Handledning för efakturering

Transkript

1 Handledning för efakturering Handledningen beskriver hur ni skickar elektroniska fakturor till olika fakturamottagare och hur deras respektive krav på innehåll och kontroller ser ut. Det inledande avsnittet beskriver hur Billerud tar emot era elektroniska fakturor. Observera att fakturan till Billerud måste innehålla viss information för att godkännas. Innehållsförteckning HANDLEDNING FÖR EFAKTURERING...1 VAD ÄR EN FAKTURAPORTAL...2 Hur skapar och skickar ni fakturor till mottagare via Fakturaportalen...2 Flöde...3 Krav...3 Kontakta Billerud vid frågor...3 Registrera faktura till Billerud...4 Obligatoriska fält...4 Validering...5 Enheter...5 Kreditfaktura...5 Bilagor...5 Kundtjänst Fakturaportalen Billerud...6 Registrera faktura i webbgränssnittet...6 Webbformuläret...6 Registrera faktura i webbgränssnittet...7 handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 1 av 14

2 Vad är en Fakturaportal Fakturaportalen är en Internetbaserad tjänst som gör det möjligt för alla leverantörer att skicka elektroniska fakturor till de av sina kunder som är anslutna till Fakturaportalen. Leverantörerna kan antingen gratis registrera fakturor i webbformuläret eller skicka faktura- och skrivarfiler från sitt affärssystem. Fördelar med Fakturaportalen är: Kostnadseffektivitet; manuell pappershantering behövs inte längre. Högre kvalitet; Fakturor som är felaktigt inmatade kommer redan i portalen att returneras för komplettering. Fakturan blir därmed rätt från början. Beprövat system; många stora organisationer använder idag Fakturaportalen. Enkelheten; lätt att använda och finns på flera språk. I Fakturaportalen registreras fakturan, valideras (beroende på köpare) och skickas vidare till mottagaren. När fakturan är godkänd i Fakturaportalen får avsändaren en e-postnotifiering om detta. Från vissa mottagare skickas även ett meddelande när fakturan har nått fakturamottagaren (gäller ej Billerud). Hur skapar och skickar ni fakturor till mottagare via Fakturaportalen Exder makes you do business ss Leverantörer Kunden Webbformulär Skrivarfil Fakturafil Exder VAN, Fakturaväxel Öppet 24/7 Validering Arkivering Standard/eget format via FTP SMTP HTTP VAN Agresso BasWare Baltzar Crom DigiDoc Economa Leverantörer kallas nedan fakturautställare och Kunden kallas fakturamottagare. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 2 av 14

3 Fakturautställare kan skapa och skicka fakturor till Fakturaportalen på följande sätt: Registrering i webbformuläret. Genom att skapa en faktura i det egna affärssystem som skickas som skrivarfil, d.v.s. utskrift görs till en elektronisk skrivare. Initialt krävs en anpassning som konverterar utskriften till en fil som Fakturaportalen kan hantera. Genom att skapa en faktura i det egna affärssystem som skickas som fakturafil,. Färdig anpassning finns för affärssystemen Visma/SPCS, Agresso och Crom. Övriga system kan skicka fakturafil i Expert Systems XML-format alternativt eget format som anpassas. Skicka fakturor via Exder efaktura eller Exder EDI, en webbtjänst som enkelt skapar och skickar fakturor till respektive Fakturaportal. Exder arkiverar alla fakturor och erbjuder flera sökmöjligheter. Skicka fakturafil till Fakturaportalen via fakturaväxel/van-tjänst som Expert Systems har avtal med. Flöde Fakturan registreras i Fakturaportalen med all fakturainformation som mottagaren kräver t ex kostnadsställen och referenskoder. Vissa uppgifter är obligatoriska. När fakturan är registrerad, valideras den och skickas till fakturamottagaren. Fakturautställaren får ett e-post meddelande om att fakturan har skickats iväg från Fakturaportalen. Om något fel uppstår i skrivar- och/eller fakturafil rapporteras det med ett e-postmeddelande till fakturautställaren. E-postmeddelandet innehåller en länk till Fakturaportalens webbformulär där felet kan korrigeras och fakturan skickas igen. Fakturautställaren kan också välja att korrigera felet i sitt affärssystem och skicka om filen. Krav Fakturautställaren behöver en PC med Internetuppkoppling samt Adobe Acrobat Reader (för att skriva ut fakturakopia). Kontakta Billerud vid frågor Frågor om registrering av fakturor i Fakturaportalens webbformulär ställs till kontaktperson på huvudkontoret eller respektive bruk inom Billerud: Billerud Inger Rotkopf, eller inger.rotkopf@billerud.com Gruvön Kerstin Johansson, eller kerstin.johansson@billerud.com Karlsborg Monica Strand, , monica.strand@billerud.com Skärblacka Lars Berger, , lars.berger@billerud.com Frågor om skrivar- och fakturafiler ställs till Expert Systems, telefon 08/ eller sales@expertsystems.se eller support@expertsystems.se. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 3 av 14

