Så skickar ni elektroniska fakturor till

Transkript

1 Så skickar ni elektroniska fakturor till Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 Information till leverantörer 2 (5) ställer krav mot ramavtalsleverantörer att skicka e-faktura och uppmuntrar alla andra leverantörer att göra detsamma. Elektronisk fakturahantering ökar kvaliteten på fakturans innehåll, underlättar kontering och attest, kortar ledtider samt minskar risken för felaktiga betalningar. Dessutom tror vi att elektronisk fakturahantering är bättre för vår miljö. Rätt hanterat bidrar elektronisk fakturahanteringen till minskade kostnader både för och er som leverantör. samarbetar med Basware för att ta emot e-fakturor. Detta dokument innehåller viktig information för er och er e-fakturaoperatör samt beskriver steg för steg hur ni kommer igång. För att kunna skicka e-fakturor behöver ni ha en e-fakturaoperatör (VAN-operatör). Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e-fakturor, kontakta gärna Basware salesdesk.se@basware.com så hjälper de er att hitta en lösning. Gör så här: STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör (VAN-operatör) Om ni redan anlitar en e-fakturaoperatör, be denne kontrollera att samtrafikförbindelse existerar med Basware och delge operatören detta dokument. STEG 2. Skapa en testfaktura Nästa steg är att skapa en testfaktura. Säkerställ att alla obligatoriska fakturafält (avsnitt C) finns med och var extra observant på s krav om att beställarens referens ska finnas angivet. Det är även önskvärt att ni under testfasen indikerar att det handlar om en testfaktura genom att skriva TEST någonstans i fakturafälten, lämpligen på huvud och radnivå. Vänligen ange Beställarens referens som K00131 och Beställare som Anna Hansson under testfasen. STEG 3. Skicka testfakturan a) Be er operatör att de skickar/routar testfakturan till via Basware som verifierar och konverterar fakturan i enlighet med uppställda krav. b) Vänligen informera samtidigt s kontaktperson via e-post e-faktura@jm.se när ni skickar testfakturan. STEG 4. Feedback från granskar testfakturan och godkänner er för påkoppling av skarpa e-fakturor alternativt ber er justera testfakturan och upprepa steg 2 och 3. STEG 5. Börja sända e-fakturor Vänligen meddela s kontaktperson via e-postadress e-faktura@jm.se när ni har skickat er första produktionsfaktura. Han/hon kommer då att kontrollera att fakturan mottagits på ett korrekt sätt. Vid eventuella felaktigheter kan det bli nödvändigt att återgå till testfas. Om ni eller er e-fakturaoperatör har frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta Basware på customer.support@basware.com. De kommer att göra allt de kan för att hjälpa er!

3 Information till leverantörer 3 (5) A. ALLMÄN INFORMATION KRING E-FAKTURA TILL 1. Fakturatyper Giltiga fakturatyper är debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. Noll-fakturor accepteras inte. 2. Samlingsfaktura kan elektroniskt ta emot både enkla fakturor och samlingsfakturor. har som krav att fakturering ska ske på samma sätt elektroniskt som tidigare skett via pappersfaktura. Det betyder att om samlingsfaktura idag skickas i pappersform så ska samlingsfaktura även skickas i elektroniskt format där så är möjligt. Om detta inte är möjligt, vänligen kontakta enligt kontaktuppgifter nedan (avsnitt E) innan ni går vidare. 3. Format tar emot de e-faktura format som specificeras i Bilaga 1 E-fakturaformat/Fakturainnehåll 4. Fakturabild Fakturabilder ska bifogas i PDF- eller TIFF-format. Om det inte bifogas någon fakturabild, eller om den är i ett annat format, genereras en standardiserad fakturabild. 5. Bilagor behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Om er e- fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med innan ni går vidare. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta Basware service desk customer.support@basware.com. B. E-FAKTURAADRESSER OCH OPERTÖRS ID Basware är den e-fakturaoperatör som levererar e-faktura till. Operatör Basware Corporation Operatörs ID BAWCFI22 Vänligen försäkra er om att ni har rätt e-fakturaadress/ovt i fakturan. Fakturor utan giltig e-fakturaadress kommer inte att kunna nå. Se aktuell bolagsförteckning och e-faktureringsadresser på C. OBLIGATORISK INFORMATION PÅ E-FAKTUROR TILL Vänligen säkerställ att följande typer av information finns med på era e-fakturor till. Merparten av informationen är lagstadgad, medan de övriga fälten är tvingande för att möjliggöra automatisk fakturahantering hos. Tvingande information - Fakturahuvud Leverantörens e-fakturaadress Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens organisationsnummer Leverantörens bankuppgifter Godkänd för F-skatt Leverantörens VAT nr Leverantörens e-fakturaadress/ovt T.ex bankgiro eller plusgironummer, IBAN & SWIFT/BIC

