Ny version av Exder

Transkript

1 Ny version av Exder Sommaren är snart här och vi på Expert Systems kommer med en ny release av Exder bara några veckor innan semestrarna startar på allvar. Största nyheterna är ny rutin för inköpsorder, mottagande av varucertifikat enligt version 1.7 i Exder VCM samt e-faktura till Servicegrossisterna. En annan stor nyhet är att ni kan skicka butiksfakturor till ICA, d.v.s. fakturor som avser både omkostnader och varor som inte är centralt förhandlade med ICA. Nästa uppdatering av Exder är planerad till den sista onsdagen i augusti 2006 (30/8). Då kommer bland annat ni som leverantörer att kunna skicka varucertifikat enligt version 1.7. Trevlig läsning önskar vi på Expert Systems! Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER EXDER EDI...2 ICA:s fakturaflöde för butiker...2 E-faktura till Servicegrossisterna...3 Nytt emot Åhléns...9 Statuslistan...9 EXDER ADMIN...11 Inköpsorder...11 EXDER ALLMÄNT...21 Handledning...21 EXDER VCM...21 Version 1.7 av varucertifikat...21 FAKTURAPORTALEN...22 Nytt urval i fakturalistan...22 ÖVRIGA NYHETER FRÅN EXPERT SYSTEMS...23 ESAM...23 HÖG TID ATT MIGRERA TILL NYA EXDER...23 VAD SAKNAR NI I ERT EXDER? dna.22.doc Sida 1 av 23

2 Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t.ex. med ICA eller ABB. ICA:s fakturaflöde för butiker ICA:s ekonomibyrå Shared Services i Västerås administrerar fakturor åt ca 500 ICA-butiker. Dessa fakturor avser både omkostnader och varor som inte är centralt förhandlade med ICA d v s gäller endast artiklar utanför ICA:s avtalade sortiment. Är ni någon av de ca leverantörer som handlar med sådana varor till någon av dessa butiker kan fakturan nu skickas elektroniskt från Exder. Kontakta oss på ExpertSystems så hjälper vi er med de inställningar som behövs för att komma igång med detta flöde. När det är klart är det bara att välja rätt partner för den butik som ni direktlevererar till i rutin Uppdatera fakturor så skickas fakturor till ICA:s ekonomibyrå när du trycker på knappen Slutför. Nedan visas ett exempel på hur en sådan faktura ser ut. Obs! Partners namn är butikens juridiska namn, Lokaliseringskod (UNB) är alltid samt fältet Kunds kostnadsställe är ifyllt dna.22.doc Sida 2 av 23

3 I adressfliken ser vi att fakturan har en köparadress och en leveransadress för butiken med en kontaktperson med ett värde i Kunds referens. När du väl registrerat alla de butiker du vill direktleverera till kommer framtida uppdateringar skötas av oss på ExpertSystems automatiskt. E-faktura till Servicegrossisterna ServiceGrossisterna är en samarbetsorganisation bestående av 9 grossistföretag med verksamhet på 13 orter i Sverige. ServiceGrossisterna säljer livsmedel och non-food till hotell, restauranger och storkök. Med non-food avses torkpapper, rengöringsmedel, städmaterial, förpackningar, formar, ljus, marschaller, servetter, dukar, filter, film, folie, bägare, bestick, tallrikar, säckar och påsar etc. ServiceGrossisterna effektiviserar sina inköp och kräver nu EDI-kommunikation med samtliga varuleverantörer, liten som stor. Servicegrossisterna har sedan en tid tillbaka förberett sina IT-system för att automatisera sina processer. Målet är att hela kedjan från order till faktura ska skickas elektroniskt. Första steget är att ta emot elektroniska fakturor från ca 200 registrerade varuleverantörer. Senare under året kommer flödet att utökas med order, orderbekräftelse etc. Ni kan nu i Exder skicka e-fakturor till Servicegrossisterna och det gör ni enligt nedan. Naturligtvis kommer Exder att stöda ServiceGrossisterna kommande meddelanden allteftersom de införs. Uppdatera partner För att kunna skicka en e-faktura till ServiceGrossisterna behöver ni först lägga upp en partner. Det gör ni under menyn Partner Uppdatera partners dna.22.doc Sida 3 av 23

