionsavgift. Sedan scrollar vi ner bilden lite för att se resterande rader. Här kan vi se att ordern även innehåller kvantitetsrabatt och fraktrabatt. Dessa båda radbelopp är negativa. När ni vill acceptera er order klickar ni på. Ni kan även välja att makulera en order här. Om ni ändrar antalet så behöver ni ange avvikelseorsaken till detta.

22 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 22 av 36 I bilden ovan har vi ändrat ifrån 10 st till 7 st. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut. Ordererkännande I samband med att ordern läses in skickas i grossistflödet automatiskt ett ordererkännande till köparen. Ordererkännandet talar enbart om för avsändaren att ordern har tagits emot men ännu inte behandlats av leverantörens system, eller avvisats i sin helhet. I Exder tas alla formellt korrekta order emot. Avvisning av order utförs i Exder i samband med att ni slutför eller refuserar hela ordern eller ändrar bekräftat antal. Orderbekräftelse Orderbekräftelse används för att bekräfta hela eller delar av en order. För att bekräfta delar av en order ändrar ni bekräftat antal. Ni ska även ange avvikelseorsak om ordern avviker från beställt antal. Den avvikande kvantiteten skickas antingen som restnoterad eller avvikande kvantitet beroende på ordertyp (En-/Fler leverans). Skillnaden mellan beställt och bekräftat antal skickas antingen som restnoterad kvantitet eller avvikande kvantitet. Restnoterad kvantitet anger för köparen att hon kan vänta sig en ny leverans med det restnoterade kvantiteterna. Avvikande kvantitet anger att endast bekräftat antal kommer att levereras. Refusering av order görs genom att kryssrutan refusera fylls i samt att ordern slutförs. Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. Tänk på följande Leverantörs artikelnummer ska max vara 10 tecken långt. I Axfoods grossistflöde gäller följande:

23 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 23 av 36 Ett ordererkännande skickas iväg till Axfood när ordern kommer in i Exder. Axfood använder den informationen för att veta att leverantören har tagit emot ordern. En orderbekräftelse skickas per order. Ni behöver inte ange ändrad vikt om inte orderenhet är i kg. I de fall ni rapporterar att ni inte kan leverera det beställa så är det obligatoriskt att ange avvikelseorsak. Ni kan inte lägga till en ny artikel på en order. I dessa fall behöver Axfood göra en ny beställning. Om ni anger olika leveransdagar per rad så måste ni leverera de dagar som är angett i orderbekräftelsen. Om ni inte kan leverera vid utleveransen på de dagar som ni har angett i orderbekräftelsen så ska raden restas. Helst en utleverans per order, även om det är tillåtet att ha flera utleveranser till en order. I Axfoods direktflöde gäller följande: Partnern är Axfood och köparadressen är butiken Ordern måste få affärsflöde ESAP 20.1 Skapa plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Ordern måste vara slutförd för att ni ska kunna ta ut en plocklista. Det får också inte finnas någon utleverans skapad på ordern. Skapa palletiketter Palletiketterna följer GS1 128 standarden. Palletiketterna används för att få ett effektivt logistikflöde. Varje palletikett har ett unikt SSCC nummer samt tilläggsinformation om pallens innehåll. I Exder finns det två sätt att skapa palletiketter på, det vanligaste är att skapa etiketterna först när order anlänt, se vidare under: Skapa palletikett för enstaka order. Skapa palletikett för enstaka order Vanligast är att välja rutinen Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa en palletikett från en enstaka order.

24 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 24 av 36 Börja med att fylla i önskade defaultvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Fältet ska alltid fyllas i. Lastbärare: Här anger ni lastbärare helpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. När ni har fyllt i dessa defaultvärden så anger ni ordernumret. Defaultvärderna kommer att kopieras ut till alla era palletiketter. I exemplet ovan anger vi ordernummer 5. Den innehåller en utleveransrad och till den raden vill vi skapa en utleveransrad. Det gör vi genom att klicka på knappen Ny rad.

25 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 25 av 36 Genom att klicka på knappen Ny rad så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Defaultvärderna kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på Ny rad igen. På palletikettraden fyller vi i antal i förpackning till 10 st. Om antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder att varna. Vi klickar sedan på OK.

26 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 26 av 36 Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen med Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder.

27 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 27 av 36 Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på. Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan. Skillnader mellan olika mottagare I Axfoods grossistflöde Etiketter ska användas Etiketten ska innehålla samma SSCC som leveransaviseringen (desadv) Artikeln för kvantitetsrabatt måste ha GTIN om palletiketter används. Eftersom det inte är en levererbar artikel så kan ett dummy GTIN användas ex I Axfoods direktflöde Etiketter används ej, däremot skickas en leveransavisering Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat. Använder ni fristående etiketter kopplar ni ihop dessa med utleveransen. Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Sök fram genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order. Om ni redan har skapat en utleverans genom att använda rutinen Skapa palletikett för enstaka order så söker ni lättast fram utleveransnumret och slår in det.