4 Information till leverantörer 4 (5) Mottagarens e-fakturaadress Mottagarens namn Mottagarens adress Referens Beställare Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum/Betalningsvillkor Fakturabelopp brutto Fakturabelopp netto Momsbelopp Valutakod Debetfakturans nr Omvänd betalningsskyldighet Mottagarens VAT nr I tillämpliga fall - Fakturahuvud: Beställarens ordernummer Säljarens ordernummer Självfaktura I tillämpliga fall - Varje Fakturarad: Beställarens ordernummer Fakturerat antal Måttenhet Nettobelopp Artikelbenämning Leverantörens artikelnummer Momssats A-pris Säljarens ordernummer Övrig information: e- fakturaadress. Se avsnitt B ovan. Namn på beställande företag (fullständigt juridiskt namn) Kundens faktureringsadress Leverantörsfakturor som skickas till ska alltid innehålla en referens till projektnummer (6 siffror) inkl. projektelement (exempel P ), kostnadsställe (exempel K00033) eller förvaltarenhet (exempel F00020) För- och efternamn på s beställare Även kallat säljarens referensnummer Fakturabelopp inklusive moms Fakturabelopp exklusive moms Valutakod, t.ex. SEK/EUR/PLN Ska alltid anges på kreditfaktura Ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan om det är aktuellt. Ange VATnr till beställande företag vid omvänd betalningsskyldighet. I de fall lagt elektronisk order via s avropssystem och där ett (1) elektroniskt avrop/en order från genererat en (1) faktura s ordernummer har 8 siffor och börjar alltid med årtal. (Exempel för order lagd 2016) Se avsnitt D nedan. I de fall detta framgår på fysisk faktura sedan tidigare och bedöms behövas även i framtiden för dialog mellan Beställare och leverantör. I det fall leverantören tillämpar Självfaktura skall detta framgå i Fakturahuvudet. I de fall lagt elektronisk order via s avropssystem och fakturering sker för del av en order eller om samlingsfaktura skickas för flera ordrar ska ordernumret finnas med på radnivå på fakturan. En samlingsfaktura för flera ordernummer får endast skickas om det gäller ett och samma projektnummer inkl. projektelement (exempel P ) s ordernummer har 8 siffor och börjar alltid med årtal. (exempel ) Se avsnitt D nedan. I de fall detta framgår på fysisk faktura sedan tidigare och bedöms behövas även i framtiden för dialog mellan Beställare och leverantör.

5 Information till leverantörer 5 (5) Huvudbokskonto Får endast stå angivet i fritext. Huvudbokskonto får aldrig stå angivet i kombination med övriga tvingande fält D. KOMPLETTERANDE INFORMATION VI BER ER ATT NOTERA FÖLJANDE: har som krav att fakturor alltid ska innehålla beställarens referens enligt tabellen ovan. Fakturor som saknar giltigt Kostnadsställe, Projektnummer inkl. projektelement, eller Förvaltarenhet avvisas och blir returnerade till leverantören. När ni ska skicka er första riktiga e-faktura (ej testfaktura) ber vi er informera s kontaktperson via e-faktura@jm.se. använder ordernummer för att automatiskt matcha er faktura gentemot den lagda ordern var vänlig och inkludera s ordernummer i fakturan i de fall detta är tillämpligt. E. KONTAKTINFORMATION Företag e-postadress Telefonnummer e-faktura@jm.se Ekonomi & Finans: Anna Hansson, Rosel Magnusson, IT: Svante Grute, e-fakturansvarig & leverantörsanslutning Morgan Holdar, övriga tekniska frågor Central Inköp: Marcus Lund, Basware service desk customer.support@basware.com