4 I exemplet ovan får partnern nummer 850 och partnernamnet ServiceGrossisterna AB. Vi fyller även i fälten Lokaliseringskod (UNB) med Servicegrossisternas lokaliseringskod EAN Vi kopplar även en köparadress, leveransadress och fakturamottagaradress till partnern enligt bilden ovan. I vårt exempel är köparen ServiceGrossisterna AB. Den adressen kan ni sedan ändra på respektive faktura innan ni skickar fakturan. Handlar ni med flera grossistföretag så lägger ni upp de som olika partners med samma UNB men andra köpar-, leverans-, och fakturamottagaradresser. För lista över dessa adresser se tabellen nedan. Ni måste även fylla i partners momsregistreringsnummer som är en obligatorisk uppgift för att skicka e-faktura till ServiceGrossisterna. Det gör ni under fliken Betalning. Uppdatera företagsinställningar Ni bör ha lagt upp ert PlusGiro- eller bankgironummer i menyn Diverse Uppdatera företagsinställningar och fliken Betalning. Uppdatera adresser Välj menyn Partner Uppdatera adresser. Här behöver ni sedan lägga upp de adresser som ni använder dna.22.doc Sida 4 av 23

5 I exemplet ovan lägger vi upp ServiceGrossisternas adress. Observera att adressen är kopplad till partner 850. När vi har fyllt i alla uppgifter klickar vi på Spara för att spara adressen. Adresslista över giltiga köparadresser, fakturaadresser och leveransadresser ser ni nedan eller så kontaktar ni ServiceGrossisterna för senast giltiga adresser. Beroende på med vem ni handlar med så behöver ni lägga upp dessa adresser i rutinen Uppdatera adresser. Företag Lokaliseringskod Servicegrossisterna AB Strandbolaget Umeå Servicegruppen Östersund Dalbergs gross Mora Färskvarucentralen Rodret AB Karlstad Mårdskog & Lindkvist Norrköping Mårdskog & Lindkvist Jönköping Matgrossisten Kalmar Keges Grosshandel Visby På Gaffeln Halmstad Trinity Dalby Uppdatera artiklar Ni behöver sedan lägga upp era artiklar i Exder. Välj menyn Artiklar Uppdatera artiklar dna.22.doc Sida 5 av 23

6 I exemplet ovan fyller vi artikelnummer (009), beskrivning (Gummihandskar 100 pack) och pris (79 kr) för artikeln under fliken Pris. Det är också obligatoriskt att ange EAN-numret för artikeln och det gör ni under fliken Standardartiklar. Sedan klickar vi på Spara för att spara artikeln dna.22.doc Sida 6 av 23

7 Skicka fakturan Välj menyn Försäljning Uppdatera fakturor för att skicka er faktura till Servicegrossisterna. I fältet Partner slår vi in 850 för att tala om att vi ska skicka en faktura till ServiceGrossisterna. I fältet Kunds ordernummer skriver vi in vårt ordernummer som fakturan baseras på. Observera att det är obligatoriskt att fylla i Kunds ordernummer dna.22.doc Sida 7 av 23

8 Under fliken Adresser fyller ni i fakturans adressuppgifter. Köparadressen, leverantörsadressen leveransadressen och fakturamottagaradressen är alltid obligatoriska och dessa uppgifter hämtas ifrån partnern efter att ni har lagt upp dessa adresser. Ni kan även lägga till och ändra dessa adresser innan ni skickar fakturan. Under fliken Textinformation kan ni fylla i en fritext i fakturan som skickas med till köparen dna.22.doc Sida 8 av 23