4 Registrera faktura till Billerud Fakturan registreras i Fakturaportalen med all fakturainformation. Viss information väljs utifrån så kallade drop-down-listor, tex fakturamottagare. Ordernummer är ett obligatoriskt fält som ska registreras. Korrekta ordernummer för respektive bruk får ni av Billerud. De leverantörer som inte tillåts skicka fakturor till Billerud är utestängda genom en så kallad svart lista. De leverantörer som på grund av detta ej kan registrera fakturor bör kontakta Billerud. Obligatoriska fält Nedanstående fält är alltid obligatoriska att fylla i. Företagsuppgifter Juridiskt namn Gatuadress Postnummer Postort Land Telefon E-postadress Organisationsnummer Momsregistreringsland Momsregistreringsnummer Vår kontaktperson Betalningsinformation Bankgiro eller Plusgiro Kund och referenser Köpare Fakturatyp Leverantörs fakturanummer Kunds ordernummer Kunds referens Datum och betalningsvillkor Leveransdatum eller leveransperiod Fakturadatum Betalningsvillkor Förfallodatum Leveransadress Lokaliseringskod Leveransadress handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 4 av 14

5 Fakturarader Leverantörs artikelnummer Fakturerat antal Enhet Apris Belopp Momssats Validering Validering sker att alla obligatoriska fält är ifyllda. Validering sker så att inte felaktiga värden kan anges. Endast Fakturaportalens angivna enheter tillåts. Korrekt ordernummer måste anges på fakturan. Enheter De enheter som Billerud tillåter visas nedan. Enheter Beskrivning Centimeter cm Dag dag Decimeter dm Gram g Timme tim Kilogram kg Kilometer km Kilowattimme kwh Liter l Meter m Kvadratmeter m2 Kubikmeter m3 Milligram mg Milliliter ml Millimeter mm Månad mån Styck st Paket pkt Par par Ton ton Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura så anges Kreditfaktura i drop-down-listan i Fakturaportalen. Fakturor respektive kreditfakturor registreras och skickas var för sig. Bilagor Bilagorna som bifogas till fakturan kan max vara 1 MB/bilaga och måste vara i något av formaten Adobe PDF, Microsoft Word eller Microsoft Excel. Ni kan endast bifoga en bilaga per faktura. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 5 av 14

6 Kundtjänst Fakturaportalen Billerud Frågor om registrering av fakturor i Fakturaportalens webbformulär ställs till kontaktperson på huvudkontoret eller respektive bruk inom Billerud: Billerud Inger Rotkopf, eller inger.rotkopf@billerud.com Gruvön Kerstin Johansson, eller kerstin.johansson@billerud.com Karlsborg Monica Strand, , monica.strand@billerud.com Skärblacka Lars Berger, , lars.berger@billerud.com Registrera faktura i webbgränssnittet Webbformuläret För fakturautställare som använder webbformuläret gäller följande: Obligatoriska fält är understrukna med ett tjockare blått streck. Det går inte att gå vidare om inte alla obligatoriska fält är ifyllda. Gråmarkerade fält är låsta och går inte att ändra. Kalenderfunktion finns för att söka fram rätt datum. Fält med understrykning är fält med hjälptexter, ställ markören över så visas en förklarande text. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 6 av 14

