Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Malmö stad

Transkript

1 Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Malmö stad Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 2 av 10 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning Processbeskrivning för Malmö stad Introduktion Beställare referens Artiklar Artikelrad Prislista Priser Rabatter Fakturaadresser Leveransadress Avrop/Order Avgifter Returer Faktura Kredit faktura Bilaga Betalningsvillkor Valuta Handledning Fakturering Övriga Obligatoriska fält, generellt Moms Enheter Identifiering av köparen Fakturalayout Exempelfakturor Testning mot köpare Sändningsrapporter Uppstartsrutin för leverantören Uppstartspunkter... 10

3 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 3 av Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder till att skicka en fristående Svefaktura Processbeskrivning för Malmö stad Introduktion Syftet med att införa e-faktura är att det är billigare att skicka en e-faktura. Kortare handläggningstid som möjliggör snabbare betalning samt att det medför mindre miljöpåverkan. Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dess villkor. Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna. För att få börja att skicka e-fakturor till Malmö stad kontakta Expert Systems så hjälper de till med att fylla i en enkät för e-fakturering Beställare referens Fristående fakturor ska alltid innehålla en referenskod som ni får av Malmö stads beställare. Referenskoden måste finnas med på fakturan Artiklar Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan Artikelrad En artikelrad måste innehålla något av fälten: Artikelbenämning, artikelnummer eller fritext på radnivå Prislista Ej aktuellt i denna samverkansprocess.

4 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 4 av Priser Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Priset visas i nettopris Rabatter Om det är aktuellt med rabatter och den gäller på artikeln skall den specificeras på samma rad Fakturaadresser Adress till Malmö stad samt till underavdelning ska anges i fakturan. Inleds alltid med förvaltningskod (3-ställigt id) och förvaltninsgnamn. Se i länken nedan de aktuella fakuraadresserna. aktura.xls Leveransadress Det är inget krav men om det finns en leveransadress skrivs den i klartext i fakturan Avrop/Order Det finns möjlighet att hänvisa till ordernummer i fakturan, men order ingår inte i denna samverkansprocess Avgifter Avgifter kan anges på radnivå i fakturan om det är överenskommet med köparen. Debitering av avgifter t.ex. eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgift ska skickas som separat elektronisk faktura Returer Om man skall kreditera returer och de skall faktureras till samma enhet går det att slå ihop dem. Gäller kreditfakturorna samma förvaltning men olika enheter/kostnadsställen är det inte okej att slå ihop kreditfakturor Faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Fakturan ska innehålla förklarande fritext om det underlättar kontroll och godkännande. Det är viktigt att de referenser köparen behöver finns med i fakturan. Faktura behöver inte avrundas till hela kronor. Faktura får inte ha negativa rader eller negativt belopp totalbelopp. Fakturan får inte heller ha beloppet 0 kr på en rad i fakturan eller som totalbelopp Kredit faktura Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet) fakturan. Det får inte förekomma någon positiv rad i en kreditfaktura Bilaga I fakturan är det inte tillåtet att bifoga bilaga Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar om inte det har avtalats om något annat Valuta Valuta presenteras alltid i SEK.

5 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 5 av Handledning 3.1 Fakturering Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt Övriga Obligatoriska fält, generellt Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen. De saker som måste sändas med i er faktura är följande: Fakturadatum Fakturanummer Leverantörs momsregistreringsnummer 1 Köparidentifikation (Se avsnitt Identifiering av köparen ) Köparens momsregistreringsnummer 2 Leveransdatum Tillämpad momssats 3 Beställarreferens 4 Skattekategori (Standard eller undantag) Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt) Antal fakturarader o Artikel o Artikelnummer 5 o Enhetspris o Radbelopp Totalt fakturabelopp 1. Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer. 2. Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna. 3. Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet Moms. 4. Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet. 5. Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se avsnittet Moms. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett generellt artikelnummer till mottagaren. Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet Moms En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse Momsinställningar Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till.

6 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 6 av 10 Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder. Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under Artiklar Uppdatera artiklar, på fliken Pris. Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln Enheter De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder. Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Enheter.

7 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 7 av 10 Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck i Exder Identifiering av köparen Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder Fakturalayout Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är absolut nödvändigt. Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs. Eventuell ommappning debiteras löpande. 3.2 Exempelfakturor Skicka 10 st fakturor via Exder eprinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor. Meddela oss via support@expertsystems.se att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa. Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven. Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika fakturatyperna.

8 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 8 av 10 Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon testfaktura. Skicka minst en faktura som är flersidig. Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare meddelar vi er detta. Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet. För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift. 3.3 Testning mot köpare När Exder eprinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare. 3.4 Sändningsrapporter En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare: Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som fakturan avser. Det kan ibland hända att saker går fel, i exempelvis överföring eller liknande. I många av de fallen kommer den person som är uppsatt för notifiering att få ett meddelande om att något gått fel och eventuella anvisningar för att avhjälpa det. Vissa typer av fel är dock inte möjliga att meddela på detta sätt, vilket gör det viktigt att ni varje dag, som ni skickat iväg en eller flera fakturor, kontrollerar att ni har fått följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten.

9 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 9 av 10 Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.

10 Senast Uppdaterad: Exder Malmö stad eprinter Sida 10 av Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet Fristående Svefaktura Uppstartspunkter Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med Expert Systems om avtal inte redan finns. Du kan skicka Fristående Svefaktura med Exder EDI, Exder efaktura, Exder eprinter samt Exder Link. Leverantör 2 Experts Systems behöver få in följande information: Momsnummer Tekniskt ansvarig hos leverantören Kontaktperson hos Expert Systems GLN nr som fakturorna kommer att skicka ifrån Möjligt datum för uppsättning av fakturor Expert Systems 3 Följande ska gås igenom innan ni kan börja med att skicka faktura: Få information av Expert Systems vilket regelverk som gäller, bl.a. fakturaadresser, referenser. Få information av Expert Systems att det finns en handledning som beskriver hur du går tillväga när du skall skicka e-faktura. Expert Systems 4 Meddela Expert Systems datum när ni kan börja med att skicka e-faktura. Leverantör 5 Få bekräftelse av Expert Systems på att driftsättningen är klar. Expert Systems