9 Under fliken Radinformation fyller ni i era fakturarader. I exemplet ovan så skapar vi en fakturarad med artikel 009 och antalet 10 st. Totalbeloppet blir för fakturan 875 kr inkl moms och det kan vi se längst ner till höger i bilden ovan. För att skicka iväg fakturan så klickar vi på knappen Slutför. Fakturan skickas nu iväg till ServiceGrossisterna. Det går även att klicka på Spara för att fortsätta registrera eller slutföra vid ett senare tillfälle. Övrigt Observera att ni kan välja att skicka er faktura genom att först skapa en order och sedan en utleverans och till sist en faktura, då kommer kunds ordernummer att hämtas ifrån ordern. Nytt emot Åhléns Expert Systems håller just nu på att uppdatera kopplingen i Exder till Åhléns med deras nya krav på kommunikation, meddelandetyper och meddelandeformat. Testning pågår för fullt, kommunikation och ordermeddelandet enligt det nya formatet är först ut. Därefter kommer även leveransavisering och faktura finnas. Naturligtvis får alla med EDI-modulen tillgång till denna möjlighet, vill du komma igång så kontakta kundtjänst på Statuslistan Statuslistan ger er en snabb överblick på order och faktureringsflödet i ert bolag, genom att visa statusen på order, utleveranser och fakturor. Listan hittar ni längst ut till vänster i verktygsmenyn i Exder. I statuslistan har vi lagt till en kolumn som visar namnet på leveransadressen och en kolumn som visar kostnadsställe. Kolumnen för kostnadsställe visas endast om ert bolag använder automatisk kostnadsställefördelning av order dna.22.doc Sida 9 av 23

10 I exemplet ovan ser ni både kolumnen för Namn och Kostnadsställe. Det betyder att order 742 ska levereras till ICA Kvantum Sandviken och ordern har fördelats på kostnadsställe När en order beställs i ICA butikspackscentralflödet (BPC) visar Exder namnet 1. I första hand från butiksadress på ordern 2. I andra hand från leveransadressen När en order beställs i ICA butikspacksspeditionsflödet (BPS) visar Exder namnet 1. I första hand från butiksadressen på ordern 2. I andra hand från godsmottagningsadressen I alla övriga fall kommer ni att se namnet från leveransadressen. Observera att informationen hämtas ifrån ordern dna.22.doc Sida 10 av 23

11 Exder Admin Exder Admin är modulen för Exders redovisnings- och bokföringsdelar. Inköpsorder Vi satsar på att göra Exder till ett ännu mer komplett affärssystem. Därför har vi nu påbörjat lägga till rutiner för inköp- och lagerhantering. Kommande versioner kommer därför att innehålla stora förändringar för att systemet skall kunna stödja inköpsfunktionen med vilka artiklar som behöver beställas/produceras, när och av vem, så att inga brister uppstår vid leverans av egna order mot kund. Som ett första steg i denna process har vi nu lagt till möjlighet att registrera beställningar till leverantörer i form av sk. inköpsorder. Uppdatera inköpsorder Detta görs i menyn Inköp Uppdatera inköpsorder. Genom att först ange vilken leverantör man önskar beställa av kan ovanstående information anges i fliken Huvudinformation dna.22.doc Sida 11 av 23

12 I fliken Adresser kan adresser och kontaktpersoner anges för era egna köpar-/leveransadresser dna.22.doc Sida 12 av 23

13 ... samt för leverantören dna.22.doc Sida 13 av 23

14 I fliken Textinformation kan valfri text anges för hela ordern, har man ett avtal, kontrakt, prislista med leverantören kan detta anges för texttypen Avtal/kontrakt. De artiklar ni önskar beställa kan tillsammans med önskat leveransdatum anges i fliken Radinformation. Fritext samt avtal/kontrakt kan anges även per orderrad dna.22.doc Sida 14 av 23

15 Som vanligt kan inköpsordern antingen sparas eller slutföras, möjlighet finns då att skriva ut den som ett pdfdokument dna.22.doc Sida 15 av 23

16 F.n. kan endast inköpsorder skrivas ut på skrivare och skickas till leverantören. Men längre fram kommer möjlighet att finnas att skicka den elektroniskt beroende på leverantörens möjlighet att ta emot dessa dna.22.doc Sida 16 av 23