7 Registrera faktura i webbgränssnittet För att logga in i Fakturaportalen Billerud så går ni till Klicka på Skicka faktura. Klicka på B som i Billerud. Fakturaportalen Billerud kan även nås genom bokstäverna G (Gruvön), K (Karlsborg), och S (Skärblacka). handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 7 av 14

8 Klicka på Billerud och ni kommer till inloggningsbilden. Registrera det Lösenord som ni har fått av Billerud. Klicka sedan på Logga in. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 8 av 14

9 Företagsuppgifter Fyll i era företagsuppgifter (endast vid första registreringstillfället, sparas via sk cookies). I fältet Juridiskt namn ska ni skriva ert registrerade företagsnamn, och Vår kontaktperson ska ni fylla i er kontaktperson mot Billerud., d.v.s. den person hos er som Billerud ska kontakta om de har några frågor. Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>>. Betalningsinformation Här fylls uppgifter gällande Betalning i såsom bankgiro och plusgiro. Bankgiro ska alltid anges om sådant finns. Plusgiro används endast i undantagsfall. Om ni använder er av ett factoringbolag så fyller ni även i uppgifter på tillhörande fält. Det ska stå namn på factoringbolag och factoringsbolagets bank- eller plusgiro. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 9 av 14

10 Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>> Det finns även fält för SWIFT/BIC och Bankkonto/IBAN. Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>> Kund och referenser I fältet Köpare ska det vara er kund, exempelvis Skärblacka. Om ni anger annan valuta än SEK ska ni ange valutakurs motsvarande 100 SEK. I Fakturatyp anges om fakturan är en vanlig faktura eller kreditfaktura. I Leverantörs fakturanummer ska ni fylla i ert fakturanummer. I Kunds ordernummer ska ni fylla i rätt ordernummer som ni har fått från Billerud. Följesedel anges om uppgiften finns. I Kunds referens ska ni fylla i vem som är teknisk kontaktperson/beställare hos Billerud. För att bifoga en bilaga så klickar ni på Bläddra och lägger till er bilaga som skickas med i fakturan (max 1 MB/bilaga). Bilaga kan vara i formaten Adobe PDF, Microsoft Word eller Microsoft Excel. Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>> handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 10 av 14

11 Datum och betalningsvillkor Antingen anger ni Leveransdatum eller Leveransperiod. I fältet Leveransdatum ska det vara ert leveransdatum. Fakturadatum är dagens datum. Antal förfallodagar är det betalningsvillkor enligt avtal med Billerud. Leveransvillkor är leveransvillkor i klartext enligt avtal med Billerud. Villkor vid försenad betalning är vanligen Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. I Fritext kan ni göra tillägg av fakturainformation. Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>> Här fyller ni i information angående Leveransadress. Ni kan söka fram rätt leveransadress genom att klicka på sökknappen i bilden ovan. Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa>> handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 11 av 14

12 Här fyller ni i vad fakturan innehåller såsom artiklar, fakturerat antal osv. Fyll i Leverantörens artikelnummer (obligatoriskt) och Artikelbenämning och Fakturerat antal. Välj enhet genom att klicka på Pil neråt. Fyll i Ápris och eventuell Rabattprocent. Ange Momssats. Ange SKCnummer, GVM materialklass och/eller Övrigt nummer per artikelrad. Längst ner till höger i sidan visas fakturans totalbelopp, både inklusive och exklusive moms. Flera artikelrader läggs till genom att klicka på rutan till vänster om Lägg till artikelrad. Artikelrader tas bort genom att klicka på Radera. Eventuellt projektnummer eller annan relevant information anges i rutan Fritext. Förhandsgranska När all information är ifylld avseende Fakturarader och ni klickar på Nästa>> så skapas fakturan. Skriv ut en kopia på fakturan och spara den gärna på er dator. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 12 av 14

13 OBS! För att göra eventuella ändringar klicka på Tillbaka till redigera, gör eventuell redigering och klicka på Nästa för att Skapa om fakturan efter redigering. Exempel på hur fakturan kan se ut. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 13 av 14

14 Skicka Faktura Nu kan ni klicka på Skicka så sänds fakturan elektroniskt till Billerud. När ni har skickat fakturan så får ni ett e-postmeddelande om att fakturan har skickats från Fakturaportalen. handledning_efakturamottagare_billerud.doc Sida 14 av 14