28 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 28 av 36 Vi väljer utleveransnummer 407, vi kan se i bilden att den är kopplad till order 351 i exemplet. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. I exemplet levererar vi allt. För att acceptera er utleverans klickar ni på. Leveransavisering Detta meddelande skickas till köparen när utleveransen slutförs. Om ni skapar palletiketter innan ni utlevererar kommer leveransaviseringen att innehålla etikettinformation bl.a. SSCC koder och/eller information om levererade artiklar. Om ni använder Exders automatiska funktion för att lägga till returemballage eller lägger till dessa manuellt så aviseras endast de returemballage som inte har rapporterats i Artikelinformation. Har ni på era beställningsbara artiklar angivit en Pantkod samt skapat artiklar med Artikeltyp Pantavgift förutsätter Exder att det att detta har rapporterats till köparen antingen i form av varucertifikat eller på annat sätt. I praktiken innebär det att information om antal returemballage endast skickas då det skiljer sig från det antal som angivits på de beställningsbara artiklarna. Ändra antalet i en utleverans Om ni i några affärsflöden ändrar antalet så behöver ni ange avvikelseorsaken till detta. Vilka flöden det gäller kan ni läsa mera om det under rubriken Skillnader mellan olika mottagare.

29 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 29 av 36 Exemplet visar hur ni anger avvikelseorsak. Varning för att etiketter saknas I några flöden krävs det att utleveransen har etiketter. Exder varnar om etiketter saknas och ni bör skapa palletiketter till utleveransen. Pantartikel Ni kan även på utleveransen lägga på en pantartikel. Det gör ni genom att klicka på knappen för ny rad kommer det att se ut enligt nedan:. Då Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen. Aktuella priser (dagspriser) hämtas på nytt när utleveransen slutförs Använder ni er av dagspriser s.k. aktuella priser (Aktuellt pris avtalat, aktuellt pris rabatterat) i era prislistor samt beräkning av priser vid utleverans hämtas priser när utleveransen slutförs. Anledningen är att ni kan ha ändrat priserna efter att ordern har lästs in fram till utleveransen. Priset beräknas ifrån utleveransdatum.

30 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 30 av 36 Lista Utleveranser Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. Tänk på att Helst en utleverans per order Överleverans är tillåtet en gång per rad Avvikelseorsak ska anges i utleveransen Godsavsändare anges om annan än leverantör skickar varorna. Önskat leveransdatum bestämmer pris för alla pristyper förutom aktuellt dagspris/aktuellt dagspris rabatterat då används utleveransdatum Tidpunkt används i utleveransaviseringen Batchnummer och bäst före datum kräver att SSCC kod används Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni har här möjlighet att ange eget fakturanummer. Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order. Välj först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret.

31 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 31 av 36 Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan har vi redan sökt fram fakturan och den får fakturanummer Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

32 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 32 av 36 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator. Lista fakturor Under Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni välja att skriva ut era fakturor. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras alltid på tidigare gjord fakturanummer. Ni väljer fakturatyp kreditfaktura, anledningen till krediteringen och vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera.

33 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 33 av 36 I exemplet ovan vill vi kreditera faktura. I fältet Kreditera fakturanummer fyller ni i det fakturanummer som ska krediteras. Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet.

34 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 34 av 36 Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Klicka sedan på knappen Slutför för att skicka iväg fakturan. Tänk på att SRS skickas i fakturan En faktura skickas per utleverans Pris beräknas per önskat leveransdatum Längsta tillåtna fakturanummret hos Axfood är 12 tecken Övrigt Datum Detta flöde bygger på att köparen och säljaren utbyter information om priser genom att säljaren skickar en prislista samt köparen en order som refererar till dessa prislistor. Priset hämtas sedan genom att priset tas från den prislista som ordern refererar till. Eftersom möjlighet finns att ange flera priser med olika giltighetsdatum i samma prislista behöver vi ha ett datum i order att jämföra priserna i prislistan mot. Två möjligheter finns: 1. Orderdatum 2. Önskat leveransdatum Vilket datum av order- eller leveransdatum som används för att sätta pris på ordern, styrs i Exder genom att ni ställer in detta per partner i sidan för Uppdatera partners.

35 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 35 av 36 I exemplet ovan har fältet Beräkna pris vid utleverans kryssats i, vilket innebär att levereransdatum i ordern används för att hämta pris. Om fältet ej kryssas i så används orderns orderdatum. Manuella priser Manuellt pris kan även skickas i ordern. Med manuellt pris avses enligt GS1 Ett pris överenskommet vid ordertillfället för erbjudanden från leverantör vid tex kort bäst-före-datum. Om pris skickas i ordern från köparen och ni önskar att detta skall gälla så skall fältet Hämta artikelpris från EDI-order vara ikryssat annars kommer priset hämtas på vanligt sätt från prislistan. Det finns också en annan möjlighet att ange ett manuellt pris på order. Normalt är fältet Ápris ej redigerbart.

36 Senast uppdaterat: Exder EDI ESAP sida 36 av 36 Genom att dubbelklicka på fältet görs det om till ett redigerbart fält och går därefter att ändra - ett annat sätt att sätta ett manuellt pris på dessa order. Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.