17 Obs! Varje rad kan markeras med bekräftat antal och bekräftat leveransdatum/-tid. Möjlighet finns också att ange om hela inköpsorder refuserats, erkänts och/eller bekräftats. Dessa fält kan tillsvidare uppdateras manuellt men även dessa kommer sedan automatiskt att underhållas för de leverantörer som kan ta emot elektroniska inköpsorder och skicka tillbaka elektroniska ordersvar. Observera alltså att man kan markera en inköpsorder som erkänd/bekräftad efter att den har slutförts genom att ange datum/tid för när den erkänns och/eller bekräftas. Bekräftas den med annat antal och/eller annan leveranstid kan även dessa fält ändras. Genom att ange datum för när ordern bekräftats samt på raden ange bekräftat antal och bekräftat leveransdatum har vi bekräftat vår inköpsorder. Lista inköpsorder dna.22.doc Sida 17 av 23

18 Ny rutin för att lista inköpsorder har skapats. Välj menyn Inköp Lista inköpsorder. Enkel och detaljerad lista kan tas ut. När sedan inköpsordern levereras kan nu enkelt inleverans registreras genom att aktuell inköpsorder anges. I vårt fall anger vi inköpsorder 7 i fältet Skapa ny inleverans från inköpsorder dna.22.doc Sida 18 av 23

19 En inleverans skapas då med förvalda värden på Levererat antal. Som vanligt uppdateras lagerförda artiklars saldon när inleveransen slutförs. Obs! Inleveranser har kompletterats med fält för tidpunkt för avisering. Vid handel med leverantörer som kan skicka elektroniska leveransaviseringar kommer fälten Aviserad datum/tid automatisk innehålla tidpunkten när avisering inkommit. Uppdatera leverantörsfakturor När leverantörsfakturan så småningom anländer kan nu denna enkelt registreras i rutin Uppdatera leverantörsfakturor genom att aktuell inköpsorder kan anges i fältet Skapa ny faktura från inköpsorder. En faktura skapas med förvalda värden på fakturerat antal. Obs! Under fält för fakturerat antal visas även summa inlevererat antal för aktuell inköpsorderrad. Genom detta ges en enkel möjlighet att stämma av dna.22.doc Sida 19 av 23

20 fakturerat antal mot levererat antal. Om allt stämmer kan faktura slutföras så den kan betalas eller bara sparas i avvaktan på kommande leveranser dna.22.doc Sida 20 av 23

21 Exder allmänt Här nedan presenteras generella nyheter i ert Exder. Handledning Vi har på sista tiden arbetat mycket med att plocka fram handledningar för Exder. Den första handledningen att bli klar är den för Exder Reporder. Ni hittar handledningen under menyn Hjälp Användarhandledning. Sedan förra releasen har denna uppdaterats en hel del och fler handledningar kommer under sommaren, närmast kommer Exder efaktura att beskrivas samt alla de vanligaste, allmänna, delarna av Exder såsom hantering av artiklar, partners, kontakter, rapporter osv. Exder VCM Exder VCM används av köpare för att ta emot och hantera inkommande elektroniska varucertifikat. Version 1.7 av varucertifikat GS1 Sverige har lanserat en ny version 1.7 av varucertifikat för dagligvarubranschen. Exder VCM har anpassats till att under en övergångsperiod fungera både enligt version 1.6 och version 1.7. Det är inte tillåtet att skicka varucertifikat enligt 1.7 förrän 12/6 och då inte till alla mottagare. Dock måste alla mottagare kunna hantera 1.7 senast 4/9 och det är från och med då inte tillåtet att skicka varucertifikat enligt 1.6. Det innebär främst att nya fält har tillkommit och även en del regler har ändrats i varucertifikatsstandarden. Några fält har även plockats bort ur standarden. I Exder VCM innebär det i korthet att: Ni kan ta emot varucertifikat enligt både version 1.6 och version 1.7 PDF:en i Exder VCM anpassar sig efter om varucertifikatet är skickat enligt version 1.6 eller version 1.7 Listan Detaljerad innehåller alla nya fält enligt den nya standarden Difflistan är uppdaterad för att hantera de nya fälten Kvittenser att köparen har tagit emot varucertifikatet skickas numera förutom till leverantören även till Validatorn För en mer detaljerad information om varucertifikat se Anpassningen av Exder EPC till version 1.7 pågår men först efter augustireleasen kommer ni som leverantörer kunna skicka varucertifikat enligt version dna.22.doc Sida 21 av 23

22 Fakturaportalen Nytt urval i fakturalistan I fakturaportalens administrationsgränssnitt så har vi förenklat fakturaurvalet. Ni kan välja att göra urval på godkända fakturor, ej godkända fakturor och makulerade fakturor. Därmed har Exder blivit lite enklare att arbeta med. Godkända fakturor avser fakturor som är slutförda eller bokförda. Ej godkända fakturor är fakturor som inte är slutförda, d.v.s. fakturor som antingen är granskade eller mottagna dna.22.doc Sida 22 av 23

23 Övriga nyheter från Expert Systems ESAM Många större organisationer kräver nu effektivisering av inköps- och fakturahanteringen för ökad konkurrenskraft. Men det är inte alltid så enkelt att ansluta hundratals Leverantörer till sitt e-handelssystem eller att få tusentals Leverantörer att skicka elektroniska fakturor. För att hjälpa våra Kunder i mål har vi tagit fram en metod för leverantörsanslutningar som vi kallar ESAM - Expert Systems AnslutningsMetod. Med hjälp av ESAM och tillsammans med er så byggs järnvägsrälsen mellan projektets start och mål. Tidtabellen fastställs och vilka stationer som skall besökas spikas. När detta är klart så startar ESAM-tåget på utsatt tid och stannar till vid varje station och kopplar på Leverantörernas vagnar. När ESAM-tåget når projektmålet så sker det enligt tidtabell tillsammans med alla Leverantörsvagnarna väl samlade. ESAM är indelad i tre delar: Projektförstudie vi kartlägger förutsättningar och konkretiserar mål, aktiviteter och tidplan. Tillsammans bygger vi järnvägsrälsen. Projektuppstart vi skapar informationsmaterial och strukturerar leverantörslistan. Tidtabellen och stationerna fastställs. Anslutningsperiod en löpande process där Leverantörerna ansluts. Leverantörerna informeras om att ESAM-tåget kommer att stanna vid deras station. ESAM-tåget startar och kör en planerad färd till målet med stopp på stationerna där Leverantörernas vagnar kopplas på tåget. ESAM är Er försäkring på att projektet genomförs på ett framgångsrikt sätt. Vår metod bygger på erfarenheter och tar projektet fram till målet. Funderar Ni på att ansluta Leverantörer eller har Ni börjat men det går trögt? Fundera inte längre utan kontakta oss på Expert Systems så ser vi till att Ni kommer igång och blir framgångsrika i era projekt. Hög tid att migrera till nya Exder De flesta av våra kunder har aldrig ens sett den förra generationen av Exder. Exder har nu genomfört det generationsskifte som pågått de senaste åren. Alla moduler som fanns i gamla Exder finns nu i nya Exder. Färre än 1 % av våra kunder använder den gamla generationen och vi uppmanar er att snarast migrera till den senaste generationen. Kontakta oss på support@expertsystems.se eller så hjälper vi dig att migrera. Vad saknar ni i ert Exder? Det är viktigt för oss att få veta vad ni vill ha i ert Exder. Vi har fem releaser av Exder om året (i slutet av januari, mars, maj, augusti och oktober). Vid varje release investerar vi mycket energi och pengar som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha! Är det många som vill ha samma sak kommer vi att utveckla den funktionen i Exder. Är ni ensamma om ett önskemål kan denna funktion vara så pass viktig för er att vi skall göra en anpassning just för er. Kontakta oss gärna för en diskussion! dna.22.doc Sida 23 av 23